Економічна ефективність впровадження системи електронного документообігу PayDox, Комерція, Різне, статті


Економія робочого часу співробітників


Ефективність використання системи електронного документообігу досить висока і більш очевидна, ніж для інших корпоративних систем – саме тому, що системи електронного документообігу створені для підвищення ефективності використання робочого часу співробітників. Розрахунок ефективності заснований на суттєвому зменшенні часу обробки документів.


За даними статистичних досліджень, середній% робочого часу, який співробітники офісу витрачають:


















  • на пошук і очікування надходження документів

20 %



  • на погодження та затвердження документів

20 %



  • на передачу документів між підрозділами

10 %



  • на підготовку стандартних звітів про рух документів

10 %


Дані оцінки є мінімальними, часто ці цифри істотно більше.


Тобто сумарне середнє час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів – більше 60%. При цьому деяка частина співробітників практично весь свій робочий час витрачає на ці операції.


При використанні PayDox:


Середній% економії часу на перераховані вище види обробки документів при використанні PayDox – 80%.


Відповідно, використання PayDox може економити 80% * 60% =48% робочого часу


При цьому треба врахувати, що інші 52% робочого часу не повністю використовуються для ефективної роботи, частина витрачається на перерви на каву, розмови і т.п.


Тобто якщо вважати чисте робочий час, то:


PayDox може економити більше половини робочого часу співробітників офісів, які працюють з документами – договорами, рахунками, накладними, листами, ордерами і т.п. Крім цього, час, проведений співробітниками поза офісом, PayDox дозволяє “конвертувати” в робочий час за рахунок можливості віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті.


Враховуючи простоту обслуговування системи і низьку вартість володіння (Total Cost of Ownership, TCO), обумовлену використанням web-технології – система встановлюється лише на центральний сервер, установки і подальшого обслуговування системи на комп’ютерах користувачів не потрібно – і невисоку вартість придбання ліцензій на використання системи, очікуване повернення інвестицій (Return On Investment, ROI) в придбання системи можливий максимально швидко – зазвичай система окупається вже через 2-3 місяці її експлуатації, а при використанні на великому кількості робочих місць починає істотно економити витрати підприємства.


Якісні оцінки ефективності


Крім кількісних оцінок ефективності системи, що дозволяють переконатися в швидкому поверненні інвестицій в систему, існують не менш важливі якісні оцінки ефективності використання системи.


Підвищення прозорості руху документів.


Співробітники отримують можливість бачити на екрані комп’ютера всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент, а керівники мають можливість бачити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів, наприклад, виконання замовлень клієнтів, прийом нових співробітників на роботу, поточний стан виконання договорів, взаємодія між різними підрозділами компанії і т.п. Рух документів і робота з співробітників з докумеентамі стають контрольованими в режимі реального часу.


Організація єдиного корпоративного інформаційного простору.


Віддалені офіси, філії, представництва інформаційно зв’язуються як з центральним офісом, так і між собою і ступінь їх взаємодії суттєво підвищується.


Об’єднання і забезпечення схоронності корпоративної інформації


Корпоративна інформація зберігається в корпоративній системі управління документами, а не в головах співробітників. Навіть якщо співробітники звільняються або переходять на роботу в інші підрозділи підприємства, їх знання, пов’язані з обробкою документів, зберігаються разом з документами в системі електронного документообігу підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, що приходять на їх місце. Об’єднання знань співробітників в загальній корпоративній системі дає синергетичний ефект і може привести до вражаючих результатів.


Підвищення керованості компанії в цілому.


Прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при прийнятті управлінських рішень за рахунок використання актуальних і своєчасних даних призводить до підвищення керованості компанії в цілому.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*