Порівняльний огляд систем електронного документообігу, Книги та статті, Різне, статті

© Антон Анікін, технічний фахівець компанії “Інтерфейс”


Російський ринок систем електронного документообігу в останні роки показує високу динаміку зростання. На щорічних форумах, виставках, конференціях, таких як DocFlow, представлено безліч рішень різних розробників, що пропонують, як універсальні рішення, так і спеціалізовані продукти “заточені” під конкретні бізнес-процеси, що підтверджує великий інтерес до цих систем, як з боку споживачів, так розробників і партнерів – з іншого.

Виділимо основні тенденції зростання цього ринку:


1. Стійке зростання числа впроваджень СЕД практично на всіх секторах ринку.


2. Постійний попит на подібні продукти, що сприяє появі нових систем на ринку.


3. Зростання числа регіональних споживачів, що стимулює появу нових розробників систем в регіонах і розвиток партнерських мереж лідерів-розробників.


4. Збільшення частки великих проектів


Сегментація ринку розробників СЕД.


Що вибрати?


Виділяються кілька сегментів ринку споживачів СЕД з різними завданнями – це державний сектор, сектор невеликих компаній, і, що найбільш динамічно розвивається, сектор середніх і великих комерційних організацій.


Якщо організація зважилася на впровадження СЕД, то в такому різноманітті продуктів і виробників досить важко розібратися. Об’єктивних досліджень в цьому напрямі у відкритому доступі немає, а та інформація, що викладається на сайті виробника, є мало інформативною, т.к. відображає тільки позитивну сторону продукту.


У зв’язку з цим потенційні споживачі, які хочуть впровадити СЕД, змушені витрачати багато часу на самостійне вивчення продуктів – збирати інформацію, переглядати презентації, тестувати системи і.т.д.


При цьому ні хто не гарантує того, що після презентації та поверхневого тестування, споживач обере дійсно той продукт, який здатний вирішити поставлені завдання.


Критерії розбиття


Для кращого розуміння ситуації на російському ринку виробників СЕД розіб’ємо їх на 3 сегмента – дешевий, середній, дорогий, виходячи з:


1. Вартості конкурентних ліцензій, які забезпечують максимальну функціональність системи.


2. Досвіду розробника, тобто кількість і масштаб впроваджених проектів.


3. Часу життя розробника на ринку СЕД.


4. Функціональності продукту.


Три сегмента


 I. Дешевий сегмент


Характеризується низькою вартістю ліцензій. Рішення забезпечують низьку функціональність, “не універсальні”, тобто “Заточені” під конкретного клієнта і вимагають істотних доопрацювань при кожному новому впровадженні. Зазвичай це невеликі групи розробників, які не так давно вийшли на ринок. Учасникам ринку, як правило, не вистачає фінансування і як наслідок їм не вдається організувати серйозний процес по розробці і підтримці своїх продуктів.


II. Середній сегмент


Пропоновані рішення в цьому сегменті забезпечують середню або високу функціональність. Рішення побудовані за клієнт / серверного принципом. Великий обсяг впроваджених рішень, в різних секторах ринку. Для багатьох компаній-розробників характерна розподілена партнерська мережа, що забезпечує потреби регіонального ринку. Як правило, рішення розробників базуються на платформах Lotus або Microsoft. Існують типові рішення на базі продуктів (приклад: канцелярія, сервіс-деск, узгодження договорів і.т.д.).


Приклади продуктів: DocsVision, Directum, Дело, Летограф, Оптима.


III. Дорогий сегмент


Висока вартість ліцензій. Рішення, пропоновані розробниками, в цьому сегменті забезпечують високу функціональність. Рішення впроваджуються у великих організаціях, здатних виділити достатні серйозні бюджети для впроваджень такого роду продуктів.


Приклади продуктів: Documentum.


DocsVision – система, яка вирішить завдання по автоматизації документообігу і бізнес-процесів підприємства.


