Спільна робота з Office OneNote 2007, MS Office, Програмні керівництва, статті

Уїлл Келлі




Microsoft Office OneNote 2007 пропонує нові потужні засоби для спільної роботи із загальними замітками, що дозволяють спростити колективну роботу територіально віддалених груп. OneNote діє як цифрова записна книжка, в якій окремі співробітники і групи можуть зберігати, організовувати і спільно використовувати текстові замітки, відео-та аудіо-запису. Можливо також проведення спільних сесій, причому для цього достатньо, щоб вибраний розділ записної книжки OneNote 2007 був відкритий для спільного використання декільком авторам. Для розуміння цієї можливості згадаємо, як зазвичай відбувається процес вироблення та узгодження технічних вимог для нової програми або послуги, що пропонуються компанією. Тепер завдяки OneNote 2007 можна уникнути тривалого обміну повідомленнями по електронній пошті, плутанини з версіями і взаємних претензій і створити спільну сесію в OneNote, запросивши зацікавлені бізнес-підрозділу і технічні відділи компанії для вироблення базових технічних вимог до проекту в режимі реального часу.

Додаток OneNote 2007 доступно користувачам у складі пакетів Microsoft Office Ultimate 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 і Microsoft Office Home & Student 2007. Завдяки OneNote пакет Office 2007 став, з одного боку, платформою для колективної роботи, з іншого – прикладним зовнішнім інтерфейсом, що надають кошти для поліпшення комунікацій між членами групи. Все починається з простою записної книжки.

Створення загальної записної книжки

OneNote 2007 використовує метафору звичайної паперової записної книжки, тому все починається зі створення загальної записної книжки. Функція загального доступу до записника дозволяє надати різним користувачам компанії можливість спільної роботи з нею через корпоративну мережу, вузол SharePoint або шляхом об’єднання декількох комп’ютерів в динамічну однорангову мережу.

Для початку відкрийте OneNote і виберіть Share, Create Shared Notebook. У поле Name майстра створення записної книжки New Notebook Wizard потрібно ввести ім’я нової загальної записної книжки, потім натиснути кнопку Next, щоб перейти до наступного вікна діалогу майстра “Who will use this notebook?”.

OneNote пропонує задати параметри спільної роботи та безпеки для нової записної книжки. Якщо вибрати I will use it on this computer, то записна книжка буде зберігатися на даному комп’ютері, і її не можна буде використовувати спільно з колегами. Можна вибрати параметр I will use it on multiple computers. Цей параметр надає можливість доступу до записника з різних комп’ютерів. Можна також вибрати варіант Multiple people will share the notebook, як показано на екрані 1, при якому записна книжка є загальною і повинна бути розміщена на мережевому ресурсі або на сайті SharePoint. Цей параметр дозволяє користуватися перевагами групового вузла SharePoint, колективного мережевого носія або спільної папки, яка знаходиться на локальному жорсткому диску. В даному випадку виберемо розміщення на сервері, варіант On a server.

Екран 1. Вибір місця розташування загальної записної книжки

Натисніть Next, щоб перейти в діалогове вікно підтвердження розміщення записної книжки Confirm notebook location. Слід схвалити місце розміщення до початку колективної роботи. Натисніть Browse і виберіть місце розміщення в мережі загальною записної книжки. Це може бути, наприклад, бібліотека спільних документів SharePoint або загальна мережева папка. Необхідно враховувати, що права, які має користувач при роботі з ресурсами корпоративної мережі або сайтами SharePoint, можуть не поширюватися на роботу з книжкою. Недостатньо просто надати колегам можливість користуватися створеної записником, необхідно ще, щоб вони володіли достатніми правами на мережевий ресурс, на якому вона розміщена. При цьому можна обмежити права користування загальною записником для інших користувачів, теж мають права на цьому мережевому ресурсі.

При необхідності можна обмежити термін, протягом якого записна книжка є спільною. Наприклад, можна дозволити спільну роботу на час проведення зустрічей робочої групи і припинити загальний доступ по завершенні зустрічі, коли ви працюєте над узагальненням матеріалу, щоб оновити та систематизувати розроблені технічні вимоги. Для блокування режиму колективного користування застосуйте параметр Stop Sharing Notebook з меню Share OneNote.

Надання посилання на загальну замітку

Одне з основних правил побудови середовища для колективної роботи – намагайтеся запобігти виникненню ізольованих острівців даних, так званих “інформаційних архіпелагів”. Слід прагнути переносити всю інформацію в центральне сховище (репозиторій). В OneNote 2007 є можливість колективного використання записної книжки за допомогою електронної пошти, що стане в нагоді користувачам, зазнають незручність при використанні онлайнових колективних засобів типу SharePoint або працюють поза безпечної корпоративної мережі. Передача записної книжки по електронній пошті практично не відрізняється від пересилання звичних документів Microsoft Office в якості вкладень.

