Створення поштових політик в Lotus Notes / Domino 7, Інтеграція додатків і даних, Бази даних, статті

Дізнайтеся, як були вдосконалені політики, вперше введені в Lotus Notes / Domino 6, в які був включений новий потужний документ політик параметрів пошти (Mail Settings), що дозволяє адмініструвати параметри календаря і пошти для ваших користувачів.


Більшість користувачів, особливо помічників з адміністративної роботи, потребує точних і надійних календарях. Проте не багато хто має час і здібності для їх налаштування. У багатьох компаніях результати однакові: розчарування і невдоволення виконавців (і користувачів), а також дуже велику кількість часу, що витрачається групою підтримки на усунення проблем з календарем. Робота по відновленню синхронізації календарів може бути обтяжливою, тривалої і, часто, нерентабельною.


Що, якщо б ви, як адміністратор, могли застосувати стандартизовану обробку параметрів календаря і пошти? До Lotus Notes / Domino 7 такі важливі функції, як автоматична обробка, настройка часу доступності та відображення записів календаря, не могли управлятися централізовано і стандартним способом. Якби такі критичні дані могли оброблятися однаково для всього підприємства, ви могли б гарантувати стандартні результати. Це полегшило б життя користувачам і дозволило б вам сфокусуватися на проблемах маршрутизації та усунення неполадок.


Використовуючи Domino-політики, ви можете централізовано керувати багатьма функціональними можливостями і функціями клієнтських додатків Notes ваших користувачів, в тому числі, поштою і календарем. У Lotus Notes і Domino політики вперше були введені у версії 6, а в Lotus Domino 7 ці можливості були не тільки вдосконалені, а й розширені за рахунок введення нової політики Mail Settings. Дана стаття починається з короткого високорівневого огляду політик Domino 6, а потім в ній розглядається нова політика Domino 7 Mail Settings. Буде продемонстровано, як кожен розділ цієї політики може вирішити різноманітні проблеми. Дана стаття призначена для досвідчених адміністраторів Domino.


Короткий огляд політик


В політики Domino 7 входять всі базові політики версії 6. Ці політики забезпечують пункт управління для адміністрування багатьма функціями Lotus Notes і Domino. Ви можете створити документ політики для ідентифікації набору документів параметрів, кожен з яких відноситься до різних частин архітектури Notes і Domino. Документ Policy Settings охоплює ці завдання адміністрування. Почнемо з короткого огляду параметрів версії 6 і закінчимо новою політикою Domino 7 Mail Settings.


ПРИМІТКА: Було кілька оновлень представлених спочатку в Lotus Notes і Domino 6 політик, в тому числі, Desktop і Security.


Політика Registration


Політика Registration визначає різні значення реєстрації користувача, в тому числі:


Політика Setup


Політика Setup визначає те, як налаштовується Notes-клієнт під час установки, в тому числі:


Політика Mail Archiving


Політика Mail Archiving визначає те, як налаштовується Notes-клієнт для управління архівуванням, в тому числі:


Політика Desktop Settings


Політика Desktop Settings визначає те, як управляється робочий стіл Notes-клієнта, у тому числі:


Політика Security


Політика Security визначає те, як застосовуються функції захисту до користувача. Це потужний параметр, що включає:


Політика Mail Settings


Нова в Lotus Domino 7 політика Mail Settings визначає те, як застосовуються властивості пошти. До нових функцій відносяться:


Блокування


Нової потужної функціональної можливістю Domino 7 є здатність до здійснення блокування політики Notes-клієнта. Ця нова функція блокування надає вам механізм управління тим, хто і які політики може змінювати. Параметри блокування політики клієнта доступні для політик пошти (за винятком приміток) і робочого столу. Реалізація цієї функції різна для кожного типу документа політики.


Ви можете заблокувати властивості політики Mail Settings на основі полів за допомогою параметра “Allow user to change” (“Дозволити користувачеві міняти”), в той час як політика Desktop Settings використовує для управління блокуванням клієнта посторінковий режим. Це параметр “Allow users to change settings on this tab” (“Дозволити користувачам змінювати параметри на цій сторінці”).


