Нові функціональні можливості Rooms і Resources в Lotus Notes / Domino 7, Інтеграція додатків і даних, Бази даних, статті

В Domino 7 ми переробили деякі існуючі функції в шаблоні R & R і додали нові. Ми навіть додали деякі нові функціональні можливості, пов’язані з R & R, в поштову шаблон, щоб ще більше полегшити використання R & R. Всі зміни та доповнення, описані в цій статті, були взяті з нового шаблону Resource Reservations, за винятком нових можливостей в поштовому шаблоні. Нові функціональні можливості поштової системи описані в останньому розділі цієї статті.


Всі нові функціональні можливості R & R в Domino 7 можна використовувати з будь-якою версією Notes-клієнта. Вам не потрібно оновлювати всі ваші Notes-клієнти до версії 7, щоб скористатися перевагами нової системи R & R та її можливостями (хоча ми настійно рекомендуємо, щоб ви використовували Notes-клієнти, версії яких знаходяться в межах двох версій використовуваного вами сервера Domino). Виняток становлять нові доповнення Calendaring і Scheduling (C & S) у поштову шаблон Notes для R &R; вони вимагають використання Notes-клієнта версії 7.


Дана стаття призначена для всіх користувачів і адміністраторів Notes.


Що нового в Rooms і Resources в Domino 7


Давайте почнемо з розгляду нових функціональних можливостей Rooms і Resources (R & R) в Domino 7. На додаток до кількох змін на рівні уявлень (view), ми додали кілька нових здібностей і функціональних можливостей в шаблон.


Завдяки переглянутому дизайну системи R & R в Domino 7, існує одне незначна зміна в роботі користувача з реєстрацією ресурсів, яке має бути виділено перед тим, як ми почнемо розглядати нові можливості. Через дизайну R & R-шаблону до версії 7 Domino, користувачі звикли (кілька неправильно) припускати, що “Якщо я можу зберегти запит на резервування в базі даних, значить моє резервування було прийнято, і тільки я маю це приміщення / ресурс “. Хоча часто це було так, але не завжди. У спробі зробити це зміна зрозумілим для користувачів, була оновлена ​​форма Reservation Request, яка стала містити повідомлення про це ефекті (див. малюнок 1):


Рисунок 1. Нове повідомлення про реєстрацію

Примітка: Заради стислості фраза “приміщення або ресурс” просто позначається словом “приміщення” в частині статті. Де б ви не побачили посилання “приміщення”, вона рівнозначно відноситься і до ресурсу. Будь-які мають значення відмінності, при їх наявності, будуть, за необхідності, відзначені.


Інтеграція з Sametime


Найпомітнішим доповненням до функціональності R & R в Domino 7 є інтеграція Sametime з базою даних R & R, як на рівні уявлення (див. малюнок 2) …


Рисунок 2. Інтеграція з Sametime (рівень подання)

… Так і на рівні резервування (див. малюнок 3):


Рисунок 3. Інтеграція з Sametime (рівень резервування)

Це означає, що ви тепер можете швидко створити поштове повідомлення для власника зарезервованого місця, передати йому миттєве повідомлення, або додати в ваш список контактів. Якщо вам потрібно конкретне приміщення, а інша людина вже зарезервував його, ви можете легко зв’язатися з ним і спробувати організувати обмін приміщеннями.


Автоматичні нагадування


Оскільки ми довго підтримували резервування приміщень і ресурсів з використанням C & S з поштової файлу, для багатьох користувачів стало звичкою створення “зареєстрованих напряму” зарезервованих місць в базі даних R & R, для того щоб гарантувати, перш за все, наявність приміщення. Потім вони використовують C & S для передачі запрошень на збори всім учасникам, включаючи приміщення, яке вони попередньо зарезервували – вони просто ігнорують отриманий для приміщення відповідь “відмова”, оскільки вони його вже резервували безпосередньо (і очевидно, що це “нове” запрошення має бути відхилена). На жаль, це означає, що існує розрив зв’язку між реальною календарної записом в користувальницькому поштовому файлі і зарезервованим місцем в базі даних R & R. Зміни або анулювання, зроблені для календарної записи, не застосовуються в запиті на резервування в базі даних R & R.


