Корисні поради з MS Office. Частина 7, Різне, Програмні керівництва, статті

попередня стаття серії

Зміст



Велика частина офісних завдань вирішується на комп’ютері в середовищі MS Office, насамперед у Word, Excel, Outlook і PowerPoint. Для роботи з цими додатками досить мінімальних знань. Проте в багатьох ситуаціях додаткові прийоми допоможуть заощадити масу часу і зусиль. На деяких способах підвищення ефективності роботи у вищевказаних програмах ми і зупинимося в цій статті.

MS Word


Швидке виділення тексту


Слово в MS Word виділяється подвійним клацанням миші, абзац можна швидко виділити теж подвійним клацанням, якщо покажчик миші помістити на ліве поле документа, навпроти даного абзацу. А якщо на лівому полі документа тричі клацнути мишею, то виділиться весь текст.

Переміщення курсора на позицію, де була перервана робота


Коли ви запускаєте Word і завантажуєте документ, з яким працювали, наприклад, днем ​​раніше, то курсор завжди знаходиться у верхній його частині. При редагуванні великих документів це незручно. Якщо ви хочете, щоб курсор перемістився на ту позицію, де ви закінчили працювати в попередньому сеансі, натисніть комбінацію клавіш Shift + F5 – курсор переміститься в потрібну позицію. Даний спосіб застосовний і в тому випадку, якщо ви просто прокрутили документ, а потім захотіли повернутися до місця роботи.

Скасування форматування


Зазвичай для зміни параметрів форматування використовують кнопки панелі інструментів Форматування або вибирають потрібний стиль. У разі якщо вам для виділеної ділянки тексту необхідно взагалі скасувати форматування, тобто встановити стиль “звичайний”, ви можете просто натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Пробіл – ефект буде той самий.

Перемикання між відкритими документами


Якщо ви часто працюєте одночасно з декількома відкритими в Word документами і змушені постійно звертатися то до одного, то до іншого документу, запам’ятайте комбінацію клавіш Ctrl + F6, яка дозволяє швидко перемикатися між відкритими документами Word.

Зміна папки для зберігання документів


При завантаженні раніше створених файлів в Word або при їх збереженні за замовчуванням відкривається папка Мої документи, що незручно, якщо ви зберігаєте свої документи в якійсь іншій папці. Щоб змінити відкривається за замовчуванням папку, скористайтеся командою Сервіс> Параметри> Розташування, Виділіть як тип файлів варіант Документи, клацніть по кнопці Редагувати, вкажіть іншу папку (рис. 1).

Рис. 1. Зміна папки для зберігання документів

Рис. 1. Зміна папки для зберігання документів

Зміна розміру вікна


Розмір вікна в Word, втім як і в будь-який інший програмі, змінюється при натисканні кнопки Відновити назад / Розгорнути, яка розташована у правому верхньому кутку вікна між кнопками Згорнути і Закрити. Існує й інший спосіб – можна двічі клацнути мишкою в правому нижньому кутку на стику скроллером горизонтальної та вертикальної прокрутки. Якщо вам доводиться часто міняти розміри робочого вікна (наприклад, при формуванні скріншотів певного розміру), то цей спосіб може стати в нагоді – розташовуючи двома варіантами зміни розміру екрану, ви зможете вибирати потрібний варіант відповідно до положення миші.

Автофігури без полотна


Word 2002 при малюванні автофігур автоматично створює полотно. У випадку якщо ви малюєте велику схему з багатьох елементів, то це дійсно зручно, а от коли мова йде про декілька невеликих об’єктах, створення полотна тільки сповільнює процес. Якщо в більшості випадків вам полотно не потрібно, краще від нього відмовитися, скориставшись командою Сервіс> Параметри> Загальні і прибравши прапорець Автоматично створювати полотно при вставці автофігур (рис. 2).

Рис. 2. Відмова від створення полотна при вставці автофігур

Рис. 2. Відмова від створення полотна при вставці автофігур

Малюнки “по контуру”


За замовчуванням малюнки вставляються “в тексті”, і це зручно при вставці великих зображень. У всіх інших випадках після вставки доводиться коректувати їх положення, найчастіше вибираючи варіант “по контуру “. Якщо у вас саме така ситуація, то варто змінити варіант вставки малюнка за замовчуванням. Для цього виберіть команду Сервіс> Параметри> Правка і в списку Вставляти малюнки як встановіть варіант По контуру (рис. 3).

