Перехід до Office 2007, MS Office, Програмні керівництва, статті

Через два роки після офіційного випуску пакет Microsoft Office 2007набув широкого поширення, хоча і не повсюдне. Поява нових файлових форматів призвело до виникнення проблем сумісності при поширенні даних всередині компанії або між організаціями. Інтеграція додатків Office 2007 з середовищем SharePoint змусила задуматися, з якого з продуктів починати впровадження. Ну і, звичайно, не можна не згадати про радикально змінений інтерфейс Microsoft Office 2007. Його робоча назва Office Fluent User Interface, але більше він відомий як стрічка, Ribbon. Його використання передбачає проведення навчальних програм для користувачів, і це відлякує деякі організації.

План переходу компанії до роботи з Office 2007 передбачає розгляд деяких ключових моментів. Будь-яке підприємство унікальне, тому необхідно розглянути всі тонкощі роботи Office 2007 крізь призму вимог бізнесу. Кращим доповненням до даної статті стане ресурс компанії Microsoft “Planning and Architecture for the Office 2007 release” з набору Resource Kit (http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc179137.aspx). Велику частина вмісту цього ресурсу можна завантажити у вигляді окремого файлу формату Microsoft Word під назвою “Migration Guide” (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=92893) для подальшого вивчення в автономному режимі. У цій статті я час від часу буду посилатися на цей документ, а також постараюся позначити проблеми, з якими стикаються мої клієнти в процесі міграції.

Формати Open XML

Без сумніву, ключовим стратегічним кроком розробників Office 2007 став перехід від старих, бінарних файлових форматів до форматів, що використовують механізми XML. Програми Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 і Microsoft Office Excel 2007 використовують нові формати Open XML, які відрізняються компактністю, надійністю і дозволяють здійснити інтеграцію з серверними системами.

Ви напевно звернете увагу на нові розширення файлів, що описують нові формати (наприклад, розширення. Xlsx у книг Excel,. Docx у документів Word,. Dotx у шаблонів Word,. Pptx у презентацій PowerPoint, . Potx у шаблонів PowerPoint).

З’явилося ще безліч інших файлових типів, у тому числі файли з підтримкою макросів (в розширеннях цих файлів символ “x” замінений на “m” -. Xlsm,. Docm,. Dotm,. Pptm,. Potm). У пакеті Office 2007 компанія Microsoft розділила формати документів на дві групи: формати, що підтримують використання коду Visual Basic for Applications (VBA), і формати, які не підтримують цю технологію. Стандартні формати тепер не підтримують використання мови VBA – цей крок покликаний спростити спільне використання документів, оскільки усувається можливість передачі шкідливого коду через документи Office 2007. Код VBA може використовуватися тільки в форматах з підтримкою макросів. Нові розширення файлів допоможуть відрізняти одні типи документів від інших при переході компанії від бінарних форматів до форматів XML.

Файли формату Open XML, по суті, є стиснутими архівами. Zip, усередині яких знаходяться файли. Xml, що описують зміст і структуру документа, а також додаткові елементи, наприклад прикріплені зображення.

Якщо ви ще не експериментували з форматами Open XML, створіть документ Word, що містить малюнок. Збережіть файл як документ Word (. Docx), змініть розширення файлу на. Zip. Відкрийте архів і перегляньте його вміст. На екрані 1 зображена частина документа Word, на основі якого була створена ця стаття, – файл document.xml містить текст, який ви зараз читаєте.

Екран 1. Частина документа Word

Використання механізмів стиснення в форматах Open XML істотно знижує розмір більшості документів Office 2007. Звичайний документ розміром 100 Kбайт, створений у редакторі Word 2003, буде стиснутий до 25 Kбайт при збереженні в форматі. docx. До того ж документи стали більш надійними і стійкими до руйнувань, так як елементи, наприклад рисунки, зберігаються окремо від змісту і структури. Більше ви не побачите документи Word або презентації PowerPoint з хрестиками в тих місцях, де повинні бути малюнки.

Використання технології XML в нових форматах спрощує розробку власних рішень, здатних створювати або обробляти документи Office 2007. Говорячи про стандарти, компанія Microsoft доклала масу зусиль в 2007 році і на початку 2008 року, щоб затвердити формат Open XML як стандарт ISO, підвищуючи стійкість пакета Office 2007 до нападок виду “Все що завгодно, тільки не Microsoft” з боку конкурентів і додаючи солідності постійним спробам Microsoft відкрити свою платформу для розширень з боку незалежних розробників.

