Інтеграція баз даних Access і SharePoint, MS Office, Програмні керівництва, статті

Коли я розповідаю кінцевим користувачам про Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, я завжди прошу їх показати використовувані ними інструменти і як саме вони їх використовують. Безсумнівно, хто-небудь в організації використовує Microsoft Office AccessTM для вирішення важливих завдань бізнесу. Програма Access до сих пір є цінним інструментом і важливим активом для безлічі компаній.


MOSS 2007 дозволяє використовувати додатки, побудовані на основі Access, і інтегрувати їх з SharePoint ® для створення нових рішень з більш широкими можливостями. У даній статті розглядається інтеграція MOSS з Access та налаштування цих двох продуктів кінцевим користувачем для створення рішення.


Базова технологія, яка надається MOSS програмі Access, включає робочий процес, загальний репозиторій (сервер SQL Server ®) і веб-інтерфейс (оглядач). Функції SharePoint включають управління документами, робочі області та можливість налаштування користувацьких списків для використання вбудованих робочих процесів і стандартних веб-частин, від рекламних акцій до створення списку контактів або проблем або управління створеними користувачем формами. Більш того, простота використання знайомих технологій Office посилює у кінцевих користувачів відчуття збільшення можливостей. Як ви побачите, MOSS не ставить під загрозу існуючі рішення. Навпаки, MOSS збільшує ефективність, оскільки не потрібно переписувати програми, що дозволяє кінцевим користувачам зосередитися на ділових питаннях, а не займатися вирішенням технічних труднощів.


Переваги отримують не тільки кінцеві користувачі. ІТ-підрозділу і адміністратори прагнуть допомогти кінцевим користувачам підтримувати всі користувальницькі бази даних, кількість яких в компанії швидко збільшується. Багато хто навіть не знають, що Access використовується для вирішення критично важливих завдань бізнесу, поки не зіткнутися з певними проблемами, такими як обмеження дискового простору, багатокористувацький доступ, безпека, відновлення пошкоджених баз даних, доступ до веб-ресурсів, несумісні версії Access і розгортання змін на декількох робочих станціях. У SharePoint є відповіді на всі ці питання.


Хоча програма Access і має обмеження, вона проста в роботі і надає багаті можливості, особливо для користувачів, які не займаються написанням коду. Одна програма забезпечує настроюються реляційні таблиці, прості запити (і складні), інтерфейсний творець форм з функцією перетягування, звіти на основі даних і можливість налаштування декількох користувачів. Створення рішень на основі Access і SharePoint має сенс як для організацій, які прагнуть до об’єднання ресурсів і можливостей, так і для окремих користувачів, що користуються перевагами додатків і навичок, накопичених протягом багатьох років.


Початок роботи


Access 2007 надає кілька шляхів інтеграції з MOSS 2007. Як показано на рис. 1, Вони включають: імпорт даних зі списку SharePoint, публікацію даних на сайті SharePoint, створення списку SharePoint, використання даних SharePoint в якості зовнішнього джерела, перенесення бази даних Access на новий або існуючий вузол SharePoint і автономний доступ до даних SharePoint.



Рис. 1Access 2007 надає кілька простих точок входу для інтеграції з SharePoint.


Найкраще почати з створення списку SharePoint в таблиці Access. Список SharePoint дуже схожий з таблицею Access. Він зберігається в базі даних вмісту SQL, містить певні атрибути полів і підтримує пошук.


При створенні списку SharePoint необхідно мати на увазі наступні обмеження: для забезпечення оптимальної продуктивності рекомендується одночасно переглядати не більше 2000 елементів; SharePoint не забезпечує цілісність даних; об’єкти OLE не експортуються в SharePoint; перевірка даних обмежена.


Для створення списку SharePoint в таблиці Access насамперед виберіть вкладку “Зовнішні дані”, потім натисніть стала доступною кнопку “Список SharePoint” в групі “Експорт”. Після цього необхідно вказати вузол SharePoint, на якому буде розміщено цей список, заповнивши діалогове вікно “Експорт – список SharePoint”, показане на рис. 2, Або клацнувши таблицю правою кнопкою миші і вибравши “Експорт даних в список SharePoint”. Майте на увазі, що якщо таблиця була дочірньою, все батьківські таблиці також будуть експортовані.