Рис. 3. Зміна положення вставки малюнка

Рис. 3. Зміна положення вставки малюнка

Економна вставка малюнка


Всі прекрасно знають, що для вставки в документ малюнка з файлу досить вибрати команду Вставка> Малюнок> З файлу і вказати ім’я файлу. Але в такому випадку малюнки будуть впроваджені в документ, в результаті чого створений файл буде мати достатньо великий розмір. Можна зменшити розмір файлу шляхом зв’язування малюнка. Для цього в діалоговому вікні Додавання малюнка, яке викликається тією ж командою Вставка> Малюнок> З файлу, Вибравши малюнок, клацніть по стрілці, розташованої праворуч від кнопки Вставити, а потім застосуйте команду Зв’язати з файлом (рис. 4).

Рис. 4. Зв

Рис. 4. Зв’язування малюнка з файлом

Вставлений малюнок відображається не повністю


Іноді виходить, що імпортований малюнок відображається на екрані не повністю. Причина цього явища може полягати в тому, що в документі встановлена ​​точна величина міжрядкового інтервалу і цей інтервал менше висоти малюнка. В такому разі виділіть малюнок, виберіть команду Формат> Абзац> Відступи і інтервали і виберіть одинарний інтервал в списку Міжрядковий. А якщо ви віддаєте перевагу при визначенні інтервалу Міжрядковий варіант Точно, збільшіть його значення в полі Значення до висоти малюнка.

Документи з підкладкою


Впровадження в документи підкладки або фону у вигляді якого-небудь малюнка або тексту дозволяє зробити їх більш ефектними, тому даний прийом досить часто застосовується при підготовці, наприклад, рекламних матеріалів.

Для додавання малюнка в якості підкладки в меню Формат виберіть команду Фон> Підкладка, Підсвітите варіант Малюнок, клацніть на кнопці Вибрати і вкажіть малюнок для підкладки (рис. 5). Щоб вставити в якості підкладки текст, у вікні Друкована підкладка виберіть параметр Текст, а потім введіть потрібний текст і встановіть його параметри. Після установки підкладки в обох випадках необхідно натиснути кнопку Застосувати.

Рис. 5. Вибір малюнка як підкладку

Рис. 5. Вибір малюнка в якості підкладки

Буває, що впровадження підкладки робить текст документа нерозбірливим. Якщо в якості підкладки обраний малюнок, перевірте, чи встановлений в діалоговому вікні Друкована підкладка прапорець Знебарвити. У разі використання в якості підкладки тексту встановіть прапорець Напівпрозорий або у списку Колір виберіть світліший колір, наприклад світло-сірий.

Довільна нумерація сторінок


Ввести нумерацію сторінок в Word зовсім нескладно – достатньо просто скористатися командою Вставка> Номери сторінок та налаштувати параметри нумерації. Складніша справа в тому випадку, якщо настройки нумерації сторінок різні для кожної окремої сторінки (або групи сторінок). Така ситуація можлива, коли деякі сторінки майбутнього друкованого документа готуються не в текстовому редакторі, а, наприклад, в таблицях і будуть роздруковані безпосередньо з них. В результаті окремі номери сторінок в роздруковує з Word документі повинні бути спеціально пропущені. Це означає, що нумерувати сторінки доведеться не по порядку, а, скажімо, першим п’яти сторінок потрібно присвоїти номери з 1-го по 5-й, наступним – з 9-го по 16-й і т.д. Подібна необхідність може виникнути і в разі складного тексту з малюнками, графіками тощо, коли потрібно поміняти сторінки місцями, що не завжди виходить шляхом звичайного вирізання і вставки, оскільки може порушити взаємне розташування частин документа і зажадає додаткового редагування.

У такій ситуації в місцях розриву номерів сторінок створіть нові розділи, що починаються з нової сторінки, застосувавши команду ВставкаaРазрив і включивши прапорець Новий розділ з наступної сторінки (рис. 7). Після цього встановіть нумерацію окремо для кожного розділу за допомогою команди ВставкаaНомера сторінок, кожен раз клацаючи на кнопці Формат і вказуючи номер сторінки, з якою необхідно почати нумерацію (рис. 8).

Рис. 38. Додавання забороненого адреси в базу з клавіатури

наступна стаття серії

Посилання по темі



Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*