Перший етап впровадження СЕД в Росії – позаду, Книги та статті, Різне, статті

В кінці вересня петербурзька компанія DocsVision провела першу в своїй історії кон-ференції для замовників. До цього моменту число партнерів підприємства, дотримується вендорськіх моделі бізнесу, перевищила сотню. Сергій Кур’янов, Директор з розвитку DocsVision, розповів оглядачеві PC Week / RE Ользі Блинкова про те, що криза – це не тільки загрози, але і можливості, поділився поглядом підприємства на проблему структурування партнерської мережі, а також окреслив тенденції російського ринку СЕД.

PC Week: Як ваша компанія почувається в умовах фінансової кризи?

Сергій Кур’янов: Криза – це не тільки загроза, але і можливості, в ньому, як і скрізь, є свої плюси і мінуси, світлі і темні сторони. Скажімо, у випадку падіння продажів можна зайнятися тим, до чого раніше, в умовах інтенсивної роботи, не доходили руки. Кризу можна пережити практично без втрат, якщо думати про саме цінне – про ринкову позиції компанії, про частку ринку, клієнтури і партнерської мережі. Наведу приклад. Деякі наші партнери працюють в “слабких регіонах”, де попит на СЕД поки недостатній. Такий партнер, зіткнувшись із зниженням попиту або так і не дочекавшись замовників, цілком може згорнути бізнес. Нам же після цього необхідно продовжувати нести тягар підтримки вже наявних його клієнтів, не залишаючи їх на сваволю долі.

Крім того, на особливу увагу в умовах кризи вимагає персонал, зокрема той, що працює в невеликих компаніях. Взагалі відомо, що на різні галузі економіки криза впливає по-різному. Яка повинна бути сила кризи, щоб люди перестали стригтися? Або оплачувати телефон? При цьому вважається, що нові технології і впровадження СЕД в таких випадках йде під ніж в першу чергу. Це вірне, але неповне подання, оскільки криза може відкрити можливості, не існували раніше. Наприклад, очевидно, що в банках платоспроможного попиту на СЕД в даний час не існує, але було б неправильним вважати, що необхідності в подібних продуктах там немає взагалі. Вона є, і навіть більше, ніж в “мирний час”, так як активність керівництва під час криз зростає. І якщо запропонувати цим підприємствам програмний продукт безкоштовно, то після закінчення кризи частка компанії-благодійника в цьому сегменті зросте практично до безкінечності. Після того як ситуація стабілізується, поновлення продукту вже можна буде пропонувати за цілком адекватну ціну. Тобто, незважаючи на те, що під час кризи грошей у замовників зазвичай стає менше, треба прагнути зберегти і навіть посилити свої позиції. І, крім того, треба зауважити, що під час кризи ринкові частки компаній зазвичай перерозподіляються.

Можу навести цікавий приклад. У Петербурзі є одна компанія – розробник систем бюджетування, попит на продукти якого до 1998 р. був дуже невеликий. А після серпневої кризи до них вишикувалася довга черга, був вибуховий зростання продажів. Адже до кризи витрати планувати було недобре, а після всі виявилися друг перед другом в боргах, і треба було ретельне планування та реструктуризація виплат.

Ми очікуємо, що криза не стане для нас катастрофою, хоча звичайно ж ми його відчуємо. В останні два-три роки зростання продажів компанії досягав 30%. Сподіваюся, максимум, з чим ми зіткнемося, – це падіння темпів зростання. Так, це все одно неприємно для бізнесу, тому що у нас були певні плани. Але ми будемо коригувати ці плани.

PC Week: А що ви можете сказати в цілому про ринок СЕД в нашій країні?

С. К.: На мою думку, перша фаза впровадження електронного документообігу в Росії, яка полягала, зокрема, в автоматизації функцій електронного архіву та контролю виконання доручень, закінчена. Підприємства, які вперше автоматизують канцелярську роботу, є і будуть, але сьогодні набагато більше тих, для кого цей етап вже позаду і хто готовий зробити наступний крок.

І для просування на наступний етап ці компанії готові використовувати як колишні продукти, так і будь-які інші, на які вони можуть перейти. Ми вважаємо, що така ситуація містить для компанії DocsVision багато можливостей, оскільки наш продукт розроблявся не як система автоматизації канцелярії, а як процесна система, що автоматизує діяльність підприємства з точки зору документообігу. Люди, які вже мають досвід в автоматизації корпоративного документообігу на своїх підприємствах, готові зробити наступний крок. І цей крок-управління основною роботою менеджера. Наприклад, менеджеру з продажу доводиться керувати контактами з клієнтами, продажами і відслідковувати динаміку цих продажів. І його робота повинна бути автоматизована саме з точки зору виконуваних ним завдань: необхідно вирішити проблему узгодження договорів таким чином, щоб цей процес займав не тиждень, а годину. А для цього потрібно вибудовувати зв’язку – пов’язувати договору з даними про конкретні клієнтів, клієнтів з інформацією про їх рахунках й заборгованості, а також погоджувати факт укладення попередньої домовленості з подальшим узгодженням документа. Отже, потрібно більше гнучкості в настройках, наприклад, необхідно, щоб користувач системи міг вкласти в картку договору відсутні поля типу “дебіторська заборгованість”, “регіон”, “банк клієнта”. Останній пункт показує, через які банки клієнт проводить оплату: може, цей банк як раз випробовує проблеми, і оплата не надійде ніколи.