Рис. 2Дані Access будуть експортовані на вказаний вузол SharePoint


По завершенні процесі експорту можна зберегти виконані дії з експорту, щоб не довелося повторювати їх надалі. У цей момент можна перейти до вузла SharePoint і переглянути відправлені дані. Ця проста операція зручна для переміщення даних в SharePoint і надання користувачам доступу до них. Переваги полягають у підвищенні безпеки, оскільки дані тепер зберігаються в базі даних SQL Server, і спрощення доступу, оскільки інформація доступна через оглядач.


Проте інша операція, установка зв’язку списків в SharePoint як таблиць в Access, надає набагато більш ефективний спосіб інтеграції Access і SharePoint. Для цього клацніть вкладку “Зовнішні дані” в програмі Access і виберіть “Список SharePoint” в групі “Імпорт”. З’являється діалогове вікно, показане на рис. 3.



Рис. 3Установка зв’язку Access з SharePoint


Виберіть вузол зі списком SharePoint, який буде використовуватися в якості приєднаного джерела даних. По завершенні цієї операції список буде показаний в програмі Access як пов’язана таблиця, а в правому нижньому кутку програми з’явиться індикатор “У мережі з SharePoint”. Тепер встановлена ​​двостороння синхронізація між Access і SharePoint з підтримкою виконання операцій додавання, зміни і видалення з обох програм. Як ви побачите, для таблиці можна написати код для надання додаткових можливостей.


При встановленні зв’язку зі списками SharePoint в Access можна виявити, що за замовчуванням також імпортується інша таблиця, список відомостей про користувачів Windows ® SharePoint Services (WSS), з якої також встановлюється зв’язок. Крім того, створюється таблиця неполадок з ім’ям “Перейти до неполадок вузла SharePoint”. У цій таблиці можна переглянути конфлікти з даними.


Додаткові відомості про перенесення даних і обробці типів даних під час перетворення см. в статті “Перетворення програмою Access типів даних Access і SharePoint” (office.microsoft.com/en-us/access/HP010477131033.aspx) І розділ “Обмеження переносу” в статті “Перенесення таблиць бази даних Access Database на вузол SharePoint і встановлення зв’язку з ними” (office.microsoft.com/en-us/access/HA101314681033.aspx).


Інтеграція таблиць і списків третім способом виконується з програми SharePoint. Виберіть список, потім на вкладці “Дії” клацніть “Відкрити за допомогою Access”. З’являється діалогове вікно із запитом на введення імені бази даних (нової або існуючої). Після введення імені бази даних можна просто встановити зв’язок з даними на сайті SharePoint або експортувати дані безпосередньо в (див. рис. 4).



Рис. 4Забезпечення доступу до даних SharePoint з Access


Перенесення бази даних в SharePoint


До сих пір ми розглядали імпорт списку SharePoint як пов’язаної таблиці та експорт таблиць в SharePoint як списків, але що якщо потрібен доступ до всієї бази даних? Критично важливі додатки безлічі організацій виконуються в Access і повинні мати можливість віддаленого доступу, щоб окремі користувачі могли виконувати звіти та запити, а також вводити дані. У подібних випадках переписування програми не завжди здійсненно з економічної точки зору або внаслідок відсутності необхідних навичок. Ця проблема вирішується в SharePoint і Access за допомогою можливості “Move to SharePoint” (Перенесення на вузол SharePoint), яка доступна на вкладці “Списки SharePoint” програми Access. Вона схожа з можливістю перенесення на SQL Server за допомогою майстра перетворення на формат SQL Server, який з’явився ще в Access 97.


Переваги перенесення всієї бази даних Access на вузол SharePoint полягають в тому, що всі таблиці перетворюються в списки SharePoint; виконується резервне копіювання бази даних Access; списки автоматично стають пов’язаними таблицями в Access; можливий перенос всієї бази даних, а не тільки таблиць; база даних працює так само, як і до перенесення.


При натисканні кнопки Move to SharePoint з’являється діалогове вікно, показане на рис. 5. Після вказівки вузла необхідно вирішити, чи повинна зберігатися база даних. При збереженні вся база даних буде збережена в обраній бібліотеці документів. Це означає, що база даних повністю (включаючи форми, звіти, запити і макроси) зберігається на вузлі SharePoint, і таким чином стає недоступною на сервері. Якщо користувачеві необхідний доступ до бази даних, він просто переходить до бібліотеки, в якій вона міститься, і клацає її, після чого база даних буде автоматично розгорнуто на робочій станції користувача.