Така практика може призвести до додаткових реєстрацій, які більше не є коректними або точними. Раніше єдиним рішенням для користувача було не забути повернутися в базу даних R & R і вручну змінити або видалити запит на резервування. Багато користувачів помітили це (як і ми) і просили виробити якесь рішення. Для цього ми додали в Domino 7 функцію автонапомінанія (autoreminder). Ця функція генерує лист-нагадування, що передається ініціаторам запиту на резервування, що нагадує про зарезервованих ними місцях і надає їм посилання (doclink) на кожне таке місце, наявне в базі даних R & R. Якщо зарезервоване місце є тим, що вони все ще хочуть зарезервувати, не потрібно робити ніяких дій. Якщо зарезервоване місце – це не те, що потрібно, вони можуть легко піти за наданими посиланнях до зарезервоване місце і видалити його, звільняючи приміщення будь-кому ще.


Ця функціональна можливість налаштовується на основі сайтів (site) за допомогою профілю Site в базі даних R & R. Ця функція повністю налаштовується адміністраторами. Коли вона дозволена, адміністратор може налаштувати декілька різних параметрів. Перший визначає, чи повинні автонапомінанія передаватися для всіх приміщень, або тільки для обраних. Це дозволяє адміністраторам настроювати автонапомінанія на передачу тільки для тих приміщень, які найбільше затребувані, або просто для приміщень, що вимагають додаткової уваги.


Другий параметр дозволяє адміністраторам визначати, хто повинен отримувати автонапомінанія – кожен ініціатор запиту приміщення (“All reservations”), або тільки ті, хто зарезервував приміщення безпосередньо в базі даних замість використання C & S (“Manually created reservations only”). Операції резервування, проведені з використанням C & S, будуть зберігатися в синхронізації з копією в поштовому файлі ініціатора запиту, тому існує дуже мала ймовірність необхідності нагадування. Більшість адміністраторів, ймовірно, буде вибирати варіант “Manually created reservations only”, тобто, автонапомінаніе надсилається тільки тим користувачам, для яких існує велика ймовірність “висять” або забутих зарезервованих ними місць.


Третій параметр дозволяє адміністраторам вирішити, наскільки часто передаються поштові повідомлення з автонапомінаніем. Значенням за замовчуванням є Weekly on Sunday (Щодня по неділях). Це означає, що по неділях система буде генерувати нагадування всім відповідним користувачам за запитами, які починаються на наступний день, понеділок, до наступної неділі. Це має м’яко нагадати користувачам, які забули видалити невикористовувані зарезервовані місця, про можливість видалити їх, щоб зробити доступними для інших. Однак якщо адміністраторам цього недостатньо для роботи з користувачами, які просто не “розуміють натяку”, настройка Daily (щоденно) починає передавати нагадування більш часто. При виборі цього варіанту ви можете передавати нагадування з налаштованим інтервалом (див. малюнок 4):


Рисунок 4. Налаштування автонапомінанія Daily

Адміністратор має можливість передавати до трьох автонапомінаній для зарезервованого місця. На малюнку 4 адміністратор вирішив передавати перший автонапомінаніе за 14 днів, друге – за 7 днів і останнє – За 2 дні. Якщо ви хочете передати тільки два автонапомінанія, встановіть останній параметр в 0, і третє автонапомінаніе не буде передано. З появою цієї функціональної можливістю користувачі більше не повинні шукати виправдання, що не видалили зарезервовані місця, які їм більше не потрібні, оскільки забули про те, що зарезервували їх 6 місяців тому. Автонапомінанія надають їм як інформацію про резервування, так і посилання на кожне резервування.


Приклад автонапомінанія виглядає приблизно так, як показано на малюнку 5.


Рисунок 5. Приклад щотижневого автонапомінанія

Користувачі легко можуть відкрити зарезервоване місце, в якому вони більше не потребують, і видалити його за допомогою кнопок Action Bar, роблячи, таким чином, приміщення доступним для інших. В деяких випадках ви можете мати кілька резервирований для даного приміщення, але бачити тільки одне посилання, оскільки автонапомінаніе налаштоване адміністратором на “Manually created reservations only” замість “All reservations”, а інші резервування були створені за допомогою C & S з вашої поштової файлу.


