Використання адрес в книзі Excel для створення наклейок у Word, MS Office, Програмні керівництва, статті

Анотація


Функцію злиття Microsoft Word можна використовувати для створення і друку наклейок для масових розсилок за допомогою даних книги Microsoft Excel. У даній статті містяться інструкції по створенню такого списку.

При використанні функції злиття Word відбувається об’єднання «основного документа» з «списком одержувачів», в результаті чого створюється “комплект вихідних документів”.











В основному документі міститься текст, який є однаковим для всіх вихідних документів. В документі може міститися бланк, текст та інструкції в “полях злиття” по вставці тексту (такого як імена одержувачів та адреси) для окремих вихідних документів.
Список одержувачів є базою даних, наприклад, файлом бази даних Microsoft Access 2002 або книгою Excel, з даними для об’єднання у вихідних документах. Зазвичай ця база даних є списком імен, адрес і номерів телефонів.
Результатів злиття є вихідних документи. Текст всіх вихідних документів може бути однаковим, але можливо форматування окремих документів.

Крок 1. Налаштування файли даних Excel

До запуску майстра листів необхідно переконатися, що книга Excel структурована відповідним чином. Зверніть увагу на наступні вимоги для таблиці даних.













У першому рядку повинні міститися імена полів для всіх стовпців. Наприклад, посада, звернення, ім’я, по батькові, прізвище, адрес1 і адрес2.
Всі імена полів повинні бути унікальними.
В кожному рядку повинні міститися відомості про певний елемент. Наприклад, у списку розсилки, кожен рядок має містити інформацію про певний одержувача.
У таблиці не повинно бути порожніх рядків.
Для упорядкування файлу даних Excel виконайте наступні дії.







1. Створіть файл даних Excel і впорядкуйте його за допомогою полів, які необхідно використовувати для наклейки, як показано в наступному прикладі файлу даних.



















































































Прізвище Ім’я Посада Адреса Місто Поштовий індекс Країна
Davolio Nancy Sales Representative 1234 Main St. Apt. 2A Seattle 14222 USA
Fuller Andrew Vice President, Sales 1235 Main St. Tacoma 14222 USA
Leverling Janet Sales Representative 1235 Elm St. Kirkland 14222 USA
Peacock Margaret Sales Representative 1236 Main St. Redmond 14222 USA
Buchanan Steven Sales Manager 1237 Main St London SW2 8MR UK
Steven Michael Sales Representative 1238 Elm St. London EC3 7HR UK
King Robert Sales Representative 1239 Main St. London RK2 9NP UK
Callahan Laura Inside Sales Coordinator 1230 Elm St. Seattle 14222 USA
Dodsworth Anne Sales Representative 1231 Elm St. London WG2 7LT UK

2. Після створення файлу даних Excel збережіть його, а потім закрийте.

Крок 2. Налаштування основного документа


















1. Відкрийте Microsoft Office Word 2003 або більш ранню версію програми Word, виберіть Листи і розсилки в меню Сервіс, Потім клацніть Майстер листів.

Відкрийте Microsoft Office Word 2007, клацніть вкладку Розсилання, Клацніть Почати злиття в групі Почати злиття, Потім клацніть Покроковий майстер злиття.

2. У списку Вибір типу документа виберіть Наклейки.

Активний документ стає основним документом (документ, який містить текст і малюнки, що збігаються у всіх версіях складеного документа, наприклад зворотну адресу або привітання в документі на бланку).

3. Клацніть Далі. Відкриття документа.

Примітка. Якщо ви знайомі з функцією злиття або віддавайте перевагу працювати без майстра, можна використовувати панель інструментів злиття.

4. Виконайте одну з таких дій.







Створіть новий аркуш з наклейками.










a. Клацніть Змінити макет документа.
b. Клацніть Параметри наклейки.
c. У діалоговому вікні Параметри наклейки встановіть потрібні параметри, такі як тип і розмір наклейки, і натисніть кнопку OK.

Для отримання довідки по певному параметру клацніть знак питання, потім клацніть параметр.

 
Почніть з існуючого листа наклейок.










a. Клацніть Існуючий документ.
b. В поле Існуючий документ виберіть потрібний документ і клацніть Відкрити.
c. Якщо документ відсутній, клацніть Інші файли, Потім клацніть Відкрити. Виберіть потрібний документ у діалоговому вікні Відкрити і натисніть кнопку Відкрити.

