Глосарій термінів з електронного документообігу, використаних в MoReq (документація, FAQ), Документація, Програмування, статті

Глосарій


Даний глосарій визначає ключові терміни, які використовуються в специфікації MoReq (як у вимогах, так і в описі моделі).


Адміністратор / Administrator


Роль користувача в системі. Відповідає за повсякденне застосування регламенту роботи із службовими документами в організації.


Це є деяке спрощення. Особливо у великих організаціях, завдання, віднесені в даній специфікації до обов’язків Адміністратора, можуть бути розділені між декількома ролями, такими як керівник служби ДОУ (Records Manager), співробітник служби ДОУ (Records Officer), архівіст і т.д.


Протокол аудиту / audit trail


Інформація про транзакції чи інших діях, які впливають на сутності або змінюють їх (в т.ч. і елементи метаданих), що зберігається в досить деталізованому вигляді, щоб забезпечити реконструкцію виконаних дій.


Зауваження: Системний журнал складається в основному з одного або більше списків або бази даних, які представлені в человекочітаемой формі. Списки можуть створюватися автоматично комп’ютерною системою (для системних транзакцій) або вручну (для дій, які виконуються вручну); але дана специфікація фокусує увагу на першому.


Автентичність / authenticity


(Тільки в контексті управління документацією). Властивість бути справжнім.


Джерело: адаптоване та скорочене визначення “автентичності документа” з глосарію UBC-MAS.


Зауваження: в контексті документа ця властивість означає, що документ є саме тим, чим він претендує бути; властивість автентичності не стосується питань достовірності інформації або фактів, викладених в документі.


Зауваження: автентичність документа підтверджується його видом, формою та / або режимом передачі та / або способом зберігання та забезпечення схоронності. Для більш детальної інформації див глосарій UBS-MAS.


Реєстрування / capture


Реєстрація, класифікація, додавання метаданих і збереження документа в системі, яка управляє документами.


Клас / class


(Тільки в даній специфікації.) Частина ієрархії, представлена ​​лінією, що йде від будь-якої точки в ієрархії схеми класифікації до всіх папок лежачим нижче неї.


Зауваження: це може відповідати в класичній термінології поняття “основний клас”, “група” або “серія” (або підклас, підгрупа, суб-серія і т.д.) на будь-якому рівні схеми класифікації.


Класифікація / classification (дія)


Систематична ідентифікація і розташування ділових активностей та / або документів за категоріями, згідно логічно структурованим угодами, методам і процедурних правил, представленим у схемі класифікації.


Джерело: ISO 15489.


Схема класифікації / classification scheme


Див класифікація.


Джерело: визначення “Системи класифікації” в ISO 15489.


Зауваження: схема класифікації часто представляється у вигляді ієрархії.


Допуск / clearance


Див security clearance.


Закриття / close (дія)


Процес зміни атрибутів томи електронного справи таким чином, щоб стало неможливим приміщення в нього додаткових документів.


Закритий / closed


Описує те електронного справи, який був закритий і в який більше не можна поміщати документи.


Етап конфігурації / configuration time


Точка в життєвому циклі АСЕД, коли проводиться її установка і настроюються її параметри.


Знищення / destruction


Процес ліквідації або видалення документів, після чого їх відновлення неможливе.


Джерело: ISO 15489.


Цифровий / digital


См електронний / electronic.


Інформаційний ресурс / document (іменник)


Зафіксована інформація або об’єкт, який слід розглядати як єдине ціле


Джерело: ISO 15489.


Зауваження: документ (інформаційний ресурс) може бути на папері, мікрофільми, магнітному чи іншому електронному носії інформації. Він може включати будь-які комбінації тексту, даних, графіки, звуку, рухомого зображення або інші форми інформації. Документ може складатися з одного або декількох об’єктів даних.


Зауваження: інформаційні ресурси відрізняються від службових документів (records) в деяких важливих аспектах.


24-ФЗ і ГОСТ Р 51141-98: Документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.


АСУІР / EDMS


Автоматизована система управління інформаційними ресурсами – Electronic Document Management System.


Зауваження: функціональність, необхідна для EDMS не включена в дану специфікацію. Однак EDMS часто використовується в тісній інтеграції з ERMS – АСЕД.


Електронний / electronic


Для цілей даної специфікації слово “електронний” використовується у тому ж значенні що і “цифровий”.


Зауваження: аналогові записи, хоча і можуть вважатися електронними, не розглядаються як “електронні” в рамках даної специфікації, оскільки він не може бути збережено в комп’ютерній системі без перетворення в цифрову форму. З цього випливає, що в термінології даної специфікації аналогові записи повинні розглядатися як матеріальні документи.