Для спільного використання записної книжки засобами електронної пошти відкрийте загальну замітку, перейдіть в меню Share і виберіть команду Send Shared Notebook Link to Other. Запуститься Microsoft Office Outlook 2007 і з’явиться повідомлення, подібне зображеному на екрані 2. Адресат розсилки електронної пошти, у якого повинно працювати додаток OneNote 2007, може клацнути по посиланню, зазначеної в запрошенні, щоб відкрити загальну замітку. Якщо посилання заблокована або не відкривається в OneNote, адресат повинен запустити OneNote; вибрати File, Open Notebook і в поле імені папки вставити посилання на замітку.

Екран 2. Розсилка інформації про можливості спільного використання записної книжки в Outlook 2007 

Відправлення обраних заміток по електронній пошті

Електронна пошта, напевно, являє собою основою інструмент колективної роботи, а повна інтеграція Outlook 2007 і OneNote 2007 дозволить розсилати нотатки OneNote в повідомленнях електронної пошти. При цьому до повідомлення також приєднується у вигляді вкладення файл, що дозволяє одержувачеві документа переглянути замітку за допомогою звичайного Web-браузера на той випадок, якщо у користувача не встановлено OneNote 2007.

Виділіть сторінки записної книжки OneNote, які збираєтеся відправити поштою. Для виділення однієї сторінки та її фрагментів натисніть вкладку сторінки, а потім двічі клацніть на одній зі сторінок з групи. Щоб вибрати кілька сторінок записної книжки, утримуйте Shift або Ctrl, коли вказуєте вкладки відправляються сторінок.

Виберіть File і натисніть E-mail. З’явиться повідомлення Outlook 2007, яке включає відправляються нотатки. Введіть потрібну інформацію в полях “кому”, “копія”, “прихована копія” і “тема”. Тепер можна ввести повідомлення у вікні Introduction в Outlook 2007, дати необхідні пояснення та додаткову інформацію до відправляється поштою сторінці записної книжки. Натисніть Send a Copy і в додатку вкажіть сторінки записної книжки, які відправляєте зазначеним адресатам.

Ініціація, управління та участь у загальних сесіях

OneNote 2007 пропонує режим спільної сесії, що дозволяє співробітникам одночасно брати участь в роботі над документом в режимі реального часу. Для ініціювання такої сесії виберіть Share, Live Sharing Session. Панель завдань загальної сесії включає всі необхідні параметри для управління сесією. Почніть, натиснувши Start Sharing Current Section, щоб запустити панель завдань для ініціювання сесії.

На панелі завдань загальної сесії пропонується ввести пароль в цілях безпеки сесії для запобігання можливості підключення несанкціонованих користувачів. Введіть пароль у полі Session password, натисніть Start Live Sharing Session. З’явиться діалогове вікно, яке сповіщає, що даний розділ OneNote 2007 використовується в колективному режимі. Після натискання кнопки OK з’явиться панель завдань загальної сесії.

У разі проведення спільних сесій в рамках однієї корпоративної мережі спеціальна настройка і установка параметрів безпеки не знадобляться. Однак, якщо потрібно підключити партнерів або постачальників, які не є членами вашої корпоративної мережі, потрібно погодити їх участь зі службою безпеки для правильного налаштування системи захисту та налаштування необхідних мережевих дозволів для цих учасників.

Якщо ви просто є одержувачем запрошення для участі в загальній сесії, просто натисніть вкладення в повідомленні електронної пошти для підключення до сесії. Для завершення участі в сесії натисніть Leave Sharing Session. Якщо ви покинете сесію, в якій беруть участь декілька користувачів, вона продовжиться без вас. Сесія закінчується, коли її покидає передостанній учасник.

Тепер, познайомившись з можливостями спільної роботи в OneNote 2007, можна переглянути і завантажити з сайту Microsoft різноманітні шаблони записників OneNote, які доступні за адресою http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT101172611033.aspx. Там знайдуться шаблони для професійних послуг, управління проектами та дослідженнями, а також безліч шаблонів для особистих справ. Детальніше про використання та підтримки OneNote можна дізнатися на сайті Microsoft Office Online (http://office.microsoft.com/ru-ru/onenote/default.aspx).

Співпраця без кордонів

Спочатку спроектований для збору нотаток та спостережень на етапі роботи над формальним документом, OneNote 2007 є ідеальним інструментом для колективної роботи. Оскільки бізнес продовжує поширюватися за межі окремих фірм, співпраця з використанням можливостей програми OneNote буде корисно для взаємодії з віддаленими співробітниками, що працюють поза головного офісу компанії, і з партнерами і колегами в інших фірмах, які можуть перебувати де завгодно.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*