Динамічна конфігурація Notes (Notes Dynamic Configuration – NDC) обробляє властивості політики Mail Settings для кожного клієнта. NDC-процес виконується на клієнті після конфігурування кожного з цих параметрів в Domino Directory. Notes-клієнти проводять аутентифікацію на своїх домашніх серверах, а потім NDC-процес оновлює інформацію, яка була передана клієнтам з Domino-сервера. NDC переглядає кожен параметр, для того щоб визначити стан по відношенню до кожної політиці, настройки полів і настройки сторінок. По завершенні NDC, при необхідності, оновлює кожне поле і властивість в Notes-клієнті.


Ви можете заблокувати різні політики Desktop Settings і Mail Settings для будь-якого користувача. Щодо ваших виконавців ви можете захистити їх від самих себе, блокуючи певні функціональні можливості, для того щоб вони не могли їх змінити.


Політика Domino 7 Mail Settings


Новий документ політики Mail Settings складається з п’яти сторінок:


Кожна сторінка надає набір налаштувань і функціональних можливостей, якими ви можете управляти і контролювати для кожного Notes-клієнта.


Сторінка Basics


Сторінка Basics надає місце для запису інформації про політику пошти і включає два поля: Name (назва параметра політики) і Description (опис цього параметра).


Сторінка Mail File Preferences


Сторінка Mail File Preferences має три підсторінки: Mail, Calendar & To Do і Access & Delegation. У кожній підсторінці є додаткові підсторінки. У даній статті описані всі ці підсторінки, починаючи з Mail.


Підсторінка Mail – Basics


Підсторінка Mail File Preferences – Mail – Basics документа політики Mail Settings надає кілька параметрів для управління вашими виконавцями. На ній є чотири розділи (див. малюнок 1), кожен з яких містить один параметр, описаний нижче.


Рисунок 1. Підсторінка Mail File Preferences – Mail – Basics

User Configuration
Розділ User Configuration (Користувацька конфігурація) містить параметр “Allow users to change mail file ownership” (“Дозволити користувачам змінювати права доступу до поштових файлів”), який визначає можливість зміни користувачем прав доступу до поштових файлів.


Spell Checking
Розділ Spell Checking (Перевірка правопису) містить параметр “Automatically check mail messages for misspellings before sending” (“Автоматично перевіряти правопис у поштових повідомленнях перед відправкою”). Ви можете дозволити / заборонити цей параметр, а також вибрати, коли виконувати цю дію. Є такі варіанти:


Delete/Remove Preference for Sent View
Ця властивість визначає, чи відображається запит на видалення повідомлень з вашого виду Sent. Є такі варіанти:


Крім цього, ви можете також вибрати час виконання цієї дії: Don’t change, Always або Initially.


Soft Delete
Цей розділ містить параметр “Soft Delete expire time in hours” (“Час життя в годинах для м’якого видалення”), який дозволяє вказати час для “м’яких” вилучень.


Підсторінка Mail – Letterhead


Підсторінка Mail File Preferences – Mail – Letterhead надає параметр “Set default Letterhead” (Встановити шапку бланка за замовчуванням), що дозволяє визначити шапку бланка, яка з’являється на вихідних підкоряються політиці поштових повідомленнях. Якщо ви виберете “Yes”, з’явиться додаткове діалогове вікно, що показує різні доступні шапки бланка в спадаючому списку (див. малюнок 3).


Рисунок 3. Підсторінка Mail File Preferences – Mail – Letterhead

Підсторінка Calendar & To Do – Basics


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Basics містить кілька функціональних можливостей, що обмежують довжину записів в кожному користувальницькому поштовому файлі. Ця підсторінка має один розділ “Defaults for New Calendar Entries” (“Значення за замовчуванням для нових записів календаря”), який містить три параметри (див. малюнок 4):


Рисунок 4. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Basics

Підсторінка Calendar & To Do – Display


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Display (див. рисунок 5) надає додаткові елементи керування для форматування відображення виду Calendar; зазвичай ви можете його налаштувати і забути про нього. Розділи цієї підсторінки описані нижче.


