Основні функції системи СЕД “ДЕЛО”, Книги та статті, Різне, статті

Функціональні можливості системи “ДЕЛО”


1. Реєстрація документів
2. Робота з файлами (електронними документами)
3. Робота з дорученнями
4. Кабінети
5. Робота з проектами документів
6. Прийом і зовнішня розсилка документів
7. Рух документів всередині організації
8. Формування справ
9. Інформаційно-довідкова робота
10. Віддалений доступ



1. Реєстрація документів

Перш ніж приступати до роботи з документом, його необхідно ввести в систему, тобто зареєструвати. Реєструються як надійшли ззовні, так і створені усередині організації документи: листи, накази, договори, звернення громадян та інше.

При реєстрації формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ, і система автоматично присвоює номер відповідно до заданого шаблоном. РК містить повний набір метаданих і реквізитів, передбачених стандартами російського діловодства. До картки можуть бути прикріплені файли, що містять тексти або графічні образи самих документів.

Для відображення відомчої або галузевої специфіки склад полів РК може бути розширений за рахунок створення додаткових реквізитів.

Система дозволяє в автоматизованому режимі реєструвати передані по електронній пошті документи, у тому числі забезпечені електронним цифровим підписом (ЕЦП). Для документів, які готуються за допомогою MS Word і Excel, також реалізована спрощена процедура реєстрації прямо зі звичної для користувача середовища редактора.

Для полегшення і прискорення процедури реєстрації використовуються наступні інструменти:



Наверх


2. Робота з файлами (електронними документами)

До реєстраційної картки можуть прикріплюватися файли будь-яких форматів, що містять текст або графічні образи документів. Файли записуються в базу даних системи “ДІЛО”, що гарантує їх збереження, після чого вони можуть бути видалені з локального комп’ютера користувача. При цьому система забезпечує повноцінну роботу з файлами: перегляд, редагування, видалення, підписання електронним цифровим підписом, розмежування прав доступу (як на рівні РК, так і самого електронного документа).

Переклад документів з паперової в електронну форму

Система надає можливість сканування і розпізнавання паперових документів прямо з інтерфейсу реєстраційної картки й автоматично прикріплює отримані файли до РК (Опція “Сканування”).

Для організацій з великим документопотоком реалізована можливість масового введення в систему паперових документів і розпізнавання їх електронних образів. Це значно скорочує трудовитрати на введення інформації і створює передумови для переходу до електронного документообігу. (Опція “Потокове сканування”).

Технологія потокового сканування полягає в наступному. При реєстрації на документі (на першому або на окремому чистому аркуші) друкується призначуваний системою унікальний штрих-код. Він містить унікальний ідентифікаційний номер документа і правила його обробки.

В процесі сканування і розпізнавання система аналізує штрих-код і обробляє відскановані документи відповідно до зазначеної в ньому інформацією. Отримані в заданому форматі результати сканування автоматично прикріплюються до відповідних РК.

Система надає можливість гнучкої настройки параметрів потокового сканування:



Починаючи з версії 8.9.7 з’явилася можливість друку штрих-коду з РК документа на спеціальній стрічці користувачем, що має доступ до функції “Друк штрих-коду”. Забезпечена можливість відкриття РК шляхом зчитування штрих-коду з оригіналу документа за допомогою ручного сканера. А також з’явилася можливість пошуку документів за штрих-кодом.


Для реалізації даної функції використовується програмне забезпечення компанії ABBYY – FineReader 6.0 або 7.0 Scripting Edition. Детальніше див http://www.abbyy.ru


Наверх


3. Робота з дорученнями (видача, виконання і контроль)

Система забезпечує роботу з декількома видами доручень:


Керівники можуть вводити доручення і автоматично розсилати їх виконавцям, делегуючи повноваження по контролю спеціально виділеним посадовим особам або відділам контролю. Система підтримує роботу з будь-якою кількістю доручень по документу, кожне з яких має своїх фігурантів (авторів, контролерів і виконавців). Таким чином, всім зацікавленим посадовим особам надаються ефективні інструменти для зручності контролю та виконання документів.

