Корисні поради з MS Office. Частина 2, Різне, Програмні керівництва, статті

попередня стаття серії

Зміст



Не можна не визнати, що чимала частина практичних завдань вирішується сьогодні на комп’ютері в середовищі MS Office, зокрема в Word, Excel і Outlook. При цьому значну частку часу інколи доводиться витрачати на виконання досить примітивних операцій, але ж у ряді випадків все можна зробити і набагато швидше. На деякі прийоми підвищення ефективності роботи ми і зупинимося.


MS Word


Нерозривний пробіл


Word автоматично розбиває текст за окремими рядками в тих місцях, де поставлені прогалини, – в результаті можлива поява небажаних розривів деяких словосполучень, наприклад перехід на іншу рядок ініціалів (ініціали відокремлюються від прізвищ), назви вулиці або телефону (скорочення «вул.» відокремлюється від назви вулиці, а «тел:» – від самого телефону) або одиниць вимірювання (одиниця вимірювання відокремлюється від цифрового показника) і пр.


Щоб цього уникнути, поставте між такими словосполученнями нерозривний пробіл, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl + Shift + Пробіл».


Нумерація з провідними нулями


Звичайний стиль нумерації списку не включає провідні нулі. Однак якщо необхідна нумерація з провідними нулями, то в Word є стиль, що допомагає вирішити цю проблему. Для формування списку з провідними нулями виділіть передбачуваний список і скористайтеся командою Формат> Список> Нумерований, далі виберіть один з варіантів нумерації, а потім клацніть по кнопці Змінити. Після цього у вікні Зміна нумерованого списку розкрийте список стилів нумерації і виберіть варіант «01, 02 …» – рис. 1.

Рис. 1. Вікно зміни стилю нумерованого списку


Після цього Word буде автоматично доповнювати числа менше 10 провідним нулем. Якщо ж вам потрібно більше одного ведучого нуля, то досить клацнути в полі Формат номера і додати додаткові нулі ліворуч від наявних номерів, що складаються з двох цифр.


Нестандартні маркери


Списки є в багатьох документах, причому немає необхідності обмежуватися набридли стандартними маркерами – документи з мальовничими нестандартними маркерами виглядають набагато ефектніше.


Скористатися ними дуже просто – виділіть передбачуваний список, застосуйте команду Формат> Список> Маркірований, виберіть варіант змінюваного списку, а потім послідовно клацніть на кнопках Змінити і Малюнок. Після цього у вікні Мальовані маркери вкажіть варіант сподобався вам маркера (мал. 2). При цьому зовсім не обов’язково задовольнятися мають маркерами – можна скористатися будь-якої наявної на диску картинкою.

Рис. 2. Вибір маркера у вікні “Мальовані маркери”


Декоративні лінії


Один із способів відокремити один розділ документа від іншого – вставити декоративну лінію. Як правило, для створення таких ліній в новому рядку вводять три зірочки, три тире, три тильди або три символи підкреслення поспіль і натискають клавішу Enter. В результаті Word замінює ці послідовності символів лінією, що проходить від одного краю листа до іншого.


Однак перелік декоративних ліній цим не обмежується. Щоб скористатися більш вишуканим варіантом, застосуйте команду Формат> Межі та заливка, а потім клацніть на кнопці Горизонтальна лінія і виберіть відповідний варіант (рис. 3).

Рис. 3. Вікно вибору горизонтальних ліній


Нові Автофігури


Всі прекрасно знають, що бібліотека Автофігури містить безліч корисних малюнків, які допомагають створювати більш ефектні документи. Істотно розширює можливості застосування Автофігури новий пункт «Інші Автофігури», в якому представлено понад 70 додаткових Автофігури (рис. 4).

Рис. 4. Вікно вибору автофігур


Як ефектно повернути текст


У деяких документах, наприклад в рекламних, маркетингових або в вітальних, іноді з метою залучення уваги текст розташовують уздовж всіх чотирьох сторін будь-якого об’єкта. Можливий такий ефект і в Word – для цього використовуються об’єкти WordArt.


