Хто в документообігу головний?, Книги та статті, Різне, статті

Аналітична компанія Gartner визначила чотири ключові ролі (позиції) в процесах управління документацією. До них відносяться: юрист-ітешнік (IT and legal hybrids), архіваріус цифрових архівів (digital archivist), інформаційний менеджер (business information manager) і архітектор корпоративних систем інформації (enterprise information architect). Аналітики також відзначають, що, оскільки в багатьох компаніях таких фахівців може і не виявитися, ІТ-бізнесу необхідно по можливості залучити їх з боку – так, до кінця 2010 року порядку 40% ІТ-кадрів з’являться не з технічного середовища, а зі сфери бізнесу або не-ІТ-спеціальностей. У Gartner пропонують, наприклад, навчати існуючих фахівців з безпеки праву або провести додаткову підготовку для юристів компанії.


Вітчизняний ринок СЕД, як з’ясувалося в ході опитування CNews, в цілому поки що не готовий до прийняття цих чотирьох ролей в силу своєї специфіки. “У країнах Європи в області СЕД зараз якраз більше уваги приділяють архівних питань та побудові корпоративних систем. У нас же такий розподіл взагалі не стосується, принаймні, в даний час “, – стверджує Олена Іванова, Начальник відділу маркетингу ЕОС. “Крім того, не можна говорити, що ми до цього дійдемо коли-небудь, тому що ринок СЕД в Росії розвивається зовсім іншим шляхом. Це багато в чому через те, що діловодство в Росії було спочатку історично набагато більше розвинене і регламентовано, ніж в Європі “, – пояснює фахівець, вказуючи, що на вітчизняному ринку переважають інформаційні менеджери, а архітекторів корпоративних систем вкрай мало.


“Ролі, які визначила Gartner, в цілому відповідають сучасним тенденціям: бізнес-інформація повинна стати ближче до бізнесу. І якщо, з одного боку, потрібні посередники між діловими процесами і їх учасниками, а з іншого, – технологіями їх документарній підтримки, то це повинні бути не ІТ-спеціалісти або такі ІТ-фахівці, яким дуже близькі і зрозумілі бізнес-цілі, завдання і процеси “, – вважає Вадим Іпатов, Заступник генерального директора з розвитку бізнесу компанії “Інтертраст”. Говорячи про російський ринок СЕД, експерт зазначив, що на ньому спостерігається “певний конфлікт між бізнес-менеджерами, ІТ-менеджерами, рекордс-менеджерами і топ-менеджерами “. Він вважає, що вихід з нього полягає не в усуненні одних і введення інших ролей, а у взаємному зближенні існуючих:” ІТ-спеціаліст сьогодні повинен вміти мислити бізнес-категоріями, а бізнес-спеціаліст думати про підвищення власної продуктивності за допомогою пропонованих йому інструментів “.


На думку В’ячеслава Лазарева, Директора дирекції з розробки та впровадження СЕД компанії Optima, визначення Gartner ролей пояснюється проблемами пов’язаними з управлінням документами, і тією ступінню на якій західний ринок знаходиться у вирішенні цих проблем. “З урахуванням російських реалій я б виділив роль бізнес-аналітика і методолога для вирішення завдань з організації та оптимізації процесів обробки документів. Це в першу чергу пов’язано з відсутністю в багатьох компаніях регламентів обробки документів і необхідністю формалізації регламентів для електронного документообігу “, – зауважує пан Лазарєв. Олександр Бейдер, Директор з розвитку напрямку ECM компанії Terralink, призводить успішний приклад створення центрів компетенції за завданнями управління корпоративним системам електронного документообігу на вітчизняному ринку (йдеться про “Мегафоні)”, коли замовникові потрібно організувати і контролювати ефективне впровадження і використання технологій управління корпоративним контентом.


Олександр Семенов, Генеральний директор “Корус Консалтинг”, вважає, що виділена Gartner роль юриста-айтішника пов’язана з глобальною зміною світопорядку: “В постіндустріальному інформаційному суспільстві управління інформацією і цифровими активами, інтелектуальною власністю набуває величезного значення. Питання безпеки і збереження інформації, кіберзлочинів, легальність використання програмного забезпечення і будь-яких інших видів цифрового інтелектуальної власності, умови надання цифрових сервісів кінцевим користувачам – все це вкрай важливо для корпорацій і держави, тому не дивно, що юристи та ІТ-спеціалісти перебувають на передньому краї загального фронту, буквально “в одному окопі”. На російському ринку з високим рівнем піратства і з “зародковим правосвідомістю” (за оцінкою пана Семенова) ці універсальні фахівці зустрічаються рідко.


Роль архіваріуса цифрових фондів також пов’язана з тим, що на Заході приділяється велика увага керуванню даними, що зберігаються в електронному вигляді, вважає експерт, на сьогоднішній день неактуальна. “У нас цифрові архіви знаходяться в зародковому стані і більшість корпорацій і держструктур в принципі не надає цьому прошарку своєї ІТ-інфраструктури ніякого значення. Робота зі створення цифрових архівів ведеться в філіях західних корпорацій, де це просто частина корпоративного ІТ-стандарту, у великих російських державних бібліотеках, які отримали відповідні гранти, і в ряді компаній, які розуміють необхідність таких архівів. В абсолютному ж більшості випадків, коли дані зберігаються поза бази – це “файлопомойка” на серверах, і добре, якщо вони хоч якось структуровані. У будь-якому випадку, знайти в них інформацію під силу тільки тим співробітникам, які самі займалися таксономією цих “файлопомоек”, – констатує фахівець. Інші дві ролі, згадані Gartner, за його словами, відійшли на другий план через посилення перших двох позицій на ринку, проте, для Росії актуальна, тільки роль архітектора корпоративних систем інформації, але тільки у великому бізнесі, орієнтованому на західний стиль роботи.


Тим не менш, в компанії DocsVision і Directum вважають, що виділені ролі знаходять своє застосування на вітчизняному ринку управління документацією, причому “з точністю до перекладу ролей з англійської на російську”, як висловився Сергій Кур’янов, Директор з розвитку DocsVision, якщо під юристом-айтишником розуміти директора з інформаційної безпеки, під архіваріусом цифрових архівом – адміністратора серверів БД підприємства, під інформаційним менеджером – завідувача канцелярією або загальним відділом і під архітектором корпоративних систем інформації – ІТ-директора. “У разі автоматизації бізнес-процесів до складу цього центру прийняття рішень входять ще й комерційний чи фінансовий директор, або інший директор по основним процесам компанії-замовника “, – додає фахівець. Максим Галімов, Директор по перспективним дослідженням компанії Directum, стверджує, що російська практика діловодства виділяє предметну роль “керуючого документацією” (діловода), який бере на себе безліч обов’язків – від проектування архівів до оперативного контролю за рухом документів. Експерт бачить розподіл ролей “замовник – діловод, виконавець – ІТ-служба” більш прагматичним і ефективним, зауважуючи, що при цьому діловод повинен бути “на вістрі прогресу”. “З іншого боку, при відсутності кваліфікованого керуючого документацією переміщення його обов’язків в ІТ-службу – логічний крок, і тоді виділення зазначених ролей цілком обгрунтовано “, – підсумовує пан Галімов.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*