Автоматизація управлінського та оперативного обліку, Комерція, Різне, статті

Вважати – дорожче, ніж не вважати. Якщо не рахувати – може стати менше. Якщо рахувати – більше не стане.


Постановка і автоматизація управлінського обліку – це непросте завдання. При виборі ПЗ необхідно пам’ятати, що бізнес постійно зростає і розвивається, і вимоги до обліку теж будуть постійно рости.


Якщо пила призначена для того, щоб розпилювати дерево, то її дуже важко використовувати для того, щоб ще й забивати в дерево цвяхи. У кожного інструмента своє призначення. У даній статті пропонується дати відповіді на питання, що таке управлінський і оперативний облік, у чому полягає різниця між ними.


Що таке облік взагалі? Звернемося до економічного словника: облік – Встановлення наявності чогось, його вимір і реєстрація з кількісної та якісної сторони. Чому виникло так багато визначень видів обліку: первинний, бухгалтерський, оперативний, фінансовий, податковий, управлінський? … Адже, так чи інакше, все це збір і фіксування інформації.


Вид обліку залежить від того, яка інформація збирається і, що ще важливіше, для чого вона збирається. Саме мета збору, вимірювання та реєстрації інформації та визначає вид обліку. З цієї посилки можна також зробити висновок, що облік вторинний – первинна мета обліку. Метою обліку є забезпечення інформацією конкретних «споживачів». А тепер, враховуючи сказане раніше, давайте дамо визначення оперативному і управлінському обліку.


Оперативний облік – облік, призначений для надання інформації з метою ведення поточної діяльності компанії виконавчими службами.


Управлінський облік – облік, призначений для забезпечення менеджерів управлінської інформацією, з метою повноцінного, заснованого на достовірній інформації управління компанією.


ЦІЛІ І ЗАВДАННЯ ОПЕРАТИВНОГО ОБЛІКУ


Оперативний облік є продовженням еволюції бухгалтерського обліку в компанії. Коли бухгалтерський облік перестав задовольняти потреби виконавчих служб в актуальною і достовірною інформацією, виникла необхідність ведення іншого обліку.


Саме задоволення потреби виконавчих служб стало метою оперативного обліку. Спочатку оперативний облік задовольняв потреби виробничих служб, і був синонімом поняття «виробничий облік ». Далі специфічні запити до облікових систем стали висувати і інші служби: відділи постачання, відділи продажів, відділ логістики … Наприклад, відділу продажів необхідно бачити щоденні звіти по відвантаженнях, зміни дебіторської заборгованості. При цьому часом недостатньо бачити тільки покупця і суму відвантаженої продукції – з’являється бажання побачити, яка саме продукція продається, до якої категорії, і до якого бренду вона відноситься, в якому регіоні знаходиться покупець, до якої категорії покупців він відноситься і т. д. Всі ці завдання виконуються оперативним обліком.


Так, наприклад, в одній з компаній відділ програмістів займається тим, що створює і удосконалює програми для всіх служб компанії. Менеджери відділу продажів побажали бачити звіти, що відображають заборгованість покупців в розрізі видів покупців (комерційні і державні). Програмісти створили можливість для отримання такої звітності.


Менеджери з продажу деякий час попрацювали з таким звітом і простежили закономірність нерівномірного погашення дебіторської заборгованості комерційних фірм. У відділ програмістів надійшла наступна заявка: відображати заборгованість комерційних підприємств в розрізі строків (заборгованість до 10 днів, від 10 до 30 днів, і понад 30 днів). Звіти в такому розрізі дозволили менеджерам знайти ключі до більш гнучкого управління заборгованістю. Як наслідок, заборгованість стала погашатися більш рівномірно, графік надходження грошових коштів суттєво вирівнявся.


Видно, як вирішувалися конкретні завдання поточної діяльності конкретного підрозділу. Але ці питання абсолютно не цікавили відділ закупівель і виробничі служби. У них, в свою чергу, виникали аналогічні питання, які також вирішувалися системою оперативного обліку.


З часом оперативний облік розвинувся до повноцінного, по суті первинного обліку, повністю заміняє початкову мету обліку бухгалтерського. Останній перетворився на облік, призначений для фіскальних органів (податковий). Для інших цілей його просто перестали використовувати.


Ключовими критеріями оперативного обліку стали оперативність і деталізація інформації для рівня виконавчих служб.


Ще одним важливим відзнакою оперативного обліку є його фокусування на сьогодення. Ключова мета – дати інформацію про поточну ситуацію в компанії.


ЦІЛІ І ЗАВДАННЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ


У топ-менеджерів існує потреба в інформації іншого рівня.


По-перше, управлінець не вивчає інформацію у всій її деталізації. Як правило, менеджеру вищої ланки достатньо бачити агреговану інформацію, зведену в специфічні звіти за певними критеріями і стандартам. По-друге, у управлінців для прийняття ефективних рішень виникає потреба в інформації іншого роду – про майбутній стан компанії, фокус якої по суті своїй спрямований в майбутнє.


