Спільне застосування Outlook і SharePoint, MS Office, Програмні керівництва, статті

З моменту своєї появи Microsoft Outlook став основним продуктом для забезпечення спільної роботи. Співробітники багатьох компаній повністю покладаються на інтегровані засоби обміну повідомленнями та планування, які допомагають справлятися з щоденними завданнями. Приступаючи до роботи, більшість користувачів відразу запускають Outlook, а закривають його в кінці робочого дня.

Але хоча клієнт електронної пошти є основою основ для роботи зі спільними календарями, планування та інших офісних функцій, для управління контентом і документами він погано підходить. Адміністратори Microsoft Exchange Server мають всі підстави вважати, що відправка великих документів у вигляді вкладень по електронній пошті – не кращий спосіб спільної роботи з документами. Деякі адміністратори пропонують розумні компроміси, які слабо зачіпають заведений порядок роботи, адже дуже важко змінити звички користувачів, особливо якщо справа стосується зручності. Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) призначений для вирішення саме цих завдань.

Продукт SharePoint проектувався як платформа колективної роботи і тому є найкращим середовищем для спільного використання контенту в порівнянні з будь-якою системою обміну повідомленнями. Однак Web-інтерфейс – Це один з його недоліків, до того ж він перешкоджає розгортанню SharePoint в організаціях. Користувачі просто не бажають освоювати ще один інтерфейс системи управління документами. Навіщо відкривати web-браузер, переходити на спеціальний сайт тільки для передачі або завантаження файлу, якщо можна просто прикріпити файл до повідомлення в Outlook? А що, якби з’явився знайомий інтерфейс, який давав би доступ до контенту в SharePoint? Зараз я розповім, як це зробити.

Виберіть правильні версії

Перше завдання для спільного використання Outlook і SharePoint полягає в правильному виборі версій. Microsoft пропонує наступні версії продуктів SharePoint:


Є й інші варіанти SharePoint, але вони засновані на одному з перерахованих вище чотирьох продуктів. Їх відмінність з точки зору користувача Outlook незначно.

Для отримання переваги спільного застосування Outlook і SharePoint, як мінімум, будуть потрібні версії WSS 2.0 і Outlook 2003. Ця перевага стане більш помітним, якщо у вас є версії WSS 3.0 і Outlook 2007. Не обов’язково застосовувати MOSS 2007 і SPS 2.0, так як WSS 2.0 і WSS 3.0 прекрасно справляються із завданням.

Для налаштування спільної роботи Outlook і SharePoint не потрібно певна версія Exchange Server (і навіть сам сервер Exchange). Для інтеграції з SharePoint Outlook не застосовує звичні протоколи обміну повідомленнями типу Messaging API (MAPI) або SMTP. Виняток становлять тільки попередження (alerts) SharePoint: вони є повідомлення електронної пошти, що генеруються SharePoint, тому для їх використання необхідна працююча інфраструктура SMTP.

Повнота одержуваних від інтеграції переваг залежить від версії програмного забезпечення. У таблиці 1 показані можливості взаємодії в залежності від версій SharePoint і Outlook. WSS 2.0 і Outlook 2003 забезпечують базову, односторонню ступінь інтеграції. У цій комбінації Outlook отримує дані з SharePoint, проте зміни, виконані в Outlook, не переносяться назад в SharePoint. Для поновлення ресурсів в SharePoint необхідно задіяти браузер, потім оновлений контент знову копіюється в Outlook. Хоча це не самий зручний спосіб роботи, він цілком підходить для багатьох груп і проектів і дозволяє скористатися перевагами спеціальних або групових сховищ, які можна переглядати з Outlook.