How the Calendar View is Displayed
Цей розділ дозволяє вам керувати видом відображення кожного поля часу. Кожен з них показаний на малюнку 5 зі значеннями за замовчуванням:


Рисунок 5. Розділ How the Calendar View is Displayed

Displaying Calendar Entries in Mail Views
Даний розділ складається з набору параметрів, які керують тим, де і як відображається кожна запис календаря разом з варіантом, коли ці дії виконуються (Don’t Change, Always або Initially). Параметри показані на малюнку 6 зі значеннями за замовчуванням:


Малюнок 6. Відображення Calendar Entries в розділі Mail Views

Підсторінка Calendar & To Do – Scheduling


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Scheduling містить два розділи (див. малюнок 7).


Your Availability
Цей розділ керує набором за замовчуванням годин доступності через політики. Ви можете використовувати ці параметри, наприклад, для третьої зміни робітників підприємства. На малюнку 7 показані установки за замовчуванням для політики Mail Settings.


When Adding an Entry to your Calendar
Цей розділ керує конфліктами планування і показує планувальник, керуючий детальною інформацією для кожного учасника. В даному розділі є два варіанти за замовчуванням і один додатковий розділ, заснований на критерії вибору:


Малюнок 7. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Scheduling

Підсторінка Calendar & To Do – Alarms


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Alarms містить один розділ за умовчанням. Якщо сигнали дозволені (за замовчуванням), з’являються два розділи (див. рисунок 8). Використовуючи цю підсторінку, ви можете встановити сигнали за замовчуванням на основі типу запису календаря кожного виконавця і вирішити, коли застосовувати ці дії, наприклад, Don’t Change, Always або Initially.


Enable/Disable Alarms
Розділ Enable / Disable Alarms (Дозволити / заборонити сигнали) відображається за замовчуванням, а коли сигнали дозволені, з’являється розділ “Default Alarm Settings When Creating a New Entry (On / Off) How Far in Advance” (“Установки сигналу за замовчуванням при створенні нового запису (вкл / викл). Наскільки завчасно”). Поля для цього розділу показані на малюнку 8 разом зі значеннями за замовчуванням:


Рисунок 8. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Alarms

Підсторінка Calendar & To Do – To Do


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – To Do дозволяє керувати тим, як виконуються і обробляються різні функції To Do в користувальницькому поштовому файлі. Ця політика має один розділ з двома налаштуваннями: “Hide To Do entries in the Calendar” (“Приховати записи To Do в календарі”) і “Allow Notes to update To Do status and dates for incomplete entries” (“Дозволити Notes оновлювати стан To Do і дати для незавершених записів “). Ці настройки показані на малюнку 9 зі значеннями за замовчуванням (не відзначені).


Малюнок 9. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – To Do

Підсторінка Calendar & To Do – AutoProcess


Підсторінка Mail File Preferenes – Calendar & To Do – AutoProcess дозволяє автоматичну обробку нових запрошень, що доставляються в користувальницький поштову файл. Ця підсторінка також управляє автоматичної обробкою Inbox і має дві головні категорії з одним необов’язковим розділом “When a meeting invitation is received from anyone” (“Коли запрошення на збори приймається від будь-якого”) (див. малюнок 10).


Automatic Processing of Meeting Invitations
Цей розділ складається з одного поля “Enable automatic responses to meeting invitations” (“Дозволити автоматичні відповіді на запрошення на збори”), яке дозволяє користувачам Notes-клієнта обробляти запрошення на збори автоматично. За замовчуванням воно не відзначено.


When a meeting invitation is received from anyone
Цей розділ з’являється тільки тоді, коли дозволені “Enable automatic responses to meeting invitations”. Є три варіанти вибору:


Automatic Inbox Management
Цей розділ містить одне поле “When you delete a Calendar Notice from your Inbox or a Mail folder / view” (“Коли ви видаляєте Calendar Notice з Inbox або з папки / виду Mail”). Варіантами вибору є “Prompt to confirm deletion” (“Просити підтвердження видалення”) і “Remove from this view / folder without prompting” (“Видалити з цієї папки / виду без запиту”).


