Введення в інтерфейс і нові можливості Microsoft Office Access 2007, MS Office, Програмні керівництва, статті

Прагнучи розширити коло користувачів офісних додатків фірма Microsoft пішла по шляху пошуку інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу. Робиться спроба створити інтерфейс, який дозволить використовувати бази даних користувачами, які не мають спеціальної освіти. З цією метою був розроблений ряд найбільш затребуваних шаблонів баз даних. Нові шаблони отримали в новій термінології найменування передвстановлені бази даних. Ці шаблони винесені на нове вікно, яке з’являється при запуску програми Access 2007 і називається «Приступаючи до роботи».


Office Access 2007 - Приступаючи до роботи
Office Access 2007 – Початок роботи

Ці програми можуть бути використані за межами поля або як шаблонів, які можна доповнити і відкоректувати, помістивши в них будь-яку інформацію для відстеження, а також встановивши сам спосіб відстеження. Ці передвстановлені програми допоможуть користувачеві відслідковувати контакти, події, завдання, питання, активи і багато іншого. У міру розробки нові шаблони баз даних з’являться через деякий час в Microsoft Office Online і будуть рекламуватися в вікні «Початок роботи».

Тим користувачам, які раніше використовували офісні додатки від фірми Microsoft, доведеться переучуватися. Належить забути старі образи панелей інструментів і освоїти нове поняття Ribbon – Стрічка.


Office Access 2007 - Лента Робота з базами даних
Office Access 2007 – Лента Робота з базами даних


Стрічка – це своєрідне контекстне меню, що містить найбільш затребувані функції та інструменти Access. При розробці нової версії програми вона тестувалася на тисячах користувачів, які раніше не використовували бази даних. Новий контекстно-залежний користувальницький інтерфейс, орієнтований на результати, оптимізований для досягнення більшої ефективності роботи і полегшення пошуку.


Office Access 2007 - Лента Зовнішні дані
Office Access 2007 – Лента Зовнішні дані


При наявності близько 1000 команд новий інтерфейс користувача відображає тільки ті з них, які мають безпосереднє відношення до завдання, що виконується користувачем в даний момент. Перемикання користувача між відкритими документами або таблицями призводить до відповідного переключенню Стрічки.

У лівій частині вікна програми розташована нова версія області переходів. Зазначена область дозволяє переглянути більш повне уявлення таблиць, форм, запитів і звітів. Крім цього реалізована можливість угруповання, організації та перегляду всіх елементів (форми, звіти), що відносяться до конкретної таблиці.


Office Access 2007 - Лента Режим таблиці
Лента Режим таблиці

Процес створення і налаштування нових таблиць прискорений за рахунок роботи не в режимі конструктора, а безпосередньо в таблиці. В Access 2007 реалізований механізм, раніше присутній в Microsoft Office Excel. При введенні даних безпосередньо в таблицю, цей процес дозволяє автоматично розпізнати тип даних (тобто текст, дату і.т.д.). При імпорті даних з Excel в нову таблицю також буде вироблено автоматичне розпізнавання типів даних, що вводяться. Покращена сумісність Access 2007 і Excel 2007 полегшує фільтрацію даних. Для тексту, чисел і дат передбачені різні параметри фільтра. Наприклад, нові параметри фільтрації полегшують фільтрацію даних, що містяться в стовпці «Дата», за записами «Сегодня», «Вчора», «Минулого тижня», «В наступному місяці», «В майбутньому», «В минулому» і т.д.


Office Access 2007 - Фільтри
Фільтри

Більш ранні версії Access жорстко регламентували тип даних, що вводяться в кожен окремий стовпець таблиці, що не завжди було зручно для користувачів. Office Access 2007 підтримує типи складних даних, тому користувач може створювати стовпці, що містять більше одного значення в кожному осередку. Наприклад, при призначенні завдання більше, ніж одній особі, в клітинку можна вставити обидва імені. Технологія Windows SharePoint Services є сумісною з подібними типами складних даних, допомагаючи забезпечити симетричне розподіл даних між місцевим сховищем даних і сховищем на базі Інтернету. В багатозначні поля можна вкласти будь-який документ, зображення або електронну таблицю, вони також можуть містити кілька значень, змінюючи їх залежно від виконуваного завдання.

Крім складних типів даних, у новій версії програми з’явилася можливість прикріплювати численні файли, наприклад фотографії, документи та електронні таблиці до персональних записів в сховище даних для полегшення подальшого звернення до цих файлів. Якщо файл знаходиться в звичайному (не стислому) форматі, Office Access 2007 автоматично виконає операцію стиснення для економії місця на жорсткому диску.


Office Access 2007 - Приклад імпорту
Приклад імпорту

Функція імпорту – експорту даних доповнена інтеграцією в програму елементів Outlook 2007, що дозволяє імпорт контактних відомостей з Outlook 2007 і експорт з Access із збереженням в якості контактів в Outlook 2007. Взаємодія Office Access 2007 з Microsoft Office Outlook 2007 дозволяє створювати і відправляти повідомлення електронної пошти з формами для введення даних. Обробка відповідей із заповненими одержувачами формами проводиться відповідно до заздалегідь визначеними вимогами. Наприклад, при виборі автоматичного оброблення відповідей вміст форм додається до відповідної таблиці бази даних відразу після їх отримання. Ця нова можливість дозволяє заощадити час, що витрачається на введення даних, отриманих від користувачів.

За допомогою Office Access 2007 можна зберегти звіт у форматі PDF (Portable Document Format) або XPS (формат XML Paper Specification), що дозволить зробити роздруківку або публікацію файлу, а також переслати його по електронній пошті. Зберігши свій звіт у форматі PDF або XPS, користувач отримує можливість вводити інформацію зі звіту в легко розсилаємих форму, яка збереже всі встановлені ним характеристики форматування, що дозволить іншим користувачам переглядати або роздруковувати звіт навіть за відсутності у них Office Access 2007.

Office Access 2007 має інтерфейс розробника інтерактивних форм і звітів «що-бачиш-на-екрані-то-і-отримуєш» (WYSIWYG). Можна самостійно розробляти і редагувати проекти форми на екрані в режимі реального часу, а також здійснювати попередній перегляд створеної форми. Ця функція дозволяє бачити дані, що з’являються в звіті, в ході його створення. За допомогою нового WYSIWYG-інтерфейсу можна оперативно змінювати проект звіту, помістивши дані в конструктор звітів, тому користувачеві не доведеться кожного разу відкривати звіт, щоб оцінити, як він виглядає на сторінці.

Для зручності та прискорення роботи додана функція «Перегляд звіту в інтерактивному режимі». Використовуючи клавіші CTRL + F включається функція фільтрації для пошуку записів, копіювання даних в інші програми та редагування.

За допомогою Office Access 2007 можна опублікувати свої файли в бібліотеках або перемістити додаток в Windows SharePoint Services, що дозволить учасникам групи легко взаємодіяти один з одним за допомогою браузера. Форми, звіти та відомості можуть проглядатися, оновлюватися або віддалятися безпосередньо із сайту Windows SharePoint Services відповідно до встановлених параметрів дозволів в групі розробників мають загальний доступ до документів або проектам.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*