Зворотна сумісність

Як і попередні версії Office, пакет Office 2007 дозволяє відкривати і зберігати файли в старих бінарних форматах. За допомогою команди Open можна переглянути документи і формату XML, і бінарного типу. За допомогою команди Save As можна зберігати документи в будь-якому з двох форматів, вибравши потрібне значення параметра Save As Type. Подібна сумісність спрощує взаємодію та спільну роботу користувачів і додатків. Наприклад, користувач програми Excel 2007 може створити і зберегти книгу, яку зможуть переглянути його колеги, що працюють з версіями Excel 2003, 2002 і 2000. Однак при збереженні документа в бінарному форматі можна втратити елементи форматування і частина функціональності. Про сумісність різних функцій я розповім нижче.

У пакеті Office 2007 розробники відмовилися від підтримки рідко використовуваних файлових форматів. Наприклад, додаток Excel 2007 не може відкривати або зберігати книги, створені на основі формату dBase II (DBF). У документі Migration Guide наведено повний список форматів, від підтримки яких компанія Microsoft вирішила відмовитися.

Працює знизу вгору

На відміну від випуску попередніх версій Office, компанія Microsoft постаралася максимально спростити процес переходу ринку до використання нових файлових форматів, створивши рішення, що забезпечує сумісність “Знизу вгору”. Встановивши на комп’ютери, що використовують програми Office 2003, XP або 2000, пакет Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats (http://go.microsoft.com/fwlink?LinkID=77512), ви дозволите користувачам відкривати і зберігати файли нового формату XML. Після установки пакета Compatibility Pack користувачі побачать, що нові формати з’явилися в списку параметрів діалогового вікна Save As. Мені залишається тільки похвалити компанію Microsoft за крок, на який зважуються далеко не всі виробники: змінити старі версії продукту так, щоб вони могли працювати з новою версією.

Працює функцій

Незалежно від того, зберігаєте ви документ Office 2007 в бінарному форматі, сумісному з старими версіями Office, або використовуєте пакет Compatibility Pack для відкриття документа Office 2007 з попередньої версії Office, інструменти Office 2007 володіють можливостями, які пакети Office XP, 2003 та 2000 не підтримують. Наприклад, в додатку Excel 2007 реалізовані нові механізми візуалізації даних. Тепер ви маєте можливість створювати діаграми і графіки, які можуть застосовувати свої кольори та інші елементи форматування до осередків, завдяки чому інтерпретувати дані стає набагато простіше. Додаток Excel 2003 і більш ранні версії цю функцію не підтримують.

Результати роботи таких механізмів при відкритті документів Office 2007 з попередніх версій Office будуть відображатися, проте використовувати самі функції не можна. Більшість функцій зберігається при проходженні документом “повного кола обробки”: ви зможете задіяти можливості Office 2007, зберегти документ, відкрити його зі старої версії Office, зберегти документ і знову відкрити його в Office 2007, при цьому працездатність функцій повністю збережеться. “Повний коло” працює як в випадку збереження документа Office 2007 в бінарному форматі, так і при використанні пакета Compatibility Pack для відкриття файла XML зі старої версії Office. Для кожної нової можливості пакета Office 2007 існує своя специфіка управління під старих версій Office. Документ Migration Guide докладно описує кожну з них.

Режим сумісності

Режим сумісності активується, коли ви відкриваєте файл, створений у старій версії додатків Excel, PowerPoint або Word, з нової версії (2007) цього додатка. Даний режим відключає і змінює функції, не підтримуються попередніми версіями, гарантуючи, що дані, створені при роботі з Office 2007, будуть збережені у старому форматі без втрат у змісті та функціональності і можуть бути відредаговані у старій версії програми.

Наприклад, якщо режим сумісності запущений у Word 2007, команда Insert SmartArt активує версію засоби побудови діаграм SmartArt, використовувану в додатках пакета Office 2003, завдяки чому створений об’єкт може бути відредагований за допомогою програми Word 2003. Програми Office 2007 додають позначку [Compatibility Mode] в рядок заголовка документа і відключають певні функції. Режим сумісності активується для кожного документа окремо, тому можна одночасно працювати з одним документом, збереженим в режимі сумісності, і з іншим, створеним в режимі повної функціональності у форматі Office 2007.