Якщо ви хочете обігнути довгою рядком тексту боку прямокутного об’єкту, то створіть 4 однакових об’єкта WordArt і рівномірно розподіліть по ним текст, який повинен знаходитися навколо малюнка. А потім за допомогою обертання поверніть кожен з чотирьох об’єктів WordArt належним чином.


Як підігнати текст за місцем


Бувають ситуації, коли текст потрібно обов’язково розмістити на сторінці, а він злегка не поміщається – буквально на 2-3 рядки. Проблема ця легко можна залагодити за рахунок зменшення міжсимвольного інтервалу. Виділіть текст, який не поміщається належним чином, і скористайтеся командою Формат> Шрифт. У вікні, перейдіть на закладку Інтервал, виберіть ущільнений інтервал і визначте ступінь ущільнення шрифту, ввівши потрібну кількість пікселів (рис. 5). Слід мати на увазі, що встановлювати занадто великий інтервал не бажано – в цьому випадку літери будуть розташовуватися дуже близько один до одного і текст буде складно читати.

Рис. 5. Вікно зміни інтервалу шрифта


А можна поступити і по-іншому – трохи зменшити розмір шрифту. Зробити це нескладно і вручну, але краще звернутися до спеціально призначеної функції «Підгонка сторінок», за допомогою якої Word миттєво скоротить число сторінок в документі за рахунок зменшення всіх шрифтів на дуже малу величину, наприклад на півпункту. Скористайтеся командою Файл> Попередній перегляд і клацніть по кнопці Підгонка сторінок.


Як заощадити час на збереження або закриття всіх відкритих документів


У ряді випадків у процесі довгої роботи в текстовому редакторі одночасно відкритими можуть виявитися дуже багато різних документів. Зазвичай для їх швидкого закриття доводиться закривати Word, а потім знову його відкривати. Зберігати документи також доводиться по черзі. Але це чимала втрата часу – можна поступити простіше і зберегти або закрити всі відкриті документи відразу. Для цього клацніть на команді Файл, утримуючи клавішу «Shift». В результаті команда Файл> Закрити перетвориться в команду Файл> Закрити всі, а команда Файл> Зберегти – в команду Файл> Зберегти всі.


Вибір команди Зберегти все призведе до збереження останніх змін всіх відкритих документів без запитував підтвердження – самі документи при цьому залишаться відкритими. Клацання на команді Закрити всі призведе до закриття всіх відкритих документів і перезапуску програми не буде потрібно.


Як скопіювати текст, не використовуючи буфер обміну


Уявіть, що вам потрібно скопіювати зображення або великий текстовий блок, який ви хочете вкласти в свій документ кілька разів. Одночасно ви маєте намір копіювати і вставляти різні шматки тексту. Проблеми, тут, звичайно, ніякої немає, тим більше що в буфері обміну може зберігатися до 24 фрагментів.


Але є й інший спосіб – скопіювати текст, не вдаючись до буферу обміну. Для цього виділіть текст, який потрібно скопіювати. Перенесіть миша в місце копіювання та клацніть її правою кнопкою, одночасно утримуючи клавіші Shift і Ctrl, – в результаті виділений шматок тексту буде вставлений там, де знаходився вказівник миші.


Швидка вставка тексту


Досить часто доводиться вставляти в документи текст, скопійований із зовнішніх джерел, наприклад з Web-сторінок. Якщо діяти звичайним способом, то такий текст буде вставлений разом з параметрами форматування, що дуже незручно.


Тому доводиться вдаватися до спеціальної вставці за допомогою команди Правка> Спеціальна вставка при вибраному варіанті неформатований текст – (рис. 6), але для цього буде потрібно додатковий час. Можна прискорити даний процес за рахунок макросу, який сам викличе діалогове вікно спеціальної вставки і вибере опцію неформатований текст.

