Створення, збереження і відкриття документа в Word 2010, MS Office, Програмні керівництва, статті

У даній статті буде коротко викладено процес створення, збереження і відкриття документа.


Створення документа


Коли ви запускаєте Word 2010, Він автоматично створює новий документ, і при відкритті вікна програми ви бачите чистий білий лист, з назвою в заголовку вікна (за замовчуванням) – “Документ 1”. Якщо ви далі створюєте нові документи, то вони продовжують нумерацію послідовно: “Документ 2”, “Документ 3” і т.д. Дана нумерація переривається при закритті програми. При подальшому запуску, відлік починається спочатку.



  1. Клацніть “Файл” – “Створити” і виберіть тип документа (стандартний документ або один з шаблонів). Або натисніть , але в цьому випадку ви не зможете вибрати шаблон.
  2. Натисніть “ОК”.

Шаблони


Головна відмінність Word 2010 від старших поколінь програми – це значний вибір шаблонів документів, які, до того ж, перед їх створенням можна візуально оцінити. Надзвичайна наочність програми дозволяє швидко визначитися, що за тип документа ми можемо створити. Для того щоб подивитися на список шаблонів, клацніть вкладку “Файл”, потім “Створити” і у вікні “Доступні шаблони” виберіть потрібний.


Основні шаблони


В області основних шаблонів представлені п’ять зразків.



Рисунок 1. Створення нового документа, доступні шаблони.


Новий документ – Сенс випливає з назви, але як не дивно це звучить, це теж шаблон, який зберігається в файлі під назвою NORMAL.DOT. Це шаблон документа за замовчуванням, до якого не застосовувались додаткове редагування та налаштування.


Запис блогу – За допомогою цього шаблону, ви можете швидко та ефективно створювати нові записи блогів.


Після подвійного клацання відкриється нове вікно, де будуть доступні лише три вкладки – “Вставка”, “Запис блогу” і “Файл”. Тим не менш, набору цих інструментів більш ніж достатньо для успішного оформлення блогів.



Рисунок 2. Запис блогу.


Останні шаблони – Недавно використовувалися шаблони. Список зручний при роботі з часто використовуваним набором шаблонів. Клацніть “Файл”, потім “Відомості” і виберіть потрібний шаблон.



Рисунок 3. Останні шаблони.


Зразки шаблонів – Набір шаблонів, часто використовуваних при роботі з документами. Факс, звіт, стандартне лист і шаблон документа зразка Word 2003 – основні позиції по яких розроблені шаблони.



Рисунок 4. Зразки шаблонів.


Мої шаблони – Набір створених вами шаблонів. Якщо ви ще не створили шаблон, то після клацання по кнопці “Мої шаблони” з’явиться вікно “Створити”. Виберіть, що хочете створити – документ або шаблон (в будь-якому випадку ви можете використовувати будь-який документ як шаблон), потім внесіть відповідні зміни в документ і збережіть його.


З існуючого документа – завантажує документ на ваш вибір, з відповідними настройками форматування, що зручно використовувати при роботі з одним і тим же типом документів. Так вам не потрібно буде постійно форматувати документ, оскільки ці налаштування вже задані в відкривається документі.


Відкрийте шуканий документ і видаліть непотрібні в новому документі дані (, потім ). Тепер можете заповнювати документ новими даними.


Додаткові шаблони


Додаткові шаблони або шаблони Office.com дозволяють знайти практично будь-який шаблон, якщо вам недостатньо колекції з основних шаблонів. У вікні попереднього перегляду ви можете бачити, як виглядає певний шаблон. Вибравши вподобаний, клацніть по ньому (у вікні шаблони Office.com), слідом за цим відбудеться його завантаження з сайту Office.com, і він автоматично відкриється в новому вікні. Якщо шаблон виявився корисним, збережіть його (). Після цього ви зможете його використовувати, завантажуючи з вашого жорсткого диска.


Збільшити малюнок


Рисунок 5. Додаткові шаблони Office.com.


Зауважте, що ви можете редагувати шаблон на свій розсуд, тобто змінювати практично все. Важливо пам’ятати призначення шаблону – це готова конструкція документа, в який користувач потім вносить свої корективи, економлячи час на введення стилів, форматування і створення зображень.


Збереження документа


Після створення документа необхідно його зберегти, і робити це бажано кожні 10 хвилин роботи, щоб уникнути втрати даних із-за різних непередбачених ситуацій (вимкнення світла, перепад напруги в мережі). Для цього використовуйте функцію автозбереження – клацніть “Файл” – “Параметри” – “Збереження”.


Поставте прапорець у “Автозбереження кожні … хвилин” і виставте тривалість тимчасового інтервалу. Рекомендується значення в 10-15 хвилин. Також поставте прапорець в області “Зберігати останню автоматичне збереження версію файлу при закритті без збереження “, це дозволить зберегти внесені зміни в документ, у випадку якщо ви забули його зберегти перед закриттям.