Обмеження майбутніх резервирований


Інша практична функціональна можливість керує тим, на який період в майбутньому користувачі можуть резервувати приміщення. Клієнти повідомляли, що деякі користувачі люблять резервувати приміщення в майбутньому просто на той випадок, що їм коли-небудь може знадобитися приміщення. Це може привести до браку доступних приміщень, оскільки користувачі зарезервували їх на дуже тривалі періоди часу без реальної необхідності в них. Для того щоб запобігти практику такого роду, ми додали в Domino 7 функцію “Обмежити майбутні резервування”. Ця функція дозволяє адміністраторам встановлювати граничний період, на який користувачі можуть зарезервувати приміщення в майбутньому.


Ці параметри настроюються на основі приміщення, точно також як і час доступності. Ми додали цю функцію в секцію Availability Settings документа Resources. Існує два способи, якими адміністратор може налаштувати функцію: обмежити резервування конкретним кількістю днів у майбутньому, або обмежити резервування певної датою. Значенням за замовчуванням є обмеження на конкретне число днів (90). Це означає, що користувачі можуть зарезервувати це приміщення на будь-яку дату між сьогоднішнім числом і 90 днів від сьогоднішнього числа. Якщо ви спробуєте зарезервувати приміщення за межами встановленої кількості днів, то отримаєте повідомлення про відмову від Rooms and Resource Manager, або не зможете зберегти запит, який спробуєте зареєструвати безпосередньо в базі даних R & R. Повідомлення про відмову розрізняє приміщення, недоступне через конфлікт, і приміщення, дата резервування якого знаходиться дуже далеко в майбутньому. Користувачі, які намагаються створити запити на резервування безпосередньо в базі даних R & R, отримують більш специфічну зворотну реакцію про те, який межа існує (див. рисунок 6).


Малюнок 6. Діалогове вікно Decline, що з’являється через перевищення встановленого граничного періоду

Установка обмеження-приміщення-по-конкретної-даті корисна тоді, коли приміщення переходить в несправний стан з яких-небудь причин, наприклад, реконструкція протягом невизначеного часу, або припинення експлуатації приміщення.


Quick Reservations


Клієнти запитували про можливість швидко реєструвати резервування без пошуку приміщення або вибору місця розташування. До Notes / Domino 7 форма запиту на резервування дозволяла користувачеві вибрати дату і час, а потім виконати пошук доступного приміщення або шляхом вибору місця розташування і приміщення, або шляхом пошуку будь-якого доступного приміщення на основі введеної дати / часу. Для прискорення процесу резервування приміщення ми створили функцію Quick Reservation (Швидке резервування). Ця можливість призначена для тих випадків, коли ви знаєте, що бажане приміщення доступно в потрібне вам час. Просто введіть бажане приміщення, дату, час і натисніть кнопки Save і Close.


Форма Quick Reservation має менше змінюваних налаштувань і не має елементів управління для пошуку доступності, присутніх в звичайній формі запиту на резервування, тому вона завантажується швидше. На додаток до кнопки дії Quick Reservation ми включили здатність викликати швидке резервування з меню, що з’являється при натисканні правої кнопки миші. При створенні Quick Reservation поля Date, Start time, End time і Resource Name нового запиту Quick Reservation засновані на вибраному в даний момент часу резервування в поточному поданні. Наслідуючи дані з існуючих резервування, ми ще більше прискорили процес запиту резервування для користувачів. Все що вам потрібно встановити перед збереженням запиту – це бажану дату і час. Форма Quick Reservation показана на малюнку 7.


Малюнок 7. Quick Reservation

Видаливши (заради швидкості) можливість пошуку приміщення, ми надали користувачеві можливість змінювати приміщення, яке відобразилося для нього за умовчанням. Просте натиснення кнопки Select room викличе відображення списку доступних приміщень, які можуть бути запитані. Ми не видаляли верифікацію доступності перед збереженням запиту, тому перед збереженням запиту користувачам відобразиться інформація про те, чи дійсно доступно приміщення.


Transfer Reservation (Перенесення резервування)


Безсумнівно, найбільш популярним новим додаванням в R & R для Domino 7 є функція Transfer Reservation (Перенесення резервування). До Domino 7 єдиним способом для користувачів поступитися або обміняти зарезервоване ними приміщення з кимось ще був спосіб, схожий на хореографічний набір майже одночасних дій з анулювання і запитом на резервування, який не гарантував, що хтось ще не зможе, тим часом, отримати приміщення.