У кожного топ-менеджера, так чи інакше, є своє бачення майбутнього компанії. І зовсім не очевидно, що бачення власника і кожного з топ-менеджерів навіть на короткостроковий період збігається. А якщо воно різне, то розвиток організації можна порівняти з рухом вози з відомої байки «Лебідь, рак і щука». Виробити довгострокове єдине бачення майбутнього у ключових менеджерів допомагають розробка стратегії і довгострокових цілей компанії. Виробити короткострокове єдине бачення, виражене в цифрах, допомагають механізми оперативного управління компанією (наприклад, бюджетування).


Таким чином, однією з відмінних характеристик управлінського обліку є надання інформації про майбутнє компанії.


Ключовою метою управлінського обліку є: надання інформації керуючому ланці підприємства для прийняття зважених управлінських рішень, беручи, таким чином, активну участь в процесі управління.


Що обумовлює потребу керівництва в отриманні адекватною, акуратною і своєчасної управлінської інформації? Для прийняття яких рішень дана управлінська інформація використовується в більшій ступеня:



Це неповний список завдань, що стоять перед управлінською ланкою сучасних підприємств, у вирішенні яких покликаний допомогти управлінський облік.


Наприклад, в одній з вітчизняних компаній фінансового директора абсолютно не влаштовував грошовий потік від покупців. Він був дуже нерівномірний, важко прогнозуємо і, як наслідок, в компанії час від часу виникали проблеми з платоспроможністю. Звернення до менеджерів з продажу з проханням якось впорядкувати надходження грошей від покупців залишалися непочутими. Тоді на рівні керівництва компанії було прийнято рішення про додаткову мотивації менеджерів на графік надходження грошей.


Був розроблений показник, що вимірює ступінь досягнення мети: відповідність фактичного графіка надходження грошей плановому з потижневої періодичністю. Ця мета була поставлена ​​перед відділом продажів, а вже менеджери вирішували, як їм найбільш ефективно вирішувати дану задачу (звідси й випливали запити до відділу розробки програм на специфічні звіти).


З цього прикладу видно, як на рівні управління компанією ставляться цілі (отримати прогнозований графік платежів), приймаються управлінські рішення (мотивувати менеджерів відділу продажів), а вже на рівні поточної діяльності вирішуються конкретні завдання.


ВЗАЄМОДІЯ ОПЕРАТИВНОГО І УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ


Грань між оперативним і управлінським обліком … Напевно, у кожній компанії вона своя. І залежить вона від багатьох факторів: від масштабів самої компанії, від рівня автоматизації оперативного обліку, від культури управління в компанії в цілому і від багатьох інших факторів. Далі розглянемо детальніше ключові фактори.


Масштаби компанії. Чим крупніше фірма, тим більше в ній управлінців, відповідно тим більші вимоги висуваються до системи управлінського обліку. З іншого боку, у великих холдингах на рівні топ-менеджменту для прийняття рішень необхідна більш агрегована інформація, ніж топ-менеджерам середніх компаній.


Наприклад, якщо замовником управлінського обліку в холдингу виступає керуюча компанія холдингу, то на її рівні достатньо бачити, в якому виді бізнесу, які обсяги продажів здійснюються за фактом і плануються в майбутньому, а також яка рентабельність вкладених в цей бізнес активів (фактична і планова). Адже фактично керуючись цими даними, керуюча компанія приймає рішення про додаткові інвестиціях в бізнес або ж його згортання, про диверсифікації свого інвестиційного портфеля або ж навпаки. Більш детальна інформація – продавані бренди, ступінь диверсифікації продажів по регіонах в кожному виді бізнесу – на цьому рівні прийняття рішень вже не настільки необхідна.


Розглянемо цей приклад далі. У холдинг входить бізнес з продажу косметики на території Україні. Замовниками і споживачами системи управлінського обліку є топ-менеджемент цього бізнесу. В цьому випадку інформація про продажі в розрізі брендів, регіонів, менеджерів, номенклатурних груп, структура витрат компанії є просто життєво необхідною. Адже керівництво компанії приймає рішення саме на підставі цих даних: в якому регіоні необхідно активізувати продажі, яких менеджерів преміювати і за що, а яких, можливо, змінювати. Система управлінського обліку буде задовольняти користувачів тільки в разі надання саме такої інформації.


На практиці так і вийшло – при постановці системи бюджетного управління і автоматизації управлінського обліку вимоги до системи висували як топ-менеджери компанії, що управляє, так і керівники бізнесу (в т. ч. і з продажу косметики). Вийшло, що на рівні бізнесу система управлінського обліку надавала більш детальну інформацію, відображаючи особливості конкретного бізнесу. А вже на рівні холдингу вся інформація стікалася в агреговану і універсальну форму. Універсальність виявлялася в тому, що для відображення специфічних для кожного бізнесу даних були вироблені єдині правила трактування цифр.