Рис. 6. Вікно спеціальної вставки


Для цього скопіюйте в буфер небудь текст, потім увійдіть у меню Сервіс> Макрос> Почати запис. Призначте для нового макросу кнопку на панелі інструментів або комбінацію клавіш, закрийте вікно налаштування і почніть запис макросу, застосувавши команду Правка> Спеціальна вставка> неформатований текст. Після закінчення цих дій клацніть по кнопці Зупинити запис на панелі інструментів «Запис макросу».


Документи з різною орієнтацією сторінок


У великих документах, наприклад в звітах, нерідко виникають ситуації, коли за сторінками зі звичайною книжковою орієнтацією йдуть одна або кілька сторінок з альбомної орієнтацією (наприклад, з таблицями або графіками), а потім – знову з книжкової і т.д. У цьому випадку користувачі, як правило, створюють окремі документи, в яких сторінки проставляють вручну. Зручніше створювати документи з різною орієнтацією сторінок – в цьому випадку і вся інформація буде перебувати в одному документі, і ніяких проблем з нумерацією не виникне.


Для цього попередньо в місцях зміни орієнтації сторінок слід вставити розриви сторінок з обов’язковим створенням нового розділу, застосувавши команду Вставка> Розрив і підсвітивши рядок Новий розділ з наступної сторінки (рис. 7). Потім всередині кожного розділу скористайтеся командою Файл> Параметри сторінки і встановіть потрібний варіант орієнтації, застосувавши його «до поточного розділу» (рис. 8).

Рис. 7. Створення нового розділу

Рис. 8. Установка орієнтації сторінок


Вставка поточної дати


Дати в тому чи іншому форматі фігурують в більшості документів. Можна значно прискорити процес вставки дат, причому варіантів для цього існує декілька.


Можна налаштувати автотекст таким чином, що набирати доведеться лише перші чотири букви місяця, наприклад «февр», а решта буде дописуватися автоматично (в даному випадку – «лютий»). Для цього встановіть прапорець Використовувати автозавершення, скориставшись командою Вставка> Автотекст> Автотекст.


Можна вставляти поточну дату і час за допомогою команди Вставка> Дата і час, вибравши потрібний формат. При цьому, якщо потрібно вставити дату або час на іншій мові, то попередньо слід вибрати потрібну мову в полі Мова, причому якщо документ є стандартним і готується з деякою періодичністю, наприклад щомісяця, то буває зручніше вставляти дату у вигляді поля. В цьому випадку замість того, щоб кожен раз проставляти дату вручну, створіть зразок свого щомісячного звіту і вставте в нього дату у вигляді поля, застосувавши ту ж команду Вставка> Дата і час і поставивши прапорець Оновлювати автоматично. Дата буде оновлюватися автоматично при відкритті і друку документа.


Смарт-теги


Використання смарт-тегів може істотно прискорити виконання ряду процесів, таких як планування зборів, відкриття контактів або додавання нових контактів. Ознайомитися з повним списком смарт-тегів можна, звернувшись до команди Сервіс> Параметри автозаміни> Смарт-теги. Як мінімум в цьому списку фігурують імена, дати, час, адреси, місця і телефони.


Доступні смарт-теги стають тільки при включенні прапорця Додати смарт-теги до тексту (команда Сервіс> Параметри автозаміни> Смарт-теги).


Якщо смарт-теги активовані, то Word підкреслить їх точкової лінією і при наведенні на них курсором миші покаже особливу іконку, клацанням на якій відкриваються меню, індивідуальне для кожного типу смарт-тега.


Напишіть в тексті ім’я, наприклад Olеg Zaikin, і натисніть клавішу Enter – якщо ім’я відоме програмі, воно виявиться підкресленим точкової лінією. Наведіть курсор миші на початок імені і в меню виберіть команду Запланувати збори (рис. 9). В результаті завантажиться вікно зборів Outlook, а по завершенні створення зборів відбудеться автоматична відправка запрошень на збори всім зазначеним особам.

