Удосконалення бізнес-процесів за допомогою Microsoft Office Visio 2003, Комерція, Різне, статті

Одна з найбільш актуальних завдань, що стоять перед сучасною російською компанією – це вдосконалення бізнес-процесів і системи управління в цілому. Використовуючи Microsoft Visio 2003, бізнес-аналітик може спростити і прискорити основні роботи по опису системи управління компанією.

Опис системи управління


Оптимально спроектовані бізнес-процеси здатні реалізувати стратегічні цілі організації, а також надати можливість системного аналізу для прийняття обгрунтованих бізнес-рішень.


Формалізацією і документуванням систем управління сьогодні займаються консультанти з управління, фахівці зі стратегічного і організаційного розвитку, ІТ-фахівці та менеджери з якості. При цьому найбільш часто вони стикаються з вирішенням наступних завдань:



Опис системи управління, як правило, включає в себе модель бізнес-процесів компанії, організаційну структуру і документи, що фіксують посадові обов’язки і відповідальність співробітників компанії за той чи інший процес.


Модель бізнес-процесів компанії


Модель описує діяльність компанії у вигляді системи бізнес-процесів і показує, що робиться в компанії, і які результати виходять в результаті. Під бізнес-процесом розуміється цілеспрямована послідовність дій, що призводять до заданого результату, цінному для компанії. Найбільш простими способом побудови моделі бізнес-процесу є застосування однієї з поширених графічних нотацій, при цьому бізнес-процес зображується за допомогою діаграми з використанням спеціальних графічних символів.


Організаційна структура


Організаційна структура показує ієрархію посад і підрозділів в організації і включає в себе розподіл основних функцій підприємства, зон відповідальності і повноважень по ієрархічній драбині управління.


Графічно організаційна структура зображується у вигляді діаграми, на якій блоками показуються підрозділи та посадові особи компанії, а лініями – відносини підлеглості між ними.


На сьогоднішній день більшість технологій бізнес-моделювання засновані на використанні графічних діаграм. З огляду на це, компанія Microsoft включила в свою систему створення бізнес-діаграм та схем Microsoft Visio 2003 спеціальні засоби для опису бізнес-процесів і організаційної структури компанії.


Для моделювання бізнес-процесів Visio 2003 пропонує бізнес-аналітику шаблони для створення 7 видів діаграм:



  1. Basic Flowchart;
  2. Cross-Functional Flowchart (з вертикальним або горизонтальним розташуванням доріжок);
  3. EPC (Event-driven Process Chain);
  4. IDEF0;
  5. DFD (Data Flow Diagrams) у двох нотациях: Гейна-Сарсона і Йордана-Де Марко;
  6. WFD (Work Flow Diagram)

З перерахованих нотацій найбільш популярними є IDEF0 і EPC.


Нотація моделювання IDEF0 базується на методології структурного аналізу і проектування SADT (Structured Analysis and Design Technique).

Dia-1

Діаграма процесу «Закупівля ТМЦ», зображена за допомогою нотації IDEF0


Елементами графічного мови нотації IDEF0 є Процеси (зображується прямокутним блоком) і Стрілки, що позначають входи і виходи процесу. Всього передбачено 4 типи стрілок, які розрізняються в залежності від того, до якої межі прямокутника вони приєднані.

Типи стрілок нотації IDEF0
























Тип стрілки  Входить в процес  Призначення  
Вхід Input Зліва Ресурси (матеріали, інформація), які споживає або перетворює робота
Вихід Output Справа Результат роботи
Управління Control Зверху Керуючий вплив
Механізм Mechanism Знизу Механізми, виконавці, що виконують роботу

Таке позначення відображає певні системні принципи: входи перетворюються у виходи, управління обмежує або наказує умови виконання перетворень, механізми показують, хто виконує або за допомогою чого виконується функція.


