Створення першої бази даних в Microsoft Office Access 2007, MS Office, Програмні керівництва, статті






Введення


В сучасному світі людині доводиться стикатися з величезними масивами однорідної інформації. Цю інформацію необхідно впорядкувати будь-яким чином, обробити однотипними методами і в результаті отримати зведені дані або розшукати в масі конкретну інформацію. Цій меті служать бази даних. Використовуючи Microsoft Office Access, що входить в пакет офісних додатків Microsoft Office, ви можете самостійно створити базу даних.

Незважаючи на те, що «Не можна осягнути неосяжне» в цій статті зроблена спроба зібрати матеріал, який буде цікавий і починаючим користувачам програми Access, і тим, хто вже знайомий з попередніми версіями даної програми.

Для того щоб ми говорили однією мовою, визначимося з поняттями, які будуть використовуватися. У реляційної теорії міститься дуже багато різних понять і термінів, але ми будемо використовувати спрощений набір визначень. Це практичне керівництво до дії, а не теоретичні дослідження.

Під базою даних прийнято розуміти об’єктивну форму представлення та організації сукупності даних (статей, розрахунків і так далі), систематизованих таким чином, щоб ці дані могли бути знайдені і оброблені за допомогою електронної обчислювальної машини.

У базі даних вся інформація зібрана у вигляді таблиць. Таблиця для нас – це аналогія таблиці на папері і складається з рядків і стовпців. Кожен стовпець має ім’я, не повторюється в цій таблиці. Рядки слідують в довільному порядку, і не мають номерів. Пошук рядків виробляється не за номерами, а по ідентифікаторами (ключів). Про ключах ми поговоримо детальніше у відповідному розділі.

Для пошуку та обробки інформації служать запити, а готовий результат виводиться у вигляді звітів.

У програмі Access 2007 є ряд найбільш поширених шаблонів баз даних. У новій термінології такі шаблони названі встановленими базами даних. Ці шаблони винесені на нове вікно, яке з’являється при запуску програми Access 2007 і називається «Приступаючи до роботи». Ми не будемо використовувати зазначені шаблони, а створимо власну базу даних. Дружній інтерфейс Access 2007 дозволяє робити це, не маючи спеціальної освіти з програмування.


Запуск Access 2007 для створення нової бази


Запустіть Microsoft Access 2007 з меню Пуск або за допомогою ярлика. З’явиться вікно «Приступаючи до роботи з Microsoft Office Access». Розробники програми пропонують нам готові шаблони з Інтернету, але ми виконаємо роботу зі створення бази самостійно.

Припустимо, що ми вирішили на своєму сайті відкрити торгівлю інформаційними продуктами і для обліку цієї торгівлі створюємо базу «Електронний магазин». Для цього клацніть мишею на іконці «Нова база даних».


Access 2007
Access 2007

У відкритому полі імені файлу введіть ім’я файлу «Електронний магазин». При необхідності можете вибрати папку для розміщення файлу бази даних. У даному прикладі файл буде розташовуватися в E: my doc.


Створення таблиць


Натисніть кнопку Створити, додаток Access створить нову базу даних і відкриє її в режимі таблиці.


Access 2007

На відміну від більш ранніх версій офісних додатків фірма Microsoft у версії 2007 змінила інтерфейс. На зміну меню і панелей інструментів прийшли Стрічки. Стрічка – це область у верхній частині вікна, в якій можна вибирати команди. Для більш швидкого сприйняття сенсу команд кожна з них проілюстрована відповідним значком.

Програма автоматично створила перший стовпець майбутньої таблиці, назвавши його «Код». Цей код ми будемо пізніше використовувати при створенні зв’язків між таблицями. Якщо ви клацніть на поле із позначкою «№», то стане активним полі «Тип даних» в якому відобразиться слово «Лічильник». Це означає, що програма буде автоматично нумерувати рядки нашої таблиці.


Access 2007

У новій версії Access з’явилася можливість створювати таблицю, не замислюючись про формат даних, які ви вводите у відповідний стовпець. Програма автоматично відстежить що вводиться інформацію і запропонує відповідний тип даних і найбільш часто використовуваний формат подання інформації. При створенні таблиці це наочно видно.

Оскільки ми створюємо електронний магазин, то нам знадобитися таблиця для обліку наших продуктів. Для цього в першому рядку другого стовпця «Додати поле» ви вписуєте найменування першого інформаційного продукту. Припустимо, це буде «Стратегія продажу в Інтернеті». Після введення тексту в клітинку другого стовпця з правого боку з’явився третій стовпець з найменуванням «Додати поле». Другий стовпець отримав за замовчуванням найменування «Поле 1». Для зручності роботи з таблицею перейменуємо цей стовпець, для чого клацніть мишею на найменуванні і після включення текстового курсору введіть текст «Найменування продукту». Оскільки в клітинку таблиці був введений текст «Стратегія продажу в Інтернеті», то програма автоматично визначила тип даних як «Текстовий».


Access 2007

Аналогічно в третій стовпець впишемо ціну продукту з точністю до чотирьох знаків 12,3456, а в четвертий розмір файлу в кілобайтах – 1300 без вказівки одиниць виміру. Перейменуємо відповідні поля, назвавши їх «Ціна» і «Розмір файлу». Для зручності читання даних про розмір файлу встановіть формат відображення даних «З роздільниками розрядів».


Access 2007

Змінити кількість знаків після коми можна, використовуючи кнопки «Збільшити розрядність», «Зменшити розрядність».


Access 2007

Збережіть таблицю, натиснувши кнопку «Зберегти» у верхньому лівому кутку вікна або комбінацію клавіш (Ctrl + S) клавіатури. В поле «Ім’я таблиці» вкажіть «Продукти».