Рис. 9. Спливаюче меню смарт-тега «Ім’я»


Як замінити стандартну кнопку друку


Використання стандартної кнопки друку дуже зручно, але при натисканні на даній кнопці всі сторінки документа відправляються на друк, причому на той принтер, який стоїть за умовчанням. У більшості випадків цей варіант є оптимальним.


Проте бувають і інші ситуації, коли найчастіше доводиться друкувати лише окремі сторінки з документа або (і) часто перемикатися між кількома принтерами. Тоді в обох випадках доведеться вдатися до команди Файл> Друк. У той же час натискати на кнопку набагато швидше, ніж вибирати команду з меню. Тому розумно замінити стандартну кнопку друку на ту, яка за дією була б ідентична команді Файл> Друк, тобто викликала діалогове вікно друку, а не відправляла б весь поточний документ на друк.


Для цього скористайтеся командою Вид> Панелі інструментів> Настройка і виберіть вкладку Команди. Клацніть правою кнопкою миші на кнопці Друк з стандартного меню і виберіть з меню команду Видалити. Потім в категорії Файл перегорніть список команд, знайдіть команду Друк … (Рис. 10) і перетягніть іконку команди на панель інструментів.

Рис. 10. Вибір команди Друк … у вікні Настройки


Про переваги схеми документа


Включення схеми документа перетворює звичайний документ Word в своєрідну Web-сторінку з навігаційною панеллю в лівій частині екрана. Дана можливість може зберегти чимало часу при роботі з великими документами, правда при обов’язковій умові наявності абзаців, відформатованих як заголовки.


Щоб включити схему документа, клацніть на кнопці Схема документа в стандартній панелі інструментів або виберіть команду Вигляд> Схема документа – в результаті на екрані з’явиться панель, розташована зліва від документа (рис. 11). При цьому заголовок пункту меню, де ви зараз працюєте, виявиться підсвічений, а на панелі будуть перераховані всі елементи тексту, відформатовані за допомогою стилів заголовків.

Рис. 11. Загальний вид документа з включеною схемою


Для переходу до будь-якого з відповідних розділів документа, буде досить клацнути на відповідному елементі в структурі документа, а щоб розгорнути, згорнути або налаштувати вигляд елементів цього списку, клацніть правою кнопкою миші в структурі документа та виберіть один з пунктів контекстного меню.


Як створити предметний покажчик


Предметний покажчик абсолютно необхідний у великих документах, і найчастіше його створюють вручну, сотні раз перечитуючи документ і вказуючи сторінки, на яких згадуються ті чи інші терміни. У той же час даний процес можна автоматизувати.


Для цього необхідно по ходу читання документа ретельно позначати всі слова, які повинні будуть увійти в покажчик термінів, по черзі виділяючи текст і натискаючи комбінацію клавіш «Alt + Shift + X» для виклику діалогового вікна «Визначення елемента покажчика» (рис. 12). Терміни покажчика можна прийняти в тому вигляді, в якому вони зустрічаються в документі, або ж змінити. При цьому основні елементи предметного покажчика вводяться в поле Основний, а елементи наступного рівня – в поле Додатковий. Тут же при бажанні вибирають формат номерів сторінок для відображення в предметному покажчику, встановивши прапорці Напівжирний і (або) Курсив у групі Формат номера сторінки. Після закінчення установки натисніть на кнопку Позначити або Позначити всі, а потім закрийте вікно. При натисканні на першу кнопку буде відзначено тільки виділене слово, при натисканні на другу – всі копії даного слова в документі.

Рис. 12. Вікно визначення елемента покажчика


Деяка незручність представляє той факт, що кожного разу після позначки термінів Word включає відображення недрукованих символів і для продовження роботи їх доводиться відключати, клацаючи на кнопці Недруковані знаки Стандартної панелі інструментів.