Якщо ж використовується Exchange 2007 Outlook Web Access (OWA), то доступ до даних SharePoint навіть спрощується. Можна налаштувати Exchange 2007 OWA для обслуговування запитів (proxy requests) до зазначених внутрішнім серверам SharePoint. В результаті авторизовані користувачі можуть отримувати контент зі сховищ SharePoint клацанням по вкладеним в повідомленнях посиланнях, навіть якщо вони знаходяться за міжмережевим екраном. На жаль, при використанні Outlook це не спрацьовує. Хоча функція Outlook Anywhere в Exchange 2007 дозволить підключитися до Exchange з будь-якого вузла Internet, вона не забезпечує функціональність HTTPS. У цій ситуації (необхідне використовувати Outlook для доступу до даних SharePoint за фаєрволом) необхідно, щоб або сервери SharePoint були опубліковані для зовнішніх користувачів, або знадобиться інше рішення, наприклад підключення VPN.

Контент SharePoint, Доступний з Outlook

При налаштуванні спільного використання Outlook і SharePoint в першу чергу необхідно розібратися, як SharePoint зберігає контент. Хоча інтерфейс SharePoint використовує web-сторінки і web-сайти, велика частину контенту SharePoint зберігається у вигляді списків – календарні події, контакти, документи і т.п. Інтерфейс SharePoint спроектований саме для зручного доступу до цих основних списками. Починаючи з WSS 2.0 і Office 2003, Microsoft надає інтеграційні можливості, які дозволяють додаткам Office типу Outlook користуватися списками SharePoint для проміжного обміну даними в форматі HTML. На Малюнку 1 показаний типовий список документів SharePoint при перегляді через web-браузер; на Малюнку 2 – той же список документів з Outlook.

Малюнок 1: Перегляд з браузера бібліотеки документів MOSS 2007

Рисунок 2: Перегляд бібліотеки документів MOSS 2007 з Outlook

Розглянемо типи контенту SharePoint, які можна використовувати в Outlook, до речі, це переконує в перевагах використання SharePoint замість Exchange або інших систем обміну повідомленнями:

Робочі області документа (Document workspaces). Робочі області документів є сховищами для спільного використання документів. SharePoint пропонує набір необхідних функцій для робочої області документа, наприклад контроль версій (versioning) документа, а також реєстрацію отримання і повернення документа. Хоча багато співробітників звикли використовувати загальні папки (public folders) Outlook і Exchange для організації спільної роботи з документами, загальні папки не забезпечують функцій, що надаються SharePoint. Не варто недооцінювати збільшення продуктивності завдяки роботі з самими актуальними версіями кожного документа. Користувачі Outlook можуть створювати спільні вкладення (Shared attachments), які зберігаються в динамічно створеної робочої області документа SharePoint, який до того ж можна відправити як звичайне вкладення до листа.

Робочі області зустрічей (Meeting workspaces). На малюнку 3 показано, як збирати в одному місці всі звичайні типи контенту, який може бути на зустрічі. Користувачі Outlook можуть легко вкласти робочу область зустрічей при налаштуванні запрошення на зустріч. Робочі області зустрічей пропонують списки повісток дня (agenda list), приєднану бібліотеку документів (associated document library), список завдань і список рішень (task list, decision list). Всі запрошені можуть мати доступ до них і оновлювати їх, що дозволить учасникам оновлювати порядку денного і надавати необхідні документи, не посилаючи зміни всім учасникам.

  Рисунок 3. Робочі області зустрічей в MOSS 2007

Контакти (Contacts). Контакти – це записи, що ідентифікують людей, з якими ми взаємодіємо. У SharePoint контакти як правило використовують спільно для роботи над проектом або на сайті; контакти для групи ІТ будуть відрізнятися від контактів відділу кадрів. Контакти SharePoint аналогічні елементам Contact в Outlook і містять багато однакових властивостей, як показано на малюнку 4. Використовуючи список контактів в SharePoint, всі, хто має доступ до цього списку, мають одне місце для поновлення контактів, тому немає необхідності відстежувати і змінювати об’єкти Contact. Можна було б також задіяти спільні папки для спільного використання контактів, але в цьому випадку кожен одержувач повинен буде самостійно стежити за останніми версіями і вручну оновлювати їх.