Електронний інформаційний документ / electronic document


документ, який існує в електронній формі.


Зауваження: використання терміна електронний документ не обмежується тільки текстовими документами, що створюються за допомогою текстових процесорів. У це поняття також включаються повідомлення електронної пошти, електронні таблиці, графіка, зображення, HTML / XML-документи, мультимедіа та складові документи, та інші типи документів.


Електронна папка / electronic file


Сукупність взаємопов’язаних електронних документів.

Джерело: Функціональна специфікація PRO, поняття “електронної папки”
 


Зауваження: цей термін зазвичай вільно використовується у значенні електронний тому.


Електронний документ / electronic record


Документ, який існує в електронній формі.


Зауваження: документ може виявитися представленими в електронній формі в результаті того, що він спочатку створюється за допомогою прикладної програми або в результаті оцифровки, тобто шляхом сканування паперового документа або мікрофільму.


АСУД / ERMS


Автоматизована система управління документацією – Electronic Record Management System.


Зауваження: АСУД / ERMS відрізняється від АСУІР / EDMS в деяких важливих аспектах.


Експорт / export (процес)


Процес створення копії укомплектованих електронних папок (справ) для іншої системи.


Зауваження: Справи залишаються в АСЕД після експорту, на відміну від передачі.


Виписка / extract


(З документа) Копія документа із змінами, які були зроблені, щоб видалити або приховати, але не додати чи змінити зміст існуючої інформації.


Джерело: визначення “екземпляра” / “instance” в функціональної специфікації PRO.


Зауваження: зміни зазвичай проводяться в результаті вимог щодо обмеження доступу до інформації. Наприклад, документ може бути доступний у вигляді копії тільки після того, як з нього вилучені імена та / або власноручні підписи; в цьому випадку створюється виписка, в якій імена та / або підписи не видно. Процес маскування іноді називається редагуванням (redaction).


Справа (папка) / file (іменник)


(1) Коли цей термін використовується ізольовано, він позначає як електронні справи, так і паперові.


(2) Коли цей термін використовується разом з визначенням, тобто електронне справу або паперове справу, то можна застосувати відповідну ухвалу.


Гібридна папка / hybrid file


Сукупність взаємопов’язаних електронних документів і / або матеріальних документів, що зберігаються частково в електронному справі в АСЕД і частково у відповідному паперовому справі поза АСЕД.

Джерело: Функціональна специфікація PRO, визначення “гібридної папки”
 


Метадані / metadata


(В контексті документообігу) Структурована або напів-структурована інформація, яка забезпечує можливість створення, управління, і використання документів протягом часу і всередині і поза організації, в якій вони створені.


Джерело: робоче визначення Archiving Metadata Forum (http://www.archiefschool.nl/amf).


Зауваження: відмінність між даними та метаданими може бути неочевидно. Наприклад, зазвичай зрозуміло, що такі суттєві індексні дані документа як заголовок, дата і т.д. є частина метаданих документа. Однак, дані системного журналу, пов’язані з документом або порядок зберігання документа цілком можуть розглядатися як дані або як метадані в залежності від контексту. Різні типи метаданих можуть бути визначені, наприклад, для індексування, тривалого зберігання, відображення документа і т.д. Детальний розгляд питань, пов’язаних з використанням метаданих знаходиться за рамками специфікації MoReq.


Відкрити, відкритий / open


(Дія) Процес створення нового томи електронного справи.


(Визначення) Визначає тому електронного справи, який ще не був закритий і, отже, в який можна поміщати додаткові документи.


Паперова папка (справа) / paper file


Пристосування для зберігання матеріальних документів.


Джерело: Функціональна специфікація


Зауваження: прикладами паперових справ серед іншого можуть бути конверти, шафи і папки-швидкозшивачі.


PDF


Portable Document Format – переносимий формат документа.


Зауваження: цей формат є власністю Adobe Inc., Але широко використовується. Його включення в глосарій жодним чином не є посяганням на авторські права.


Документ / record (іменник)


Документ, складений або отриманий особою чи організацією в процесі своєї поточної діяльності і зберігається цією особою чи організацією.

Джерело: адаптоване визначення функціональної специфікації PRO

Зауваження: Локальні національні визначення також допустимі.


Зауваження: службовий документ може бути складовим і об’єднувати кілька інформаційних документів на будь-якому носії та в будь-якому форматі. На додаток до змістовної частини, документ має включати контекстуальну інформацію і, якщо доречно, структуровану інформацію (в т.ч. інформацію, що описує компоненти службового документа). Ключове властивість службового документа є його незмінність.


ГОСТ Р 51141-98:


офіційний документ: Документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений у встановленому порядку.