Документ відображається у вікні документа програми Word. При необхідності використання іншого документа з наклейками в існуючому документі клацніть Запуск і виберіть інший документ. При необхідності зміни макета клацніть Змінити макет документа, Потім клацніть Параметри наклейки.

 
5. Клацніть Далі. Вибір одержувачів.

Крок 3. Вказівка ​​джерела даних Excel


















1. У групі Вибір одержувачів клацніть Існуючий список.
2. Клацніть Огляд.
3. У діалоговому вікні Вибір джерела даних виберіть потрібний лист Excel.

За замовчуванням у програмі Word відкривається папка «Мої джерела даних».

4. Натисніть кнопку Відкрити.
5. Якщо на аркуші Excel міститься інформація на декількох вкладках, виберіть вкладку з потрібними відомостями та натисніть кнопку OK. Всі записи джерела даних з’являються в діалоговому вікні Одержувачі злиття, В якому можна уточнити список одержувачів для включення до злиття.

Крок 4. Вибір одержувачів












1. У діалоговому вікні Одержувачі злиття виберіть одержувачів, яких необхідно включити. Для цього скористайтеся одним із таких способів.













Вкажіть одержувачів за допомогою прапорців.

Цей спосіб є найбільш переважним варіантом, якщо ваш список короткий. Встановіть прапорці для одержувачів, яких необхідно включити, і зніміть прапорці для одержувачів, яких необхідно виключити.

Примітка. Якщо відомо, що до злиття потрібно включити більшу частину одержувачів у списку, клацніть Вибрати всі, Потім зніміть прапорці для певних одержувачів. Аналогічно, якщо необхідно включити лише кілька записів у списку, клацніть Очистити все, Потім виберіть потрібні записи.

Сортування елементів списку.

Це може бути корисним при необхідності розташування елементів в алфавітному чи цифровому порядку. Клацніть заголовок стовпця елемента, за яким необхідно виконати сортування. Наприклад, при необхідності відображення списку в алфавітному порядку з сортуванням за прізвищем, клацніть заголовок стовпця Прізвище.

Фільтрація елементів списку.

Це може бути корисним, якщо в списку містяться записи, відображення або включення до злиття яких не потрібні. Після фільтрації списку можна включити або виключити записи, використовуючи прапорці, як описано в попередньому розділі. Для фільтрації списку виконайте наступні дії.








a. Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, за яким необхідно виконати фільтрацію.
b. Клацніть одне з такого.










(Порожні) – Відображення всіх записів, в яких відповідне поле є порожнім.
(Непусті) – Відображення всіх записів, в яких у відповідному полі міститься інформація.
Якщо в джерелі даних містяться записи з ідентичною інформацією і в стовпці не більше десяти унікальних значень, можна виконати фільтрацію за певною інформацією. Наприклад, якщо для кількох адрес в якості країни / регіону вказана Австралія, можна виконати фільтрацію за значенням «Австралія».
 

У діалоговому вікні «Одержувачі злиття» відображаються тільки призначені запису. Щоб знову відобразити всі записи, клацніть (Усі).
Примітки.







Для розширеної сортування та фільтрації клацніть стрілку поруч з ім’ям якого стовпця, потім клацніть (Додатково). Для налаштування запиту на сортування або фільтрацію використовуйте вкладки Відбір записів і Сортування записів.
Якщо встановлено програмне забезпечення для перевірки адрес, можна натиснути Перевірити в діалоговому вікні Одержувачі злиття для перевірки адрес одержувачів.
 
2. : Натисніть кнопку OK для повернення до майстра злиття.

Програма Word буде використовувати одержувачів, призначених для злиття.

3. : Клацніть Далі. Налаштування наклейок.

Крок 5. Упорядкування вмісту наклейок

Щоб упорядкувати вміст наклейок, виконайте такі дії.

Вставка полів злиття

Вставте поля злиття для об’єднання імен, адрес та інших відомостей, наприклад, поштовий штрих-код. Наприклад, якщо помістити в документ поле злиття «Місто», то Word підставить замість нього назву «Атланта», зберігається в полі даних “Місто”. Для вставки полів злиття виконайте наступні дії.







1. В основному документі клацніть в місці, в яке потрібно вставити поле.
2. Вставте одне з такого.
















