Як зробити зміст у WORD, MS Office, Програмні керівництва, статті

Виконання будь-якої роботи починається з плану і … закінчується ним же, коли він називається “Зміст” і повинен бути вставлений в початок вже готової роботи. І буває дуже нецікаво “ходити” по готової роботи і “збирати” для змісту всі заголовки і підзаголовки розділів і їх номери сторінок. А якщо треба щось виправити, і номери сторінок зміняться? Туга … У той же час в текстовому редакторі MS Word реалізована досить розумна можливість автоматичної вставки змісту. Як нею скористатися?


По-перше, треба зрозуміти, що “одиницею оформлення тексту” в Word є абзац. До абзаців застосовуються так звані стилі. Це означає, що можна якось створити “стиль” оформлення тексту: наприклад, заголовок глави – прописними буквами, по центру, починається з нової сторінки, переноси слів заборонені; підзаголовок – малими буквами, але виділений жирним, з відступом після нього, звичайний текст – з абзацним відступом, вирівнюванням по ширині, з переносом слів, і так далі (Меню Формат – Стилі – Створити або Змінити, далі по пунктах меню). І до будь-якого абзацу можна “застосувати” один із стилів, що автоматично зробить його оформленим за заданим зразком. Надалі, змінивши стиль (Нормоконтролер заявив, що всі заголовки глав повинні бути лівому краю і малими буквами), ви автоматично змініть все абзаци тексту, які їм помічені. Це сильно економить час при оформленні наукової чи навчальної роботи відповідно до вимог нормоконтролю. Чим кожен заголовок або абзац “робити красиво” в індивідуальному порядку, вибрав зі списку стилів “Заголовок 1” або “Заголовок 2”, і готово. В Word `і є цілий комплект вже готових стилів, можна скористатися ними, а якщо не подобається їхній зовнішній вигляд – змінити.


Тема зручності стилів для роботи над текстами гідна окремої статті, а зараз повертаємося до нашого змісту. Так от, зміст текстовий редактор Word прекрасно вміє вставити і сам. Для цього потрібно в тексті позначити всі заголовки і підзаголовки стилями відповідного рівня: назви розділів, а також заголовки “Вступ”, “Висновок”, “Додаток”, “Список літератури” – стилем Заголовок 1, назви пунктів – стилем Заголовок 2, підпунктів – Заголовок 3, і так далі. Коли робота закінчена, на початку роботи пишемо слово ЗМІСТ (ЗМІСТ, ПЛАН), і, поставивши курсор в наступний абзац, йдемо в меню Вставка – Зміст і покажчики (у MS Word 2002 Вставка – Посилання – Зміст і Покажчики). У меню, вибираємо закладку Зміст і налаштовуємо, як має виглядати зміст роботи: потрібні номери сторінок чи ні (як правило, потрібні), кол-во рівнів, яке буде показано (1 рівень – будуть тільки заголовки розділів, 2 рівня-найбільш поширений варіант, глави та пункти, 3 рівні – будуть видно і підпункти). Як правило, галочка в пункті “Гіперпосилання замість номерів сторінок” забирається. У оформлення, як і в інші меню, творцями програми закладені різні нюанси, але зазвичай вони нам не потрібні. Після натискання клавіші “ОК”, програма “пробігає” по всьому тексту і “збирає” всі абзаци, помічені стилями Заголовок, плюс номери сторінок, на яких вони розташовані, і, створивши з них зміст, вставляє його в те місце, де був поставлений курсор. Уважно подивіться на вийшло зміст: чи всі глави та пункти до нього увійшли, чи не забули позначити небудь стилем Заголовок?


Але що це? Ми витратили час, красиво налаштували оформлення заголовків, а в змісті вони виглядають взагалі по-іншому! Справа в тому, що для створення змісту як такого Word використовує інший комплект стилів: Зміст 1 для назв розділів, Зміст 2 для назв пунктів, і т.д. І їх можна і потрібно налаштовувати окремо. Адже найчастіше у методички вимагають, щоб зміст виглядало абсолютно певним чином – підпункти зрушені трохи правіше глав, все вирівняне по лівому краю (а не по центру, як ми це робили в тексті). До того ж, якщо в тексті по ГОСТам потрібно робити досить великий відступ від заголовка вниз до тексту, то в змісті цей відступ вже не потрібен. В параметрах стилів змісту стає важливий пункт “Табуляція” – в ньому задається, з яким відступом буде ставитися номер сторінки. Вкрай зручно з точки зору красивого виду в налаштуванні стилів змістів скрізь поставити для абзацу відступ праворуч на 1-2 см, тоді довгі назви пунктів не будуть “наїжджати” на номери сторінок. І т.д. Зате, одного разу налаштувавши всі стилі для заголовків і змісту, якщо Ви не забували щоразу ставити галочку у віконці оформлення стилю “Додати в шаблон”, ви надалі позбавлені цих клопотів.


Більш того, якщо в тексті відбулися серйозні зміни, відобразити їх у змісті дуже просто: поставити курсор на зміст, і в менюшки, яка випадає по правій кнопці миші, вибрати пункт “Оновити поле”, а далі один з режимів оновлення – “Оновити тільки номери сторінок”, якщо просто “поїхав текст”, або “Оновити цілком”, якщо ви внесли зміни в структуру роботи (прибрали або додали розділи з заголовками, змінили формулювання назв пунктів).


Вище я писала, що розмітка по тексту стилями заголовків і створення змісту робиться, коли робота вже готова. Але насправді це виправдано тільки при написанні простенької роботи на пару-трійку розділів. Коли робота велика і сильно структурована, автоматичне зміст може допомогти з самого початку.


Я зазвичай насамперед пишу в тексті роботи її план, розмічаю глави та пункти відповідними стилями, і майже відразу створюю зміст. Надалі буває дуже зручно не “плазувати” по тексту, шукаючи, де ж у мене починається пункт 2.2., а перейти на першу сторінку в зміст (Ctrl-Home), натиснути на назву пункту, і перенестися до цього пункту. Ось така фіча. Якщо якийсь пункт віддаляється, замінюється, додається, головне відразу помітити його назва відповідним стилем заголовка. Також корисно буває, періодично оновлюючи зміст, дивитися, скільки сторінок займає той чи інший пункт, хороша Чи виходить структура роботи в цілому. Багато просунуті користувачі для ходіння по тексту і перегляду його структури використовують і іншу можливість Word: Вид – Схема документа (діє також на основі розмічених стилів), але особисто мені вона не цілком зручна тим, що неабияк звужує поле тексту і не відображає номери сторінок.


При роботі зі змістом враховуйте, що це не такий же шматок тексту, як будь-який інший – це набір “полів”, і якщо потрібно внести зміни формулювання глав і пр. заголовків, потрібно робити це в самому тексті і оновлювати зміст, якщо правити в змісті, в тексті все залишиться як було.


Таке короткий опис можливості легко і швидко створювати змісту. Будуть складнощі або питання – питайте у “Помічника Word”, читайте керівництва користувача, у Вас все вийде.

 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*