Рис. 5Вкажіть вузол SharePoint, на який необхідно перенести базу даних


При перенесенні всієї бази даних під стрічкою з’являється повідомлення “Публікація змін”. Це забезпечує синхронізацію локальних змін структури і даних з копією на сервері. Якщо ця можливість не вибрана, тільки таблиці будуть перетворені в списки і пов’язані з Access. В цьому випадку база даних цілком не буде доступна спільноті користувачів, також не буде створюватися її резервна копія як об’єкта в SharePoint.


Після вибору однієї з цих можливостей база даних разом з відповідними відомостями буде доступна через вибраний вузол SharePoint. Знову автоматично створюється таблиця з ім’ям “Перейти до неполадок вузла SharePoint “. У ній реєструються всі конфлікти, пов’язані з переносом. При завантаженні таблиці на вузол SharePoint можна переглянути всі виниклі проблеми програми Access.


Уявлення, форми та звіти


Після перенесення бази даних необхідно перевірити її функціональність. Перед початком перевірки переконайтеся, що відображається індикатор “У мережі з SharePoint”. Майте на увазі, що запити Access стають уявленнями SharePoint; подання SharePoint дуже сходи із запитами Access.


При перенесенні всієї бази даних існуючі запити копіюються в SharePoint як подання. Користувачі Access розуміють, що написання запитів дозволяє переглядати набори даних. Вивчення аналогічних дій в поданні SharePoint допомагає зрозуміти розміщення даних у списку SharePoint.


Одним з найбільш корисних уявлень, які можна створити, є подання Access. Для його створення перейдіть до списку, в якому створюється уявлення, виберіть “Уявлення”, потім “Створити подання “. З’являється кнопка” Подання Access “, що дозволяє створювати форми та звіти на основі списку. При натисканні цієї кнопки і виборі бази даних Access з’являється діалогове вікно, подібне показаному на рис. 6. Як ви бачите, тепер необхідно визначити формат (тип форми, зведена діаграма, зведена таблиця або звіт) і після завершення процесу в базі даних Access з’явитися пов’язана формат або звіт.



Рис. 6Створення подання Access


Автономний доступ


В реальному світі розширення рамок дії критично важливих додатків означає отримання прибутку від інвестицій. Одним із способів розширення сфери дії інтегрованого додатка Access / SharePoint є усвідомлення того, що для використання програми не потрібне підключення до SharePoint. Для забезпечення такої гнучкості в Access 2007 з’явилася можливість автономної роботи. Дані кешуються в локальній копії бази даних, поки вона не буде підключена до сервера. Для збереження бази даних для автономної роботи натисніть кнопку “Автономний режим” в групі “Зовнішні дані / Списки SharePoint” стрічки.


При готовності до повторного підключення до SharePoint можна вибрати “Оперативний режим” або “Синхронізація”. При виборі будь-якого варіанту виконується передача даних і відображаються конфлікти для перегляду; однак при синхронізації дані передаються, але база даних залишається в автономному режимі.


Необхідно звернути увагу ще на один елемент у групі “Списки SharePoint”, “Скасувати зміни”, який має два параметри. Перший скасовує всі зміни, але не оновлює дані SharePoint в Access. Другий параметр скасовує всі зміни і оновлює дані SharePoint (пов’язані списки).


Шаблони Access


До складу Access 2007 входить кілька готових шаблонів, що дозволяють користувачам швидко створювати бізнес-рішення; для використання шаблонів необхідно натиснути кнопку “Списки SharePoint” на вкладці “Створити” у групі “Таблиці” (див. рис. 7). При виборі одного з шаблонів автоматично визначається схема для таблиці, пов’язаної з SharePoint. В даний час підтримуються тільки контакти, завдання, питання та заходи. Це означає, що при експорті таблиці з інформацією одного з цих типів дані будуть вважатися відповідним типом вмісту WSS (наприклад, питання на питання).



Рис. 7Вибір типу списку


Також можна створювати власні шаблони для використання зі списками SharePoint або шаблони вузла SharePoint з базами даних Access 2007 із самостійним зв’язуванням. Для цього необхідні розширення розробника Access 2007 і настройка WSSTemplateID таблиці. Це властивість відстежує таблиці з таким же шаблоном списку SharePoint.


Access і метадані


Підприємства з усталеним використанням додатків Access можуть не завжди хотіти або бути готові до перенесення всіх цих додатків в SharePoint. У таких випадках може мати сенс написати код в Access для поновлення SharePoint. За допомогою цього коду можна поєднати програми SharePoint і Access.


