Джерела ІТ-економії в період кризи, Книги та статті, Різне, статті

Автор: Сергій Кур’янов – директор з розвитку DocsVision;  


При відсутності достатніх коштів на реалізацію запланованих проектів усіх хвилює, як і на чому можна заощадити в період кризи, як домогтися скорочення ІТ-витрат, не погіршуючи якість ІТ-послуг, за які проекти варто братися, а які відкласти до кращих часів.






При відсутності достатніх коштів на реалізацію запланованих проектів усіх хвилює, як і на чому можна заощадити в період кризи, як домогтися скорочення ІТ-витрат, не погіршуючи якість ІТ-послуг, за які проекти варто братися, а які відкласти до кращих часів …

Підходи до економії на системах, які забезпечують діяльність підприємства (крім ІТ, до них відносяться забезпечення підприємства приміщеннями, інженерними мережами, охороною і т. п.) в період кризи можна розділити на загальні та специфічні.

Загальним підходом є економія витрат, пропорційних масштабу підприємства, якщо цей масштаб скорочується в кризовий період.

В ІТ є витрати, пропорційні чисельності користувачів – це і оргтехніка, і зв’язок, і непрямі витрати на підтримку і обслуговування користувачів.

Однак по бюджетам зовнішніх витрат і накладних витрат багато статей не показуються як пропорційні масштабу. Наприклад, витрати на ліцензування програмного забезпечення, як правило, є пропорційними, а витрати на інтернет-трафік оформляються як постійні. Тому, вишукуючи джерела зниження витрат, слід в першу чергу проаналізувати всі статті витрат на ІТ, виділити серед них явно пропорційні масштабу, а також ті, які можна зробити пропорційними. При цьому треба дивитися на загальну суму витрат по конкретній статті, щоб економити в першу чергу на тому, що дорого коштує.

Це загальний підхід до всіх систем забезпечення бізнесу. Але є й інші варіанти. ІТ прямо відноситься до управління підприємством, і сьогодні важко змінити управління, не змінюючи інформаційних технологій. А криза часто диктує гостру необхідність змін в управлінні – воно повинно стати більш оперативним, більш прозорим, більш точним в часі і в грошах. Реалізацію антикризових рішень потрібно контролювати буквально в реальному часі, і допустимий в період зростання “люфт” механізму управління підприємством абсолютно неприпустимий в період кризи.

Тому економити на проектах розвитку автоматизації управління не варто, особливо якщо мета таких проектів – якісна зміна керованості підприємства. За деякими таким проектам (в першу чергу стосуються управління продуктивністю праці персоналу, в тому числі управлінського, а також контролю виконання рішень), мабуть, потрібно збільшити інвестиції і прискорити впровадження. Можливо і поява нових проектів, яких не було в докризових планах. Зараз вони можуть виявитися важливими, терміновими і повинні бути реалізовані. Звичайно, при цьому потрібно перебудувати стратегію і тактику планування і старих, і нових проектів розвитку ІТ.

Скорочення експлуатаційних витрат

Розглядаючи список ІТ-витрат на предмет скорочення, треба в першу чергу звернути увагу на забезпечення безперервності бізнесу і зважену вартість ризиків (вартість заходів з усунення наслідків ризику по відношенню до ймовірності його реалізації). Наприклад, не варто відмовлятися від антивірусного захисту на робочих станціях і серверах, а також від дублюючої лінії телефонного зв’язку або дублюючого каналу Internet – якість зв’язку і доступність ІТ-сервісів під час кризи важливіше, ніж в благополучні часи.

Витрати на ліцензування в режимі оренди (передплати). Багато вендори мають схеми ліцензування за моделлю оренди (підписки), що дозволяють періодично переглядати кількість ліцензій в бік як збільшення, так і зменшення. Якщо ви ліцензували, наприклад, продукти Microsoft за схемою Open Value Subscription, то можете скоротити щорічний платіж, повідомивши зменшиться кількість робочих станцій.

Витрати на комунікаційний трафік. Менше працівників – менше операцій, менше договорів – менше листування і телефонних розмов. Можна звернути увагу на більш економний тарифний план, перейти від безлімітного тарифу до фактичної тарифікації.