Після того як будуть позначені всі елементи покажчика термінів, поставте курсор в те місце тексту, де має розташовуватися покажчик термінів, і скористайтеся командою Вставка> Посилання> Зміст і покажчики, перейдіть на вкладку Покажчики та натисніть Оk. Після остаточної редакції документа поновіть зміст покажчика термінів, встановивши курсор в текст покажчика термінів і натиснувши клавішу F9. Покажчик буде мати приблизно такий вигляд, як на рис. 13.

Рис. 13. Загальний вид предметного покажчика


Як видалити файл в меню Word


В меню Word команда Видалити файл відсутній.


У той же час проблему можна легко вирішити – файли нескладно видалити з діалогового вікна «Відкриття документа».


Для цього скористайтеся командою Файл> Відкрити, потім за допомогою списку Папка перейдіть в каталог, де лежать документи, які потрібно видалити. Виділіть видаляється файл, клацнувши на ньому мишкою та натисніть клавішу Delete або клацніть правою кнопкою миші і виберіть пункт Видалити.


MS Excel


Як змінити встановлений за умовчанням тип діаграм


Якщо при підготовці документів ви використовуєте завжди один і той же тип діаграм, то зовсім не обов’язково кожен раз при створенні нової діаграми перепризначувати її тип. Замість цього слід просто змінити тип діаграм, встановлений за умовчанням, – тоді при натисненні на кнопку Майстра діаграм Excel кожен раз буде створювати нову діаграму саме цього конкретного типу.


Для цього створіть нову діаграму або відкрийте аркуш із вже існуючої діаграмою. Виділіть діаграму і скористайтеся командою Діаграма> Тип діаграми і клацніть на кнопці Зробити стандартною. Природно, в будь-який момент тип діаграми за замовчуванням можна змінити.


Угруповання рядків і стовпців


Досить часто при підготовці прайс-листів, звітів та інших добре структурованих матеріалів необхідно, з одного боку, компактно представити всі розділи документа, а з іншого, мати можливість переглядати докладні дані з будь-якого розділу.


Найрозумніше в цьому випадку створити структуру документа, вдавшись до угруповання виділених рядків або стовпців. Для угрупування рядків (угруповання стовпців здійснюється точно також) повністю виділіть всі рядки документа (всі розділи з підсумками) і скористайтеся командою Дані> Група і структура> Створення структури. Результат може виглядати приблизно так, як на рис. 14.

Рис. 14. Вікно таблиці після угруповання


У результаті угруповання Excel додасть один стовпець в області заголовків рядків і об’єднає згруповано рядка рамками. У нижній частині кожної з рамок будуть знаходитися кнопки зі знаком «-», клацнувши на яких мишею, можна буде приховати згруповано рядки – при цьому знак «-» перетвориться на знак «+». Для перегляду прихованих рядків або стовпців потрібно натиснути на кнопку «+».


Фільтрація даних


Фільтрація – це дуже швидкий і легкий спосіб виділення підмножини даних, в результаті якої в відфільтрованому списку відображаються лише рядки, які відповідають умовам відбору, заданим для стовпця. Часто фільтрацію застосовують для виявлення порожніх, тобто не заповнених в даному стовпці рядків, або для відбору рядків з певним значенням у виділеному стовпці.


Однак накладення фільтра може допомогти і для виділення, наприклад, рядків, в яких значення в певному стовпці не збігається з зазначеним, більше або менше його. В цьому випадку допоможе Автофильтр з умовою. Для подібного відбору рядків виділіть стовпець, на підставі даних якого буде здійснюватися фільтрація, і включіть режим Автофильтр за допомогою команди Дані> Фільтр> Автофільтр. Потім розкрийте вікно Автофільтр – для цього буде потрібно клацнути на значку списку вгорі стовпця, виберіть варіант «(Умова …)» і задайте умови для користувача автофільтра, наприклад, як показано на рис. 15.