Ми помітили, що наші просунуті користувачі розробили різні засоби для обміну приміщеннями: вони просто домовлялися усно про обмін або передачу приміщень, а потім поміщали ім’я іншої людини в поле Reservation Description. Вони робили так тому, що це був єдиний спосіб, яким вони могли поступитися зарезервоване приміщення або безпечно обміняти його з ким-небудь. Цю альтернативу танцю скасувати / зарезервувати було легко реалізувати, але вона не надавала власникові поточного запиту фактичний контроль над резервуванням – первісний ініціатор запиту міг робити будь-які зміни.


В Domino 7 ми вирішили усунути цю проблему і зробити процес поступки / обміну зарезервованого приміщення легким і простим. Так з’явилася функціональна можливість Transfer Reservation. Власники зарезервованих приміщень можуть швидко і легко поступитися їх кому-небудь ще, натиснувши кнопку дії Transfer Reservation на будь-якому резервування, яке вони створили безпосередньо в базі даних R & R, а потім вказавши ім’я власника нового запиту (див. малюнок 8).


Рисунок 8. Transfer Reservation

Натискання кнопки OK негайно зробить зазначеного людини власником запиту. Він зможе перепланувати запит, скасувати його, перемістити в інше приміщення або навіть перемістити кудись ще. Обмін приміщеннями тепер став таким же простим, як передача користувачами своїх зарезервованих місць один одному. Немає більше танців скасування / запит; зміни проводяться негайно і не залишають шансів будь-кому ще зарезервувати приміщення, зайняте іншими користувачами.


На додаток до здатності власників зарезервованих місць поступатися або обмінюватися ними з кимось ще, адміністратори тепер теж мають можливість передавати резервування іншій людині. Це корисно тоді, коли власник зарезервованого місця недоступний, тому що знаходиться у відпустці, покинув компанію або не може з якихось причин виконати передачу самостійно. Адміністратору не потрібно більше видаляти зарезервовані місця для тієї людини, який пішов з компанії, оскільки замінив його працівник може створити свої власні резервування. Ця функціональна можливість, безсумнівно, є найпопулярнішою новою можливістю R & R, яку ми додали в Domino 7, грунтуючись на отриманої нами інформації від споживачів програми Domino 7 Beta, як внутрішніх, так і зовнішніх.


Calendaring & Scheduling з Rooms and Resources


Функціональність Notes 7 Calendaring & Scheduling (складання календаря і планування) також було приділено увагу (щодо R & R). Багато користувачів повідомляли, що хоча їх компанія може мати багато приміщень або ресурсів, вони регулярно використовували тільки деякі з них. Зазвичай, ті, які розташовані найближче або найбільш зручно для користувача. Для того щоб зробити завдання вибору приміщення простіше, ми додали функцію Preferred Room (Переважний приміщення) у поштову шаблон Notes 7. Функція Preferred Room зберігає назви тих приміщень, які ви вважаєте за краще використовувати для зборів, і пропонує цей список користувачеві для вибору перед списком всіх можливих приміщень або ресурсів.


Користувачі спочатку побачать щось схоже на малюнок 9, коли будуть вибирати Room або Resource у формі запрошення на збори. Натискання кнопки вибору призведе до появи діалогового вікна, що містить переважні приміщення.


Малюнок 9. Діалогове вікно вибору Preferred Room

Якщо бажаного приміщення немає в списку, просто змініть адресну книгу / каталог з Preferred Rooms на будь-яку іншу адресну книгу / каталог, виберіть будь-яке приміщення, яке захочете. Ця функціональна можливість призначена також для того, щоб дізнатися, яке приміщення кожен користувач вважає кращим. Якщо запрошення на збори містить приміщення, не присутнє в вашому списку бажаних приміщень, відобразиться запит на його додавання в цей список (див. малюнок 10).


Малюнок 10. Діалогове вікно для автоматичного додавання Preferred Room
Діалогове вікно для автоматичного додавання Preferred Room

У цьому діалоговому вікні ви можете вказати чи потрібно додати приміщення в ваш список бажаних приміщень, і чи повинна система продовжувати дізнаватися кращі приміщення при майбутніх діях по резервуванню. Функція бажаних приміщень також може бути налаштована вручну шляхом вибору закладки Calendar & To Do – Rooms and Resources поштового файлу Preferences (див. малюнок 11). У нижній половині цієї закладки налаштовуються кращі приміщення і ресурси.