Рисунок 4: Контакти в SPS 2.0

Події (Events). Події являють собою записи, що описують призначені зустрічі, наради або інші календарні дати (appointments, meetings, calendar data). У SharePoint інформація про календарні дати, як правило, є загальної для проекту чи сайту, це зручний інструмент для всіх груп. Користувачі Outlook добре знайомі з календарними датами, тому наявність спільних календарів для спеціальних проектів – причому з автоматичним оновленням цих календарів – велике досягнення.

Завдання ( Tasks ). Завдання – Це записи, які перераховують закріплені за учасником проекту завдання і терміни виконання, як показано на малюнку 5. Як SharePoint, так і Outlook пропонують підтримку для створення і призначення завдань, але список завдань SharePoint видно всім користувачам. В цьому випадку не треба вручну посилати і оновлювати ці завдання. Outlook нагадає про завдання SharePoint, які необхідно виконати, і покаже їх у календарі відповідальної особи.

Рисунок 5. Завдання в SPS 2.0

Стрічки RSS (RSS feeds) являють собою файли XML, що описують web-контент без форматування. Вони дозволяють користувачам підписуватися на джерела контенту з регулярним оновленням. Хоча можна модифікувати WSS 2.0 для забезпечення стрічок RSS, стрічки вбудовані в WSS 3.0 і доступні для більшості типів списків. Ця здатність використовувати стрічки RSS є вбудованою функцією Microsoft Internet Explorer (IE) 7.0 і Outlook 2007 і забезпечує доступ практично до всіх типів даних, що зберігаються в SharePoint. На рисунку 6 показана стрічка RSS в Outlook.

Рисунок 6: Стрічки MOSS 2007 в Outlook 2007

Синхронізація контенту

Для зв’язування Outlook з SharePoint не потрібно встановлювати додаткові компоненти; всі необхідні елементи ActiveX вже включені при установці Outlook. У міру додавання ресурсів SharePoint, Outlook починає відстежувати ці ресурси. Обидві розглянуті версії Outlook створюють окремий файл PST на локальному жорсткому диску для зберігання контенту SharePoint. Кожен список SharePoint представлений в Outlook як окрема папка всередині цього нового сховища. Коли новий контент публікується у списку SharePoint, Outlook копіює його у відповідну папку.

Цей спосіб синхронізації має свої особливості, про які слід пам’ятати. По-перше, де б не запускався Outlook, він автоматично намагається синхронізувати ресурси SharePoint. При доступі до сервера SharePoint завжди проглядається сама остання версія ресурсів SharePoint, причому в автономному режимі не потрібно запускати синхронізацію вручну. Негативна сторона полягає в тому, що якщо Outlook не може підключитися до налаштованим ресурсів SharePoint, з’являються надокучливі нагадування про аутентифікації і помилки синхронізації.

Через цього способу синхронізації для підтримки автоматичної синхронізації слід тримати робочі папки в сховище SharePoint. Можна копіювати з них у звичайні папки тільки окремі елементи, але при видаленні пов’язаних папок Outlook втратить посилання на SharePoint і припинить їх оновлення. Відповідно, елементи, які ви копіюєте або видаляєте з цих папок, не будуть оновлюватися в нових місцях.

Нарешті, персональне сховище SharePoint прив’язане до використовуваного профілю Outlook і робочого комп’ютера; якщо ви одночасно користуєтесь настільним комп’ютером і ноутбуком, потрібно додати потрібні ресурси SharePoint до обох примірників Outlook.

Налаштування Outlook

Процес для використання Outlook з SharePoint простий. Наведені нижче кроки дають уявлення про загальні процедурах для доступу та роботи з різними типами контента.

Для отримання доступу до списку SharePoint:



  1. Отримайте доступ до списку SharePoint, який потрібно синхронізувати з Outlook.
  2. Виконайте одну з таких дій:
  3. Для списків контактів і подій WSS 2.0 і SPS 2.0 (Contact and Event) виберіть параметр Link to Outlook (Зв’язати з Outlook) в заголовку списку – див. приклад цього параметра на Малюнку 4.
  4. Для більшої частини списків WSS 3.0 і MOSS 2007 виберіть пункт Connect with Outlook (Підключити до Outlook) в меню Actions (Дії) в заголовку списку.
  5. Дозвольте автоматичну синхронізацію Outlook з ресурсами SharePoint.
  6. Якщо потрібно, можна скопіювати дані SharePoint в інші папки Outlook.

