Організація спільної роботи за допомогою SharePoint 2010 і Office 2010, MS Office, Програмні керівництва, статті

Введення


Спільна робота над документами – одне з найбільш очікуваних і затребуваних нововведень в Microsoft Office 2010. Огляд основних переваг даного функціоналу представлений в статті “Office 2010: очікування перед впровадженням”. Тут же буде розглянуто процес налаштування і використання режиму спільної роботи на прикладі Microsoft Word 2010 і Microsoft SharePoint Foundation 2010.


Налаштування


Для реалізації спільної роботи з документами створений тестовий стенд на базі комп’ютера з операційною системою Microsoft Windows 7 x64. На ньому встановлені Microsoft Office 2010 Professional Beta і Microsoft SharePoint Foundation 2010 Beta. Комп’ютер включений в домен Active Directory. Для редагування документів в цьому ж домені створено дві облікові записи користувачів: Dmitry Rudykh і sharing_test. Ім’я робочої станції: mow010075.


Установка SharePoint Foundation 2010 проведена відповідно до статті “Установка SharePoint 2010 на Windows 7”. В результаті роботи майстра з установки, виникло вікно управління порталом SharePoint (рис. 1).



Рисунок 1 – Стартова сторінка порталу


У даному прикладі доменне ім’я порталу збігається з ім’ям робочої станції, на якій він встановлений. Для зручності роботи рекомендується додати цей сайт до списку надійних вузлів.


Даний портал буде використовуватися як сховище спільних документів. За замовчуванням у бібліотеках документів вже є розділ для зберігання спільних документів. Проте, з метою структуризації збереженої інформації, краще створити нову робочу область. Для цього необхідно виконати наступні дії.



  1. Клацнути по кнопці “Весь контент сайту”;
  2. Клацнути по кнопці “Створити” (рис. 2);


    Рисунок 2 – Сторінка керування вмістом порталу


  3. У вікні вибрати “Робоча область для документів” (рис. 3);
  4. Ввести назву робочої області та її URL-ім’я (воно буде додано через косу риску до імені батьківського сайту);


    Рисунок 3 – Створення робочої області для документів


  5. Натиснути кнопку “Створити”.

У нашому випадку робоча область буде називатися “Тестування спільної роботи” і мати URL: http://mow010075/sharing. В результаті виконаних дій створена робоча область відобразиться у вікні браузера (Рис. 4).



Рисунок 4 – Стартова сторінка робочої області


На наступному кроці необхідно додати учасників спільної роботи з документами. Користувача, під чиєю обліковим записом проводилася установка SharePoint Foundation, додавати необов’язково, тому що у нього за замовчуванням вже є права власника сайту. У зв’язку з цим додамо тільки користувача sharing_test.


Для цього слід перейти в розділ “Сайт групи – учасники” (рис. 5) і натиснути кнопку “Створити”.



Рисунок 5 – Сторінка управління учасниками


В результаті з’явиться вікно введення нового користувача (рис. 6).



Рисунок 6 – Додавання нового користувача


У нього слід ввести імена користувачів, яким буде дозволена спільна робота над спільними документами. При цьому рекомендується скористатися функцією перевірки імен, натиснувши кнопку “Перевірити імена” (Рис. 7).



Рисунок 7 – Перевірка імені нового учасника


Після додавання користувачів слід натиснути кнопку “ОК”. У списку учасників спільної роботи з документами додасться новий користувач (рис. 8).



Рисунок 8 – Відображення доданого користувача


Слід зазначити, що при створенні в властивості користувача на порталі SharePoint автоматично додається інформація з Active Directory (посада, відділ, адреса електронної пошти). Також можна вручну додати додаткову інформацію (наприклад, завантажити фотографію). Крім того, через меню “Дії” доступні:



На цьому етап початкового налаштування закінчений.