Після введення доручень документи автоматично пересилаються виконавцям у їх робочі кабінети в системі “ДЕЛО”. Отримало документ посадова особа може або саме виконати його і ввести в систему відповідний звіт, або своєю резолюцією направити документ далі – виконавцям більш низького рівня.

Для контрольних документів, щодо яких запроваджено доручення, автоматично відслідковуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи та документи з закінченими термінами виконання. Система автоматично інформує користувача про порушення терміну розгляду або виконання документів і дозволяє отримувати зведення про виконання контрольних документів. Контроль також може здійснюватися шляхом пошуку документів за реквізитами контрольних доручень.

Зняття з контролю відбувається після отримання підсумкового звіту від виконавця. Коли доручення знято з контролю, відомості про нього автоматично видаляються з усіх робочих кабінетів системи.


Наверх


4. Кабінети

Система надає користувачеві “віртуальне робоче місце” – його особистий кабінет, що надає зручні засоби для роботи з документами: видачі, контролю та виконання доручень, візування та підписання проектів та ін

Кабінет являє собою набір папок, в які групуються документи, що надійшли на ім’я посадової особи: прислані на візування або підписання, які очікують винесення резолюції, що підлягають контролю, прийняті до виконання і т.д.

Розподіл по папках кабінету дозволяє впорядкувати велику кількість документів, що знаходяться в поточній роботі.

Папки кабінету:


В системі передбачені розвинені засоби інформування власника кабінету про надходження в папки нових документів або зміні їх статусу.

Завдяки зрозумілому і максимально наближеному до реальних задачам користувача інтерфейсу можна гранично просто визначити, з якими документами працює посадова особа і на якій стадії виконання вони знаходяться. Як інтерфейс, так і набір доступних функцій можуть налаштовуватися індивідуально для кожного користувача системи.

Наявність власних “робочих місць” співробітників дозволяє зручно організувати спільну роботу з документами великого числа посадових осіб. Крім того, кабінет є також одним із ефективних засобів забезпечення безпеки конфіденційної інформації, завдяки можливості обмеження прав користувачів на доступ до нього.

Інструментарій кабінету і принципи роботи в ньому повністю враховують прийняті діловодні технології, а також традиційний розподіл обов’язків і “ролей” учасників документообігу. Зокрема, у керівників та інших відповідальних посадових осіб є можливість передати частину своїх повноважень помічникам або секретаріату – наприклад, функцій видачі доручень, контролю за їх виконанням і ін (Також, як це часто має місце в дійсності).


Наверх


5. Робота з проектами документів

Всі вихідні документи в процесі обробки проходять стадію проектів. Система підтримує повний цикл роботи з проектами: створення, редагування із збереженням попередніх версій, погодження та затвердження (Підписання) і, нарешті, реєстрація вихідного або внутрішнього документа, створеного на основі проекту.

Для роботи з проектами використовується особливий тип реєстраційної картки, що містить набір спеціальних реквізитів.

Виконавець, який створює проект документа, вказує візують і підписують посадових осіб, а також маршрут руху проекту між ними (послідовне або паралельне).

Посадові особи, яким спрямований документ, можуть ознайомитися з його змістом і внести корективи. Редагування може здійснюватися шляхом виправлення поточної версії, прикріплення до картки файлу із зауваженнями, а також шляхом створення нової версії проекту. Система підтримує роботу з необмеженою кількістю версій, що дозволяє зручно організувати колективну роботу з проектом, ефективно відстежувати та впорядковувати створення різних його варіантів і, при необхідності, на будь-якій стадії процесу узгодження повернутися до попередньої редакції.

У разі, якщо посадова особа задоволено змістом проекту, воно може його завізувати або підписати в електронній формі, у тому числі з застосуванням персональної електронного цифрового підпису (ЕЦП). Статус проекту, що відображає хід візування та підписання, автоматично оновлюється і відображається на робочому місці виконавця.