Програми Word 2007 і PowerPoint 2007 дозволяють активувати режим функціональності вручну, зберігши документ у старому форматі. У додатку Excel 2007, щоб увійти в режим сумісності, потрібно зберегти документ із розширенням. xls, закрити його і потім відкрити заново. Щоб перетворити документ старого формату в формат Office 2007, потрібно вибрати команду Convert з меню кнопки Office. Команда дозволить зберегти документ у форматі Open XML, відключити режим сумісності та активувати все нові можливості.

Перевірка сумісності

Excel 2007, PowerPoint 2007 і Word 2007 мають механізм перевірки сумісності, який виявляє функції, що відрізняються від своїх аналогів в старих версіях, або зовсім не підтримувані ними. При запуску перевірки сумісності на екрані з’являється діалогове вікно, в якому наведено список проблем сумісності для даного документа. Механізм відокремлює незначні відхилення (наприклад, зміни у зовнішньому вигляді документа) від серйозних порушень, які можуть привести до втрати даних або історії змін. Діалогове вікно також містить посилання, які допоможуть вам виявити джерело проблеми та інформацію щодо її вирішення. На екрані 2 наведено звіт з перевірки сумісності книги Excel, що використовує нові засоби візуалізації даних і нову, розширену таблицю, яка підтримує більше стовпців і рядків, ніж таблиці в старих версіях Excel.

Екран 2. Звіт з перевірки сумісності книги Excel

Перевірка сумісності запускається при збереженні документа в бінарному форматі або при переході в режим сумісності, проте вона ніяк не проявить себе, якщо не будуть знайдені помилки. Можна запустити перевірку сумісності вручну за допомогою пункту Prepare в меню кнопки Office.

Управління сумісністю

Необхідно спланувати дії з управління сумісністю і взаємодією користувачів під час переходу до Office 2007. Важливо взяти до уваги не тільки те, що користувачі організації працюють з різними версіями пакета Office, але і те, якими документами обмінюються між собою користувачі та їхні клієнти, постачальники і партнери. Так як додатки Office 2007 можуть відкривати і зберігати файли в бінарних форматах, можна використовувати ці формати в ситуаціях, коли є ймовірність, що користувачі працюють з пакетом Office 2003 або більш ранніми версіями. Однак, зберігаючи документи в старих форматах, ви переходите в режим сумісності, втрачаючи при цьому можливість повноцінного використання нових функцій Office 2007. Необхідно знайти золоту середину між повною сумісністю і використанням додаткових можливостей, а для цього доведеться проаналізувати роботу користувачів у своїй компанії і в зовнішніх партнерів.

При переході користувачів до роботи з Office 2007 можна навчити їх при необхідності зберігати документи в бінарному форматі, але можна також змінити настройки групової політики і зробити бінарний формат використовується за умовчанням при збереженні документів. Для зміни формату, що використовується за умовчанням, за допомогою групової політики завантажте адміністративні шаблони за посиланням http://go.microsoft.com/fwlink?linkid=75729. Додайте шаблони в редакторі Group Policy Management Editor, клацнувши правою кнопкою миші на вузлі Administrative Templates (або Classic Administrative Templates, залежно від версії редактора) у вікні User Configuration. На екрані з’являться папки налаштувань політики Office 2007. У папці для відповідного додатку (наприклад, Excel 2007) клацніть на вузлі Options (в даному випадку Excel Options) і виберіть вузол Save. У вікні вмісту клацніть правою кнопкою на вузлі Save (назва програми) files as і виберіть пункт Properties. У розділі Save files in this format потрібно вибрати значення Enabled і встановити файловий формат, який повинен використовуватися за замовчуванням. Детальніше про шаблони групової політики та налаштуваннях пакета 2007 розказано в статті “Управління додатками Microsoft Office 2007 за допомогою групової політики “.

Більшість організацій встановлюють бінарний формат як формат, який використовується за умовчанням, на час міграції, щоб забезпечити максимальну сумісність. Після завершення процесу міграції в настройках групової політики задають новий формат Office 2007.

Перетворення існуючих документів

Якщо потрібно перетворити велике число документів у формат Open XML, використовуйте додаток Office File Converter (ofc.exe), що входить до складу пакета Microsoft Office Migration Planning Manager (OMPM) (http://go.microsoft.com/fwlink?linkid=75727 ).