У цій статті ми постараємося заощадити Ваш час з пошуку аргументів на користь тієї чи іншої системи. Як базову ми візьмемо систему документообігу DocsVision 4.1 і подивимося на її відмінності від інших систем.


Наш вибір визначений багатьма факторами:


1. Налічується більше 500 успішних впроваджень системи у всіх основних галузях і цей список постійно росте (Міністерство економічного розвитку і торгівлі РФ, Жовтнева залізниця, філія ВАТ “РЖД” Горьковская залізниця, Владивостоцький морський торговельний порт, ВАТ “Новошип”, Авіакомпанія “Пулково”, СПб ГУП “Петербурзький метрополітен”, “СеверСтальМаш-тяжмаш”, “ОМЗ – Гірниче обладнання і технології “, Светогорский ЦБК,” Райфайзен банк “і.т.д.).


2. Десятирічна історія успішного розвитку.


3. Повнофункціональна Workflow-підсистема і великий набір розвинених засобів управління процесами обробки документів.


4. Потужна функціональність системи.


Функціональність DocsVision 4.1


1. DocsVision 4.1 базується на платформі Microsoft, серверна частина працює на Win Server 2003 або Win Server 2008, Vista.


2. В якості сховища даних DocsVision 4.1 використовуються СУБД: SQL 2000, SQL 2005, SQL 2008.


3. В системі існує підтримка WF. Візуальна розробка бізнес-процесів в системі


4. Підтримка WWF. Можливість у візуальній розробці WWF-процесів в системі.


5. Засоби для інтеграції з іншими системами: Шлюзи, WWF, скрипти C #, VB.NET, API, EDI-взаємодія.


6. Можливості з побудови розподілених систем (робота віддалених філій): Online, Реплікація БД, WWF, Offline client, Модуль Федерації.


7. Можливість використання ЕЦП та шифрування: використання API-сумісних криптопровайдерів (приклад: CryptoPRO, Microsoft Crypto Provider, PGP і.т.д.)


8. Засоби архівування даних: модуль архівування, засоби SQL, витіснення в файлову систему з використанням WF, витіснення в файлову систему з використанням засобів SQL


9. Засоби бекопірованія (резервне копіювання) даних: засоби SQL


10. Підтримка версійність документів.


11. Обмеження на обсяг даних на обсяг файл: 4 Гб


12. Обмеження на кількість користувачів системи: немає


13. Засоби інтеграції з MS Office, MS Exchange, MS CRM, Project, SharePoint, Axapta, 1С, іншими системами.


14. Можливість по налаштуванню аналітичних звітів: вбудовані, модуль розширених звітів.


15. Можливість повнотекстового і атрибутивного пошуку по документам.


16. Готові рішення на базі СЕД: архів, Service Desk, адміністративне діловодство.


Порівняння DocsVision з Documentum









































Присутній в DocsVision, відсутня в Documentum

1.                  


Можливість розпаралелювання навантаження сервера додатки (Технологія Load Balancing)


  


Необхідно для поступового збільшення навантажувальної здатності сервера без переустановки системи

2.                  


Наявність Off-line клієнта, можливість використовувати Outlook в якості клієнта.


Необхідно для підключення в контури обробки документів користувачів, пов’язаних з системою тільки по електронній пошті, типові клієнтські функції можуть бути доступні безпосередньо з Outlook і не вимагають запуску стандартного клієнта DocsVision, інтеграція з персональним календарем Outlook.

3.                  


Використання технології Web Service


Для можливості інтеграції функцій системи документообігу в розподілені програми

4.                  


Засоби доступу до вмісту документів у форматі XML


Для забезпечення інтеграції програм по протоколу EDI

5.                  


Можливість реалізації всіх функцій управління системою віддалено по протоколу HTTP.


Для віддаленого адміністрування, налаштування процесів, зокрема для спрощення тех. підтримки.

6.                  


Механізм перенесення властивостей документів MS Office дозволяє відображати в уявленнях, здійснювати пошук і використовувати в якості параметрів бізнес-процесів окремі властивості Microsoft Office.


