DocsVision – важка артилерія, Книги та статті, Різне, статті

Хочу поділитися враженнями про СЕД DocsVision, а точніше платформі управління бізнес-процесами та документами, однойменної компанії.

Знайомство з новою системою, зазвичай починають з “інструкції системного адміністратора”. Цей чисто технічний документ вільний від усіляких PR впливів, і дозволяє відразу відповісти на цілий ряд цікавлять нас питань.


Відразу впадають в очі дуже серйозні вимоги до “заліза”:





















Число користувачів

Апаратні вимоги (*)


1-10


CPU: Pentium IV 2Mhz і вище; AMD AthlonXP 2000 +
RAM: 1Gb і більше
HDD: від 80Gb


10-50


CPU: Pentium IV 3Mhz і вище; AMD Athlon64 3000 +
RAM: 2-4Gb
HDD: від 120Gb


50-100


CPU: Двоядерний Pentium D 3Mhz і вище, або двопроцесорний Intel XEON; двоядерний AMD AthlonX2 3000 +, або двопроцесорний AMD Opteron
RAM: 4-8Gb
HDD: від 200Gb, рекомендується RAID


100-500


Для єдиної установки:
CPU: 4-8 процесорний Intel XEON; 4-8 процесорний AMD Opteron
RAM: 8Gb і більше
HDD: від 500Gb, рекомендується RAID


Для роздільної установки (рекомендовано):


Вимоги до сервера додатків:
CPU: Pentium IV 3Mhz і вище; AMD Athlon64 3000 +
RAM: 2-4Gb
HDD: від 80Gb


Вимоги до сервера баз даних:
CPU: Двоядерний Pentium D 3Mhz і вище, або двопроцесорний Intel XEON; двоядерний AMD AthlonX2 3000 +, або двопроцесорний AMD Opteron
RAM: 4-8Gb
HDD: від 500Gb, рекомендується RAID


Більше 500


Обов’язкова роздільна установка сервера додатків і сервера баз даних.


Вимоги до сервера додатків:
CPU: Двоядерний Pentium D 3Mhz і вище, або двопроцесорний Intel XEON; двоядерний AMD AthlonX2 3000 +, або двопроцесорний AMD Opteron
RAM: 4Gb
HDD: від 500Gb, рекомендується RAID
Рекомендується установка в кластер, або об’єднання декількох серверів в Web-Farm


Вимоги до сервера баз даних:
CPU: 4-8 процесорний Intel XEON; 4-8 процесорний AMD Opteron
RAM: 8Gb і більше
HDD: від 2Tb, рекомендується RAID
Рекомендується установка в кластер


Не менш високі і вимоги до якості зв’язку:


“DocsVision в основному розрахований на роботу всередині локальної мережі (10-100Mbps). Робота системи при пропускних швидкостях каналу зв’язку з сервером <1Mbps може бути неприйнятно повільною."


У таблиці нижче наведені зразкові рекомендації по організації каналів зв’язку.





















Швидкість каналу

Рекомендації (*)


Менш 128k


Тільки офлайн-завдання


128-256К


Онлайн робота одного користувача (**)


256-512k


Онлайн робота до 4 користувачів, або 1 користувача + реплікація


512k – 1Mbit


Онлайн робота до 8 користувачів, або до 4 користувачів + реплікація


До 2Mbit


Онлайн робота до 15 користувачів + реплікація


* Рекомендації наведені з розрахунку типових операцій, що включають в себе роботу із стандартними картками, і файлами розміром до 100k; з урахуванням відсутності інших додатків, що використовують даний канал
** Прийнятними показниками онлайн-роботи вважаються наступні значення:


· Первісне з’єднання з сервером (створення сесії) – до 30 секунд


· Створення нової реєстраційної картки – до 10 секунд


· Відкриття існуючої реєстраційної картки – до 5 секунд


Так само дуже високі вимоги до професійного рівня системних адміністраторів. “Доморослий спеціаліст” тут навряд чи доречний.


З усього перерахованого вище вже можна зробити висновок, що потенційними клієнтами DocsVision є розвинені компанії, що володіють високим ступенем централізації і потужної IT структурою. Якщо ви зараховуєте свою компанію до таких, то продовжуємо знайомство з DocsVision далі.


