П’ять кроків до вибору системи автоматизації, Комерція, Різне, статті

Вибір системи автоматизації – справа, що вимагає серйозного підходу. Перш ніж приймати рішення, потрібно зважити всі “за” і “проти”, зрозуміти, які сфери в першу чергу потребують впровадження такої системи. Для цього на практиці був вироблений загальний алгоритм дій, який можна застосовувати практично для будь-якого підприємства.


Перш ніж розглядати проблему вибору системи автоматизації (СА) для підприємства, необхідно відразу ж визначитися з тим, що ми розуміємо під такою системою.


Це дуже важливо, оскільки в залежності від сфери бізнесу СА дуже різняться за своєю функціональністю і завдань. Але й це не все. Адже підприємство може мати досить складну структуру, і в різних підрозділах вирішуються абсолютно різні завдання.

Кроки до вибору системи автоматизації

1. Визначення області автоматизації
2. Поділ цієї галузі на модулі по логічного зв’язку бізнес-процесів
3. Створення специфікації по кожному молулю
4. Формування схеми взаємозв’язку різних модулів
5. Аналіз ринку відповідного ПО

В цілому треба відштовхуватися саме від поняття “система”, тобто від набору взаємозалежних об’єктів автоматизації, кожен з яких покриває певну предметну область, але зв’язок між цими об’єктами може бути встановлена ​​без серйозних додаткових витрат, а обмін інформацією між ними прозорий і формалізований.


У зв’язку з цим можна розглядати СА не тільки як продукт якогось певного виробника, але і як набір таких продуктів або зовсім продукти різних виробників, що задовольняють вимогам компанії, сумісні і легко інтегруються між собою.


Компанія перед вибором


Питання вибору автоматизованої системи для підприємства постає в той момент, коли компанія або починає працювати, або переживає етап модернізації.


Починаючої фірмі, з одного боку, легше – немає необхідності перенесення інформації зі старої системи, немає ще історії, яку необхідно конвертувати у впроваджувану систему. З іншого боку, немає необхідного досвіду експлуатації подібних систем, не з чим порівнювати функціональність та ефективність володіння. Ті проблеми, які можуть стати в перспективі, поки ще не проявляються.


У той же час, компанія, що має серйозний досвід експлуатації різних систем, та ще, можливо, і на різних платформах, в плані ІТ-компетенції, звичайно ж, має колосальну перевагу, але при цьому стикається з дуже серйозними витратами з перенесення даних і паралельного супроводу вивільняється ПО.


Підхід до вибору СА в зазначених випадках дещо відрізняється. Варто зупинитися тут на загальних моментах.


Перше, що необхідно зробити при виборі СА, – це визначити область автоматизації. Але ще до вибору системи в компанії має бути чітка картина бізнес-процесів, починаючи від внутрішньої бухгалтерії та документообігу до власне виробництва (створення продаваного на ринку продукту). Якщо немає такого уявлення, чіткої структуризації, то ймовірність помилки при виборі СА гранично висока. І на жаль, це не рідкість. Як не рідкість і той факт, що як раз вибір і початок експлуатації системи автоматизації часто виявляють масу проблем в менеджменті, слабка взаємодія різних підрозділів і відсутність чітких бізнес-правил.


Що стосується визначення області охоплення бізнес-процесів, то чим ширше ця область, тим, природно, складніше вибір СА, і набагато більше аналітичної інформації потрібно підготувати і переробити в ході такого вибору. Але зате, якщо внести достатню деталізацію на даному етапі, добре продумати і спланувати взаємозв’язку в системі, то потім не доведеться нести додаткові витрати, пов’язані з несумісністю або складною інтеграцією вже наявних продуктів, що входять в СА, зі знову здобувається ПО, проробляти величезну роботу з перенесення інформації.


Оскільки вимоги до функціональності і продуктивності ПЗ можуть змінюватися досить швидко, то вимоги до СА повинні мати якийсь резерв, необхідно планувати на переспективи.


Від загального до конкретного


Отже, після того визначена максимально можлива область охоплення СА (в ідеалі, всі бізнес-процеси компанії), потрібно розбити цю область на складові частини (Модулі) по логічного зв’язку бізнес-процесів.

Приклад поділу області охоплення СА на модулі


Збільшити

Джерело: дані автора


На різних підприємствах в залежності від їх сфер діяльності ці модулі будуть відрізнятися, але принциповий підхід один.