Малюнок 10. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – AutoProcess

Підсторінка Calendar & To Do – Rooms and Resources


Lotus Domino 7 має нову набагато поліпшену систему Rooms and Reservations (Приміщення та резервування), яка реалізується нової серверної завданням Rooms and Resources Manager (RnRMgr). Це завдання призначена для запобігання надлишкового резервування приміщень або ресурсів і відповідає за обробку всієї послідовності дій, пов’язаних з резервуванням приміщення. Використовуючи комбінацію цієї нової серверної завдання і політики Mail Settings, ви можете гарантувати, що виконавці отримають приміщення, яке хочуть і коли хочуть.


Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Rooms and Resources управляє значеннями за замовчуванням для приміщень і ресурсів (див. малюнок 11). Вона містить наступні три розділи.


Default Reservation Settings for choosing Site
В даному розділі ви можете вказати бажаний сайт, визначити, використовувати чи ні ваш кращий сайт в якості сайту за замовчуванням в діалогових вікнах Find Room і Find Resources, і вирішити, чи потрібно видавати запит на переустановку вашого кращого сайта при плануванні приміщення або ресурсу на іншому сайті.


Default Meeting Settings for Rooms
Цей розділ дозволяє вибрати один з наступних трьох варіантів:


Default Meeting Settings for Resources
Цей останній розділ дозволяє вам вибрати один з наступних трьох варіантів:


Малюнок 11. Підсторінка Mail File Preferences – Calendar & To Do – Rooms and Resources

Підсторінка Access & Delegation – Access to your Mail & Calendar


Підсторінка The Mail File Preferences – Access & Delegation – Access to your Mail and Calendar дозволяє вам керувати тим, чи можуть користувачі наділяти правами інших користувачів на доступ до їх електронної поштою і календарями. Ця підсторінка містить один розділ “The following people or groups have been delegated access to your mail file” (“Наступним людям і групам делегований доступ до вашої поштової файлу “), який має одне поле -” Allow users to setup delegees to their mail file “(” Дозволити користувачам встановлювати повноважних осіб до своєї поштової файлу “) (див. малюнок 12). За замовчуванням користувачі можуть змінювати цю настройку.


Малюнок 12. Підсторінка Mail File Preferences – Access & Delegation – Access to your Mail & Calendar

Підсторінка Access & Delegation – Access to your Schedule


Підсторінка Mail File Preferences – Access & Delegation – Access to your Schedule визначає, наскільки широкий доступ ви маєте при наділення інших правами доступу до вашого розкладом. Цей параметр дозволяє вам заблокувати групу календарів виконавців. Підсторінка має три розділи (див. малюнок 13).


Who is allowed to see your schedule information (when you are busy or available) (Кому дозволено переглядати ваш розклад (коли ви зайняті або доступні))
В поле “Who is allowed to see it” (“Кому дозволено перегляд”) варіант “Everyone may see your schedule information” (“Кожен може бачити ваш розклад”) обраний за замовчуванням. Якщо ви виберете варіант “No one may see your schedule information “(” Ніхто не може бачити ваше розклад “), другий розділ ховається.


What schedule information they may see (Яке розклад вони можуть переглядати)
IВ поле “What schedule information they can see” (“Яке розклад вони можуть переглядати”) за замовчуванням вибраний варіант “Detailed information about your calendar entries” (“Детальна інформація про пункти вашого розкладу “). Якщо ви виберете це значення за замовчуванням, відобразиться параметр” Do not include the subject of a calendar entry when detailed information is made available “(” Не включати тему пункту розкладу при вирішенні докладної інформації “). За замовчуванням встановлений в Yes.


Так само як і в інших меню, ви можете вибрати, коли застосовуються ці налаштування (Don’t Change, Always або Initially), а також дозволяти користувачам змінювати налаштування.