DocsVision заснований на сучасній платформі Microsoft. NET і встановлюється на в’язку Windows + IIS + Microsoft SQL Server – добре відому і добре себе зарекомендувала. Інтерфейс користувача заснований на Internet Explorer, однак, у нього вбудовується “товстий клієнт” з набору ActiveX-компонентів. Зауважимо, що, незважаючи на повноцінний WEB інтерфейс, DocsVision в основному розрахований на роботу усередині локальної мережі, однак, при необхідності, можна працювати і через Internet (при наявності досить широкого каналу зв’язку). У той же час, “система підтримує вивантаження всіх об’єктів у форматі XML, що дозволяє організувати взаємодію великої кількості серверів DocsVision, які знаходяться в різних офісах або в різних компаніях. Взаємодія може бути організовано за допомогою Microsoft BizTalk Server.”


Система аутентифікації користувачів інтегрована з Microsoft Active Directory. А так же така інтеграція дозволяє синхронізувати дані довідника співробітників та системи каталогів Active Directory. Сюди ж можна віднести інтеграцію з Microsoft Exchange. Все це спрощує оперування обліковими записами користувачів і виключає ризик виникнення помилок.


DocsVision має програмні шлюзи до


·         1С 8.0


·         Microsoft SharePoint Portal Server


·         Microsoft Dynamics AX


До того ж розробники пропонують створити шлюз до вже існуючої на підприємстві системі ERP. (Наприклад, iRenaissance).


Так що ж таке DocsVision?


Почнемо з того, що DocsVision це вже не зовсім СЕД в звичному нам розумінні. Це програмна платформа призначена для автоматизації процесів управління, документообігу і для створення інтегрованих додатків.


Програмна платформа DocsVision – включає засоби моделювання додатків, сервер додатка системи та базове клієнтське забезпечення системи. Платформа DocsVision забезпечує тісну інтеграцію всіх додатків і програм, створених на її базі, і єдиний простір управління документами і процесами в організації. Дуже грубо кажучи, DocsVision для документообігу – це приблизно як 1С для бухгалтерії.


Інтегровані програми на платформі:


DocsVision “Діловодство” – Забезпечує автоматизацію традиційних процесів обробки документів: створення архівів, маршрутизація документів, обробка кореспонденції, формування звітності про стан виконання документів.


DocsVision “Управління процесами” – Забезпечує можливість автоматизації процесного управління в організаціях, в тому числі відповідно до стандарту ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ІСО 9001:2001).


Так само в розробці знаходяться додаткові програми:


DocsVision “Управління договірним процесом” – Забезпечує автоматизацію стандартного процесу формування, узгодження, візування договору та супровід договірного процесу в організаціях.


DocsVision “Управління якістю” – Корпоративна система на базі платформи електронного документообігу DocsVision, вирішальна завдання побудови, підтримки та розвитку Системи менеджменту якості компанії.


Тепер трохи докладніше:


Інтерфейс системи строгий і аскетичний (див. рис. 1)

 

Рис. 1. Інтерфейс системи DocsVision


І хоча існують системи з більш привабливим дизайном і “ергономічністю” інтерфейсу (наприклад, PayDox, “Летограф”), цього цілком достатньо для роботи. Основним інструментом користувача є “Навігатор”, дуже нагадує “провідник” Windows. Так що у користувача звик працювати з “провідником” не виникне ніяких ускладнень в роботі з “навігатором”.


Система DocsVision “Діловодство” являє собою закінчену додаток, призначений для створення архівів документів, автоматизації основних діловодних процедур і бізнес процесів обробки документів в організації, включаючи:


· Ведення картотеки документів


· Створення електронного архіву документів компанії


· Ведення довідників контрагентів і співробітників організації


· Організацію циклів розробки узгодження документів


· Організація контролю виконання документів і завдань


· Маршрутизація документів в організації та поза її


· Автоматизація різноманітних процесів обробки документів


· Організація процедур періодичної обробки документів і широкомовної розсилки документів.


Система включає такі можливості налаштування системи:


· Модифікація структури папок


· Зміни прав доступу до папок і типам документів


· Налагодження уявлень папок і визначення прав доступу до уявлень


· Створення папок звітів, визначення фільтра та подання для звіту


· Створення шаблону завдання


Додаток “Діловодство” дозволяє повною мірою реалізувати, так званий “канцелярський” документообіг, який існує в компанії. Не стану загострювати увагу на цьому додатку. Воно якісно, функціонально, і мені не вдалося змоделювати ситуацію, яку наявними засобами не можна було б вирішити. Єдине, що засмучує, це відсутність, так званого “щоденника”, нібито “Клендаря” в Microsoft Outlook або “Календаря подій”, так добре організованого в PayDox. (Побажання розробникам – корисна річ! J) Однак і цю функціональність можна здійснити, добре розробленої системою пошукових запитів.


