Проектний офіс в структурі компанії, Комерція, Різне, статті

Необхідність проектного офісу у компанії виникає, коли кількість проектів і їх масштаб починає створювати проблеми з керованістю. Зникає прозорість. Різнорідна звітність не дозволяє охопити стан всіх проектів. Інформація знаходиться в головах менеджерів проектів, і вилучати її звідти стає все важче. Потреба зібрати всю інформацію, стандартизувати її, зберегти і знизити негативні наслідки зміни або догляду менеджера проекту – ось одне із завдань проектного офісу. Для ряду компаній догляд менеджера проекту означає закриття проекту, а часто і втрату клієнта.

Починається все зі збору інформації про проекти. Створення їх реєстру найчастіше є одним з найефективніших кроків по наведенню порядку. У міру інвентаризації і внесення ясності починають виявлятися проблеми окремих проектів, у першу чергу проблеми з календарним плануванням. Розробити план не занадто докладний, який не вимагає багато часу на розробку і підтримку в актуальному стані, і не занадто загальний, що дозволяє оцінити реальний стан справ і прийняти обгрунтовані рішення, – проблема не тривіальна. Завдання проектного офісу – узагальнити досвід ведуться проектів, розробити правила календарного планування для різних рівнів управління проектом, стандартну декомпозицію робіт (Work Breakdow-Structures – WBS) для різних видів проектів, поширити технологію планування на всі проекти.

Як казав мій знайомий програміст, “написати програму легко, а от налагодити …” Те ж саме відбувається і до планів. Написати план, може, й нелегко, але можна, але підтримувати його в актуальному стані набагато важче. Кольорові плани, пачками лежать в шафах або розвішані на стінах у багатьох офісах, зазвичай абсолютно марні. Марними їх роблять зміни в проектах, що відбуваються на наступний день після створення. Розробити правила збору інформації, актуалізації плану з точки зору факту його виконання, правила перепланування проектів, налагодити і впровадити розроблену систему – наступна завдання проектного офісу.

Коли проблеми планування відходять на другий план, постають питання, пов’язані з реалізацією. Виникнення тимчасової структури на підприємстві схоже на появу чужорідного тіла в людини. Правила роботи та взаємодії повинні змінитися, але існуюча структура прагне працювати постарівши, намагається ізолювати проект від навколишнього його середовища. Самі проекти можуть жорстко конкуруватимуть між собою за ресурси. Забезпечити вбудовування офісу проекту в структуру компанії, визначити права, обов’язки, повноваження членів команди проекту і функціональних підрозділів, розробити правила взаємодії між ними – найбільш гостра проблема, що стоїть перед керівництвом проектного офісу.

Взаємодія людей в організації вимагає передачі один одному певної інформації. І саме проектному офісу необхідно формалізувати інформаційні потоки, розробити схему проектного документообігу і набору шаблонів основних документів. Створені документи також потрібно зберегти, так як вони є безцінним досвідом помилок і досягнень.

Поява на світ нового проекту відбувається в “муках творчості”. Необхідно не просто сформулювати ідею, ініціатор проекту повинен підготувати грамотне технічне та економічне обгрунтування, що для самого ініціатора може бути зовсім незвичним справою. Оцінити наявні ресурси і забезпечити ними проект, підібрати менеджера і команду проекту – все це повинно бути зроблено під управлінням проектного офісу. Чіткі методики і регламенти повинні зробити процес ініціації проекту простим і зрозумілим.

З плином часу проект неминуче дійде завершення. Іноді не по своїй волі. Коректне закриття проекти на будь-якій фазі його виконання, розпуск команди, оцінка результатів, підбиття підсумків, витяг уроків, зберігання та використання інформації про проект в інших проектах – обов’язок проектного офісу.