Даний механізм дозволяє використовувати в якості засобу розробки звичайні компоненти Microsoft Office і VBA.

7.                  


Наявність вбудованих у платформу довідників.


Система підтримує довідники співробітників, контрагентів, типів документів, номенклатури справ і пр.

8.                  


Вбудовані засоби управління бізнес-календарями та нумератори

9.                  


Потужна структура метаданих.


Структура об’єкта DocsVision забезпечує можливості моделювання як завгодно складних облікових об’єктів, зокрема включають ієрархічне підпорядкування табличних розділів, посилання, файли та версії, підтримка довідників, режими використання об’єктів дії, і пр.


Структура об’єкта Documentum набагато більш обмежена.

10.              


Інтерфейс


Стандартний Outlook, подібний Windows інтерфейс, спрощує навчання персоналу

11.              


Можливість використовувати Outlook в якості клієнта.


Необхідно для підключення в контури обробки документів користувачів, пов’язаних з системою тільки по електронній пошті, типові клієнтські функції можуть бути доступні безпосередньо з Outlook і не вимагають запуску стандартного клієнта DocsVision, інтеграція з персональним календарем Outlook.


Порівняння функцій управління процесами







































Присутній в DocsVision, відсутня в Documentum


1.                  


Можливість розширення набору функцій.


Даная можливість забезпечує можливість нарощування сценаріїв, які можуть бути автоматизовані без програмування.


2.                  


Програмовані функції.


Можливість необмеженого розширення серверної функціональності WorkFlow-системи.


3.                  


Динамічна параметризація виконуваних функцій у процесі виконання


Можливість змінювати логіку обробки процесу в залежності від результатів обробки його етапів, наприклад, призначення виконавців більш пізніх етапів


4.                  


Функції синхронізації в часі (очікування, затримка, періодичне спрацьовування)


5.                  


Можливість автоматичного розгалуження процесу за різних умов


6.                  


Можливість маршрутизації на робоче місце заслання на довільний об’єкт, зокрема документ зовнішньої прикладної системи


Включення в процеси обробки довільних об’єктів


7.                  


Налаштування функції ручної обробки на необхідність зафіксувати параметри завершення завдання


Введення параметрів впливають на роботу процесу в подальшому


8.                  


Механізм автоматичного відстеження подій в зовнішніх системах в рамках WorkFlow-процесу


Інтеграція із зовнішніми додатками


9.                  


Механізм обміну даними із зовнішніми системами в рамках WorkFlow-процесу


Інтеграція із зовнішніми додатками


10.              


Можливість синхронної і асинхронної декомпозиції процесів з передачею параметрів


Спрощення розробки і супроводу складних процесів, можливість створення процесів з автозапуском і пр.


 Порівняння DocsVision з Directum.






























Присутній в DocsVision, відсутня в Directum


1.    


Орієнтованість на бізнес-процес, а не тільки на документ.


Workflow-механізми більшості систем документообігу орієнтовані тільки на маршрутизацію одного документа по ланцюжку виконавців. На відміну від цього, в DocsVision Workflow первинний сам бізнес-процес. Згадана маршрутизація документа, є для DocsVision тільки приватним випадком. У загальному випадку бізнес-процес DocsVision Workflow може включати обробку кількох різних документів на різних етапах БП та їх життєвого циклу, а також етапи, безпосередньо не пов’язані з документом, заповнення форм виконавцем, взаємодія із зовнішніми системами і пр.


2.                  


Розвинута функція завдання БП.


Завдання в DocsVision Workflow, на відміну від багатьох інших систем має на увазі не тільки фіксацію інформації про його виконання. Завдання може включати екранну форму, яку має заповнити виконавець перед завершенням. Ці дані можуть бути передані в змінні БП і далі оброблені бізнес-процесом. Замість стандартної кнопки “Завершити” в завданні можуть бути кнопки, що визначають зміст завершення (наприклад: прийняти / відхилити). Все це налаштовується в DocsVision Workflow без програмування.


