Використання рішення Microsoft Enterprise Project Management, Комерція, Різне, статті

Юридичне бюро Олега Гусєва використовує рішення Microsoft Enterprise Project Management і Microsoft Windows Small Business Server 2003 для організації роботи над проектами



 

Керівник юридичного бюро Олег Гусєв вирішив використовувати новий метод ведення бізнесу: вся робота юристів була представлена ​​як перелік проектів. Виникла необхідність в інструменті, який би дозволив чітко призначати завдання, звітувати за кожен важливий крок в роботі над проектом, була необхідна інформаційна система, яка дозволяла б керівнику контролювати роботу юристів віддалено. В якості базової платформи для Microsoft Office Project Server 2003 було запропоновано комплексне рішення Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition.

Про компанію

Юридичне бюро Олега Гусєва працює з 1992 року. Спочатку компанія була задумана як добровільний союз юристів, чиї відносини будуються на принципах і умовах партнерства, і об’єднала більше двадцяти юристів – фахівців у різних галузях права. Їх значний досвід і знання, широкі зв’язки як у Росії, так і за кордоном, дозволяють вирішувати широке коло питань – від створення свого бізнесу до отримання другого громадянства. Постійні клієнти – близько сотні організацій та фізичних осіб, як російських, так і закордонних.

Юридичне бюро Олега Гусєва є лідером в галузі використання програмного забезпечення серед компаній такого роду. Нові інформаційні технології завжди з’являються в діяльності бюро навіть з деяким, для російського бізнесу, випередженням. Наприклад, у 1996 році бюро відкрило свій юридичний сайт і зіткнулося з курйозної проблемою: більшість клієнтів не мало електронної пошти. Через кілька років компанія почала, перша в Росії, надавати юридичні інтернет-консультації.


Ситуація

Керівник пішов на сміливий і прогресивний для юридичної компанії крок, вирішивши використовувати новий спосіб ведення бізнесу. Вся робота юристів була представлена ​​як перелік проектів. Ця унікальна перспективна методика дозволила в кілька разів збільшити продуктивність праці.

Для здійснення задуманого потрібна реорганізація роботи. Виникла необхідність в інструменті, який би дозволив чітко призначати завдання, звітувати за кожен важливий крок в роботі над проектом. Також потрібна нова система звітів, яка дозволяла б стежити за кожним етапом роботи над проектом.

Без автоматизації здійснити задумане було неможливо.

Спочатку для організації спільної роботи співробітників використовувався продукт TMU GroupWare. Однак рішення не передбачало інтеграції з іншими використовуваними додатками, зокрема, з Microsoft Outlook 2003, і ​​не мало необхідної функції аналізу завдань.

Також слід зазначити, що робота юриста пов’язана з постійними роз’їздами та веденням справ поза офісом, а даний продукт не дозволяв здійснювати розподілену роботу, коли співробітники перебували поза офісом.

Особливо це було важливо для керівника компанії, який буває в офісі всього близько чотирьох годин на тиждень. В інший час він веде переговори з великими, в тому числі і закордонними, клієнтами. Тому була необхідна інформаційна система, яка дозволяла б керівнику контролювати роботу юристів віддалено, в іншому випадку це призвело б до гальмування розвитку бізнесу.


Вибір технології

Початкові відомості про систему управління проектами на базі рішення Microsoft Enterprise Project Management представники компанії отримали на регулярно проводяться безкоштовних семінарах в Центрі Рішень Microsoft.

В якості базової платформи для вирішення Microsoft Enterprise Project Management було запропоновано комплексне рішення Microsoft Windows Small Business Server 2003, до складу якого входять всі необхідні додаткові компоненти: Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft ISA Server 2000. Для організації колективної роботи над проектними документами і питаннями були використані служби Windows SharePoint Services.


Рішення

Основу рішення Microsoft Enterprise Project Management становлять:















Microsoft Office Project Server 2003 – центральна точка доступу до проектної інформації.

Microsoft Project Professional 2003 – інструмент керівника проектів.

Microsoft Project Web Access – робоче місце співробітника, що одержує нові завдання і відправляє звіти щодо їх виконання.

Windows SharePoint Services – завдяки вбудованій інтеграції з Microsoft Office Project Web Access користувачі змогли перенести всі документи, пов’язані з виконанням поточних завдань по клієнтах, в єдине сховище, доступне як всередині, так і поза офісом.

Додатково для співробітників, які звикли використовувати Microsoft Outlook 2003 у своїх повсякденних завданнях, була задіяна представлена ​​в Project 2003 можливість синхронізації календаря Microsoft Outlook і Project Server 2003. Це дозволило відображати всі завдання в звичному для користувачів інтерфейсі і оповіщати про початок їх виконання.