Для того щоб зробити роботу ще зручніше і розширити спектр можливостей системи, ми додали в СЕД DocsVision інструмент налаштування папок – тепер користувачі можуть вказувати, документи якого типу лежать в тій чи іншій папці. Можна також одні папки укладати в інші – наприклад, в папку “Договору” покласти папки “Разові договору” і “Рамкові договору”. При створенні договору система поставить питання, яким він буде – рамковим або разовим. І вже ніякі інші документи в ці папки покласти не можна. Крім того, з’явилася можливість створювати папки, де будуть знаходитися всі документи, що мають відношення до даного договору, – рахунки, платіжки і т. д.

Справа в тому, що канцелярські завдання – реєстрація вхідних і вихідних документів, формування електронного архіву, контроль виконання доручень – у всіх підприємств стандартні. А от договору скрізь різні. І продукт повинен враховувати ці особливості. До слова, нещодавно в СЕД DocsVision була реалізована можливість будувати звіти не тільки по “стандартним” полям картки, а й по полях, доданим користувачем. Зокрема, тепер можна знайти всі договори на суму понад 100 тис., що проходять по конкретному банку. Все це зроблено для того, щоб люди могли створювати більш глибокі рішення, що зачіпають основні процеси підприємства, а не тільки автоматизують канцелярську роботу.

PC Week: Які завдання сьогодні стоять перед підприємствами і як DocsVision відповідає на ці потреби?

С. К.: Ті компанії, які впровадили СЕД DocsVision давно, вже накопичили в своїх системах десятки тисяч документів. Такі користувачі активно застосовують фільтри, позволяющіенаходіть групи документів за певними ознаками. Кількість створених фільтрів також буває велике. Спеціально для таких ситуацій ми створили засіб для структурування фільтрів – зокрема, можна групувати фільтри по сумі договору, за замовниками, по регіонах. Можна створювати і особисті фільтри, які зберігаються в розділі “Мої фільтри”.

Повертаючись до теми кризи, можу сказати, що підприємства звичайно спочатку впроваджують документообіг в головному офісі, а потім тиражують створене рішення у філіях. А криза – це злиття і по-поглинання. Інші компанії, наприклад банки, хочуть створити централізовану систему, що охоплює і головний офіс, і відділення, при цьому в кожному відділенні може бути свій локальний документообіг. Для таких випадків була створена опція “Федерація”, яка дозволяє людині, яка має певні права, переглядати в системі будь-які документи з будь-яких тем. При цьому працює і глобальний пошук, що дозволяє шукати конкретні документи по всім відділенням і філіям. Раніше можна було всі документи зберігати на одному сервері і проводити реплікацію всієї інформації, але це можливо, якщо філій небагато, а лінії зв’язку між ними дуже хороші. Якщо ж філій, наприклад, 40, то завдання ставала практично не розв’язуваної. Тепер же якщо менеджер знайшов потрібний йому документ, його копія автоматично зберігається на сервері менеджера. При повторному відкритті система перевіряє, чи не був документ змінений. Реплікація проводиться тільки в тому випадку, якщо були внесені якісь зміни. Такий підхід прискорює роботу, знижує трафік і витрати на зв’язок. Ще одне нововведення пов’язане з потоковим введенням. Відомо, що на підприємствах зазвичай накопичують пачку документів, які потрібно відсканувати і ввести в систему протягом цілого дня. Відскановані картки забезпечуються штрих-кодами, згідно з якими їх можна впізнати. Раніше штрихкод використовувався тільки для потокового введення, тепер же з’явилася можливість після його зчитування з паперового документа ручним сканером отримати доступ до відповідного електронного документа. Таким чином, ситуація, коли начальник охорони підприємства виявляє загублені документи, проводить сканером по штрихкоду і тут же складає список відповідальних співробітників на депреміювання, стала реальністю. Це жарт, але приклад показовий.

PC Week: Ваша компанія відома як підприємство, що використовує вендорськіх модель бізнесу …

С. К.: Так, вендорськіх модель – це коли сам розробник нічого не продає і не впроваджує, все це роблять партнери. Наприклад, у Microsoft партнерів майже мільйон. Поки у нашого підприємства їх було 10-15, було легко. Зараз їх більше ста, і тепер важко давати клієнтам обгрунтовані рекомендації з вибору партнера. В результаті ми реструктурували нашу партнерську програму: відтепер у DocsVision є сертифіковані і преміум-партнери. Раніше для того, щоб стати партнером, необхідно було просто підписати договір. Тепер фахівці підприємства, що претендує на такий статус, повинні здати певну кількість іспитів.

Зокрема, щоб стати преміум-партнером, треба мати як мінімум двох сертифікованих інженерів, які здали іспити з трьох навчальних курсів. Сертифікований партнер повинен мати одного такого інженера. При цьому статус накладає зобов’язання за обсягом продажів. До речі, існує і статус просто “партнер DocsVision” – він дається на рік і вимагає навчання одного інженера (без сертифікації). Протягом року такий партнер може виконати норматив з продажу та підвищення кваліфікації фахівців і стати сертифікованим партнером.

PC Week: В кінці вересня DocsVision провела конференцію для замовників на теплоході. Що запам’яталося найбільше?

С. К.: Більшість відвідувачів заходу, а загальне число їх перевищило 110 осіб, вже експлуатують систему DocsVision і готові зробити наступний крок, розширити і поглибити функціональність рішення і перевести його на новий рівень. Зокрема, величезний інтерес викликали доповіді, зроблені провідним інженером НПІ “Нижегородов Желдорпроект” Андрієм непрілі, керівником апарату президента Об’єднаної металургійної компанії Сергієм Пуховим, директором департаменту процесів і технологій інвестиційної компанії “А1” Віктором Зогіним і керівником проекту ІТ-департаменту УК “Металоінвест” Надією Єремєєвій.

 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*