Інший важливий принцип методології-ієрархічна декомпозиція процесів (робіт): процес можна представити у вигляді послідовності складових його підпроцесів. Декомпозицію можна виконувати до необхідної ступеня подробиці опису процесу.


Нотація IDEF0, як правило, використовується для опис бізнес-процесів верхнього рівня компанії. Вона дозволяє просто і наочно зобразити складу основних процесів, виходи бізнес-процесів, що зображують заданий результат їх виконання і входи, що показують, які ресурси потрібні для отримання результату.


Для забезпечення навігації по ієрархічним моделям бізнес-процесів Visio 2003 дозволяє створювати гіперпосилання з однієї діаграми на іншу. Наприклад, можна задати, щоб при натисканні мишею по процесу, відкривалася сторінка з діаграмою його декомпозиції.

Dia-2

Діаграма процесу “Обробка замовлення”, зображена за допомогою нотації EPC


Для опису бізнес-процесів нижнього (операційного) рівня можна використовувати нотацію EPC, розроблену Інститутом інформаційних систем Університету Саарланда (Німеччина) у співпраці з компанією SAP AG. Ключова особливість EPC діаграм – опис бізнес-процесу як послідовності чергуються подій і функцій.


Основні графічні елементи діаграми EPC:



На відміну від нотації IDEF0 нотація EPC дозволяє зручно описати нелінійне виконання бізнес-процесу. За допомогою конекторів можна позначити деякі функції процесу, що виконуються паралельно, а деякі тільки при настанні певних умов.


Другим кроком опису системи управління компанії є побудова моделі організаційної структури. Для вирішення цього завдання Visio 2003 містить шаблон Organization Chart, який дозволяє швидко створити ієрархічну діаграму посад і підрозділів компанії та визначити їх параметри.

Dia-3

Організаційна структура


В шаблоні Organization Chart міститься набір графічних елементів, що позначають види посад:



Якщо організаційна діаграма виходить великий і її складно розмістити на одному аркуші, то Visio 2003 дозволяє розбити організаційну діаграму на кілька сторінок. Коли створена верхня частина організаційної діаграми, її можна продовжити описувати на новій сторінці, починаючи з вибраного підрозділу. Елементи, що позначають одне і теж підрозділ на різних сторінках, будуть синхронізуватися між собою при зміні назви і параметрів підрозділу.


Власники процесів


Після опису організаційної структури необхідно визначити власника процесу з числа керівників і менеджерів компанії. Власник – це особа, яка відповідає за результат процесу і володіє повноваженнями для розпорядження ресурсами (матеріальними, трудовими і пр.), необхідними для його виконання. Для того, щоб призначити воадельца процесу на діаграмах IDEF0 необхідно завести користувальницький параметр «Process owner» у всіх процесів і внести в нього назва посади з організаційної структури.

Dia-4

Заповнення властивостей процесу


За розробленим моделям бізнес-процесів Microsoft Visio 2003 дозволяє сформувати звіти у форматі:



Наприклад, для отримання звіту по процесах із зазначенням керівників процесів необхідно налаштувати звіт, указавши необхідні колонки, і запустити його виконання.

Dia-5

Сформований звіт по процесах у форматі Microsoft Excel


Відмінною рисою Visio 2003 є простота і зручність створення діаграм і інтеграція з іншими продуктами Microsoft Office. Завдяки цьому, фахівці, які побачили Visio в перший раз, уже через кілька годин починають створювати діаграми бізнес-процесів та організаційних структур і використовувати ці діаграми в документах Microsoft Word.


Business Studio


Якщо бізнес-аналітику потрібні додаткові можливості по моделюванню бізнес-процесів, то існує велика кількість додатків на базі Microsoft Visio 2003. Одним з них є система бізнес-моделювання Business Studio, Створена російськими розробниками. Додатково до можливостей Visio 2003 вона дозволяє за моделлю бізнес-процесів автоматично сформувати пакет регламентних документів у форматі Microsoft Word або HTML.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*