Керівнику підприємства. Впровадження системи автоматизації, основниепроблеми і завдання, Різне, Бази даних, статті

Геннадій Верников

Впровадження системи автоматизації управління, як і будь-яке серйозне перетворення на підприємстві, є складним і часто болючим процесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи.

Далі наведені основні проблеми і завдання, що виникають в большінствеслучаев при впровадженні систем управління та рекомендації щодо їх вирішення.

Основні проблеми та завдання, що вимагають особливої ​​уваги при їх вирішенні:

Тепер опишемо ці пункти докладніше:

Відсутність постановки завдання менеджменту на підприємстві.

Напевно, цей пункт є найбільш значимим і складним. На первийвзгляд, його тема перегукується зі змістом другого пункту, посвященногореорганізаціі структури підприємства. Однак, насправді, він являетсяболее глобальним і включає в себе не тільки методології управління, нотакже філософські та психологічні аспекти. Справа в тому, що большінстворуководітелей керують своїм підприємством тільки виходячи зі свого досвіду, своєї інтуїції, свого бачення і вельми неструктурованих даних про егосостояніі і динаміці. Як правило, якщо керівника попросити опісатьв якому вигляді описати структуру діяльності свого підприємства ілінабор положень, виходячи з яких він приймає управлінські рішення, справа досить швидко заходить в глухий кут.

Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, що впливає як і на успіх діяльності підприємства в цілому, так і на успіх проекту автоматізаціі.Напрімер, абсолютно марно займатися впровадженням автоматізірованнойсістеми бюджетування, якщо саме бюджетування не поставлено на предпріятіідолжним чином, як певний послідовний процес.

На жаль, на даний момент в Росії до кінця не склався національнийподход до менеджменту, і в даний момент російське управління представляетсобой гримучу суміш з теорії західного менеджменту (Яка у многомне є адекватною існуючій ситуації) і радянсько-російського досвіду, який, хоча і багато в чому гармонує із загальними життєвими принципами, ноуже не відповідає жорстким вимогам ринкової конкуренції.

Тому, перше, що необхідно зробити для того, щоб проект внедренияавтоматизированной системи управління виявився вдалим – максимально формалізоватьвсе ті контури управління, які власне Ви плануєте автоматізіровать.В більшості випадків, для здійснення цього не обійтися без привлеченияпрофессиональных консультантів, але з досвіду, витрати на консультантів простоне порівнянні зі збитками від проваленого проекту автоматизації. Однаконужно не помилитися у виборі консультантів … Але це вже окрема сложнийвопрос.

Необхідність в часткової реорганізація структури та деятельностіпредпріятія.

Перш ніж приступати до впровадження системи автоматизації на предпріятііобично необхідно провести часткову реорганізацію його структури і технологійведенія бізнесу. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження, є повне і достовірне обстеження підприємства у всіх аспектахего діяльності. На основі висновку, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови корпоративної інформаційної сістеми.Несомненно, можна автоматизувати все, про принципом “як є”, однак, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті обследованіяобично фіксується велика кількість місць виникнення необоснованныхдополнительных витрат, а також суперечностей в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити виробничі та логістіческіеіздержкі, а також істотно скоротити час виконання різних етаповосновних бізнес-процесів. Як сказав, хтось із великих, можна автоматізіроватьхаос, бо в результаті цього вийде автоматизований хаос. Під терміномреорганізація я навіть не маю на увазі реінжиніринг в його класичному западномпоніманіі, з повною перебудовою всієї внутрішньогосподарської і коммерческойдеятельності. Реорганізація може бути проведена в ряді локальних точок, де вона об’єктивно необхідна, що не спричинить за собою відчутний спад актівностітекущей комерційної діяльності.

Необхідність у зміні технології роботи з інформацією, і прінціповведенія бізнесу.

Ефективно побудована інформаційна система не може не внести ізмененійв існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а такжеуправленія бізнес-процесами.

По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостей корпоративнойинформационной системи, є модулі управлінського обліку і фінансовогоконтроллінга. Тепер кожне функціональне підрозділ може бути определенокак центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного ізтакіх керівників, і надає в руки вищих менеджерів еффектівнийінструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.

При наявності інформаційної системи, керівник здатний отримувати актуальнуюі достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії, без временнихзадержек і зайвих передатних ланок. Крім того, інформація подаетсяруководітелю в зручному вигляді “з листа” за відсутності людських чинників, які можуть упереджено або суб’єктивно трактувати інформацію при передаче.Однако справедливо було б зауважити, що деякі керівники не прівикліпрінімать управлінські рішення за інформацією в чистому вигляді, якщо до лінійні докладено думка людини, яка її доставив. Такий підхід в прінціпеімеет право на життя і при наявності інформаційної системи, однак частоон негативно відбивається на об’єктивності менеджменту.