службовий документ: Офіційний документ, що використовується в поточній діяльності організації.


Два даних визначення спільно найближче відповідають визначенню глосарію.


Редагування, цензурування / redaction


Процес приховування конфіденційної інформації в документі.


Зауваження: це може включати накладення непрозорих прямокутників, щоб приховати імена, підписи і т.д. (Електронний еквівалент цензорского контролю) або видалення окремих сторінок.


Зауваження: у всіх випадках оригінал електронного документа не піддається зміні. Редагується тільки копія електронного документа; подібна копія називається випискою.


Реєстрація / registration


Дія присвоєння документу унікального ідентифікатора в системі.


Джерело: ISO 15489 (проект міжнародного стандарту).


Зауваження: реєстрація зазвичай має на увазі запис в “регістр” важливих метаданих, в т.ч. “Всіх даних, необхідних для ідентифікації осіб та дій, що мають відношення до документа і документарного контексту службового документа. “.


Відтворювати / render


Процес створення відтворення.


Відтворення / rendition


Демонстрація електронного документа, представленого у вигляді, в якому користувач може до нього звернутися.


Зауваження: це може включати зображення на екрані, на печатці, відтворення аудіо або мультимедіа.


Зауваження: точна сутність уявлення може визначатися програмним і апаратним забезпеченням. Зазвичай, різні уявлення одного і того ж документа можуть відрізнятися в деталях в залежності від параметрів фонта, довжини рядка, розбиття на сторінки, дозволи друку або екрана, глибини кольору, палітри і т.д. У більшості випадків ці відмінності допустимі. Проте, в деяких випадках слід більш уважно ставитися до подібних ефектів; ці випадки не розглядаються в даній специфікації.


Опис справ / repertory


Список існуючих заголовків справ на кожному нижньому рівні схеми класифікації.


Порядок зберігання / retention schedule


Послідовність інструкцій, призначених класу або справі щоб задати тривалість часу, протягом якого службові документи повинні залишатися в організації у зв’язку з потребами поточної діяльності та остаточну долю службових документів після закінчення встановленого терміну зберігання.


Джерело: адаптоване визначення “disposal schedule” з функціональної специфікації PRO


Роль / role


Сукупність дозволів на доступ до функціональних можливостей системи, надана зумовленої підмножині користувачів.


Джерело: Функціональна специфікація PRO.


Гриф обмеження доступу / security category


Один або кілька термів, асоційованих з документом, які визначають правила доступу до нього.


Зауваження: грифи обмеження доступу зазвичай призначаються на рівні організації або на державному рівні. Прикладами грифів доступу в державних організаціях у більшості європейських країн є: “Цілком таємно”, “Таємно”, “Конфіденційно”, “Обмеженого доступу”, “Без обмеження доступу”. Іноді ці грифи супроводжуються додатковими термами, такими як “Тільки для громадян західноєвропейських країн “або” особисті справи “.


Зауваження: цей термін не є загальновживаним.


Рівень допуску / security clearance


Один або кілька термів, асоційованих з користувачем, які визначають до документами з якими грифами обмеження доступу даний користувач має доступ.


SQL


Structured Query Language – мова структурованих запитів.

Зауваження: мова SQL є стандартом для реляційних баз даних, які широко використовуються для зберігання метаданих в АСЕД. Стандарт визначено в ISO 9075

Передача / transfer (дія)


Процес переміщення завершених електронних справ в іншу систему.

Джерело: адаптоване визначення з функціональної специфікації PRO

Зауваження: справи часто передаються разом з іншими справами в складі класу в схемі класифікації (номенклатурі справ) з метою передачі справ до архіву на постійне зберігання.


Зауваження: див також експорт.


Користувач / user


Будь-яка особа, що використовує АСЕД.


Зауваження: може включати (в числі іншого) Адміністраторів, співробітників організації, представників громадськості та зовнішніх організацій, наприклад, аудиторів.


Версія / version


(Документа) Стан документа в певний момент його розробки.


Джерело: Функціональна специфікація PRO.


Зауваження: версією зазвичай вважається один із проектів документа або фінальний документ. В деяких випадках, однак, закінчений документ існує в кількох версіях, наприклад, технічне керівництво. Слід зауважити, що службовий документ також може існувати більш ніж в одній версії, див. також виписка / extract.


Том / volume


Частина електронного справи або паперового справи.

Джерело: Визначення “частини” / “part” в функціональної специфікації PRO.


Зауваження: підрозділи створюються щоб поліпшити керованість вмістом справи шляхом розбиття його на окремі не дуже великі одиниці обліку. Поділ на підрозділи є скоріше механічним (по числу документів або за часом), ніж інтелектуальним.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*