Резюмуючи вищесказане, слід зазначити, що для надання можливості спільної роботи досить встановити SharePoint Foundation 2010 і додати потрібних користувачів домену Active Directory в групу учасників. Також для структуризації збереженої інформації можна створити нову робочу область, призначену для зберігання загальних документів, але це не є обов’язковою умовою.


Спільна робота


Розглянемо спільну роботу з документами на прикладі Microsoft Word 2010 і створеного раніше порталу. Для цього створимо новий документ і внесемо в нього будь-яку інформацію (рис. 9).



Рисунок 9 – Первісна версія документа


Збережемо створений документ на портал SharePoint. Для цього необхідно виконати наступні дії.



  1. Натиснути кнопку “Файл” і вибрати пункт “Доступ” (рис. 10);


    Рисунок 10 – Збереження документа для загального доступу


  2. Натиснути кнопку “Зберегти в SharePoint”;
  3. Натиснути кнопку “Пошук розташування” (рис. 11);


    Рисунок 11 – Збереження документа на портал SharePoint


  4. В адресному рядку набрати URL робочої області. В нашому випадку це http://mow010075/sharing (рис. 12);


    Рисунок 12 – Вид порталу у вікні збереження документа


  5. Вибрати бібліотеку “Загальні документи” і ввести назву файлу (рис. 13);


    Рисунок 13 – Вибір розділу для збереження


  6. Натиснути кнопку “Зберегти”. В процесі збереження у правому нижньому кутку програми відобразиться індикатор відправки документа на портал SharePoint (рис. 14).


Рисунок 14 – Індикатор відправки на сервер


Тепер відкриємо цей же документ під обліковим записом іншого користувача (у нашому випадку це sharing_test). Для цього в адресному рядку при відкритті файлу слід вказати URL-ім’я створеної раніше бібліотеки документів – http://mow010075/sharing і перейти в розділ “Загальні документи” (рис. 15).



Рисунок 15 – Відкриття документа, розташованого на порталі SharePoint


У відкритому документі відобразиться інформація, введена першим користувачем. При додаванні в документ нової інформації змінюваний фрагмент тексту виділиться прямокутної пунктирною дужкою (рис. 16).



Рисунок 16 – Вид документа при спільній роботі


У лівому нижньому кутку програми з’явиться значок спільної роботи. Над ним виникне сповіщення про те, що перший автор продовжує редагування документа.


Залишаючись в сеансі другого користувача, додамо в документ кілька рядків і збережемо його (рис. 17).



Рисунок 17 – Змінена версія документа


Повернемося до сеансу першого користувача. У вікні програми також з’явився значок спільної роботи. Фрагмент тексту, з яким проводилися зміни, виділений круглою дужкою. Зліва від неї відобразилося ім’я користувача, редагує виділений фрагмент (рис. 18).



Рисунок 18 – Повідомлення про зміни, зроблених іншим користувачем


Крім того, внизу з’явився значок, що сигналізує про оновлення документа. При натисканні на нього з’явиться вікно відомостей про документ (рис. 19).



Рисунок 19 – Відомості про документ


Тут можна виконати наступні дії:



Після збереження документ приймає вид, представлений на рис. 20.



Рисунок 20 – Відображення змін, зроблених іншим автором


Світло-зеленим кольором автоматично виділено зміни, зроблені з моменту останнього збереження. Виділення змін кольором буде залишатися до наступного збереження документа.


Фрагмент тексту, редагований іншим автором, позначений круглою дужкою. Зліва від неї відображається ім’я користувача, що працює з ним.


Існує можливість заблокувати фрагмент тексту від внесення в нього змін з боку інших користувачів. Для цього необхідно виконати наступні дії.



  1. Виділити потрібний фрагмент;
  2. Клацнути по ньому правою клавішею миші (рис. 21);


    Рисунок 21 – Блокування фрагмента тексту


  3. Вибрати пункт “Блокувати авторів”. Після цього ліворуч від обраного фрагмента з’явиться значок блокування (рис. 22).