Далі можна переходити до створення специфікації по кожному молулю, Тобто сформувати структурований список пропонованих вимог. Тут доречно розбити вимоги на терміни виконання, доробки, впровадження, а також провести ранжування даних вимог. Те є кожної функціональності присвоюється певний вага відповідно до пріоритетністю в рамках конкретного бізнес-процесу. Причому вимоги можна розбити на спеціальні та загальні. До спеціальних можна віднести вимоги, які прив’язані до конкретних процесів і технології їх виконання відповідно до певних правил. До загальних-вартість, вимоги до інтерфейсу, можливості доопрацювання, розширення функціональності модуля, платформа, питання супроводу і т.д. Дані, отримані в ході обробки, для зручності краще зводити в таблиці.


Наступним кроком буде формування схеми взаємозв’язку різних модулів.


На цьому етапі повинні бути визначені формати і стандарти можливої ​​передачі даних, визначені правила взаємодії підсистем. Таким чином, кожен модуль повинен мати свій детально описаний інтерфейс (Функції модуля, властивості, формати даних оброблюваних в модулі, макети (формати) передачі вхідних – вихідних даних модуля) і призначений для інтеграції з іншими частинами системи.


Після того як сформована модель системи автоматизації, заснована на схемі бізнес-процесів компанії, не обов’язково вибирати і купувати всі продукти одночасно. Можна зосередитися на самому головному, в міру можливостей і розвитку добираючи інше. Але й сильно затягувати цей процес не слід, щоб не рабіраться потім з різними по функціональності і ступеня ефективності продуктами, а розвивати одноманітну лінійку ПО.


Після проведення всіх вищевказаних робіт можна приступати до аналізу ринку відповідного ПО.


Вибір відповідного рішення полегшується


Отже, завдяки сформованим вимогам до СА, в першу чергу, в процесі вибору відсіваються продукти, не задовольняють критеріям платформи (операційні системи, сервера баз даних і т.д.), вартості, наступності, складності в навчанні і наявності фахівців для супроводу та подальшої розробки, тобто саме тим загальним вимогам, про які говорилося раніше. Тобто при виборі треба йти від загального до частковостей, від простого до складного. Для цього і була проведена робота по розділенню завдання вибору СА на складові частини. Це можна порівняти з системою фільтрів: спочатку відкидаються великі частини, потім дрібніше і дрібніше, і в підсумку залишиться тільки те, що потрібно.

Алгоритм опису системи автоматизації


Збільшити

Джерело: дані автора


Зрештою, через “сито” вимог проходить декілька продуктів СА, вирішальних подібні завдання з важко розрізняються на перший погляд ефективністю. Ось тут і допоможуть зведені в таблиці вимоги та їх ранжування.


Потім, на підставі зібраних даних можна порахувати підсумкову оцінку для різного ПЗ, яка допоможе зробити підсумковий вибір. Крім цього, має сенс робити загальний огляд продуктів, розглянутих у фінальній стадії за наступним принципом: коротка описова частина особливостей конкретного продукту, його переваги та недоліки. Це також допоможе прийняти остаточне рішення.


Окремо треба проаналізувати репутацію постачальника ІТ-рішення, можливості супроводу, ефективність роботи відділу підтримки, стійкість положення компанії-розробника на ринку. Адже далі доведеться працювати спільно, багато проблем можна буде вирішити тільки за допомогою компанії-партнера, і рівень компетентності її співробітників, технологічність та ефективність роботи його служб можуть бути вирішальним фактором при виборі ПЗ.


Щоб виключити вплив суб’єктивних факторів при виборі необхідного ПО, слід створити групу фахівців, при чому не тільки з відділу ІТ. Сюди повинні бути включені співробітники, що мають високу компетентністю у сфері роботи свого підрозділу. Тільки при дотриманні цієї умови буде вироблено найбільш ефективне рішення у виборі відповідного ПО СА.


Є інший шлях: передати завдання вибору СА компанії, яка здійснює супровід чи консультації в області ІТ. Зазвичай таке рішення приймається підприємствами, які в принципі орієнтовані в ІТ-питаннях на аутсорсинг. Обидва варіанти мають свої переваги і недоліки. Але це тема для наступної статті.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*