Адресний блок з ім’ям, адресою та іншою інформацією










a. Клацніть Блок адреси.
b. У діалоговому вікні Вставка блока адреси виберіть елементи адреси, які необхідно включити, і потрібні формати, потім натисніть OK. Для отримання довідки по певному параметру клацніть знак питання, потім клацніть параметр.
c. Для отримання довідки по певному параметру клацніть знак питання, потім клацніть параметр. Якщо з’явилося діалогове вікно Підбір полів, Програмі Word не вдалося знайти певну інформацію для блоку адреси. Клацніть стрілку біля (Відсутній), Потім виберіть поле в джерелі даних, відповідному полю, необхідному для злиття.
 
Рядок привітання
















a. Клацніть Рядок привітання.
b. Виберіть формат рядка привітання, який включає вітання, формат імені та наступні розділові знаки.
c. Виберіть текст, який відображатиметься, якщо програма Word не може визначити ім’я одержувача, наприклад, якщо в джерелі даних міститься назва компанії одержувача, але відсутній його ім’я або прізвище.
d. Натисніть кнопку ОК.
e. Якщо з’явилося діалогове вікно Підбір полів, Програмі Word не вдалося знайти певну інформацію для рядка привітання. Клацніть стрілку біля (відсутній), потім виберіть поле в джерелі даних, відповідному полю, необхідному для злиття.
 
Інші поля з інформацією
















a. Клацніть Інші елементи.
b. Виконайте одну з таких дій.







Для вибору полів адрес, які автоматично зіставлятися відповідними полями у джерелі даних, навіть якщо імена полів джерела даних не збігаються з іменами ваших полів, клацніть «Поля адреси ».
Для вибору полів, які завжди безпосередньо використовують дані стовпця бази даних, клацніть Поля бази даних.
 
c. В поле Поля виберіть потрібне поле.
d. Клацніть Вставити, Потім – Закрити.
e. Якщо з’явилося діалогове вікно Підбір полів, Програмі Word не вдалося знайти певну інформацію для вставки поля. Клацніть стрілку біля (Відсутній), Потім виберіть поле в джерелі даних, відповідному полю, необхідному для злиття.

Примітка. При вставці поля зі списку Поля бази даних і наступному перемиканні до джерела даних, в якому відсутня стовпець з таким же ім’ям, Word не зможе вставити інформацію цього поля в створений документ.

 
Поштова марка

Для додавання електронної поштової марки спочатку необхідно встановити відповідне програмне забезпечення, наприклад, придбане у служби в Інтернеті. Для використання електронної поштової марки виконайте наступні дії.








a. Клацніть Поштова марка.

Якщо програмне забезпечення для роботи з електронними поштовими марками не встановлено, з’являється запит на його установку і пропозиція підключитися до наступного веб-сайту:
веб-сайт Microsoft Office (http://office.microsoft.com/ru-ru/marketplace/CE010210021033.aspx)

b. Вставте марку у відповідність з інструкціями програми.
 

Для додавання електронної поштової марки спочатку необхідно встановити відповідне програмне забезпечення, наприклад, придбане у служби в Інтернеті.

Поштовий штрих-код

Необхідно вибрати тип наклейки або конверта з підтримкою штрих-коду POSTNET. Для використання поштового штрих-коду виконайте наступні дії.











a. Клацніть Поштовий штрих-код.
b. У діалоговому вікні Вставка поштового штрих-коду виберіть відповідні поля адреси.

Примітка. Параметр Поштовий штрих-код відображається тільки при використанні програми Word англійською мовою (США).

c. Повторіть кроки a і b для всіх полів, які потрібно вставити.

Примітки.








У програмі Word 2003 і попередніх версіях введення або вставлення символів поля злиття (“”) за допомогою команди Символ в меню Вставка неможливі.

У програмі Word 2007 введення або вставлення символів поля злиття (“”) за допомогою команди Символ в групі Символ на вкладці Вставити неможливі.

Якщо поля злиття укладені у фігурні дужки, наприклад, {MERGEFIELD City}, програма Word замість значень відображає коди полів. Це не впливає на злиття, але при необхідності відображення результатів правою кнопкою миші коду поля, потім виберіть Коди / значення полів в контекстному меню.