Простим прикладом є база даних Northwind Trader, в якій зберігаються дані про продукти, постачальників і замовленнях клієнтів. Зазвичай кожен продукт має відповідну надану постачальником таблицю продукту в форматі PDF. У базі даних Access відстежується вся інформація в таблиці продукту, така як географічне розташування, номер продукту, історія виправлень і код підрозділу компанії. Ці дані повинні бути доступними для постачальників через екстрамережі SharePoint.


Вузол SharePoint налаштований, а всі документи перенесені в пов’язану бібліотеку документів, але поля метаданих порожні (див. рис. 8), Оскільки дані відстежуються в Access (а користувач, який здійснює нагляд за ними, добре знайомий з програмою Access і не прагнути змінити що-небудь).



Рис. 8Відкритий в SharePoint документ Northwind з відсутніми метаданими


На щастя, як показано на рис. 9, Можна додати код Visual Basic ® for Applications (VBA) для поновлення метаданих через додаток Access. Не потрібно переписувати програму. Співробітник продовжує використовувати зручний засіб, розширене для роботи в Інтернеті, а постачальники мають доступ до екстрамережі на основі повноважень (вони бачать тільки ті дані, які вони повинні бачити); відсутні які-небудь проблеми паралельної роботи або розміру бази даних.



Рис. 9Оновлення метаданих за допомогою коду


Вбудована безпека


Одним з найбільш істотних переваг перенесення додатків Access в SharePoint є можливість використання моделі безпеки SharePoint з вбудованою перевіркою автентичності Active Directory ®. Це дозволяє більше не турбуватися про реалізацію безпеки в додатках Access, оскільки можна створювати схеми і таблиці і додавати користувачів. Списки SharePoint дозволяють використовувати фільтрацію за ролями безпеки, що забезпечує доступність для користувачів тільки дозволених для них даних; це є характерною особливістю SharePoint. Крім того, при наявності компонентів бази даних, які не потрібно переносити в SharePoint, їх не потрібно переміщати.


SharePoint надає деталізовану модель безпеки і модель безпеки на основі ролей. При вирішенні питання про переміщення бази даних до виконання міграції необхідно спроектувати вузол і модель безпеки. Це спрощує настройку і перевірку повноважень. Крім того, це зменшує можливі проблеми переносу і збільшує продуктивність бази даних Access.


Цілісність даних


Я допустив би недбалість, якщо не розглянув хоча б поняття цілісності даних. Фактично, SharePoint не підтримує цілісність даних, на відміну від Access. Безліч установок на певному рівні нормалізовані. Це необхідно враховувати для забезпечення роботи критично важливих баз даних Access. На щастя, існує декілька обхідних шляхів, які можна використовувати для поліпшення існуючої системи.


Як я зазначив раніше, якщо при перенесенні бази даних в SharePoint перенесені дочірні таблиці, також переміщаються і родові таблиці. Крім того, їли SharePoint розпізнає, що вибране поле засноване на іншій таблиці, використовуються поля підстановки. Наприклад, припустимо, що вибрано клієнт і замовлення розміщено в базі даних Northwind Traders. Якщо таблиці переміщені в SharePoint, поле клієнта буде підстановки в списку Order (Замовлення).


Як щодо каскадних оновлень / вилучень і складніших операцій? Саме тут слід оцінювати SharePoint і відповідні робочі процесу в якості можливого рішення. Повертаючись до бази даних Northwind Traders, припустимо, що клієнт скасовує існуючий замовлення, що викликає кілька наступних дій: повернення колишнього стану складських запасів, повідомлення постачальників, виконання необхідної роботи з клієнтом прикріпленим до замовлення співробітником, скасування доставки та оновлення звітності. Задіяно багато переміщуються частин і багато має бути погоджено.


За допомогою SharePoint Designer можна створити в SharePoint робочий процес для виконання всіх зазначених вище дій після зміни стану замовлення. 22 стандартних робочих процесу можуть бути скомбіновані в сотні дій. SharePoint Designer – чудовий засіб для фірмової налаштування вашого вузла і створення робочих процесів.


І, що краще за все, при використанні SharePoint Designer для створення робочих процесів необхідні навички, знайомі користувачам, які знають, як “програмувати” для Access. Це означає, що користувачі, створюють програми Access, можуть перенести і розширити свої знання на область створення робочого процесу без значних зусиль. При використанні SharePoint Designer для роботи з робочими процесами не вимагається написання коду, а розгортання цих робочих процесів здійснюється дуже просто.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*