Таким чином, завдання управлінського обліку визначаються замовником виходячи з цілей і об’єктів управління.


Культура управління в компанії. Рівень менеджменту в українських компаніях зростає досить динамічно, особливо в високорентабельних галузях, де значні суми вкладаються в розвиток (навчання) менеджерів, де є можливість на ключові посади знайти і перекупити високопрофесійних керівників. Але, тим не менш, у багатьох галузях на сьогоднішній день якість управління недотягує до світового рівня, а конкурувати доводиться з світовими компаніями-лідерами!


В Україну часто зустрічаються компанії, в яких управлінці займаються не управлінням, а вирішенням завдань поточної діяльності. Така сьогодні реальна ситуація, і революційним шляхом це не вирішити.


Як наслідок вимоги у таких керівників до системи управлінського обліку, по суті, перетворюються на вимоги до інформації не для управління, а для ведення поточної діяльності. І, таким чином, може відбутися трансформація самого поняття «управлінський облік». Якщо це облік для управлінців – то в сьогоднішніх реаліях української менеджмент-культури завдання управлінського обліку трохи розширюються по порівнянні із західними аналогами. Якщо ж управлінський облік – це облік для управлінців з метою управління – тоді ми його повинні розуміти так само, як і західні фахівці.


Рівень автоматизації оперативного обліку. В Україні, на жаль, ще далеко не у всіх навіть великих холдингах всі підрозділи володіють повноцінної інформаційної системою оперативного обліку. Як наслідок, виконавчі служби не забезпечені оперативної та достовірної інформацією, що істотно знижує їх ефективність.


Для того щоб сьогодні ефективно працювала вся компанія, інформацією повинні бути забезпечені не тільки керівники (управлінський облік), а й виконавчі служби (оперативний облік). Адже як би не намагалися керівники виробничої компанії, якщо система оперативного обліку не може уявити, наприклад, собівартість виробленої продукції або залишки продукції на складі, то таке управління не буде ефективним. Як би не намагався керівник компанії з надання послуг, якщо невідомі достовірні обсяги продажів по компанії, то щось запланувати і потім це проконтролювати він не зможе, отже ефективно управляти не вийде.


На практиці часто зустрічаються ситуації, коли топ-менеджмент компанії, у результаті нестачі в управлінському обліку, замовляє систему управлінського обліку. При цьому таке завдання вважається більш пріоритетною, ніж завдання настройки оперативного обліку.


Хочеться застерегти приймають рішення: слово «або» в зв’язці оперативний-управлінський облік не спрацьовує.


Компанії, що займаються автоматизацією управлінського обліку, часто зустрічаються з тим, що замовники паралельно ставлять завдання автоматизації та оперативного обліку. З такого роду завданнями можна благополучно справлятися тільки за однієї умови: необхідно тверезо усвідомлювати, що виконуються саме два завдання – автоматизація управлінського та автоматизація оперативного обліку.


Те, що оперативний та управлінський облік – це два різних обліки абсолютно не означає, що вони повинні бути автоматизовані різними програмами. Навпаки, компанія повинна прагнути до створення єдиного інформаційного простору. І чим менше різних ПО будуть закривати ті чи інші інформаційні потреби, тим більше шансів створити такий простір.


Взаємодія систем оперативного і управлінського обліку дуже тісно. Такі вимоги як оперативність і достовірність інформації набагато складніше виконуються при взаємодії ПО на різних платформах, ніж на одній. Якщо обидва завдання вирішуються на базі однієї платформи, то будь-яка цифра вноситься в систему тільки один раз, і моментально відображається у всіх звітах.


Тепер давайте подивимося на програми, за допомогою яких сьогодні автоматизований бухгалтерський (податковий) облік в Україну.


ПЗ, написане компанією 1С, є практично монополістом. Більшість компаній ведуть бухгалтерський облік на 1С. З них досить великий відсоток компаній веде на платформі 1С та оперативний облік. Відповідно в цих компаніях самим зваженим рішенням при автоматизації управлінського обліку буде вибір ПО теж на платформі 1С. Якщо оперативний облік автоматизований не на базі 1С, то основними критеріями при виборі програмного забезпечення для управлінського обліку повинні стати інтеграція (відкритість) такого ПЗ з іншими системами і легкість настройок самої системи.


Підводячи підсумок, хочеться дати кілька рекомендацій. Постановка і автоматизація управлінського обліку – це не таке просте завдання, як може здатися на перший погляд. Необхідно чітко визначитися, хто буде споживачем цієї системи, тобто, яка інформація повинна генеруватися в першу чергу. І вже після цього приступати до постановки обліку.


Не менш важливий крок – вибір ПО для автоматизації управлінського обліку. При виборі пам’ятайте, що ваш бізнес постійно зростає і розвивається, і вимоги до обліку теж будуть постійно рости. І якщо ви не хочете впроваджувальні компанію набувати як один зі своїх бізнесів, тоді вибране вами програмне рішення має бути легко настроюється і гнучким до змін.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*