Більш цікавим мені здалося додаток “Управління процесами”. У більшості існуючих систем СЕД зручності управління бізнес-процесами приділено не надто багато уваги, а часом це взагалі можна з великою натяжкою назвати “управлінням бізнес-процесом”.


В DocsVision це виділено в окремий додаток. (Див. рис. 2)

 

Рис. 2. Вікно програми “Управління процесами”


Використовуючи його набір вбудованих функцій, можна створити бізнес-процеси, які:


· Виявляють відбуваються події – наприклад, поява нової картки із заданою темою або зміна вже існуючої картки: появи у файловій системі файлу з певною назвою, отримання поштового повідомлення з зазначеної теми;


· Реагують на події, що відбуваються передбаченим чином – наприклад, відправляють певним співробітникам завдання на виконання якої-небудь роботи по виконанню документа, сповіщають співробітника про що-небудь, створюють нову картку або навіть окремий бізнес-процес, призначений для автоматизації виконання якого-небудь документа;


· Виконують функції таймерів – попереджають про наближення термінів виконання завдання або доручення, розсилають оповіщення групам співробітників в певний час або виконують будь-яке інше дію в зазначений час;


· Збирають відомості про наявні в системі об’єктах і т. д.


Опис бізнес-процесу проводиться за допомогою спеціальної картки, яка містить список всіх доступних функцій – як основних, так і поставляються шлюзами до зовнішніх систем (файлова система, електронна пошта і т. д.). Функції в цій картці представлені у вигляді піктограм, створення бізнес-процесу зводиться до завдання послідовності функцій з докладним описом параметрів кожної з них, а також вказівкою зв’язків, згідно з якими буде відбуватися передача управління бізнес-процесом від однієї функції до іншої.


При описі і налагодженні бізнес-процесу створюється шаблон, на основі якого в потрібний момент будь-який співробітник (володіє відповідними правами доступу) може створити екземпляр бізнес-процесу. Одного разу створений шаблон може служити до тих пір, поки не зміниться регламент описуваної ним процедури.


Зручний графічний редактор дозволяє змоделювати бізнес-процес практично будь-якої складності вбудованими засобами без програмування (від упорядника потрібно лише розуміння як скласти алгоритм), але якщо цього не достатньо, передбачено програмування необхідних етапів на VB.NET або С #. І це не просто схема, а реально працюючий бізнес-процес. Тобто створюються картки документів, вносяться дані, відбувається маршрутизація і т.д. Виконавці виконують етапи процесу, а ми бачимо етапи виконання. Частина етапів вже завершена – зафарбована сірим кольором, а поточний етап виділений жовтим. Мало того, подібна функціональність застосовна не тільки для виконання бізнес-процесів з документообігу, але й може використовуватися для внутрішньої налаштування системи. Наприклад періодично переглядати папку вхідної пошти на поштовому сервері, сортувати її, за певними ознаками, створювати картку документа і направляти її по закладеному маршруту.


Інтеграція з Microsoft Exchange


Взаємодія з Microsoft Exchange надає користувачам додаткові можливості маршрутизації завдань:


· Відправка виконавцю листа, що містить посилання на картку завдання;


· Маршрутизація off-line, при використанні якої співробітник отримує по електронній пошті спеціальне повідомлення, зовні схоже на картку завдання; цей спосіб маршрутизації дозволяє також шифрувати завдання перед відправкою, що дає гарантію доступу до нього тільки того співробітника, для якого воно призначене;


· Відправка виконавцю листа з описом завдання (при цьому зворотного зв’язку зі співробітником немає, і дані про виконання завдання від нього в систему не надходять).


Крім додаткових способів маршрутизації взаємодію з цим інструментом дозволяє додатком “Управління процесами” здійснювати функцію стеження за появою в поштовому ящику вхідних повідомлень з певними параметрами, а також формувати свої повідомлення під час виконання бізнес-процесу.


Після того як виконавець бере завдання в роботу, в додатку Microsoft Outlook (папка Tasks) створюється відповідний запис, в тілі якої присутні основні атрибути завдання (назва, автор, термін виконання, виконавець, контролер), а також URL, за яким знаходиться картка завдання, що дозволяє працювати з карткою і через DocsVision Навігатор, і через Outlook.


Дуже добре виконана інтеграція системи з Microsoft Office.