Рис. 15. Налаштування користувальницького автофільтра


Фільтрація може допомогти і в тому випадку, якщо ви маєте справу з великою кількістю рядків, в яких по кілька разів повторюються значення осередків у певному стовпці, наприклад імена постачальників. У той же час буває потрібно виявити всіх постачальників, що згадуються в таблиці, – в цьому випадку слід скористатися розширеної фільтрацією, яка залишає тільки унікальні записи. Для такої фільтрації виділіть потрібний стовпець з даними і застосуйте команду Дані> Фільтр> Розширений фільтр, включивши прапорець Тільки унікальні записи.


Форми для введення даних


Якщо стовпців в таблиці дуже багато і вони не поміщаються на екрані, а дані – однотипні і без формул, то форма може істотно полегшити процес введення – при її використанні не доведеться при введенні постійно переміщатися по дуже довгій рядку. Форма дозволяє відображати всі заголовки стовпців в одному діалоговому вікні з порожнім полем поруч з кожним заголовком, призначеним для введення даних в стовпець. При цьому можна ввести нові дані, відредагувати наявні і видалити рядки зі списку (рис. 16). Для виклику вікна форми досить виконати команду Дані> Форма.

Рис. 16. Введення даних у форму


Щоб друкарських помилок було менше


Введення даних в таблиці – заняття досить копітка і вимагає великої уважності, і перевіряти себе доводиться, буває, не один раз. Однак число можливих помилок можна знизити, наприклад, при введенні станцій-відправників і станцій-одержувачів, кодів продукції, прізвищ з фіксованого списку і т.п.


Щоб домогтися подібного ефекту для окремих осередків, стовпців або рядків, виділіть діапазон комірок, введення даних в які можна визначити як деяку закономірність, скористайтеся командою Дані> Перевірка і в діалоговому вікні встановіть правила перевірки введених даних.


Так, щоб убезпечити себе від помилок при введенні кодів продукції, можна ввести перелік усіх можливих для даної таблиці кодів, а потім при заповненні комірок вже просто вибирати потрібний код зі списку. В цьому випадку слід встановити тип даних – Список і вказати джерело списку (рис. 17).

Рис. 17. Установка параметрів перевірки введених значень


Для числових даних, які використовуються в обчисленнях, буває зручно встановити умову перевірки того, що введені дані дійсно є числами. Це вкрай важливо, щоб дані не «випали» з загального підсумку – наприклад на перший погляд I5 і 15 досить схожі, однак і зрозуміло, що в підсумкове підсумовування перша величина ніколи не потрапить, подібні помилки дуже нерідкі. Запобігти їх можна, встановивши по команді Дані> Перевірка тип даних «дійсне» (рис. 18).

Рис. 18. Установка параметрів перевірки введених значень


Про контроль за формулами


Як правило, при контролі помилок у формулах користувачі довго і наполегливо дивляться всі елементи таблиці. Проте в програмі є кілька спеціалізованих засобів для контролю за помилками в формулах.


Excel автоматично перевіряє правильність формул за допомогою певних правил. Ці правила не гарантують стовідсоткового відсутності помилок, але вони допомагають в якійсь мірі їх уникнути. В результаті відразу кидаються в очі осередки, в формулах яких невірний синтаксис, так як в них з’являються повідомлення про помилки види: # СПРАВ / 0!, # Н / Д, # ІМ’Я?, # НЕХАЙ!, # NUM!, # ПОСИЛАННЯ! і # VALUE!.


Складніше йде справа з формулами, де синтаксис вірний, але помилки, тим не менше, мають місце. Якщо на підставі правил програма приходить до висновку, що формула таки неправильна, то в лівому верхньому кутку комірки з’являється зелений трикутник, який повинен привернути увагу. Правда, переглянути величезна кількість осередків на предмет наявності зелених трикутників у великих таблицях з тисячами рядків – задоволення сумнівне. Тому в таких випадках краще здійснити автоматичний перегляд таблиці на наявність помилок у формулах за допомогою команди Сервіс> Перевірка наявності помилок. За цією командою програма буде послідовно перевіряти всі комірки з формулами і видавати запит про те, що робити в кожному конкретному випадку (рис. 19).