Пройшовши всі етапи процедури узгодження, затверджений проект стає вихідним або внутрішнім документом, який повинен бути зареєстрований в системі. Його реєстраційна картка автоматично створюється на основі РК проекту.


Наверх


6. Прийом і зовнішня розсилка документів

Сучасний рівень розвитку управлінських зв’язків і засобів комунікації веде до постійного збільшення обсягу службової переписки. У великих організаціях із значним документообігом для її обробки спеціально створюються окремі підрозділи – експедиції. У зв’язку з цим важливою умовою створення ефективної системи документообігу є автоматизація функцій прийому-відправки вхідних і вихідних документів, причому як в електронній, так і в паперовій формі.

Для полегшення обробки документів, переданих по електронній пошті, система “ДЕЛО” підтримує роботу з MAPI-сумісними поштовими програмами, в т.ч. з MS Outlook. Користувачеві надаються наступні можливості:


Паперові документи можуть відправлятися поштою, кур’єром або фельд’єгерського зв’язком. Для організації відправки великої кількості вихідних документів необхідно вести їх облік шляхом внесення в спеціальні реєстри, відповідно до яких здійснюється передача документів на відправлення (під розпис). При традиційній технології для цього використовуються встановлені форми реєстрів. За ним документи розподіляються в залежності від виду і вартості відправлення, категорії адресата і т. п.

Система “ДІЛО” дозволяє значно полегшити та автоматизувати трудомісткий процес складання реєстрів.

Все що підлягають відправці вихідні документи, що мають зовнішнього адресата, автоматично поміщаються в окрему папку. Система настроюється на будь-яку кількість видів відправки і категорій одержувачів, а також призначених для них типів реєстрів.

Співробітник експедиції або секретар може в електронній формі підготувати розсилку, використовуючи зручні інструменти сортування документів за реєстрами, сформувати вміст пакетів і роздрукувати готові реєстри і конверти.

Система надає також зручний механізм пошуку по вмісту реєстрів, що дозволяє, при необхідності, швидко звертатися до відправленого раніше документу.


Наверх


7. Рух документів всередині організації

Крім зовнішньої розсилки документ в процесі роботи з ним може переміщатися усередині організації між різними посадовими особами (підрозділами). Автоматична передача документів по локальній мережі значно спрощує і прискорює обмін інформацією та взаємодію між співробітниками.

Система дозволяє пересилати реєстраційну картку з прикріпленими до неї файлами в кабінет будь-якого співробітника. При цьому сама РК зберігається на сервері, а в папці кабінету відображається посилання у формі запису про документ. Таким чином, можна розіслати документ в усі підрозділи без його фізичного копіювання. При цьому видалення запису з кабінету не приводить до повного видалення РК.

При традиційній технології діловодства документ звичайно передається між відповідальними виконавцями під розпис у спеціальному журналі. Для цього в системі передбачено ведення журналу передачі, де зазначається, ким і коли отриманий оригінал або копія документа. Там же вказується номер справи, в яке спрямований документ або факт його знищення.

На підставі записів журналу передачі секретар може автоматично сформувати і роздрукувати реєстри передачі документа всередині організації (в т ч. по підрозділах).
Крім того, існує можливість відобразити в електронній формі масове ознайомлення посадових осіб з документом.

Факт пересилання РК і передачі паперового оригіналу (копії) автоматично фіксується системою у відповідних журналах, що дозволяє оперативно відслідковувати всі переміщення документа всередині організації.


Наверх


8. Формування справ

Протягом поточного року виконані документи “списуються в справу”, і, таким чином, формується архівний фонд організації. Система надає зручні засоби для організації зберігання як паперових, так і електронних документів (прикріплених до РК файлів).

Функція “опис справ” забезпечує автоматизацію основних завдань оперативного зберігання документів і справ:


Для полегшення роботи виконавців і співробітників служб ДОУ по правильному формуванню справ існує можливість попереднього списання документа в справу вже на стадії реєстрації або роботи з ним шляхом приміщення в спеціальну папку (“У справу”). Згодом, коли документ виконаний і робота з ним завершена, його не потрібно спеціально шукати в базі даних для направлення в справу – достатньо скористатися зручним інструментом для групового списання в справу заздалегідь підготовлених для цього документів.