Рис. 3. Додаткова панель інструментів в додатках MS Office


Працювати з файлами, приєднаними до карток документів або зберігаються в картках файлів, можна безпосередньо з додатків Microsoft Office. Для цього при установці програми “Діловодство” в програмах Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint і Outlook) з’являється додаткова панель інструментів DocsVision (рис. 3), а також відповідний додатковий пункт у головному меню цих програм, дублюючий команди панелі інструментів. Цей вбудований інструмент дозволяє працювати з файлами документів відповідних форматів, не звертаючись до Навігатору: редагувати файли, приєднані до картках документів і картками файлів, а також приєднувати редаговані документи до існуючих картках або створюючи спеціально для них нові картки для зберігання. При цьому певні користувачами поля картки документа DocsVision можна синхронізувати з властивостями документа Microsoft Office.


Причому в DocsVision можливо не тільки вносити дані з картки документа в спеціально створений шаблон Microsoft Word, але й так само отримувати їх з Word назад в систему. (Можна імпортувати рядки, розставляти чекбокси і т.д.)


З приводу даної можливості, хочеться привести якийсь приклад з практики:


В мою бутність керівником відділу IT якоїсь мережі медичних клінік, переді мною стояла задача вибору системи автоматизації. Справа дуже істотно гальмувало опір користувачів, так як персонал – Висококваліфіковані лікарі 20, а то і 30 років заповнювали “історію хвороби”, форма якої залишалася в незмінному вигляді. Багато хто з них ніколи не мали справи з комп’ютером, і уявити, що замість знайомого формуляра їм доведеться заповнювати безліч незрозумілих електронних карток … Багато хто просто обіцяли звільнитися. Завдяки ж можливості DocsVision імпортувати дані з, створеного за спеціально розробленим шаблоном, документа MS Word, можна було б надати їм на екрані знайомого виду формуляр, тим самим, знявши страх перед роботою з системою.


Ще одним побажанням була можливість прийняття замовлення від клієнта (пацієнта) через Інтернет. І це завдання в DocsVision має можливість бути реалізованою, завдяки шлюзу в Microsoft SharePoint Portal Server:


1.    На зовнішньому сайті компанії, потенційний клієнт оформляє замовлення, вносячи інформацію в картку створену засобами засобами InfoPath.


2. Нові дані на порталі виявляються системою DocsVision. Для цього в DocsVision працює бізнес-процес, який здійснює моніторинг об’єктів порталу.


3. Виявлені дані передаються через завдання DocsVision співробітникові, відповідальному за виконання відповідних операцій (завдання доставляється в особисту папку співробітника в системі DocsVision).


4. На порталі (якщо потрібно) автоматично публікується інформація про поточний стан обробки даних користувача-ініціатора. Це може здійснюватися на кожному етапі, разом з публікацією проміжних результатів етапів бізнес-процесу.


5. Поточний виконавець виконує необхідні дії і фіксує результат у завданні DocsVision по його завершенні.


6. В залежності від результату виконання етапу, відповідно до регламенту бізнес-процесу, формується завдання виконавцю наступного етапу. При цьому може здійснюватися розгалуження процесу на підставі заданих умов. Наприклад, якщо дані ініціатора були визнані некоректними, він отримає через портал повідомлення про необхідність їх скорегувати.


7. Виконавці, які отримують завдання відповідно до схеми бізнес-процесу, виконують свої завдання і фіксують результати (ставлять візи узгодження, додають необхідні дані і т.д.).


8. Фінальний результат бізнес-процесу публікується на порталі для користувача-ініціатора або іншого користувача, що є споживачем даного бізнес-процесу.


При цьому зацікавлені користувачі можуть бачити частину інформації про хід та результати процесу, а менеджер-власник процесу – всі дані про виконання процесу.


Про достоїнства DocsVision можна говорити ще дуже багато, але зацікавився краще ознайомитися з ними на сайті компанії, де ця інформація представлена ​​в повній мірі.


На закінчення про один з головних достоїнств: (інформація з сайту компанії DocsVision)






Базовий прайс-лист


































































































Код

Назва

Кількість ліцензій

Підтримка реплікації

Склад компонент

Ціна 1, Руб.


dvs36-10


DocsVision  Standard


1-10


Передплатник


Платформа + Діловодство + Управління Процесами

84 000


dvc36-25


DocsVision  Corporate 25 user


11-25


Видавець і / або Передплатник

165 000


dvc36-50


DocsVision  Corporate 50 user


26-50

276 000


dvc36-100


DocsVision  Corporate 100 user


51-100

438 000


dvc36-5-tri


DocsVision  Corporate Trial 2


1-5


Передплатник

0


dvr36


DocsVision  Replication Module

   

Модуль реплікації

56 000


dvg36-a


DocsVision  Gate to Dynamics AX

   

Шлюз в Microsoft Dynamics AX (Axapta)

196 000


dvg36-sp


DocsVision  Gate to SharePoint

   