Рис. 19. Результат перевірки формул на помилки


Однак, щоб побачити такі осередки, все-таки доведеться в обох випадках уважно переглядати всю таблицю – при великій кількості даних це досить трудомістке, та й можна елементарно не зауважити клітинку з формулою через велику кількість інформації. У цьому випадку на допомогу може прийти панель інструментів «Вікно контрольного значення», завдяки якій доведеться звертати свою увагу тільки на клітинки з формулами і контролювати одночасно адресу осередку, формулу в ній і отриманий результат.


Для цього виділіть комірки з формулами, скориставшись командою Правка> Перейти, натисніть кнопку Виділити, а потім виберіть параметр «формули». Застосуйте команду Сервіс> Залежності формул> Показати вікно контрольного значення. Натисніть кнопку Додати контрольне значення, а потім для зручності перемістіть панель інструментів «Вікно контрольного значення» у верхню, нижню, ліву чи праву частину вікна. Тепер для того, щоб потрапити в клітинку, на яку є посилання на панелі інструментів Вікно контрольного значення, достатньо на неї двічі клацнути (рис. 20), а всю іншу інформацію переглядати не буде потрібно.

Рис. 20. Перехід в конкретну комірку з формулою


MS Outlook


Виділення зустрічей кольором


У календарі дуже зручно виділяти різні зустрічі за допомогою одного з десяти заздалегідь певних кольорів – з кожним кольором зазвичай пов’язана конкретна мітка (при необхідності текст мітки можна змінити). Для цього виділіть зустріч, натисніть праву кнопку миші, виберіть команду Мітка і визначте її колір відповідно до призначення зустрічі. У результаті календар буде мати приблизно такий вигляд, як на рис. 21.

Рис. 21. Календар з виділеними кольором зустрічами


Крім того, можна встановити автоматичне форматування, яке буде виділяти кольором всі зустрічі, що задовольняють деякій умові. Так, можна встановити автоматичне форматування для виділення червоним кольором всіх зустрічей, організованих директором. Для цього виділіть зустріч, натисніть праву кнопку миші, виберіть команду Автоформат, додайте нове правило, клацнувши на кнопці Додати і встановивши властивості правила, і визначте умови для відбору зустрічей, клацнувши на кнопці Умова. Умова може бути сформований, наприклад, на основі пошуку деякого тексту в поле теми, категорії зустрічі або визначатися ім’ям організатора.


Фільтрація небажаної пошти


Багато користувачів нехтують можливостями автоматичної обробки пошти. І дарма – адже обсяг спаму, що розсилається збільшується мало не в геометричній прогресії, і найпростіший вихід з положення – Скористатися вбудованими можливостями Outlook.


Небажані повідомлення можна виділяти кольором, щоб легко впізнавати їх, і (або) ж відразу відправляти, наприклад, в папку «Видалені» (або в будь-яку іншу). Щоб автоматично переміщати або виділяти кольором небажані повідомлення, натисніть кнопку «Організувати», клацніть посилання «Небажана пошта», виберіть необхідні параметри та натисніть кнопку «Включити» для кожного набору параметрів (рис. 22). Тут ж можна поповнити списки адрес небажаної пошти та повідомлень для дорослих. Список термінів, які Outlook використовує для відбору передбачуваних небажаних повідомлень, можна знайти у файлі Filters.txt.

Рис. 22. Налаштування небажаної пошти


За допомогою правил можна легко фільтрувати кореспонденцію за різними критеріями, скажімо по відсутності в поле Кому вашого точної адреси або по наявності в тілі листа характерних для спаму слів. Для цього виберіть команду Сервіс> Майстер Правил і створіть нове пусте правило, клацнувши на кнопці Створити і вибравши варіант Створити нове правило. Виберіть правила виду «Перевірка повідомлень після отримання», в наступному вікні відзначте «не містять мого імені в поле Кому». У наступному вікні вкажіть, що робити з такими повідомленнями: «перемістити їх у папку Видалені» (рис. 23), а потім при необхідності вкажіть винятки.