 

Примітка. У програмі Word 2003 і попередніх версіях для вставки полів злиття, роботи з основним документом злиття або виконання злиття також можна використовувати панель інструментів злиття. Щоб відобразити панель інструментів злиття, в меню Сервіс виберіть Листи та расилкі, Потім клацніть Показати панель інструментів злиття. На панелі інструментів злиття доступні додаткові команди, відсутні в майстрі злиття. Наприклад, можна використовувати меню, що розкривається «Вставити поле Word» на панелі інструментів злиття для вставки полів Word для управління процесом злиття (наприклад, поле IF, що використовується для вставки тексту, якщо певне поле злиття має зазначене значення). Або можна натиснути Пошук помилок для виконання злиття і створення звіту про помилки, що містяться в основному документі.

Зміна формату об’єднаних даних

Для форматування об’єднаних даних необхідно відформатувати поля в основному документі. Не форматуйте дані у джерелі даних, оскільки це форматування не зберігається при злитті даних у документі. Для зміни формату об’єднаних даних виконайте наступні дії.







1. В основному документі виберіть поле з інформацією, яку необхідно відформатувати, включаючи символи поля злиття (“” “”).
2. В Word 2003 і попередніх версіях клацніть Шрифт в меню Формат і встановіть потрібні параметри.

У Word 2007 на вкладці Домашня сторінка клацніть Шрифт в групі Шрифт, Щоб відкрити діалогове вікно Шрифт, Потім встановіть потрібні параметри.


Форматування за допомогою кодів полів

Для доступу до інших параметрів форматування натисніть ALT + F9, щоб відобразити коди полів, потім додайте ключі в поля злиття. У разі полів ключ – це спеціальна інструкція, що викликає виконання певного дії. У загальному значенні, ключ додається до поля для зміни результату.

Наприклад.











1. Для відображення числа “34987,89” як “$ 34 987,89”, додайте ключ числового формату (#).
2. Для друку імен клієнтів у верхньому регістрі додайте ключ формату (*).
3. Щоб розмір і шрифт об’єднаної інформації збігалися з розміром і шрифтом, які встановлені для поля злиття, додайте ключ * Charformat.
Для застосування формату та структури перший наклейки для всіх інших наклейок на сторінці клацніть Оновити всі наклейки.

Наприклад, якщо в прикладі бази даних, описаної раніше в цій статті, вставити тільки поле AddressBlock і клацнути Оновити всі наклейки, Сторінка буде виглядати наступним чином:

<<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>

<<Next Record>><<AddressBlock>><<Next Record>><<AddressBlock>>


Крок 6. Збереження документа

Після завершення роботи з основним документом і вставки всіх полів злиття перед продовженням необхідно зберегти документ.










1. У програмі Word 2003 і попередніх версіях клацніть Зберегти як в меню Файл.

У програмі Word 2007 натисніть кнопку Microsoft Office і клацніть Зберегти як.

2. Вкажіть ім’я документа та натисніть кнопку Зберегти.
3. Клацніть Далі. Перегляд наклейок.

Крок 7. Перегляд наклейок та налаштування списку одержувачів

При появі області завдань «Крок 5. Злиття »майстра всі поля злиття основного документа замінюються текстом першого запису списку одержувачів, щоб можна було переглянути перший вихідний документ.

Наприклад, якщо продовжити використання описаного раніше прикладу бази даних, після натискання кнопки Далі. Перегляд наклейок перша сторінка буде виглядати наступним чином:

Vice President, Sales Andrew Fuller     Sales Representative Anne Dodsworth
1235 Main St 1231 Elm St.
Tacoma London

Sales Representative Janet Leverling Inside Sales Coordinator Laura Callahan
1235 Elm St. 1230 Elm St.
Kirkland Seattle

Для перегляду інших елементів виконайте одну з таких дій:







Для перегляду елементів по порядку використовуйте кнопки зі стрілками вліво і вправо.

Кожен запис відображається у першій наклейці листа.

Для перегляду певного елемента клацніть Знайти одержувача, Потім в діалоговому вікні Пошук елемента введіть умова пошуку.
Для настройки списку одержувача, наприклад, щоб виключити одержувача, виконайте наступне.







1. Клацніть Змінити список одержувачів і внесіть зміни в діалоговому вікні Одержувачі злиття.
2. Клацніть Далі. Завершення злиття.