Витрати на обслуговування комп’ютерної та офісної техніки. Якщо у вас на підприємстві ці роботи виконуються сторонніми субпідрядниками, можна, зменшивши кількість робочих станцій (якщо їх реально стало менше), знизити вартість договору. Однак тут потрібен обережний підхід. Якщо ви одночасно скоротіть плани переоснащення робочих місць новими робочими станціями, то автоматично отримаєте загальне старіння комп’ютерного парку, і частота ремонтів неминуче зросте. Вивільнені робочі станції можна використовувати як гарячий резерв. Це може бути навіть вигідно – за рахунок зменшення прибутку субпідрядника, який буде робити більше ремонтів на одиницю обладнання за ті ж гроші. Однак, витрати на придбання замінних при ремонті компонент і блоків, які звичайно потрібні понад вартість ремонту за договором обслуговування, зростуть і бюджет на них треба буде збільшити. Якщо ж ви ремонтуєте техніку самостійно, то майте на увазі: витрати часу на ремонт збільшаться.

Витрати на ІТ-персонал. Криза якщо чим і гарний, то тим, що змушує думати більше, швидше і результативніше. Бути може, варто запровадити найпростіший ServiceDesk, щоб вирівняти навантаження на персонал при виконання рутинних операцій і скоротити найменш кваліфікований персонал, зберігши найбільш кваліфікованих співробітників.

Витрати на навчання ІТ-персоналу і користувачів. Якщо ви скорочуєте плани переоснащення робочих станцій і серверів, міграції на нові платформи, можна відповідно скоротити і витрати на навчання.

Розвиток та інновації

Консолідація, віртуалізація, міграція … Все це вигідні та ефективні для підприємства речі. Проблема лише в тому, що спочатку треба понести досить значні витрати, а вигода буде отримана потім, причому не відразу, а частинами. Скоротити цю статтю витрат можна. Але, по-перше, потрібно робити це вибірково: варто залишити в плані оптимізаційні проекти, пов’язані з сервісами, які будуть найбільш навантаженими в перший посткризовий період, коли з’являться гроші, але не буде часу. По-друге, ті проекти, які ви все-таки скоротіть, краще не прибирати з планів зовсім, а перенести на майбутнє. Інакше у керівництва може скластися думка, що ці проекти не були необхідні.

Заощаджуємо на впровадженні

Перелік запланованих і вже розпочатих проектів потребує перегляду та визначення пріоритетів з урахуванням мінливих економічних умов. Завдання це повинна вирішуватися із залученням керівництва підприємства – Замовника всіх проектів, пов’язаних з його управлінням. Завдання ІТ-менеджера – правильно пояснити взаємозв’язок проектів (зокрема інфраструктурних та впроваджувальних), а також виділити в проектах проміжні етапи, на яких досягається якась частина цілей проекту.

Розпочаті проекти можна зупиняти лише в крайньому разі – велику частину вже понесених витрат у разі зупинки доведеться списати в збитки. Знизити витрати на такі проекти можна головним чином за рахунок скорочення масштабу впровадження – зменшивши, наприклад, кількість охоплених проектом філій або підрозділів. Можна спробувати скоротити обсяг навчання користувачів, навчивши тільки частина, але так, щоб ця частина могла стати помічниками іншим користувачам (навчені користувачі повинні бути рівномірно розподілені і добре доступні для інших). Скасовувати навчання зовсім – дуже небезпечно. Людський фактор породжує найбільший ризик – відторгнення і дискредитацію інновацій. Хороша система працювати не буде, якщо з нею працювати ніхто не хоче.

Ще одне джерело економії – виконання частини робіт своїми силами. Буває, що при скороченні масштабу діяльності підприємства завантаження частини співробітників падає. Це зворотний бік зростання ефективності при збільшенні масштабу. Тому частину робіт проекту, наприклад, збір первинних даних, їх первинну обробку (угруповання, аналіз) або перенесення даних зі старої системи в нову може бути виконана власними силами. Як правило, зовнішній підрядник краще підготовлений до цих робіт і вміє робити їх швидко і дешево. Але в даному випадку дешевше виконати роботи самостійно – адже зарплата неповністю зайнятого персоналу все одно виплачується.