Детально налаштувати роботу програми ofc.exe дозволяє файл ofc.ini – простий текстовий файл, що містить параметри, що визначають, які файли і папки підлягають перетворенню, де зберігаються журнали операцій, а також інші характеристики процесу. У документації пакета OMPM кожен параметр описаний докладно.

Але чи варто перетворювати існуючі документи? У більшості випадків ви не отримаєте моментальної вигоди від перетворення. Однак потрібно мати на увазі, що книга Excel, збережена в бінарному форматі, не зможе оновити пов’язані дані з книги, що зберігається у форматі Open XML. Тому має сенс перетворити всі пов’язані книги разом, і якщо у вашому оточенні є велика кількість таких книг, можливо, краще витратити час на освоєння програми Office File Converter.

Компанія Microsoft не надає коштів для перетворення файлів. Pst і. Ost програми Outlook з формату, що використовується в Outlook 2002 і попередніх версіях, в формат Unicode, що використовується додатками Outlook 2007 і 2003. Алгоритм перетворення таких файлів наведено в документі “Convert a non-Unicode data file (. Pst) to a Unicode data file (. Pst)” (http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP100807001033.aspx? pid = CH100788841033)

Оцініть готовність до міграції

Після прочитання цієї статті рекомендую завантажити і переглянути керівництво з міграції. Особливу увагу варто приділити списку нових і зниклих можливостей. На жаль, так як в Office 2007 було вироблено величезна кількість локальних змін, на питання про те, чи готові ви до міграції, не існує однозначної відповіді. Необхідно прийняти рішення виходячи з вимог і специфіки документообігу на підприємстві.

Потрібно визначити, які нові функції дозволять вирішити проблеми, що існують в компанії. Приміром, нова таблиця в Excel 2007 підтримує до 16 тис. стовпців і до мільйона рядків, і користувачі зможуть об’єднати дані, які раніше доводилося зберігати на декількох аркушах або в інших джерелах. Розрахуйте час, коли доцільно познайомити з цими можливостями користувачів, і дізнайтесь, підтримуються чи вони в режимі сумісності. Визначте, чи будете ви активувати режим сумісності на час міграції, адже це призведе до того, що в даний період ніхто не зможе скористатися новими можливостями.

У списку зниклих можливостей зверніть увагу на функції, які потрібні користувачам для роботи. Якщо важлива функція в пакеті Office 2007 була змінена, доведеться знайти рішення, яке дасть користувачам можливість продовжувати роботу. У більшості випадків необхідно просто навчити співробітників новим підходам. Іноді можна розмістити будь-яке рішення на сервері. Проте в деяких випадках відсутність тієї чи іншої функції може істотно затримати процес міграції.

Крім того, зверніть увагу на опис кожної програми в документації OMPM і на дані про сумісність цього додатка з версіями, що використовуються співробітниками в роботі. Це допоможе сформувати графік проведення міграції різних груп. Наприклад, додаток Excel 2007 привносить суттєві покращення в таблиці PivotTables, якщо файли зберігаються в форматі OpenXML. Якщо кілька користувачів спільно працюють з листами, в яких використовуються таблиці PivotTables, то міграцію цих користувачів і їх документів необхідно виконувати одночасно.

Пакет OMPM також містить додаток OMPM File Scanner. Ця програма переглядає файли формату Office 2007 і повідомляє про їх місцезнаходження, кількості і можливі проблеми з сумісністю. Результати заносяться в базу даних, яку можна використовувати для виявлення проблем, що затримують процес переходу до Office 2007. Проте використання пакета OMPM вимагає додаткових трудовитрат, які в багатьох випадках можуть виявитися надмірними.

Навчання та взаємодія

Навчання та взаємодія є ключовими факторами успішної міграції. І кінцеві користувачі, і співробітники підрозділів ІТ повинні бути повністю готові до змін, як в користувацьких інтерфейсах, так і у вимогах до підтримки Office 2007. Познайомте користувачів з новими можливостями Office 2007, які допоможуть вирішити відомі проблеми. Користувачів, що працюють з Outlook, зацікавлять можливості з управління інформацією, що з’явилися у версії Outlook 2007, у тому числі нові колірні категорії і універсальний список завдань, що обробляє завдання з усіх папок і помечающий електронні повідомлення. Швидкий пошук дозволить користувачам програми Outlook заощадити масу часу. А перегляд журналів програми та анкетування досвідчених користувачів дозволять виявити слабкі місця вашого оточення. Якщо вам вдасться донести до користувачів переваги використання пакета Office 2007, вони, звичайно, будуть зацікавлені в переході.

