Нові можливості Outlook 2010, MS Office, Програмні керівництва, статті

В цьому матеріалі я прокоментую нові можливості Outlook 2010, що відрізняють його від версій 2003 і 2007. Як завжди, акцентую увагу на практичній користі для планування часу, а не на технічних “Фішках”.


У новій версії є два надзвичайно суттєвих змін: робота з декількома обліковими записами Exchange і стрічкові меню; а також кілька нових зручностей в роботі з поштою.


Кілька облікових записів Exchange


Приємно, що версія 2010 вирішила серйозну проблему, з якою найчастіше стикаються великі компанії при корпоративному використанні Outlook.


Раніше Outlook міг працювати тільки з одним обліковим запісьюExchange Server, тобто корпоративного сервера, що дозволяє зберігати переписку, календарі, завдання і контакти централізовано; бачити календарі і завдання колег.


Це було вкрай незручно в наступних випадках:



  1. Компанія має складну філіальну або холдингову структуру, при цьому у філіях або компаніях, що входять в холдинг, використовуються свої Exchange-сервери. При цьому керівники, які працюють в різних компаніях або філіях, як правило потребують координації своїх дій, запрошенні один одного на зустрічі і т. п., але не можуть побачити календарі один одного в своєму Outlook.

  2. Аналогічна ситуація в компанії після злиття або поглинання – коли керівникам колишніх “окремих” компаній необхідно координувати свої дії, аIT-інфраструктура ще не об’єднана.

  3. Для підвищення безпеки використовуються два Exchange, один тільки для внутрішніх комунікацій, інший тільки для зовнішніх (так зроблено, наприклад, в Ощадбанку і ще деяких великих корпораціях). У секретаря керівника або його колег немає можливості бачити одночасно його “внутрішній” календар (на внутрішньому Exchange) і “зовнішній” (на зовнішньому Exchange), який синхронізується з мобільним телефоном керівника.

  4. Власник кількох бізнесів потребує того, щоб його календар був доступний керівникам в кожному з цих бізнесів, і він сам, у свою чергу, бачив календарі топ-менеджерів кожної зі своїх компаній.

В Outlook 2010 зазначені проблеми повністю знімаються, оскільки в одному Outlook можна налаштувати облікові записи кількох Exchange-серверів, і, відповідно, бачити календарі (а також завдання, контакти, листування …) колег з відповідних компаній або філій.


Друге істотна зміна: стрічкові меню


Перехід на абсолютно нову ідеологію меню, зроблений в Word 2007 і Excel 2007, нарешті добрався і до Outlook.


Для багатьох користувачів нові меню стали каменем спотикання при освоєнні Office 2007. Не приховую, я теж досить довго звикав до нового розташування звичних функцій. Але схоже, розробники Microsoft рацію і нова структура дійсно ергономічнєє і зручніше – коли освоїшся з нею.


В Outlook 2010 нові стрічкові меню дають більшу зручність у роботі з одними уявленнями, які є одним з основних переваг Outlook в порівнянні з конкуруючими продуктами.


Пригадую, як багато часу раніше на тренінгах “Тайм-менеджмент на Outlook” займала підготовка до вивчення користувацьких подань. “Відкрийте меню Сервіс / Настроювання … У вкладці Команди зліва виберіть пункт Додатково в самому низу … Справа візьміть мишкою кнопки “Визначити подання” і “Поточне подання”, перетягніть їх на панель меню … Не лякайтеся, “Поточне подання” перетворилося в “День / тиждень / місяць”, так і повинно бути … “Було дуже сумно, що одна з найбільш привабливих можливостей Outlook замурована так глибоко, що середньостатистичний користувач ніколи в житті не відшукав би її сам.


Тепер основні функції, пов’язані з одними уявленнями, винесені в стрічкове меню, як показано на малюнку.




Кілька нових зручних функцій



1. Установка “режиму поширення” інформації при відправці листа


При створенні листа можна заборонити одержувачам певні дії (див. малюнок). Зрозуміло, що клавішу PrintScreen ніхто не відміняв, при бажанні інформацію все одно можна буде так чи інакше скопіювати.


Але нова функція, по крайней мере, допоможе уникнути неприємних ситуацій, коли після кількох “відповісти всім” і “переслати” до клієнта або важливого ділового партнера, не полінуйтеся перегорнути лист до кінця, доходить зовсім не призначена для нього інформація.



2. Угруповання пошти з обговорення


Корисність цієї функції особисто у мене викликає сумніви. Але припускаю, що багатьом це може бути зручно, особливо тим, хто до Outlook користувався поштовою програмою The Bat і звик до деревоподібної угрупованню обговорень.


3. Відповідь на лист запрошенням на збори


Невелике, але приємне зручність. Раніше те ж саме можна було зробити, перетягнувши лист в Календар, в створилася зустрічі вибравши з адресної книги відправника і пославши йому запрошення на зустріч. Досить багато зайвих рухів тіла усунуто.


4. Перегляд календаря в листі, запрошує на зустріч


У попередніх версіях Outlook людина, яка отримала запрошення на зустріч, повинен був зробити декілька не дуже зручних рухів тіла, щоб зрозуміти, чи зручно йому запропоноване час зустрічі. Тепер відповідний “Ділянку” календаря видно відразу всередині календаря і дозволяє швидко зрозуміти, чи зручно зустрічатися в цей час.


Для мене, правда, недоліком цієї функції є те, що видно тільки один день, саме той, на який запропоновано зустріч. Я при плануванні зустрічей мислю не стільки вдень, скільки тижнем. Мені важливо бачити “оточуючі” дні, тільки тоді я можу зрозуміти, чи зручно запропоноване час зустрічі.


5. Більш зручна робота з Outlook Web Access


Якщо ви користуєтеся веб-доступом до Outlook, так званим OutlookWeb Access, варто знати про деякі нові можливості (хоча строго кажучи, це особливості Exchange 2010, а не Outlook 2010). Тепер у веб-доступі можна бачити не тільки власні календарі, завдання, контакти і пошту, як було раніше, а й спільні папки. Таким чином, одна з найважливіших для командного тайм-менеджменту можливостей Exchange – бачити календарі та завдання одне одного – реалізована в веб-інтерфейсі. Крім того, зустрічі календаря в веб-версії Outlook тепер можна розфарбовувати квітами за допомогою категорій. Все це додає зручності в ситуаціях, коли вам потрібно попрацювати зі своїм Outlook з інтернет-кафе, взагалі з будь-якого комп’ютера, на якому немає Outlook і не налаштована ваша обліковий запис, але є браузер і доступ в інтернет.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*