Дізнайтеся можливості Calendar Delegation в Lotus Notes, Комерція, Різне, статті

Примітки редактора: Незважаючи на те, що засіб Calendar Delegation, описане в цій статті, є по всіх підтримуваних версіях Lotus Notes, інструкції та скріншоти наведені для клієнта Lotus Notes 7.


Calendar Delegation є одним з найбільш потужних засобів клієнта IBM Lotus Notes. Calendar Delegation дозволяє надавати іншим користувачам Notes доступ до своєї поштової файлу, так що делеговані користувачі можуть переглядати і змінювати дані вашого планувальника, посилати електронні листи від вашого імені, а також адмініструвати вашу пошту і планувальник. Даний сценарій типовий в ситуації, коли керівник наймає помічників для складання розкладу зустрічей і зборів, і відповіді на неконфіденційні письма. Для того щоб надати помічнику можливість управляти своєю поштовою файлом Notes, керівник визначає помічника як делегата для поштового файлу. У свою чергу, помічник може відповідати за керування планувальниками декількох користувачів, особливо, якщо він забезпечує підтримку кільком керівникам.


Делегування поштових задач і завдань планування помічнику дозволяє зайнятим керівникам заощадити величезну кількість часу. Після того, як керівник звільняється від таких стандартних завдань, як планування зборів, відповідей на запрошення на зустрічі, відповідей на неконфіденційну кореспонденцію, він може сфокусуватися на інших бізнес завданнях. Для адміністративного помічника, який як правило забезпечує адміністративну підтримку кільком керівникам, управління одним або декількома планувальниками керівників складає значну частину його робочого часу. Тому важливо, щоб помічник міг отримати доступ до планувальникам інших користувачів і маніпулювати ними швидко і просто. Lotus Notes Calendar Delegation є ефективним і зручним у використанні засобом, як для керівників, так і для їхніх помічників. У цій статті показано, як налаштувати календар в Lotus Notes таким чином, щоб інші користувачі могли ним управляти, а також розповідається, як отримати доступ і керувати поштою і даними планувальника інших користувачів.


Налаштування Calendar Delegation


Першим кроком у конфігуруванні функціональності Calendar Delegation є установка прав доступу до Lotus Notes планувальником, який буде управлятися іншими користувачами. Керівник, що делегує доступ до свого календаря, повинен визначити, хто буде мати цей доступ і якого рівня, перш ніж делегат зможе працювати з планувальником керівника і поштовими завданнями від його імені.


Виконуйте інструкції для того, щоб визначити, делегувати і налаштувати права доступу до пошти і планувальником користувача:




  1. В клієнті Lotus Notes відкрийте поштову файл керівника. В Calendar натисніть на кнопку Tools в головному меню, виберіть Preferences для перегляду віконця Preferences. Відкрийте закладку Access & Delegation, ви побачите закладку “Access to Your Mail & Calendar” (див. малюнок 1).

    Рисунок 1. Відкрита закладка “Access to Your Mail & Calendar”
    Відкрита закладка

  2. Натисніть на кнопку “Add Person or Group”, відкриється діалогове вікно Add People / Groups (див. малюнок 2).

    Рисунок 2. Діалогове вікно Add People / Groups
    Діалогове вікно Add People / Groups

  3. Виберіть пункт “Enter or choose a user / group” і клацніть на стрілку в текстовому полі в секції 1, відкриється діалогове вікно Select Name.
  4. Виберіть того, хто буде керувати планувальником даного користувача і натисніть на кнопку OK. Ви повернетеся в діалогове вікно Add People / Groups, ім’я обраного користувача буде відображено в текстовому полі в секції 1.
  5. Після визначення того, хто буде керувати вашим планувальником, ви повинні вказати для нього рівень доступу. Якщо ви оберете пункт “Only Calendar and To Do” в секції 2 а потім клацніть по стрілочки в секції 3, в випадаючому списку ви побачите два елементи: “Read any Calendar Entry or To Do” і “Read, create, edit, and delete any Calendar Entry or To Do”.
  6. Однак, якщо ви оберете опцію “All Mail, Calendar and To Do” в секції 2, а потім натиснете на стрілку в секції 3, з’являться 5 рівнів доступу:

    • Read any document (Право на читання будь-якого документа)
    • Read and create any document, send mail on your behalf (Право на читання і створення будь-якого документа, відправки пошти від вашого імені)
    • Read, edit and create any document, send mail on your behalf (Право на читання, редагування і створення любо документа, відправки пошти від вашого імені)
    • Read, edit, create and delete any document, send mail on your behalf (Право на читання, редагування і створення і видалення будь-якого документа, відправки пошти від вашого імені)
    • Read and create any document, delete any document they created, send mail on your behalf (Право на читання, редагування і створення і видалення будь-якого свого документа, відправки пошти від вашого імені)

  7. Виберіть який тип і рівень доступу надати делегату. У секції 4 ви можете вказати, чи будуть пересилатися делегату замітки, пов’язані з вашим записам в календарі. Виберіть у спадному списку в секції 4 настройку перенаправлення:

    • Do not forward (Не пересилати)
    • Forward without private details (Пересилати без особистої інформації)
    • Forward with full details (Пересилати повністю)

  8. Виберіть опцію, яка вам підходить і натисніть на кнопку OK. Ви повернетеся до закладки “Access to Your Mail & Calendar”, на якій будуть показані користувач, призначений керуючим календарем, і його права доступу (див. малюнок 3).

    Рисунок 3. Показані права доступу для користувача, призначеного керуючим календарем
    Показані права доступу для користувача, призначеного керуючим календарем 


Застосування Calendar Delegation


Після того, як керівник призначає делегата управяющім своїм поштовим файлом Notes і даними календаря, делегат може оперувати поштовим файлом керівника як своїм власним. В нашому прикладі, Вілльям Чейз (William Chase) призначив Тайгера Чейза (Tigger Chase) керуючим свого календаря і дав йому права повного доступу. Тому Тайгер може відкривати календар Вілльяма, створювати і редагувати запрошення на зустрічі, писати листи і відповідати на вхідну кореспонденцію, і так далі. Єдина різниця між записами в календарі і листами, які створює сам Вілльям, і тими, які створює Тайгер від імені Вілльяма, – це те, що листи Тайгера будуть позначені як відправлені Тайгером, а не Вілльяма.


Якщо ви призначені делегатом для будь-якого поштового файлу і календаря Notes, дотримуйтесь наступних інструкцій, щоб відкрити їх і почати ними управляти:




  1. Відкрийте свою поштову файл в клієнті Lotus Notes і натисніть на іконку Mail, виберіть пункт меню “Open Another Person” s Mail “(Відкрити поштову файл іншого користувача) (див. рисунок 4).

    Рисунок 4. Пункт “Open Another Person” s Mail “в меню Mail

    Включення імені відправника в поштові повідомлення та запрошення на збори дає зрозуміти одержувачу, чи було надіслане запрошення на збори організатором зборів або його помічником. Це важливо, оскільки дозволяє одержувачем зрозуміти, що, ймовірно, вони ведуть переписку з адміністративним помічником, а не безпосередньо з його керівником.


    Висновок


    Після того, як ви дізналися як налаштувати і використовувати функціональність IBM Lotus Notes Calendar Delegation, Ви можете збільшити продуктивність як керівників, які потребують допомоги з поштою і плануванням завдань, так і їх помічників, що забезпечують адміністративну підтримку. Сьогодні в активному світі бізнесу все, що збільшує ефективність роботи, вітається і є цінним.

    Схожі статті:


    Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

    Коментарів поки що немає.

    Ваш отзыв

    Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

    *

    *