Рисунок 22 – Відображення заблокованого фрагмента


З боку другого користувача це буде виглядати наступним чином (рис. 23).



Рисунок 23 – Відображення заблокованого фрагмента у співавтора


При оновленні вмісту документа відображається попередження (рис. 24).


*


Рисунок 24 – Повідомлення про зміну документа


У першого користувача після цього з’явиться значок, що сигналізує про те, що другий автор отримав внесені ним зміни і продовжує працювати над своїм фрагментом (рис. 25).



Рисунок 25 – Повідомлення про отримання змін іншим автором


Робота з попередніми версіями документа


Ще однією перевагою при спільній роботі є зберігання на порталі SharePoint попередніх версій документів. Дійсно, для важливих документів іноді буває життєво необхідно визначити внесені в процесі редагування зміни, а також відновити старішу версію. За замовчуванням при створенні бібліотеки документів версійність була відключена. Для її включення необхідно виконати наступні дії.



  1. Зайти на головну сторінку створеної раніше бібліотеки документів (в нашому випадку це http://mow010075/sharing/default.aspx).
  2. Розгорнути список “Дії сайту” і вибрати з нього пункт “Параметри сайту” (рис. 26).


    Рисунок 26 – Зміна параметрів сайту


  3. Вибрати “Бібліотеки та списки сайтів” (рис. 27).


    Рисунок 27 – Зміна налаштувань бібліотек і списків сайту


  4. Вибрати “Налаштувати” Загальні документи “” (рис. 28).


    Рисунок 28 – Настроювання загальних документів


  5. Вибрати “Настройки керування версіями” (рис. 29).


    Рисунок 29 – Зміна параметрів управління версіями


  6. Для збереження версій буде досить вибрати “Створити основні версії” в розділі “Документ: журнал версій”.
  7. Застосувати внесені зміни, натиснувши кнопку “ОК” (рис. 30).


Рисунок 30 – Налагодження зберігання версій документа


Крім того, на цій сторінці можна встановити наступні параметри.



Перевіримо додану функціональність на прикладі документа Word 2010. Для цього створимо в Microsoft Word новий документ. Назвемо його “Тестовий документ2” і збережемо в налаштованої раніше бібліотеці SharePoint. Додамо в текст два рядки (рис. 31).



Рисунок 31 – Первісна версія документа


Збережемо зміни. Додамо в документ ще чотири рядки і видалимо першу. Збережемо внесені зміни. Перейдемо в меню “Файл” і відкриємо список “Управління версіями” (рис. 32).



Рисунок 32 – Управління версіями документа


Виберемо пункт “Порівняти з останньої збереженої версією” (рис. 33).



Рисунок 33 – Порівняння з основною версією


В результаті відобразиться первинна версія документа. Натиснувши кнопку “Порівняння”, отримаємо додаткове вікно Microsoft Word 2010 з назвою “Результати порівняння” (рис. 34).



Рисунок 34 – Перегляд виправлень


Тут у полі “Змінений документ” показана первинна версія. У поле “Вихідний документ” – поточна версія. Список змін представлений в поле “порівнює документ”.


Ми можемо повернутися до первісної версії документа, натиснувши кнопку “Відновити” (рис. 33).


Таким чином, можна контролювати виправлення, внесені в документ, і при необхідності відновлювати попередні версії.


Висновок


У статті розглянуто процес організації спільної роботи з документами за допомогою бета-версій Microsoft Office 2010 і SharePoint Foundation 2010. Аналогічним чином можна організувати спільну роботу в Excel 2010, PowerPoint 2010 і OneNote 2010.


Додатково хочу поділитися своїми враженнями від режиму спільної роботи.



Все це дозволяє зробити висновок, що можливості спільної роботи в Microsoft Office 2010 достатньо зручні на практиці і можуть активно застосовуватися навіть в невеликих організаціях.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*