Для прив’язки вкладених файлів Outlook до спільних робочих областей SharePoint Shared Workspace:



  1. Відкрийте повідомлення і додайте файл, як звичайно.
  2. Клацніть кнопку Attachment Options (Параметри вкладення), див. малюнок 7.
  3. Виберіть параметр Shared attachments (“Загальні вкладення”).
  4. Виберіть існуючий батьківський сайт, в якому треба створити нову робочу область документа Document Workspace або дайте URL іншого.
  5. Відправте повідомлення.

  Малюнок 7. Загальні вкладення в Outlook 2007

Для зв’язування запрошення на зустріч Outlook з робочою областю зустрічі SharePoint Meeting Workspace:



  1. Відкрийте запрошення на зустріч в Outlook. Введіть необхідну інформацію і заповніть список учасників.
  2. Клацніть кнопку Meeting Workspace (робоча область зустрічі) і вкажіть URL батьківського сайту SharePoint.
  3. Виконайте одну з таких дій:
  4. Створивши нову робочу область, виберіть параметр Create a new workspace (“Створити нову робочу область”). Виберіть мову шаблону і тип шаблона зі списків.
  5. При використанні існуючої робочої області виберіть її зі списку.
  6. Клацніть OK, щоб створити запрошення на зустріч і створити або зв’язати робочу область зустрічі.

Обмеження

Інтеграція Outlook і SharePoint має свої підводні камені. Необхідно пам’ятати про наступні обмеження:


Інші ресурси

Існує безліч ресурсів присвячених SharePoint і Office. Багато з них містять цінну інформацію щодо інтеграції SharePoint з Outlook і з іншими додатками Office. Наведемо тут кілька кращих:

Web-сайт Office Online (http :/ / office. Microsoft. Com) – перше місце для отримання інструкцій по продуктах сімейства Office. Тут багато корисних для користувачів Office ресурсів, у тому числі керівництв за рішенням завдань.

Один з кращих ресурсів для кожної версії Office – відповідний набір Office Resource Kit. Ці матеріали можна знайти на сайті http :/ / www. microsoft. com / office / ork. Крім корисних утиліт, в них містяться керівництва, що допомагають керувати програмами Office і забезпечувати їх спільне застосування. Незалежно від використовуваного продукту – WSS 3.0 або MOSS 2007 – більшість матеріалів годиться для обох продуктів.

Група розробників SharePoint веде блог http :/ / blogs. msdn. com / sharepoint, що дозволяє “зсередини” поглянути на продукт SharePoint. Багато повідомлень присвячено управлінню SharePoint і використанню SharePoint через web-інтерфейс.

Краще разом

WSS являє собою бажану платформу Microsoft для спільного використання та управління документами і списками контенту. Хоча продукт з кожною версією набуває нові корисні властивості, пропонуючи більше ступенів взаємодії з додатками Office, багато користувачів і адміністратори далеко не повністю задіють переваги його можливостей, вважаючи web-інтерфейс занадто громіздким і незручним.

Outlook – популярний додаток для підвищення продуктивності, що допомагає справлятися з поштою, контактами, календарями та планами. Що стосується інтеграції, спільне використання SharePoint і Outlook дозволяє повною мірою оцінити можливості кожного продукту. Цей вид взаємодії може подолати багато обмежень і недоліки інфраструктури поштових серверів (типу Exchange Server), такі як неконтрольований зростання версій документів і труднощі управління, надаючи разом з тим уніфікований інтерфейс для вирішення щоденних завдань.

Таблиця 1. Взаємодія між версіями SharePoint і Outlook
























Версія SharePoint

Outlook 2003

Outlook 2007

WSS 2.0

Лише читання (Read-only)

Тільки читання

WSS 2.0

Тільки читання

Тільки читання

WSS 3.0

Тільки читання

Two-way

MOSS 2007

Тільки читання

Two-way

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*