Шлюз в Microsoft SharePoint

84 000


dvg36-1c


DocsVision  Gate to 1C

   

Шлюз в 1С: Підприємство 8.0

42 000


dvl-u


DocsVision Ukrainian localization kit

     

7 000


dve36-100


DocsVision  Enterprise 3


100


Видавець і / або Передплатник


Платформа + Діловодство + Управління Процесами + Модуль реплікації + Шлюз в Dynamics AX + Шлюз в Microsoft SharePoint

call


dve36-200-acl


DocsVision  Enterprise Additional Client License


101-200

call


dve36-500-acl


201-500

call


dve36-2000-acl


501-2000

call


dve36-2000p-acl


2001+

call

Спеціальниередакціі
























































Код

Назва

Кількість ліцензій

Підтримка реплікації

Склад компонент

Ціна 1, Руб.


dvse36-10


DocsVision  SharePoint Edition 10 user


1-10


Передплатник


Платформа + Діловодство + Управління Процесами + Шлюз в Microsoft SharePoint

140 000


dvse36-25


DocsVision  SharePoint Edition 25 user


11-25


Видавець і / або Передплатник

223 000


dvse36-50


DocsVision  SharePoint Edition user


26-50

336 000


dvse36-100


DocsVision  SharePoint Edition user


51-100

502 000


dv1с36-10


DocsVision 1С: Edition 10 user


1-10


Передплатник


Платформа + Діловодство + Управління Процесами + Шлюз в 1С: Підприємство 8.0

112 000


dv1с36-25


DocsVision 1С: Edition 25 user


11-25


Видавець і / або Передплатник

194 000


dv1с36-50


DocsVision 1С: Edition 50 user


26-50

306 000


dv1с36-100


DocsVision 1С: Edition 100 user


51-100

470 000

Upgrade 4











































Код

Назва

Дляпользователейредакціі

Ціна, руб.


dvc36-25-upg-s


DocsVision  Corporate 25 user Upgrade


DocsVision  Standard

97 000


dvc36-50-upg-s


DocsVision  Corporate 50 user Upgrade


DocsVision  Standard

208 000


dvc36-50 upg-c25


DocsVision  Corporate 50 user Upgrade


DocsVision  Corporate 25 user

144 000


dvc36-100-upg-s


DocsVision  Corporate 100 user Upgrade


DocsVision  Standard

370 000


dvc36-100-upg-c25


DocsVision Corporate 100 user Upgrade


DocsVision Corporate 25 user

306 000


dvc36-100-upg-c50


DocsVision Corporate 100 user Upgrade


DocsVision Corporate 50 user

217 000


dve36-upg-c100


DocsVision Enterprise Upgrade 4


DocsVision Corporate 100 user

call

Пакетиобновленій
























































Код

Назва

Ціна, руб.


dvs36-10-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Standard

21 000


dvc36-25-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Corporate 25 user

41 000


dvc36-50-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Corporate 50 user

69 000


dvc36-100-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Corporate 100 user

109 000


dvr36-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Replication Module

14 000


dvg36-a-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Gate to Dynamics AX

49 000


dvg36-sp-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Gate to SharePoint

21 000


dvg36-1c-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Gate to 1C

10 000


dve36-100-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Enterprise

call


dve36-200-acl-1y


Пакет оновлень на один рік на DocsVision Enterprise Additional Client License

call


dve36-500-acl-1y

call


dve36-2000-acl-1y

call


dve36-2000p-acl-1y

call


Примітки


Прайс-лист дійсний з 7 листопада 2006 року. Ми залишаємо за собою право змінити ціни в будь-який момент. Старі ціни будуть продовжувати діяти 2 тижні після оголошення нових.


1. Ціни діють для розрахунків на території РФ і включають ПДВ. Для розрахунків в інших валютах прохання запитувати ціни та умови оплати в компанії DocsVision.


2. Час дії ліцензії DocsVision Corporate Trial становить 120 днів.


3. Ціни на редакцію Enterprise, включаючи Upgrade і пакети оновлень, надаються тільки за запитом. При установці DocsVision Enterprise набувається базовий пакет на 100 одночасно працюючих користувачів, і, понад базового пакета, необхідну кількість додаткових клієнтських ліцензій (Additional Client License).


4. Вартість Upgrade і пакетів оновлень спеціальних редакцій системи розраховується також, як і для відповідних їм основних.

 

І як резюме:


DocsVision – Серйозна, ретельно продумана платформа, що дозволяє реалізувати необхідні потреби документообігу та інтеграції додатків. Але DocsVision – це важка артилерія.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*