В ході впровадження були враховані запити компанії, що відображають специфіку юридичного бізнесу:












Була створена спеціальна система організації проектів, яка дозволяє отримувати аналітику по всіх послугах, що надаються окремо взятому клієнту. Для кожного клієнта був заведений окремий сумарний (майстер) проект, в який були включені всі поточні проекти по наданню послуг даного клієнта. Оскільки кожен підпроект відповідав окремим договором з клієнтом, то керівник, відкривши відповідний майстер-проект, отримав можливість відслідковувати хід реалізації та бюджет відразу всього пакета послуг по одному клієнтові.

Запропонований варіант вирішення зробив можливим збереження документів і виникають в ході надання послуг питань у єдиної робочої області, асоційованої з клієнтом, а також отримувати доступ до цієї області співробітникам, які знаходяться поза офісом. У даній області зберігаються структуровані документи за всіма проектами одного клієнта. В результаті співробітник компанії отримує консолідовану інформацію по клієнту, накопичену за весь час роботи, навіть якщо в попередніх роботах цей працівник не брав особистої участі. Для обмеження доступу до такої конфіденційної інформації було налаштоване розмежування прав для різних ролей і співробітників в проекті. Таким чином, за допомогою Microsoft SharePoint Services була створена база знань по клієнтах, яка зберігає всю історію спілкування і надає неоціненну допомогу співробітникам компанії в їх роботі.

Основний бізнес-процес компанії – надання послуг клієнтам – вдалося значно прискорити, сформувавши шаблони проектів. Кожен з 12 шаблонів містить зумовлений список завдань, причому до кожного завдання прикріплений набір навичок, які необхідні для її виконання. Це дозволило практично моментально визначати, який з вільних на даний момент співробітників може виконати замовлену клієнтом послугу. Крім того, цей співробітник відразу отримує готовий план дій, який гарантує, що ніякі етапи робіт не будуть забуті або пропущені. Тому після складання чергового договору на надання послуги керівнику достатньо всього лише відкрити готовий шаблон проекту і, внісши мінімальна кількість змін у властивості, зберегти проект на сервері. Після збереження співробітники моментально отримують оповіщення про нові призначеннях.


Результати

Використання рішення Microsoft Enterprise Project Management і Microsoft Windows Small Business Server 2003 в юридичному бюро Олега Гусєва призвело до наступних результатів:

Можливість віддаленої роботи. Тепер керівник може призначати завдання і контролювати їх виконання співробітниками, навіть перебуваючи поза офісом. Це ключове властивість, через який було вибрано рішення саме на базі Microsoft Office Project Server 2003. Фактично, за допомогою Project Server 2003 був реалізований мобільний юридичний офіс, що працює злагоджено і ефективно. Крім керівника, відчутну користь від можливості дистанційної роботи отримали і співробітники компанії, які тепер можуть не заїжджати на 5 хвилин в офіс під кінець робочого дня тільки для того, щоб відзвітувати про виконану роботу. Вони можуть це робити дистанційно. В результаті опитування з’ясувалося, що половині співробітників зручніше працювати вдома.










Мене цікавить не стільки час приходу співробітника в офіс, скільки кінцевий результат його роботи.


Олег Гусєв
керівник Юридичного бюро Олега Гусєва

Керівник компанії працює з проектами зі свого мобільного комп’ютера. За допомогою консультаційних послуг партнера, який здійснював впровадження, підключення мобільного комп’ютера відбувається по бездротових стільникових мережах (GPRS), що дозволяє керівнику тримати руку “на пульсі” роботи компанії, навіть коли він летить в літаку на зустріч із закордонним клієнтом.

Зарубіжні клієнти компанії тепер можуть отримувати проміжні та підсумкові звіти по замовленої ними роботі практично моментально. Це відбувається завдяки розширеним можливостям віддаленого доступу. Така звітність – один з ключових моментів у створенні атмосфери взаємної довіри між компанією і її клієнтами. Тепер клієнти не турбуються про те, чи встигне компанія виконати завдання в строк – цю інформацію вони бачать самі в будь-який момент часу.

Співробітники компанії отримали можливість колективної роботи над проектами. Координація роботи декількох юристів стала простим, прозорим та ефективним процесом. Якщо юрист повинен виконати більш строкову роботу, то він може передати поточну іншому юристу швидко і без втрат. Це ключове властивість для компанії невеликого розміру (кілька десятків співробітників), коли кожну годину кожного співробітника цінується дуже високо.

У компанії планується перехід співробітників з офісного режиму на віддалену роботу з використанням всіх можливостей дистанційної роботи Project Server 2003. Так будуть забезпечені зручні умови діяльності для юристів, які тепер не прив’язані до свого робочого столу. Крім того, це заощадить від 1 до 2 годин, що витрачаються на дорогу до офісу для кожного співробітника щодня.










Юридичні послуги не вимагають постійного перебування співробітників в офісі. Дане рішення на базі Micosoft Project 2003 дозволило розосередити консультантів і призвело до значного зменшення витрат на оренду нерухомості.


Олег Гусєв
керівник Юридичного бюро Олега Гусєва

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*