Держава – локомотив розвитку ринку СЕД в Росії, Інтеграція додатків і даних, Бази даних, статті

Російський ринок СЕД стрімко розвивається, причому одним з найбільших замовників тут є державний сектор.


Протягом 2005 року в російських відомствах було здійснено значне число впроваджень СЕД, основною метою яких була автоматизація внутрішнього документообігу, при цьому, практично не приділялося увагу міжвідомчому обміну. Однак підсумки 2005 року показали, що в ситуації з автоматизацією міжвідомчих транзакцій документів, взаємодії з організаціями та приватними особами намітилися важливі зрушення. Ряд відомств, зокрема, Федеральна митна служба, Федеральна реєстраційна служба, Федеральне агентство по державних резервах, здійснив впровадження системи автоматизованого обліку та контролю вхідних, вихідних і внутрішніх документів.


Інформаційний вал


Не дивно, що держсектор є одним з найбільших замовників СЕД на російському ринку. Статистика показує, що число документів міністерств і відомств зростає більш ніж на 30% в рік (середній показник збільшення на основі статистики більше 20 державних федеральних відомств). Безумовно, основною передумовою стрімкого збільшення кількості «папери» в державних відомствах є зміни законодавчої бази: внесення поправок до чинного законодавства, прийняття нових законів і постанов. Цікаво, що лідером за кількістю вхідних і вихідних документів є Федеральна податкова служба, число вхідних документів якої склало за підсумками 2005 року більше 300 тис., кількість вихідних – майже 500 тис. За даними ФНС, в 2005 році тільки число звернень громадян зросла на 31%, причиною чого є дедалі більша закритість податкової інформації і труднощі її одержання з відкритих джерел.


При цьому, збільшується не тільки число документів, але і кількість їх форматів. Це також пов’язано зі змінами в законодавстві РФ, в міжвідомчій документообіг, у порядку звернень юридичних та фізичних осіб. Все це призводить до підвищення вимог до СЕД в ОГВ, до необхідності масштабування і нарощування функціональності систем. Якщо надалі тенденція до випереджаючого зростання числа документів збережеться, міністерства і відомства захлесне інформаційна хвиля, що не може не позначитися на якості та швидкості їх роботи.


Матриця СЕД


Експерти CNews Analytics побудували матрицю (матриця з зазначенням конкретних відомств з докладними коментарями входить до звіту CNA «Системи електронного документообігу (СЕД) в органах держвлади РФ федерального рівня »), що дозволяє охарактеризувати поточну ситуацію в сфері автоматизації документообігу російських відомств. У її першому квадранті знаходяться відомства з найбільш сприятливою ситуацією: вік СЕД не перевищує 6 років, число користувачів системи становить від 50% до 100% штату. У четвертому квадранті знаходяться відомства, ситуацію в яких можна охарактеризувати як відносно благополучну. Частина відомств, що потрапили в даний квадрант, відносно недавно зробили впровадження СЕД. Однак число користувачів систем тут не перевищує 50%. Ці відомства – потенційні кандидати на масштабування існуючих СЕД, збільшення числа користувачів. Частина відомств, що потрапили в категорію відносно благополучних, здійснила впровадження СЕД 4 і більше років тому (після 2000 року), вони потребують оновлення і розширенні функцій системи. У третьому квадранті знаходяться відомства, які здійснили впровадження системи до 1999 року, тобто більше 7 років тому. Число користувачів даних систем не перевищує 5%.


Варто відзначити, що автоматизація документообігу більшості російських міністерств і відомств проведена за сепаратний принципом. Автоматизацію вхідної та вихідної інформації, можливість трансферту документів в електронному форматі передбачає лише невелике число систем російських федеральних органів державної влади (ФОГВ). Найчастіше СЕД відомств дозволяють вести лише реєстрацію та облік вхідної та вихідної документації при обмеженому числі форматів документів.


CNews / ДОВІДКА

Непрості СЕД

До систем, що використовуються для автоматизації документообігу міністерств і відомств, пред’являються вимоги набагато вищі, ніж до систем, що використовуються в документообігу середньостатистичного комерційного підприємства. Це цілком зрозуміло – більшу частину документообігу органів державної влади становить інформація державного значення, – бюлетені, накази, звіти, постанови і т. д. Обробка, зберігання та транзакції подібної інформації в СЕД вимагає створення захищеного доступу, забезпечення безпеки транзакцій документів не тільки всередині відомств, але і з зовнішнім середовищем – Вищестоящими та іншими відомствами, підприємствами та фізичними особами. Крім того, системи електронного документообігу повинні мати «стандартні» функціональні характеристики, такі як ведення статистики обробки документів і звернень, швидкий пошук в архівах, відстеження життєвого циклу документів, включаючи їх утилізацію. Стосовно до управлінським характеристикам СЕД, перелік вимог кілька звужується, – це, перш за все, відповідність організаційним взаємозв’язкам всередині міністерств, дотримання встановлених порядків звітності, перевірки, засвідчення та видачі державних документів.