Врахуйте, якщо файл зберігається вперше, то відкривається вікно “Зберегти як”, в якому ви вказуєте назву документа, і місце в якому буде збережений файл. Далі файл зберігається без виведення додаткових вікон, все що ви побачите, – це індикатор завантаження у вигляді кола (раніше в цій ролі виступали пісочний годинник, у вигляді піктограми). Використовуючи спосіб “Зберегти як”, ви можете продублювати документи (якщо не хочете редагувати оригінал), змінити формат (наприклад, зберегти як “Документ Word 97-2003”).


Зберігати документ можна чотирма різними способами.



  1. У вікні відкритого документа клацніть по кнопці “Зберегти” на панелі швидкого доступу.
  2. Вкладка “Файл” – “Зберегти”.
  3. <Shift+F12>.
  4. <Ctrl+S>.

Зберегти як:



  1. Вкладка “Файл” – “Зберегти як”.
  2. <F12>.

Ви також можете вивести додаткові кнопки команд на стрічку і панель швидкого доступу, і використовувати їх для збереження документа.


Задавайте ім’я документу відповідне тематиці, так вам буде простіше його запам’ятати і відшукати (якщо забудете куди зберегли). Ім’я документа може бути довжиною до 255 символів і не містити символів < > *? “/;: /. За замовчуванням документ зберігається в папці” Мої документи “. Рекомендується уважно вибирати місце збереження файлу. Не полінуйтеся створити пару зайвих папок – в результаті вам буде набагато легше знаходити свої файли. У той же час ви можете використовувати функцію пошуку.


Ви можете використовувати шаблон не за смисловим призначенням. Так з шаблону “Календар” можна зробити розклад в довгостроковій перспективі, а з шаблону “Звіт” – чудове резюме.


Також ви можете використовувати особливі настройки стрічки та панелі швидкого доступу, особливо якщо ви віддаєте перевагу працювати з мишею. Помістіть кнопки команд “Зберегти” і “Зберегти як” на стрічці та панелі задач – Це дозволить вам швидко зберігати документи, використовуючи мишу. Детальніше про налаштування стрічки та панелі швидкого доступу читайте в цієї статті.


Збереження документа, створеного в попередніх версіях Word


При відкритті документа Word 2010, створеного в одній із старших версій програми, відбувається автоматичне включення режиму сумісності, і в заголовку вікна з’являється напис “Режим обмеженою сумісності”. Включення цього режиму запобігає використанню нових розширених можливостей Word 2010. Таким чином, зберігається можливість роботи з документом у попередніх версіях програми. Для перетворення документа в новий формат Word 2010, клацніть “Файл” – “Перетворити” – “ОК”.



Малюнок 6. Перетворення файлу в формат “Word 2010” (docx).


Для збереження в одному з попередніх форматів (наприклад, “Word 97-2003”):



  1. Клацніть “Файл” – “Зберегти як”.
  2. Виберіть “Тип файлу” – Документ “Word 97-2003” – “ОК”.


Малюнок 7. Збереження файлу у форматі Word 97-2003.


Врахуйте, що при збереженні документа в старому форматі відключається ряд можливостей, які доступні тільки в нових версіях Word 2007-2010. Використовуйте тільки ті параметри форматування, які є в Word 2003.


Відкриття документа


Для відкриття збереженого документа:



  1. Комбінація клавіш .
  2. Панель швидкого доступу – прапорець на “Відкрити” – клацаємо кнопку “Відкрити”.
  3. Вкладка “Файл” – “Відкрити”.

*


Рисунок 8. Відкриття документа з використанням панелі швидкого доступу.


Вікно відкриття документа надає ще ряд можливостей. В області “Сервіс” ви можете вибрати мережевий диск, на якому розташований шуканий документ. Ви можете вибрати формат документа, що відкривається. Це дозволить знайти документ швидше, так як будуть відображатися файли тільки цього типу. А область вибору режиму відкриття документа дозволить відкрити документ одним із семи способів.




Малюнок 9. Відкриття документа з різними умовами.


Недавно використані документи


Щоб відкрити документи, з якими ви недавно працювали, зробіть наступне:



Налаштування списку останніх документів


Щоб налаштувати список останніх документів, зробіть наступне:



  1. Клацніть “Файл” – “Параметри” – “Додатково”.
  2. У розділі “Екран” задайте “Число останніх використалися”.

Максимум може бути представлено 50 документів.


Налаштування відображення відкритих вікон на панелі завдань


Ви можете звільнити панель задач, відключивши відображення всіх відкритих документів Word.



  1. Клацніть “Файл” – “Параметри” – “Додатково”.
  2. У розділі “Екран” поставте або зніміть прапорець “Показувати всі вікна на панелі завдань”.

Висновок


У даній роботі розглянуті основи роботи зі створенням, збереженням і відкриттям документів, а також наводяться різні способи виконання цих завдань. Також коротко розглянуті можливості створення документів з використанням різних шаблонів. Розкрито питання збереження файлів в різних форматах Word, перетворення файлів зі старших форматів в сучасні, а також налаштування списку останніх документів та відображення вікон на панелі завдань.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*