3.                  


Робота з змінними БЖ.


DocsVision Workflow дозволяє визначити для БП настроюється набір змінних і їхніх значень, організувати обробку змінних через функції бізнес-процесу. Цей механізм використовується для запису початкових параметрів БП, зберігання і подальшої обробки та використання введених користувачем даних, обміну даними з іншими системами, файлами, документами DocsVision. Це дозволяє реалізувати дуже складні сценарії в БП. Все це налаштовується в DocsVision Workflow без програмування. При необхідності програмного розширення використовується функція Сценарій, що містить довільний код на VBScript.


4.                  


Унікальний механізм шлюзів DocsVision Workflow.


Шлюзи – однотипні функції Workflow-підсистеми DocsVision, призначені для моніторингу та обміну даними з різними зовнішніми системами. Налаштування взаємодії через шлюз не вимагає програмування. На сьогодні є шлюзи до файлової системи, пошті MS Exchange, MS Dynamics AX, MS Dynamics CRM, SharePoint, 1C: Підприємство. Є відкритий програмний інтерфейс механізму шлюзів, що дозволяє розробляти шлюзи до інших систем.


В Directum немає універсального механізму процесної інтеграції, типу шлюзів DocsVision, інтеграція Directum з іншими системами – це кожен раз приватне рішення, що не має загального базису.


5.                  


Масштабування DocsVision Workflow.


Для забезпечення високої продуктивності при масштабних впроваджень механізм DocsVision Workflow підтримує кластеризацію серверів.


Масштабування DocsVision краще, ніж Directum, через особливості архітектури: Directum класичний клієнт-сервер, а DocsVision – трехзвенная архітектура. У разі використання веб-клієнта Directum архітектура теж стає триланкової з кращим масштабуванням, але веб-клієнт Directum не повнофункціональний і не такий зручний, як windows-додаток або клієнт DocsVision, який і по http працює, і виглядає як windows-додаток.


DocsVision демонструє один із сучасних варіантів архітектури, що просуваються Microsoft. Альтернативні технології теж йдуть паралельним шляхом, типу додатків Google і пр. І порівнювати в цьому плані Word з системою документообігу недоречно (хоча навіть індивідуальні офісні додатки вже теж пропонуються як веб-сервіс).


6.                  


Підтримка Windows Workflow Foundation.


Для реалізації WWF-процесів в DocsVision є вбудований графічний редактор Workflow, повністю аналогічний редактору WWF в MS Visual Studio. При цьому змодельовані в DocsVision WWF-процеси можна тут же запускати на виконання, відслідковувати їх виконання, відображати змінні в уявленнях DocsVision і т.д. Спираючись на промисловий стандарт від відомого виробника, DocsVision Workflow отримує наступні переваги: ​​зростання функціоналу, зростання відкритості, надійності і продуктивності, можливість використання WWF-activities, що розробляються сторонніми виробниками на базі цього технологічного стандарту, в першу чергу – від виробників бізнес-додатків, тому що це забезпечує інтеграцію з ними (в даний час вони вже доступні на ринку, деякі – безкоштовно).


Підсистема Workflow Directum розрахована в основному на маршрутизацію документів. Набір функцій і можливості автоматизації БП набагато біднішими, ніж в DocsVision. У Directum немає підтримки WWF.


7.                  


Підтримка стандарту BPEL (Business Process Executive Language).


Ця підтримка стала можлива завдяки випуску Microsoft спеціальних WWF-activities, що забезпечують взаємодію з іншими Workflow-системами, що підтримують BPEL.


У цій статті ми почали порівняльний огляд систем електронного документообігу, представлених на російському ринку. Сподіваємося, що цей короткий огляд допоможе вам у виборі системи, яка вирішить завдання вашого підприємства. У наступних статтях ми проведемо порівняння з іншими системами.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*