 


Крок 8. Завершення злиття

Для завершення злиття виконайте одну з таких дій.

Персоналізація окремих наклейок

Для персоналізації окремих наклейок завершите злиття, потім в отриманому об’єднаному документі змініть необхідну інформацію.
















1. Клацніть Змінити окремі наклейки.
2. У діалоговому вікні Складові нові документи виберіть записи, які необхідно об’єднати.
3. Натисніть кнопку ОК.

Word створює і відкриває новий об’єднаний документ. Основний документ також залишається відкритим, до нього можна повернутися при необхідності зміни всіх елементів.

4. Знайдіть інформацію, яку необхідно змінити, і внесіть зміни.
5. Надрукуйте або збережіть документ так само, як будь-який інший звичайний документ.

Друк аркуша з наклейками

Щоб надрукувати лист з наклейками, виконайте одну з таких дії.







Якщо елементи персоналізовані і об’єднаний документ є активним.







1. У програмі Word 2003 і попередніх версіях клацніть Друк в меню Файл.

У програмі Word 2007 натисніть кнопку Microsoft Office, Виберіть Друк і клацніть Друк.

2. Виберіть потрібні параметри.
 
При необхідності друку безпосередньо з майстра злиття.










1. За крок 6 майстра злиття (Завершення злиття) Клацніть Друк.
2. У діалоговому вікні Складові друковані документи виконайте одну з таких дій і натисніть кнопку OK.










Для друку всіх документів клацніть все.
Для друку документа, що відображається у вікні документа, клацніть поточний запис.
Для друку діапазону документів клацніть з і введіть номери записів в поля з і до .
 
3. У діалоговому вікні Печатки виберіть потрібні параметри.
 

Збереження листа з наклейками для подальшого використання

При необхідності зміни об’єднаних наклейок та їх збереження для подальшого використання наклейки можна вставити в один документ.










1. Клацніть Змінити окремі наклейки.
2. У діалоговому вікні Складові нові документи виконайте одну з таких дій і натисніть кнопку OK.










Для об’єднання всіх документів клацніть все.
Для злиття тільки документа, що відображається у вікні документа, клацніть поточний запис.
Для об’єднання діапазону документів клацніть з і введіть номери записів в поля з і до .
 
3. Word відкриває новий докмент з усіма окремим наклейками. Потім можна зберегти документ для подальшого використання так само, як будь-який інший звичайний документ.

На початок


Посилання

Для отримання додаткових відомостей про поля IF натисніть клавішу F1, щоб відкрити довідку Word Help, в поле пошуку введіть Коди полів: поле IF, натисніть кнопку Пошук і перегляньте знайдені розділи.

Для отримання додаткових відомостей про поля MERGESEQ, щоб відкрити довідку Word Help, в поле пошуку введіть Коди полів: поле MERGESEQ, натисніть кнопку Пошук і перегляньте знайдені розділи.

Для отримання додаткових відомостей про поле SET, щоб відкрити довідку Word Help, в поле пошуку введіть Коди полів: поле SET, натисніть кнопку Пошук і перегляньте знайдені розділи.

Для отримання додаткових відомостей про загальні ключах форматування полів натисніть клавішу F1, щоб відкрити довідку Word, у вікно пошуку введіть загальні ключі, натисніть кнопку Пошук і перегляньте розділ довідки.
294686 (Http://support.microsoft.com/kb/294686/) Використання злиття для створення списків, відсортованих за категоріями, в Word 2002 (Це посилання може вказувати на матеріали, повністю або частково викладені англійською мовою)
290408 (Http://support.microsoft.com/kb/290408/) Питання та відповіді про злиття в Word 2002
294688 (Http://support.microsoft.com/kb/294688/) Розробка і створення списку адрес для злиття в Word 2002 (Це посилання може вказувати на матеріали, повністю або частково викладені англійською мовою)
294693 (Http://support.microsoft.com/kb/294693/) Використання злиття для створення каталогу в Word 2002 (Це посилання може вказувати на матеріали, повністю або частково викладені англійською мовою)
294683 (Http://support.microsoft.com/kb/294683/) Як використовувати злиття для створення документів на бланках в Microsoft Word 2002

На початок


Інформація в даній статті ДО:.




















Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office Excel 2003
Microsoft Excel 2002 Standard Edition
Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002 Standard Edition

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*