Система “ДІЛО” забезпечує основні функції роботи з архівом, але для більш глибокої роботи з ведення та обліку архівних справ створена окрема система “АРХІВНЕ ДІЛО”. Для ефективної взаємодії двох систем реалізована можливість експорту-імпорту даних.


Наверх


9. Інформаційно-довідкова робота

Система надає широкі пошукові можливості для швидкого і зручного одержання будь-якої інформації, накопиченої і збереженої в базі даних. Вона дозволяє миттєво знаходити документи, доручення та проекти документів за значенням будь-яких реквізитів та їх безпідставного поєднанню. Також можливий повнотекстовий пошук за змістом файлів, прикріплених до реєстраційних картках.

Користувачам доступне створення пошукових запитів будь-якої складності та їх збереження для подальшого багаторазового використання. Пошуковий запит може бути сформований як “з нуля”, так і на основі раніше створеного шаблону. В одному запиті можуть поєднуватися різні види пошуку: на точний збіг, за різними діапазонами значень і ін

Для зручності доступу відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.

Механізми рубрикації документів (віднесення до певної теми) і їх зв’язування між собою дозволяють швидко, точно і без додаткових зусиль знаходити всі документи з певної тематики чи питання і при необхідності легко розбиратися в історії проблеми.

Слід зазначити, що можливості пошуку документів для кожного користувача визначаються відповідно до налаштованими для нього правами доступу до інформації. Наприклад, можна обмежити доступ до документів небудь картотеки, групи або грифа секретності.

В системі існують вбудовані інструменти для отримання формалізованих звітів, що надають повну інформацію про хід роботи з документами (на додаток до стандартного пошукового механізму).

Ця функція дозволяє миттєво отримувати цікавлять керівництво статистичні дані з документообігу відповідно до заданих параметрів. Система автоматично обробляє дані і представляє їх у вигляді готового документа в форматі Word з можливістю виведення на друк засобами текстового редактора.

Користувачам доступно отримання наступних звітних форм:


Отримана таким чином інформація служить для оцінки ефективності роботи як всього управлінського апарату, так і конкретних посадових осіб (виконавців) та подальшого вжиття заходів вдосконалення виконавської дисципліни.

Можливість гнучкого налаштування параметрів для кожного звіту забезпечує максимальну точність і якість результатів пошуку та зручність роботи з системою.


Наверх


10. Віддалений доступ до даних і функцій

У системі “ДІЛО” реалізований повноцінний web-інтерфейс доступу до всіх даних і функцій (Опція “ДІЛО-WEB”), що дозволяє працювати з документами через InternetIntranet. Для успішної організації віддаленої роботи досить web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (і вище) або повністю сумісного з ним програмного забезпечення.

“ДІЛО-WEB” надає практично всі основні вищеописані функціональні можливості:

 


Універсальний веб-доступ до всіх корпоративних документів і можливість ефективної віддаленої роботи з ними дозволяють системі “ДІЛО” стати повноцінною основою для формування єдиного інформаційного простору в організації будь-якого масштабу і рівня. Опція “ДІЛО-WEB” – необхідне рішення для підприємств з територіально розподіленою структурою. Завдяки новим можливостям, співробітники віддаленого філії, не мають можливості підключитися до локальної мережі “основної компанії”, стають рівноправними учасниками документообігу в рамках всього підприємства.
 
Активне використання віддаленого доступу створює передумови для збільшення мобільності персоналу. Керівники та фахівці, що знаходяться поза офісом (у службових поїздках, відрядженнях і т. п.), мають можливість брати участь у прийнятті рішень за документами, їх виконанні та контролі.

Застосування веб-технологій дозволяє значно спростити архітектуру корпоративної системи документообігу, оскільки не вимагає установки на робочих місцях користувачів основного клієнтського додатку. Робота самих користувачів системи також спрощується, завдяки інтуїтивно зрозумілому і простому у використанні інтерфейсу.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*