Впровадження системи автоматизації вносить істотні зміни в управленіебізнес-процесами. Кожен документ, що відображає в інформаційному полетеченіе або завершення того чи іншого наскрізного бізнес-процесу, в інтегрірованнойсістеме створюється автоматично, на підставі первинного документа, открившегопроцесс. Співробітники, відповідальні за цей бізнес-процес лише контроліруюті, при необхідності, вносять зміни у позиції побудованих системою документов.Напрімер, замовник розмістив замовлення на продукцію, який повинен бути ісполненк певному числу місяця. Замовлення вводиться в систему, на підставі егосістемой автоматично створюється рахунок (на основі існуючих алгорітмовценообразованія), рахунок пересилається замовнику, а замовлення направляється в проізводственниймодуль, де відбувається разузлование замовленого виду продукції на отдельниекомплектующіе. На основі списку комплектуючих в модулі закупівель сістемойсоздаются замовлення на їх закупівлю, а виробничий модуль соответствующімобразом оптимізує виробничу програму, щоб замовлення було ісполненточно до терміну. Природно, в реальному житті можливі різні варіантинеустранімих зривів поставок комплектуючих, поломки устаткування і т.д., тому кожен етап виконання замовлення повинен строго контролюватися ответственнимза нього колом співробітників, які, в разі необхідності, повинні создатьуправленческое вплив на систему, щоб уникнути небажаних последствійілі зменшити їх.

Не варто думати, що працювати за наявності автоматизованої сістемиуправленія стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперової волокітиускоряет процес і підвищує якість обробки замовлень, піднімає конкурентоспроможності рентабельність підприємства в цілому, а все це вимагає більшої зібраності, компетенції та відповідальності виконавців. Можливо, що существующаяпроизводственная база не буде справлятися з новим потоком замовлень, і внее теж потрібно буде вносити організаційні та технологічні реформи, які згодом позитивно позначаться на процвітанні підприємства.

Опір співробітників підприємства

При впровадженні корпоративних інформаційних систем в більшості случаеввознікает активний опір співробітників на місцях, яке являетсясерьезним перешкодою для консультантів і цілком здатне зірвати ілісущественно затягнути проект впровадження. Це викликано кількома человеческіміфакторамі: звичайним страхом перед нововведеннями, консерватизмом (наприклад, комірнику, який пропрацював 30 років з паперової картотекою, зазвичай псіхологіческітяжело пересідати за комп’ютер), побоювання втратити роботу або утратітьсвою незамінність, боязнь істотно збільшується ответственностіза свої дії. Керівники підприємства, що прийняли рішення автоматізіроватьсвой бізнес, в таких випадках повинні всіляко сприяти ответственнойгруппе фахівців, проводить впровадження інформаційної системи, вестіраз’яснітельную роботу з кадрами, і, крім того:

Тимчасове збільшення навантаження на співробітників при впровадженні системи

На деяких етапах проекту впровадження тимчасово зростає навантаження насотрудніков підприємства. Це пов’язано з тим, що крім виконання обичнихрабочіх обов’язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання і технологіі.Во час проведення дослідної експлуатації і при переході до промишленнойексплуатаціі системи протягом деякого часу доводиться вести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг і існували раніше системи). У зв’язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягіватьсяпод приводом того, що у співробітників і так вистачає термінової роботи по прямомуназначенію, а освоєння системи є другорядним і відволікаючим занятіем.В таких випадках керівнику підприємства, крім ведення раз’яснітельнойработи з ухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно:

Формування кваліфікованої групи впровадження та супроводження системи, керівника групи

Впровадження більшості великих систем автоматизації управління проізводітсяпо наступною технологією: на підприємстві формується невелика (3-6 чоловік) робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи по впровадженню сістемиі подальшого її супроводу. Застосування подібної технології визванодвумя факторами: по-перше, тим, що підприємство зазвичай зацікавлені тому, щоб у нього під рукою були фахівці, які можуть оператівнорешать більшість робочих питань при налаштуванні та експлуатації системи, а по-друге, навчання своїх співробітників та їх використання, завжди существеннодешевле аутсорсингу. Таким чином, формування сильної робочої группиявляется запорукою успішної реалізації проекту впровадження.

Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи іадміністратора системи. Керівник, крім знань базових компьютернихтехнологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесаі управління. У практиці великих західних компаній така людина занімаетдолжность CIO (Chief Information Officer) що звичайно є второйі в ієрархії керівництва компанії. У вітчизняній практиці, при внедреніісістем таку роль, як правило, грає начальник відділу АСУ або йому аналогічного.Основнимі правилами організації робочої групи є наступні принципи:

Висновок

Всі перераховані вище завдання, що виникають в процесі побудови інформаціоннойсістеми, і методи їх вирішення є найбільш поширеними і Природно, кожне підприємство має свою унікальну організаційну специфіку, і прівнедреніі можуть виникати різні нюанси, які вимагають дополнительногорассмотрения та пошуку методів їх вирішення. Власне для цього й существуютпрофессиональные бізнес-консультанти.

Висновки:

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*