Одну з найбільш гострих поточних проблем проектів впровадження СЕД в ФОГВ являє собою їх прозорість, яка повинна включати в себе як ясність витрачання бюджетів проектів, так і принципи вибору рішення і компанії-інтегратора, а також чіткість в питаннях ціноутворення, детальний аналіз показників рентабельності проектів впровадження. Саме тому одним з найбільш значущих елементів програми інформатизації державних органів повинні стати регулярні перевірки показників ефективності та рентабельності поточних і запланованих проектів впровадження СЕД. Хоча уряд ще на початку 2004 року мало намір ввести регулярний аудит результатів проектів з інформаційного забезпечення органів держвлади, дійсна ситуація показує, що наміри так і залишилися намірами. Фактично, зараз можна говорити не тільки про відсутність ефективних механізмів контролю видатків на впровадження систем, а й про своєрідний інформаційному вакуумі навколо ефективності роботи впроваджених СЕД і відсутності контролю показників рентабельності проектів.


Одним з можливих механізмів контролю, передбачених федеральними програмами, є створення системи централізованих закупівель для потреб російських ОГВ. Дана програма багато в чому підвищила б прозорість бюджетів проектів впровадження не тільки СЕД, а й інформаційних систем, а також програмного і апаратного забезпечення. На жаль, створення такої системи, якщо й можливо, то лише у віддаленому майбутньому. В даний час відсутні і бюджетні механізми централізованих закупівель, і механізми контролю над їх виконанням, існує безліч юридичних неясностей.


Впровадження без віддачі?


Окремої уваги заслуговує тема ефективності функціонування СЕД в ОГВ. Основним критерієм ефективності є відповідність її функціональних характеристик завданням управління державної інформацією. Ефективність функціонування СЕД в ОГВ складається, як мінімум, з двох складових: ефективності виконання окремих операцій та загальної ефективності внутрівідомчого документообігу. Окремою проблемою є низький рівень останньої, а також ефективності трансферта документів між відомствами і фізичними та юридичними особами.


Аналіз показує вкрай неефективне використання ресурсів СЕД в російських ОГВ. Особливо дана проблема характерна для інформаційних потоків всередині відомств. Проблема ускладнюється ще й масштабами СЕД в рамках окремих відомств. Як правило, СЕД охоплює лише невелику частину відповідальних осіб. Крім того, для державних служб, що мають велику кількість філій, характерною є проблема відсутність єдиної відомчої мережі, що викликає необхідність перекладу документів у паперовий формат для організації трансферту документів між філіями. Крім того, існуючі варіанти систем електронного документообігу в окремих відомствах не підлягають масштабуванню, функціональний потенціал СЕД багатьох відомств обмежений, або повністю вичерпаний.


На показники ефективності роботи СЕД російських органів влади безпосередній вплив надає і вік самих систем. Життєвий цикл інформаційних ресурсів, за світовими стандартами, зараз оцінюється в 2-4 роки, протягом яких система працює найбільш ефективно, потім починається її старіння, часом, стрімке, і, як наслідок, зниження показників ефективності. «Середній» вік СЕД в російських відомствах становить 6 років, в деяких ФОГВ, наприклад, в ФМС, вік системи перевищує 10 років, що не може не позначатися на показниках роботи.


Висновки і прогнози


Незважаючи на те, що результати роботи федеральних цільових програм можна в цілому оцінити як позитивні, стан справ у сфері автоматизації документообігу державних міністерств і відомств залишає бажати кращого. Розвиток СЕД в ОГВ пов’язане з низкою проблем, основними серед яких є законодавчі, організаційні та технічні. Подолання цих проблем не тільки дозволить прискорити розвиток комплексу СЕД в ОГВ, але і додасть йому новий імпульс, сприятиме появі та становленню нових напрямків розвитку, а також подолання потенційних проблем у цій сфері в майбутньому.


Такі компоненти федеральних цільових програм у сфері електронного документообігу, як створення єдиного інформаційного простору з можливістю використання загальних ресурсів, інтеграція СЕД окремих міністерств і відомств, організація постійного автоматизованого обміну документами, можливо реалізувати тільки за наявності єдиних державних стандартів. Для цього необхідне створення єдиної централізованої концепції розвитку внутрішньовідомчих СЕД, а також детальний план інтеграції систем на міжвідомчому рівні.


Іншим важливим напрямком розвитку слід назвати вдосконалення законодавчої бази, причому, основним моментом є прийняття закону «Про електронний документ», який визначив би порядок звернення електронних документів всередині міністерств та відомств, а також сприяв ліквідації медіа-розривів в обміні документами між відомствами. Для подолання даних бар’єрів необхідно створити можливість для масового перекладу паперових версій державних документів в електронний формат, наприклад, методом потокового сканування, і масового завірення документів за допомогою ЕЦП.


Крім того, важливим є зміна порядку зберігання архівів державних документів, введення на законодавчому рівні такої категорії, як управління життєвим циклом державної інформації, яка включає траєкторію руху документів, зміни та оновлення документів, кількість збережених копій, інформацію про знищення документів і т. д.


Ще однією важливою характеристикою майбутнього розвитку СЕД в органах державної влади вже зараз є необхідність обміну електронними документами з відомствами інших країн. Як приклад можна привести спільні проекти Російської митної служби з митними службами країн СНД. Найімовірніше, в майбутньому затребуваними будуть також міжнародні проекти російських відомств, що вимагає організації систем електронного документообігу у відповідності з міжнародними стандартами. Заплановане вступ Росії до СОТ зажадає оперативного вирішення даного завдання.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*