Малюнок 11. Налаштування Preferred Room

Натискання Manage Rooms List дозволяє вам змінити поточний список будь-яким способом. Якщо приміщення більше не доступно (або не є більше кращим), ви можете легко видалити його з вашого списку. Додати приміщення так само просто, як виконати подвійне клацання по назві приміщення в списку вибору і натиснути кнопку OK для повернення в діалогове вікно Preferences. Крім того, якщо ви раніше вибрали “Do not prompt me again” (“Не запитувати мене знову”) (див. малюнок 10), але пізніше змінили свою думку, тут ви можете скинути цю настройку. Вибір варіанту “Prompt me to add rooms to my list when scheduling meetings “(” Запитувати у мене додавання приміщень в мій список при плануванні зборів “) (див. малюнок 11) скине цю настройку в початкове значення за замовчуванням.


Налаштування Preferred Room також використовуються для дій “Find Room (s)” або “Find Resource (s)”, які виконуються при натисканні кнопки дії Find Room or Resource. Діалогове вікно Scheduler, що використовується для пошуку доступного приміщення, має новий параметр: “Limit search to preferred rooms for this site” (“Обмежити пошук переважними приміщеннями для даного сайту”). Якщо цей прапорець відзначений перед натисканням кнопки Search, Notes буде шукати тільки приміщення з вашого списку бажаних приміщень у зазначеному сайті. В іншому випадку система буде шукати всі доступні приміщення. Ця додаткова фільтрація допомагає користувачам при пошуку приміщення для зборів ігнорувати ті, які їх не цікавлять. Наприклад, без фільтра бажаних приміщень ви повинні були б прокрутити список всіх доступних приміщень (У відносно маленькому вікні), щоб визначити, чи доступне якесь конкретне приміщення. Однак якщо ви спочатку встановіть прапорець, Notes обмежить пошук більш зручним списком.


Функція бажаних приміщень робить використання R & R в корпоративному середовищі набагато менше лякає. Вона також добре працює і для більш маленьких підприємств, в яких користувачі мають менше число варіантів, але використовують тільки їх підмножина.


Інші доповнення, пов’язані з R & R, в клієнті Notes 7 були зроблені в діалогових вікнах вибору приміщення. Тепер в адресній книзі при виборі приміщень ви знайдете більше доступної інформації (див. рисунок 12).


Малюнок 12. Діалогове вікно Room selection
Діалогове вікно Room selection

Якщо приміщення має якісь обмеження, встановлені власником, біля його назви буде відображатися піктограма “мисливці за привидами” (червона коло з діагональною лінією) (див. рисунок 12). Це дозволить вам відразу ж дізнатися, що приміщення має якісь обмеження, встановлені власником, і що ваш запит цього приміщення може не оброблений автоматично, а також може бути не прийнятий / відхилений. Крім того, відображається й інша інформація, наприклад, місткість приміщення або опис (без необхідності прокручувати панель в діалоговому вікні), просто при русі курсору миші над назвою приміщення. Детальна інформація про приміщення буде відображатися в текстовому спливаючому вікні теж без необхідності прокрутки, тому ви можете знайти приміщення для роботи швидше, ніж раніше.


Висновок


Функціональність Rooms і Resources в Domino 7 зазнала дуже істотну ревізію і зміна зовнішнього вигляду. Крім повної реконструкції її архітектури було додано декілька нових функцій в Rooms і Resources разом з деякими поліпшеннями для користувачів C & S. Багато з нових функцій були засновані на пропозиціях та запитах користувачів, а також на нашому внутрішньому розгортанні R & R і анкетуванні наших найбільш активних користувачів. Майже всі ці нові можливості можна використовувати як клієнтами Notes 7, так і Notes-клієнтами більш ранніх версій. Це означає, що встановлену клієнтську базу не обов’язково оновлювати для початку використання цих відмінних функціональних можливостей R & R.


Ми наполегливо намагалися поліпшити і вдосконалити як роботу користувача, так і здатність адміністратора керувати установками R & R.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*