Проведіть для користувачів короткий, ефективний тренінг, що включає використання та налаштування інтерфейсу ribbon. Покажіть, яким чином можна додати часто використовувані команди в панель інструментів Quick Access: більшість користувачів захочуть додати, наприклад, команду відправки на друк. Продемонструйте, як можна згорнути інтерфейс і збільшити робочу область екрана. Переконайтеся, що тренінг включає методику збереження файлів в різних форматах.

В процесі переходу слід навчити користувачів основним прийомам роботи з додатками Office 2007. Більшість користувачів продовжують застосовувати застарілі прийоми та методи, успадковані від попередніх “Поколінь” користувачів і програм. Можливості навчити користувачів новим, більш ефективним підходам у компаній з’являються рідко. Завдяки тому що інтерфейс Office 2007 принципово відрізняється від інтерфейсу старих версій, ви зможете привернути увагу користувачів. Це підходяща можливість підвищити ефективність їх роботи.

На Web-сайті Microsoft Office Online (http://office.microsoft.com/) розміщено безліч навчальних ресурсів, у тому числі короткі відеоматеріали і “шпаргалки”. Також можна отримати допомогу від компаній, що спеціалізуються на підвищенні продуктивності кінцевих користувачів, зокрема різних навчальних центрів.

Не забудьте про SharePoint

Зараз SharePoint грає найважливішу роль у взаємодії користувачів пакета Office і навряд чи втратить своє значення в осяжному майбутньому. При переході до Office 2007 обов’язково скористайтеся “несподіваним подарунком “- сценаріями спільної роботи, які можна миттєво перенести в оточення SharePoint. Наприклад, загальні завдання, календарі, контакти і прості загальні бази даних можна перенести в списки SharePoint. Процеси документообігу, що включають в себе ревізію важливих документів, можуть бути перенесені на бібліотеки документів SharePoint, які дозволяють вести історію перевірок і змін версій документів. Неможливо зробити все одночасно, тому не дозволяйте процесу переходу до використання додатків Office 2007 перерости в цілий проект, що охоплює налаштування оточення SharePoint, проте в деяких областях роботи спільне використання SharePoint і додатків Office може принести користь.

Можливість використання Office 2003

Якщо ви вважаєте, що зможете перевести кожного користувача, всі документи і всі процеси документообігу в робоче середовище Office 2007, то, швидше за все, ви помиляєтеся, і скоро в цьому переконаєтеся. Тому я рекомендую вам підготувати запасні варіанти для ситуацій, що вимагають неодмінного використання додатків Office 2003. Пакети Office 2007 і Office 2003 можуть співіснувати в одній системі, однак при цьому повинна використовуватися єдина версія програми Outlook. Тому при установці Office 2007 і Outlook 2007 потрібно залишати в системі старі версії. Інший варіант – розміщувати програми пакета Office 2003 на сервері терміналів.

Висновок

Перш ніж приступати до міграції, вивчіть питання, порушені в цій статті: формати файлів, сумісність і спільна робота. Крім того, варто виділити час на вивчення документації OMPM. У корпораціях з величезною або складною структурою в ході міграції має сенс використовувати додатки OMPM File Scanner і Office File Converter. Однак мій досвід говорить про те, що більшість компаній може перевести користувачів на нову версію, не стикаючись з технічними перешкодами. Ви можете розраховувати, що процес міграції пройде гладко для більшості користувачів. Однак необхідно добре знати своє оточення і розуміти зміни, внесені в пакет Office 2007, а також бути готовим до ситуацій, що вимагають тимчасового використання Office 2003. Через якийсь час ви зможете скоротити кількість “тонких” місць, що вимагають застосування пакета Office 2003, або навіть повністю ліквідувати їх.

Основними проблемами міграції стануть перехід до роботи з новим інтерфейсом та інтеграція Office з оточенням SharePoint. В процесі оновлення слід приділити увагу навчанню і взаємодії з користувачами. Ваш успіх чи невдачу визначає не формат файлів, який використовується додатками, а в першу чергу готовність і бажання користувачів застосовувати нові підходи при індивідуальній або спільній роботі з додатками Office 2007.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*