Малюнок 13. Підсторінка Mail File Preferences – Access & Delegation – Access to your Schedule

Сторінка Message Disclaimers


У Lotus Notes / Domino 7 у вас тепер є можливість додавати примітки (message disclaimers), використовуючи політики. Вони можуть бути додані сервером або клієнтом в кінець або початок вихідних SMTP-повідомлень. Одним зі звичайних застосувань приміток є відображення легальної інформації про компанії та / або конкретному відділі компанії. Ви можете дозволити або заборонити примітки на Domino-сервері або Notes-клієнті. Використовуючи комбінацію політик і налаштувань політики, ви можете встановити різні примітки для різних груп виконавців.


Серверні примітки


Коли ви дозволяєте примітки в серверному документі Configuration Settings (див. малюнок 14), маршрутизатор додає текст примітки, визначений в документі політики. Ви можете також дозволити параметр “Add disclaimer to S / MIME signed or encrypted messages” (“Додати примітку в підписані S / MIME або зашифровані повідомлення”). Значення за замовчуванням – заборонити.


Оскільки функціональна можливість Message Disclaimers призначена для вихідних Інтернет-повідомлень, за наявності можливості додавання приміток використовуйте Notes-клієнт замість сервера. При цьому не виникає проблем з підписаними і зашифрованими повідомленнями, оскільки примітки додаються перед підписанням або кодуванням повідомлення. Не виникає також проблем з кодуваннями символів, оскільки Notes-клієнт визначає Інтернет-кодування для вихідних повідомлень. Додавання приміток на Notes-клієнті усуває всі потенційні проблеми або вузькі місця при маршрутизації і зменшує накладні витрати на сервері.


Малюнок 14. Підсторінка Messaging Disclaimers документа Configuration Settings

Клієнтські примітки


Ви можете дозволити примітки на Notes-клієнта, використовуючи політику Mail Settings. Почніть процес з редагування п’яти полів на сторінці Message Disclaimers (див. малюнок 15):


Малюнок 15. Messaging Disclaimers документа Mail Settings Policy
 

Сторінки Comments і Administration


Останні дві сторінки (Comments і Administration) політики Mail Settings звичайні для всіх документів політики, а що містяться в них поля говорять самі за себе.


Угоди по найменуванню для політики Mail Settings


Важливо розробити стандарт по найменуванню для вашої політики Mail Settings, для того щоб уникнути конфліктів і спростити адміністрування. Імена повинні мати сенс. Наприклад, якщо ви хочете застосувати ваші налаштування за географічною ознакою, ви могли б розглянути стандарт, що відображає географію, наприклад, Southeast Mail Settings або Northwest Mail Settings. Ви можете також використовувати організаційний ознака, наприклад, Executive Marketing Mail Settings або Accounting Mail Settings, або комбінувати організаційний та географічний підходи, наприклад, Southeast Marketing Settings. Ще однією можливістю є опис конкретної функції політики, наприклад, Southeast Sales Message Disclaimer або Corporate HQ Rooms and Resources Settings.


AdminP та поштові політики


AdminP застосовує політику Mail Setting для всіх призначених для користувача поштових файлів на конкретному сервері. Процес адміністрування виконується за умовчанням кожні 12:00, тому зміни не вступаю в силу до наступного виконання AdminP. Якщо ви маєте доступ, то можете вказати AdminP обробити нову інформацію в політиці Mail Settings, використовуючи команду “Tell AdminP process mailpolicy”.


Висновок


Згідно Торо (Thoreau), один із способів досягнення щасливого життя: “Спрощення і ще раз спрощення”. З появою політики Mail Settings це стало дійсно можливим. Ця нова потужна функціональна можливість дозволяє вам централізовано контролювати і управляти різними параметрами електронної пошти ваших виконавців. Розглянемо переваги, які може надати політика Mail Settings:


Політика Mail Settings забезпечує значне розширення представленого в Lotus Notes і Domino 6 системного адміністрування, заснованого на політиці. Вона забезпечує ефективний і гнучкий спосіб управління підприємством, групою користувачів або індивідуальним користувачем на рівні полів, роблячи, таким чином, виконавців щасливішими.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*