Сучасне управління проектами немислимо без застосування комп’ютерів. І неважливо, які програмні продукти при цьому застосовуються – Microsoft Project, Primavera, web портал проекту або просто загальний каталог на сервері. В тій чи іншій формі вони обов’язково присутні. Спроба віддати впровадження цих програм ITслужбе наштовхується на відсутність методики застосування самого продукту і методики управління проектами в цілому. Подальша підтримка і настройка продукту також вимагають більшою мірою знання бізнесу компанії, ніж знання інформаційних технологій. Таким чином, відповідальність за ефективне використання інформаційних систем, що підтримують управління проектами, – також задача проектного офісу.

Зведення всіх розроблених процедур управління проектами, інструкцій, різних методик (управління ризиками, пріоритетами) в цілісний системний документ може бути зроблено тільки централізовано. Впровадження в життя корпоративної методики управління проектами відбувається через навчання і подальший аудит, внесення змін і поліпшень є наступною найважливішим завданням.

Керівнику проектного офісу доводиться брати на себе відповідальність за результати конкретних проектів, тому що нерідко для спрощення управління команди проектів цілком включають до складу проектного офісу. Саме це приваблює співробітників. Люди прагнуть потрапити в проектний офіс, тому що в ньому постійно щось походить: можна вирватися з рутини і побачити результати своєї праці, можна продемонструвати свої можливості, домогтися успіху та кар’єрного зростання. З’являється необхідність організовувати працю людей, обладнати робочі місця, розробляти схеми кар’єрного просування, забирати співробітників з підрозділів і повертати їх назад, а іноді й просто звільняти по завершенні проекту – тобто займатися адміністративними питаннями.

Коли управління окремими проектами досягає певної зрілості, велика кількість різноманітних за цілями і масштабами проектів має бути систематизовано і згруповано в програми та портфелі проектів. Програми поділяються більш керовані частини, пов’язані один з одним по результатам і термінам.

Узагальнивши все вищесказане, можна сформулювати основний (але не повний) перелік завдань проектного офісу:


На першому місці стоїть корпоративна методологія, так як, за опитуваннями найбільш успішних західних компаній, основним фактором успішності була саме методологія управління проектами. Досвід російських компаній показує, що подібна тенденція наростає останнім часом і в нашій країні.

У практичній площині

Проектний офіс або департамент з управління проектами може бути не єдиною структурною одиницею, що має безпосереднє відношення до управління проектами. На великому підприємстві може знадобитися і комітет з інновацій, що дає добро на запуск проекту, і координаційну раду з управління проектами, який вирішує питання, що лежать поза компетенцією керівника проектного офісу.

Для непроектних компаній, швидко розширюють свій бізнес, характерно виділення окремого інституту проектних менеджерів, підпорядкованих одному з топ-менеджерів або безпосередньо генеральному директору. Основними завданнями менеджерів проектів стають планування та контроль робіт кожного учасника проекту та управління взаємодією між ними. При цьому спостерігається загальносвітова тенденція, яка ще пару років тому вважалася нездійсненною в нашій країні. А саме – те, що менеджери проекту не обов’язково повинні бути технічними фахівцями, вони повинні бути управлінцями. Виростає більшість з них з інженерних посад, але обов’язки, закріплені за ними, тільки управлінські. Можна навести чимало прикладів менеджерів проектів, які працювали і успішно керували проектами в різних галузях і сферах бізнесу.

Методологія управління проектами в компаніях зазвичай відстає від практики. Проекти вже давно йдуть, а відділи, що відповідають за методики, або відсутні, або не встигають за життям, що викликає законне роздратування людей, зайнятих справою, а не папірцями. Спеціалізовані програмні засоби для управління програмою або портфелем проектів, незважаючи на їх доступність, використовуються рідко. Не багато можуть похвалитися працюючої інформаційною системою, якою охоплено більшість учасників проектів.

Неустояна термінологія і практика, що випереджає теорію, призводять до того, що слова “проектний офіс” чи “керівник проектного офісу” можуть мати досить широке тлумачення. Що вони означають в реальності, залежить від типу компанії та характеру ведуться в ній проектів.


Джерело: Top-manager


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*