Аналогічним чином створіть таблицю «Замовники», використовуючи команду «Таблиця» стрічки «Створення» (Мал. 01_8).
Access 2007

Припускаємо, що наші замовники будуть розраховуватися за покупки з використанням системи електронних платежів WebMoney. Нам буде потрібно вказати Для обліку цієї інформації нам будуть потрібні поля «Індекс гаманця» з текстовим типом даних, «№ гаманця» – з числовим типом даних і «Дата реєстрації» з типом даних «Дата / час» в короткому форматі дати.


Access 2007

Для зручності введення дат праворуч від клітинки з типом даних «Дата / час» розташовується кнопка електронного календаря. Клацання мишою на вибраної датою вводить дату в комірку. Заповнивши перший рядок, збережіть таблицю «Замовники».


Створення форм


Для зручності введення інформації в таблиці застосовуються форми. У версії Access 2007 можна скористатися заготовками форм, відповідні кнопки розташовані на стрічці «Створення». Перша заготівля використовується для створення форми, в яку можна буде вводити інформацію тільки по одному рядку відповідної таблиці за один раз.


Access 2007

Створена за допомогою такої заготовки форма для таблиці «Продукти» виглядає наступним чином.


Access 2007

При великій кількості полів у таблиці така форма дуже зручна для введення даних, вона не дозволяє випадково пропустити введення будь-якого поля. Недоліком є ​​необхідність переглядати вихідну таблицю, щоб помилково не вводити дані, вже наявні в таблиці. При переході до наступної запису програма перевірить унікальність зроблених додавань і не допустить повторення, але час на введення вже витрачено.

Більш краща форма, створена за допомогою наступної заготовки.


Access 2007

Як видно з коментаря до команди на створення такої форми, вона дозволяє бачити на екрані дані вже введені в таблицю і поля для введення. Створена за допомогою такої заготовки форма для таблиці «Продукти» виглядає наступним чином. Зверніть увагу на помилку коментаря: Таблиця розташована знизу, а поля форми зверху вікна форми.


Access 2007

Проміжним варіантом по зручності роботи серед вищеописаних форм можна вважати форму, створену з третьої заготовки (Мал. 02_3).


Access 2007

Вона дозволяє бачити на екрані відразу кілька записів у формі, але це не прийнятно для таблиць з дуже великою кількістю полів, тому що це знижує зручність введення інформації в дрібні за розмірами поля.


Access 2007

Використовуючи команду «Розділена форма» стрічки «Створити» створюємо форму для таблиці «Продукти» та «Замовники».

Після створення форми продукти доповніть дані про пропоновані продукти наступною інформацією:















Найменування продукту Ціна Розмір файлу
Як швидко створити інформаційний продукт 0,9321 1 000
Як визначити майбутніх споживачів інформаційного продукту 4,7531 30 450

Для цього клацніть мишкою по кнопці «Наступний запис» на Рядку стану в нижній частині екрана або скористайтеся клавішею «Tab», натискаючи її до появи на екрані порожній записи у формі. Після внесення даних у форму закрийте її, клацнувши правою кнопкою миші по ярлику форми і вибравши в контекстному меню команду «Закрити».

Аналогічним чином доповніть інформацію про замовників, внісши наступний запис:













Логін замовника Індекс гаманця № гаманця Дата реєстрації
Simeon Z 987654321 07.09.2007

Після внесення даних у форму закрийте її.


Створення звітів


Для того щоб мати можливість роздрукувати дані, наявні в базі даних, використовуються звіти. На першому етапі освоєння програми Access доцільно скористатися командою «Майстер звітів» розташованої на стрічці «Створити».


Access 2007

В процесі роботи «Майстер звітів» запропонує вибрати зі списку доступні поля (див. Рис. 03_2), для чого можна скористатися стрілками вліво і вправо, виділяючи потрібний рядок зі списку курсором.


Access 2007

Ми переносимо в праву частину всі доступні поля.


Access 2007

На наступному кроці ми можемо вибрати спосіб сортування інформації в майбутньому звіті. Вибираємо сортування в алфавітному порядку (за зростанням) для поля «Назва продукту».


Access 2007
Access 2007

Далі вибираємо «Табличний» макет і книжкову орієнтацію паперу, тому що число полів в таблиці не велике і вона легко розміститися на сторінці досить великим шрифтом.


Access 2007

Наступний крок «Майстра звітів» передбачає вибір стилю (тобто зовнішнього вигляду майбутнього звіту) – виберете той, який вам більше підходить.


Access 2007

На завершальному етапі ви повинні вибрати зручне для вас ім’я звіту і, або переглянути готовий звіт, або перейти до редагування, вибравши команду «Змінити макет звіту». Вибираємо останній варіант.


Access 2007

Даний вибір пов’язаний з тим, що Майстер звітів створив поле «Найменування продукту» дуже малої ширини при тому, що справа на аркуші є вільне місце.


Access 2007

Встановлюємо курсор миші на правій частині поля “Найменування продукту» в «Області даних», натискаємо ліву кнопку миші і переміщаємо кордон поля до бажаної ширини, тобто змінюємо ширину комірки в таблиці. Після цієї дії клацаємо мишею на команді «Режим» в лівій частині стрічки «Конструктор» і перемикаємося в режим перегляду отриманого звіту.


Access 2007

Аналогічно створюємо звіт для таблиці «Замовники». Якщо ви виконаєте всі попередні етапи, то звіт «Замовники» повинен мати такий вигляд, як на малюнку нижче, можливо відрізняючись лише вибраним стилем.


Access 2007
 

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*