Частина проектів може бути припинена з мінімальними втратами вже зроблених інвестицій. Для цього треба постаратися виділити у ідучому проекті етап, результат якого може бути використаний у подальшій роботі хоча б частково. Це забезпечить повернення інвестицій, нехай і уповільнений. Наприклад, якщо проект впровадження знаходиться на етапі обстеження, можна трохи змінити цілі етапи, отримавши в результаті довідник товарів або структуру рахунків управлінського обліку або регламент виконання ключового бізнес-процесу, і потім самостійно впровадити ці результати на підприємстві. Варіантів може бути безліч, але при цьому важливо зрозуміти, що розглядати кожен проект треба індивідуально, приділяючи особливу увагу можливості зберегти, хоча б частково, зроблені інвестиції. Якщо такої можливості немає, то чим швидше ви закриєте проект, тим менше інвестицій буде списано в збитки.

Часто одночасно ведеться кілька проектів і доводиться вибирати, від якого відмовитися. Знайте: залишати треба проекти, результатом яких має стати підвищення керованості підприємства (контроль виконання рішень керівництва), управління документообігом по критичним документам, наприклад, договорами оренди, стягненням дебіторської заборгованості, договорами реалізації товарів і послуг, а також ті проекти, які сфокусовані на бізнес-процесах, особливо важливих для підприємства в період кризи – фінансовому управлінні, продажах, управлінні складами і логістикою в цілому.

Нові часи – нові проекти

Криза пред’являє до управління підприємством нові вимоги, і інформаційні технології повинні ці вимоги підтримувати. Тому, не дивлячись на труднощі з фінансуванням, доведеться реалізовувати нові проекти, частина з яких була в планах на майбутнє, а частина – не планувалася зовсім. Це проекти, пов’язані з верхнім рівнем управління підприємством – підтримка доступу мобільних користувачів до документів підприємства, розвиток звітності, управління процесом прийняття рішення та контролю виконання рішень, автоматизація ключових бізнес-процесів. Ці проекти повинні розглядатися не тільки як засіб підвищення продуктивності, але і як засіб забезпечення твердого та правильного порядку і контролю. У першу чергу цим вимогам відповідають системи автоматизації діловодства та управління бізнес-процесами. Статистика кризового періоду показує, що ця група систем управління, як і раніше користується стабільним попитом.

Вибираючи систему для впровадження в період кризи, потрібно враховувати, що тимчасове рішення, як правило, стає постійним. І ще: ціна ліцензій, особливо при обмеженій за масштабом впровадження (що характерно для кризи), становить насправді невелику частку від вартості проекту. Вибравши дешеву систему, ви вирішите сьогоднішню задачу, але поставите перед собою в майбутньому додаткові: придбання нової системи замість швидко амортизованою дешевої, міграцію і перенесення всіх накопичених даних, перенавчання користувачів і пр. При цьому економія сьогодні навряд чи перевищить 5% (зазвичай вартість ліцензій при запровадженні бізнес-додатків становить приблизно 10% від загальної вартості впровадження). Враховуючи перспективу міграції, потрібно вибирати одноплатформенние систему з тією, на яку планується мігрувати в майбутньому – перенесення даних обійдеться дешевше.

У будь-якому випадку управління проектом впровадження системи в кризовий період вимагає спеціальних підходів. Швидкість зміни ситуації та обмеженість вільних ресурсів в кризу накладають на планування проекту впровадження жорсткі вимоги. Цілі впровадження повинні бути сформульовані гранично вузько, концентрація – запорука успіху. Впровадження повинно проводитися дуже швидко, ефект – досягатися негайно, тобто рішення повинно мати високий рівень готовності. Стартові витрати і частка супутніх витрат (інфраструктура, базове ПО) повинні бути мінімальними. Нарешті, нова система не повинна передбачати найму нових фахівців в ІТ.

Потрібний постачальник

Велике значення має наявність у виробника впроваджуваного рішення готових або напівготових рішень з потрібною функціональністю, а також прикладів їх впровадження у вже реалізованих успішних проектах. Вибір різноманітніше у виробників, які мають широку і кваліфіковану партнерську мережу. Наявність декількох партнерів в безпосередній близькості до вашого підприємства радикально знизить ризики, пов’язані з кризовими проблемами у виконавця. Сьогодні у багатьох виробників на сайтах опубліковані списки “антикризових” рішень і акселераторів (як правило, типових рішень або напівготових прототипів), проте варто додатково направити запит до відділу по роботі з партнерами виробника – зазвичай не всі цікаві та ефективні рішення знаходять собі місце на сайті. Варто також звернутися із запитом до найближчих партнерам виробника обраної системи і оцінити не тільки наявність компетенції, але і надійність партнера в кризовій ситуації.

Сергій Кур’яновдиректор з розвитку DocsVision;

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*