Системний підхід, CASE-засоби (моделювання), Програмування, статті

Система, системний підхід – це звичні поняття для обгрунтування необхідності змін і впровадження нових ІТ-рішень в процес управління компанією. У кожному з ІТ-проектів, незалежно від обсягів автоматизуються функцій, ІТ-директору компанії доводиться вирішувати складні завдання ув’язки окремих рішень в єдину систему автоматизації фінансово-господарської діяльності фірми. Наскільки системний підхід є визначальним в успіху ІТ-проекту? Як використовувати основи системотехніки для досягнення поставленої мети? Яким чином наочно представити власникам компанії свою оцінку ситуації, план дій і очікуваний результат для обгрунтування бюджету та строків проекту? Відповідь на ці питання дає теорія та інструменти управління змінами.
Терміни та визначення
Зазвичай в процесі планування проектної діяльності, аналізу й осмислення стану організації під системою розуміють сукупність компонентів, об’єднаних впорядкованим чином. Компоненти знаходяться під впливом власної сукупності, а поведінка самої системи змінюється при виключенні будь-якого з її компонентів. Упорядкована сукупність компонентів здійснює деяку діяльність. Ця сукупність визначена з позиції зацікавленого суб’єкта (у кожної людини різні погляди на системи залежно від його позиції по відношенню до цієї системи).
Поняття системи використовується як для подання цікавлять нас ситуацій на основі вже наявного розуміння та загальновизнаних концепцій, так і для побудови цілісного сприйняття нових, унікальних ситуацій, які ми прагнемо осмислити.
Структурно система складається з елементів і підсистем.
Елементом системи є її компонент, який в контексті проведеного аналізу недоцільно розбивати на більш дрібні компоненти.
Підсистеми входять до складу системи і включають певні компоненти, в тому числі і їх функціонування або взаємодію.
У той же час будь-яка з визначених нами систем повинна розташовуватися всередині більш широкої надсистеми, одним з компонентів якої вона є.
Зовнішня Середа системи – це все те, що розташовується поза межами системи і впливає прямо або побічно на те, що робить система.
Типи візуалізації схем подання ситуації і графічних технік
Структура та функції – два взаємодоповнюючих аспекти розгляду системи. Для аналізу функції систем використовується спосіб розбиття видів діяльності на три основні категорії:



Інструменти подання та управління змінами
Впровадження змін в інформаційну систему компанії є безперервним ітеративним процесом, який можна представити схемою на рис. 1.
Рис. 1. Процес управління змінами.
Етапи управління змінами:



Для кожного з етапів управління змінами існують певні типи візуалізації схем подання ситуації і графічних технік:



Системні карти
Системні карти застосовуються для представлення структури описуваної системи. Вони допомагають виділити проблемну область, представляє найбільший інтерес, і конкретизувати основні системи в межах цієї області. При ідентифікації таких систем слід залишати лише системи порівнянної значущості, щоб жодна з розглянутих систем не була підсистемою якої іншої системи. Також доцільно визначити і зобразити значущі компоненти зовнішнього середовища. При описі системної карти слід ідентифікувати мета для кожної системи і підсистеми в межах області, виділеної кордоном системи. Наприклад, ІТ-проект автоматизації закупівельної діяльності фірми можна представити у вигляді системної карти, наведеної на рис. 2.
Рис. 2. Системна карта ІТ-проекту.
Підсистема 1 об’єднує керівництво організації. Підсистема 2 позначає ІТ-службу, елементами якої є підрозділи програмістів і фахівців з комп’ютерного та телекомунікаційного обладнання. Підсистема 3 відповідає фінансовій службі компанії, зазвичай включає бухгалтерію і планово-фінансове управління. Підсистема 4 позначає службу закупівель, що складається з таких компонентів, як відділ матеріально-технічного постачання (МТС) і склад. У 5-ю підсистему входять компанії-постачальники. Всі ці підсистеми знаходяться в одній системі автоматизації МТС фірми. Компоненти зовнішнього середовища П і Е відповідають політичному і економічному оточенню компанії.
Схема впливу
Назва схеми говорить сама за себе. З її допомогою можна проаналізувати вплив різних чинників, які подаються підсистемами, на ІТ-систему. На рис. 3 – схема впливу для ІС компанії. Основними підсистемами є: 1 – фінанси; 2 – операції; 3 – персонал.
Рис. 3. Схема впливу для ІС компанії (ФГД - фінансово-господарська діяльність, ТСО - сукупна вартість володіння).
Схеми входу і виходу
Ці схеми (див. рис. 4) використовуються для того, щоб показати, які вихідні дані (входи) необхідні при заданому процесі для досягнення заданого результату (виходів).
Рис. 4. Схема входу і виходу.
Вихід – це продукт або послуга, що вимагаються від системи, включаючи побічні продукти функціонального процесу.
Вхід визначається наступними положеннями:



Коректність такої схеми можна перевірити за такими правилами:



Схема управління зі зворотним зв’язком
Поняття управління в даному випадку означає вплив системи на свою власну діяльність для досягнення або збереження бажаного стану.
Система управління – це система, метою якої є управління одним або декількома процесами. Система може намагатися впливати на зовнішнє середовище, однак не може нею керувати.
Мета системи управління – мінімізувати відхилення вихідних параметрів системи від необхідних величин.
Загальний вид схеми управління зі зворотним зв’язком представлений на рис. 5.
Рис. 5. Схема управління зі зворотним зв
Ролі регулятора, датчика і компаратора можуть грати як люди, так і прилади або програми.
Регулятор – це елемент, що запускає процес і стежить за тим, щоб процес розвивався у відповідності зі своїм призначенням. Регулятором-людиною може бути ІТ-менеджер.
Датчик – це елемент, що реєструє якісні або кількісні показники виходів (кількість продукції за годину; вартість одиниці продукції / послуги; якість продукції). Роль датчика-людини може грати досвідчений фахівець, тут не потрібно втручання керівників.
Зворотній зв’язок – це потік надійною, своєчасною та гарантованої інформації.
Негативний зворотний зв’язок – такий зворотний зв’язок, що вхід змінюється в напрямку, протилежному измеренному виходу. Якщо вихід вийшов вище необхідного, то вхідні параметри зменшуються, і навпаки.
Компаратор – це найвідповідальніший елемент. Якість його рішень буде залежати від правильних вимірювань датчика і надійності інформації. Компаратор порівнює інформацію про виходи зі стандартами, заданими користувачем системи (наприклад: ціна, кількість поставок, якість). Компаратор визначає потребу в коригувальних діях.
Необхідно враховувати наступні умови для успішного здійснення управління.



Схеми функціональних потоків
На цих схемах наводяться бізнес-процеси (певні функції) або інші елементи системи, об’єднані в послідовні ланцюжки стрілками. Наприклад, схема закупівлі матеріально-технічних ресурсів (МТР).
Схеми послідовності дій
На відміну від схеми функціональних потоків тут стрілками пов’язані не області, які реалізують певні функції, а дії, тобто не бізнес-процеси, а конкретні бізнес-операції. Наприклад, схема послідовності дій при підготовці заявки на МТР: розрахунок витрат за період; оцінка бюджету; планування потреби в МТР, формування заявки.
Схеми відносин
Даний інструмент застосовується для зведення до простого вказівкою взаємозв’язку будь-яких результатів, функцій, явищ і т. д., які мають якесь відношення до обговорюваного проекту. Природа і спрямованість цих відносин не відзначається.
Ці схеми корисні на ранніх етапах аналізу, для збору попередніх задумів.
Аналіз поля сил
Зміна, зокрема впровадження нових ІС, обов’язково супроводжується наслідками, які неоднозначно сприймаються людьми всередині організації та поза її: вони вітаються, відкидаються або ігноруються.
Реакція особистості на зміна – це відображення загальних проблем невизначеності та контролю. Розвиток зміни можна розглядати як щось лежить на континуумі між “можливістю” (позитивними уявленнями) і “загрозою” (негативними уявленнями).

Аналіз поля сил – класичний метод визначення та оцінки групи факторів, що впливають на конкретне зміна (див. рис. 6). Це підхід до змін, основний акцент в якому робиться на виявленні факторів і груп осіб або сприяють зміни, або протидіють йому.
Якщо дії сил рівні, то успішне здійснення зміни малоймовірно.
Зміна відбудеться, якщо:



Необхідно пам’ятати, що посилення рушійних сил може спричинити за собою збільшення врівноважити їх стримуючих сил. Отже, тактика зменшення стримуючих сил є кращою.
Аналіз поля сил – це грубий інструмент, корисний для попередньої стадії аналізу змін.
Причинно-наслідкові схеми
Схема являє собою слова і фрази, пов’язані стрілками, без позначок. Форма слів і фраз повинна представляти дію, подію або рішення. Початок стрілки – це причина, кінець стрілки – це результат.
Схеми інформаційних потоків
Ці схеми можуть розглядатися як окремий випадок схем послідовності дій. Області позначаються прямокутниками з мітками, а інформаційні потоки – стрілками з коротким описом інформації (даних). Обов’язкова наявність зворотних потоків, що означають, що інформація прийнята і оброблена, а джерело інформації отримує зворотний зв’язок. В цьому випадку процес замкнутий.
“Змістовні малюнки”
Дані схеми служать для довільного зображення ситуації, ілюстрації взаємодії елементів системи, невизначеності та подій, відомих учасникам ситуації. Ця графічна техніка відноситься до категорії “М’яких систем”.
Розуміння зовнішнього середовища
Крім розгляду внутрішньосистемних елементів, важливу роль в повній і об’єктивній оцінці ситуації відіграє зовнішня середу систем. Саме все те, що розташовується поза межами системи, істотно впливає, прямо або побічно, на те, що робить система.

