Проектування програм для роботи з базами даних і створення універсальних форм-довідників, Книги та статті, Різне, статті

Автор: Віктор Сущев, директор з консалтингу компанії DocsVision


У статті розглядається типове рішення за погодженням договорів на базі системи DocsVision, Що дозволяє не тільки швидко впровадити типовий варіант узгодження з широким діапазоном настройок, але й легко модифікувати його завдяки відкритості рішення.


Бізнес-процес першої необхідності


Коли мова заходить про автоматизацію бізнес-процесів, то найчастіше перше, що ставиться на порядок денний – це процес узгодження договорів. Дійсно, цей процес існує в будь-якій організації, незалежно від виду діяльності. І, як правило, він не забезпечується традиційними засобами автоматизації, які кожна організація використовує для управління своїм бізнесом. У той же час, значимість процесу узгодження договорів для будь-якого бізнесу вкрай висока: від нього залежить своєчасне і безпомилкове підписання контрактів, основи будь-яких угод.


Адекватний інструмент


Як правило, для автоматизації узгодження договорів використовуються спеціалізовані засоби процесної автоматизації, що базуються на технології workflow і засобах управління документами. Однією з поширених на російському ринку систем такого роду є система DocsVision. Вона включає в себе універсальні функції управління документами і бізнес-процесами, а також потужні інструменти настройки цієї функціональності, що дозволяють створювати спеціалізовані рішення для конкретних сценаріїв використання, в тому числі і для узгодження договорів. Узгодження договорів вже реалізовано в сотнях проектів впровадження системи, для чого в кожному з них зроблені відповідні налаштування. Проаналізувавши цей досвід застосування системи, компанія DocsVision розробила типове рішення за погодженням договорів. Це ще більше підвищує готовність системи до використання, спрощує і прискорює впровадження. При цьому, на відміну від конкретного варіанту, реалізованого в кожному подібному впровадженні, типове рішення увазі більш широкий вибір варіантів використання, кожен з яких здійснюється більш простими налаштуваннями.


Модель вирішення


Як і будь-настроювальні рішення на базі DocsVision, типове рішення за погодженням договорів складається з основних елементів системи: карток, бізнес-процесів, довідників, структури папок та асоційованих з ними пошукових запитів і уявлень.


Картка договору


Картка договору (Мал. 1) налаштована на базі картки універсального документа. Вона містить відомості, що ідентифікують договір, що відображають його стан і хід узгодження, а також файли договірних документів.


 


Рис. 1. Основна вкладка картки договору.


Форма картки договору для бізнес-процесу узгодження розроблена виключно засобами настройки DocsVision, без програмування, і при необхідності може бути легко модифікована.


 


Рис. 2. Вкладка “Хід узгодження” картки договору.


У картці відображається загальний хід узгодження договору (Мал. 2): початок, закінчення і тривалість пройдених стадій, а також більш детальна інформація про поточну стадії.


 


Рис. 3. Вкладка “Історія узгодження” картки договору.


Більш детальна історія узгодження, також відображається в картці (Мал. 3), включає час отримання та виконання завдання кожним учасником узгодження, відповідний результат і коментар.
На підставі картки автоматично формуються друковані форми Ліста та Протоколу погодження.


Вся інформація про процес узгодження записується в картку договору самим бізнес-процесом DocsVision в міру виконання. Бізнес-процес також автоматично змінює стан документа і кроці права доступу учасників узгодження до нього.


Вкладки Документи та посилання, Категорії, Завдання і Журнал передач – стандартні елементи карток документів DocsVision, використані в даній настройці. Оскільки останні три не задіяні як обов’язкові в даному рішенні, їх можна виключити з налаштування картки договору.


Бізнес-процес


Засобами редактора бізнес-процесів DocsVision в аналізованому рішенні налаштована типова схема узгодження договору (Мал. 4). Вона складається з декількох взаємопов’язаних підпроцесів, які параметризуються настройками, що містяться в універсальному довіднику DocsVision. Тим самим досягається варіативність цього типового процесу. В залежності від заданих параметрів, реально виконується схема бізнес-процесу буде сформована для конкретного випадку.


 


Рис. 4. Фрагмент типової схеми бізнес-процесу узгодження.


Процес починається з моніторингу появи нової картки договору в початковому стані з ознакою “Відправити на узгодження”. Виявивши таку картку, бізнес-процес зчитує з універсального довідника налаштування варіанта маршруту узгодження, на які посилається виявлена ​​картка. Залежно від цих налаштувань і буде виконуватися узгодження.


Довідник налаштувань узгодження


Довідник налаштувань узгодження – налаштований на базі універсального довідника системи, містить налаштування маршруту узгодження: склад і види етапів, погоджують особи на кожному етапі, підписує особа, нормативні тривалості етапів і т.д.


 


Рис. 5. Налаштування узгодження в Універсальному довіднику.


У типовому рішенні дано налаштування довідника для типового маршруту узгодження, які можна модифікувати і розробляти за їхнім прикладом нові налаштування для своєї організації. Міняти цими настройками поведінку типового процесу набагато легше, ніж самостійно розробляти новий бізнес-процес.


Папки, уявлення, пошукові запити


У типовому рішенні налаштована структура папок для зберігання карток договорів, а також віртуальні папки (папки з асоційованими пошуковими запитами) для відображення звітів за списком договорів: загальна інформація (Мал. 6) хід узгодження, параметри узгодження тощо Інформація подається за списком договорів, що відповідають критеріям пошуку, в табличному вигляді відповідно до налаштованими уявленнями.


 


Рис. 6. Подання, що відображає загальну інформацію про узгодження за списком договорів.


Завдання та повідомлення


У типовому рішенні налаштований кілька видів завдань відповідно до ролями користувачів в процесі узгодження. Кожен з учасників узгодження отримує відповідні його ролі завдання відповідно з логікою бізнес процесу при настанні певних подій. Наприклад, согласующее особа отримує завдання виду, наведеного на Рис. 7.


 


Рис. 7. Завдання узгоджувального особі.


Інші учасники (відповідальний за узгодження, реєстратор, і т.д.) отримують завдання виду, відповідного їх ролі та дій у процесі. Налаштування видів завдань також можуть бути змінені при впровадженні. Кожне завдання містить в настройках нормативну тривалість, завдяки чому можна організувати контроль своєчасності виконання завдань та збір статистики по фактичному їх виконанню для подальшого аналізу і поліпшення процесу.


Крім завдань, передбачені повідомлення зацікавлених осіб про хід узгодження. Вони будуть отримувати їх в особисту папку системи з дублюванням по електронній пошті. У типовому рішенні передбачено кілька видів настроюваних повідомлень про різні події в ході узгодження.


Унікальність типового рішення на базі DocsVision


На завершення короткого огляду типового рішення за погодженням договорів на базі DocsVision відзначимо одну важливу його особливість. Воно побудоване повністю на стандартних можливостях базових об’єктів та інструментів налаштування DocsVision, і тому є повністю відкритим для вивчення та модифікації. У ньому проведений той шлях настройки, що більшості користувачів доводиться проробляти при впровадженні, в найбільш узагальненому вигляді, з додаванням можливостей спрощеної параметризації рішення. Проте, розробникам добре знайоме те розмаїття деталей і мінливість у вимогах, з якими доводиться стикатися на практиці впровадження автоматизованого узгодження договорів. Тому можливість не тільки отримати готове до використання рішення, а й легко модифікувати його завдяки відкритості – вельми цінне споживче властивість.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*