Рис. 23. Вікно формування правила


Друк потрібних контактів


Як показує практика, список контактів потрібен не тільки на робочому місці, але і, наприклад, у відрядженні, куди доводиться вирушати, як правило, з одним лише з мобільником. Звичайно, синхронізувати контакти і отримати їх копію в пам’яті стільникового телефону – не проблема, але при наявності великої їх кількості шукати потрібний контакт на мобільнику досить незручно і в реальності часто доводиться заводити дві папки контактів: першу – з усіма контактами, а другу – лише з основними, з розрахунком спеціально на телефон. І якщо на робочому місці подивитися повну папку контактів і відповідно отримати доступ до потрібного з них можна в будь-який момент, то у відрядження, буває, доводиться брати повний список контактів (або його частина) в роздрукованому вигляді.


Щоб надрукувати потрібні контакти, виберіть Вид> Поточне уявлення> Змінити поточне подання і, натиснувши кнопку Відбір, задайте параметри для відображення лише тих контактів, які потрібно надрукувати (рис. 24), а потім виконайте команду Файл> Друк та визначте стиль друку.

Рис. 24. Визначення умови для подання контактів


Відновлення тексту листа


Напевно вам, як і багатьом іншим користувачам, неодноразово доводилося одержувати листи, які хоча і написані кирилицею, абсолютно нечитаності. Спроби прочитати такі листи в іншій кодуванні, наприклад в ЯКІ-8, також не приводять до успіху. Це означає, що при проходженні через численні поштові вузли лист піддалося множинним перекодування з однієї кодової таблиці в іншу і на якомусь етапі чергове перекодування було виконано з помилкою. На жаль, засобами Outlook вирішити дану проблему до цього часу неможливо і доводиться вдаватися до послуг небудь російськомовної програми-декодувальник, наприклад TOT-RECODE II (http://www.smartline.ru/recode/) або Реаніматор (http://www.ars.ru/products/reanim/).


Всі ці програми працюють приблизно однаково – достатньо, наприклад, скопіювати «дивний текст» в буфер обміну і звернутися до команди декодування. Результат може виглядати приблизно так, як показано на рис. 25.

Рис. 25. Результати роботи програми TOT-RECODE II


Видалення вкладених файлів у вхідній пошті


Можливість відправляти в листах файл будь-якого формату – одне з найбільш корисних властивостей електронної пошти. Однак багато листи доводиться зберігати, а повідомлення з вкладеннями займають занадто багато місця. Довгий час питання про швидке видалення з поштових баз приєднаних файлів при збереженні самих повідомлень залишався відкритим і доводилося пересилати листи самим собі, видаливши вкладення вручну. Тепер все робиться елементарно – достатньо відкрити отримане повідомлення і видалити вкладений файл, скориставшись правою кнопкою миші і зберігши лист по закінченні операції.


Очищення поштової скриньки


Рано чи пізно, неминуче настає момент, коли доводиться займатися чищенням свого поштового ящика. Зручніше за все робити це за допомогою команди Сервис> Очищення поштової скриньки, завдяки якій на одному екрані виявляються об’єднані всі опції управління розміром поштової скриньки.


Тут користувач може побачити розмір усіх своїх поштових папок, включаючи розміри кожної окремої папки; знайти елементи папок, які зберігаються довше заданого часу або мають розмір більше визначеного. Це допомагає швидко зорієнтуватися і вирішити, які елементи слід видалити, а які – просто перемістити в. Pst-файл.


Тут же можна швидко запустити Автоархівація поштової скриньки (відповідно до настройками автоархівації), і нарешті, очистити папку Видалені (рис. 26).

Рис. 26. Вікно «Очищення поштової скриньки»

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*