Схема макросередовища зовнішніх факторів, що впливають на організацію, представлена ​​на рис. 7.
При аналізі зовнішнього середовища необхідно враховувати ряд особливостей:



Концепція відстеження зовнішнього середовища передбачає безперервний збір інформації про зовнішні події з метою виділення подій, які можуть вплинути на організацію та її функціонування, включаючи фактори, що впливають на її споживачів, конкурентів і постачальників. Основними етапами аналізу є виділення ресурсів, організація роботи, пошук і власне аналіз інформації, поширення результатів аналізу.
Ресурси включають:



Грошові кошти виділяються з трудом, а якщо й виділяються, то зазвичай на обмежений період часу.
На етапі організації роботи визначаються відповідальні за відстеження зовнішнього середовища. Якщо відповідальними призначаються всі керівники, це може привести до того, що увага співробітників буде направлено зовні. Якщо відповідальним буде окремий підрозділ з планування – з’являється ризик, що дана інформація буде ізольована від лінійних менеджерів і аналіз зовнішнього середовища не знайде адекватного застосування.
Можливі шляхи організації роботи:



Пошук інформації та її аналіз здійснюються в джерелах усіх типів: в Інтернеті, на компакт-дисках, у пресі і т. д. Треба визначити область свого інтересу. Комп’ютерний пошук і збір інформації допомагають дослідити лише основні тенденції, то є сильні сигнали. Але слабкі сигнали, що вказують на можливі події або тенденції, більш важливі для менеджера. Слабкі сигнали – це насіння майбутніх переваг в конкуренції. Виділення слабких сигналів веде за собою ідентифікацію розривів, тобто змін у тенденції або напрямку. Ідентифікація розривів допомагає оцінити їх потенційний вплив на організацію і заходи, які має прийняти керівництво.
Процедура аналізу інформації включає попередній відсів зайвого матеріалу без обробки і аналізу; а відібраний матеріал слід обробити і систематизувати.
Поширення результатів аналізу стикається з наступними проблемами:



Тому люди, які беруть участь у пошуку та аналізі інформації про зовнішнє середовище, повинні мати чітку схему поширення цієї інформації всередині організації.
Проілюструємо аналіз зовнішнього середовища на прикладі міжнародної корпорації, що володіє рядом компаній у різних країнах. Корпорація виробляє і продає по всьому світу широкий асортимент алкогольної продукції.
Враховуючи конкуренцію, що зросла і глобальні зміни ринку, керівництво має намір підвищити інтеграцію діяльності на міжнародному рівні, що повинно привести до більшого поширення технічного та управлінського досвіду в масштабі всієї корпорації.
Мета ІТ-проекту полягає в тому, щоб запровадити більш високий рівень комунікацій для розвитку творчої ініціативи і заохочення системного підходу до управління організацією.
Основними завданнями, які потрібно вирішити для досягнення даної мети, є: розробка процедур взаємодії офісів підприємств і створення автоматизує документообіг інформаційної системи управління діяльністю корпорації.
Так як виробництво компанії зосереджена в одній європейській країні, а близько 70% її продукції поставляється в інші країни, то важливо оцінити фактори зовнішнього оточення:



Якщо поглянути на проблему глибше і спробувати зрозуміти, чому в розвитку цієї організації певна зміна стало необхідним саме в даний момент часу, то ми побачимо наступне.
Однією з причин ініціювання ІТ-проекту в компанії з’явилася неефективність структур і процесів, що перешкоджають розвитку бізнесу. Аналізуючи вплив структури корпорації на здійснення змін, варто розглянути її основні елементи.
Способи виконання роботи:



Способи встановлення взаємин між співробітниками, які проявляються через:



Способи підтримки правил і систем:



Також великий вплив на зміни надає організаційна культура, яка пов’язана з конкретним набором цінностей, норм і переконань, що переважають в даній організації і відображених в нормах поведінки її співробітників. Пропонується звернути особливу увагу на відмінності між співробітниками (за освітою, минулого досвіду, статтю і т. д.) і субкультури фахівців і робітників у різних країнах.
Висновки та рекомендації
Для аналізу ситуації змін при реалізації ІТ-проекту застосуємо підхід, заснований на системному мисленні, яке дає уявлення про цілісність світу. Зрозуміти й пояснити явища такого світу можна лише за допомогою такого ж цілісного мислення.
Системне мислення виходить, в першу чергу, з двох основних уявлень:



Рекомендується два способи використання систем і схем їх подання:


 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*