Введення в Seagate Crystal Reports 8.0 (розділи з книги), Різне, Інтернет-технології, статті

Анотація

Книга являє собою практичний посібник зі створення аналітичних звітів за допомогою всесвітньо відомого генератора звітів Crystal Reports. Вона містить як докладний опис функціональності останньої версії Crystal Reports 8.0, так і практичні поради щодо створення складних звітів. Книга призначена як для новачків в області інформаційних технологій, так і для досвідчених користувачів.

Зміст


Передмова

Однією з головних задач корпоративних інформаційних систем є оперативне надання інформації, необхідної для прийняття рішень. Разом з тим, структура сучасних СУБД, на яких засновані ІВ, орієнтовані в першу чергу на компактне і несуперечливе зберігання інформації, а не на оптимізацію довільної вибірки і представлення даних. Внаслідок цього інформація, що зберігається в корпоративних інформаційних системах, як правило, використовується неефективно. Головною проблемою стає не зберігання інформації, а надання її кінцевому користувачеві у вигляді звіту в потрібному контексті. Традиційно ІС масштабу підприємства мають обмежене число вбудованих звітів, пряме призначення яких – надання звітної інформації вищестоящим організаціям або державним службам, а не інформаційна підтримка керівної ланки. Специфіка аналітичних звітів, призначених для полегшення процесу прийняття рішень полягає в їх мінливості, оскільки в реальному житті вимоги бізнесу змінюються мало не щодня. Замовлення на розробку таких звітів надходять розробникам відділу автоматизації підприємства (якщо такий є), або розробникам сторонніх фірм, причому потреби в аналітичних звітах ростуть по мірі їх створення в геометричній прогресії. Рано чи пізно розробник розуміє, що вирішити цю проблему засобами, вбудованими в середовище розробки вкрай важко. Для такої завдання набагато краще підходить спеціалізований генератор звітів подібний Crystal Reports.

Є три шляхи застосування Crystal Reports.


У цій книзі будуть показані основні можливості середовища Crystal Reports Designer 8.0 і прийоми створення звітів середньої складності.

Глава 2. Створення простих звітів


2.1. Створення звіту за допомогою Standart Report Expert


Перший крок створення звіту – натискання (Click) на кнопку Новий Звіт на Bottom bar’е. Відкривається діалог Report Gallery (рис. 2.1.1).


Рис. 2.1.1. Діалог Report Gallery

Report Gallery пропонує кілька опцій для побудови нового звіту. Існує кілька типів складних звітів: Form Letter, Form, Cross-Tab, Subreport, Mail Label, Drill Down і OLAP.


Рис. 2.1.2. Діалог Standart Report Expert.

Розглянемо стандартний звіт – Standart Report, який визначений за замовчуванням. Після клацання по кнопці OK в діалозі Report Gallery відкривається діалог Standart Report Expert. Закладка Data служить для вибору джерела даних для звіту. Кнопка Database дозволяє вибрати в якості джерела базу даних. Клацання по цій кнопці викликає діалог Data Explorer, в якому можна вибрати відповідну базу даних або з використанням ODBC, або з використанням драйвера прямого доступу.


Рис. 2.1.3. Діалог вибору бази даних Data Explorer.

Кнопка Add дозволяє додати до звіту обраний джерело даних. Після вибору таблиць БД можна перейти до закладки Fields


Рис. 2.1.4. Закладка Fields діалогу Standart Report Expert.

Закладка Fields дозволяє за допомогою кнопок Add і Remove включити в звіт необхідні поля попередньо відібраних для звіту таблиць. Клацання по кнопці Next перемикає діалог на наступну закладку –


Рис. 2.1.5. Закладка Group діалогу Standart Report Expert.

Закладка Group дозволяє згрупувати дані по якомусь полю, причому сортування груп може бути встановлена ​​за зростанням значення поля (числового, строкового чи дати), за зменшенням або в спеціальному порядку. Детальніше угруповання даних звіту буде розглянута пізніше.

Дані Total і Top N дозволяють більш ефективно обробляти згруповано дані. У закладці Total можна вибрати поля, за якими в звіті буде проведено агрегатування даних. Crystal Reports містить цілий набір агрегативно функцій, наприклад підсумовування, обчислення середнього, максимального і мінімального значення, підрахунок кількості записів і т.д. Так, згрупувавши клієнтів по країнах (див. рис. 2.1.5), можна підрахувати кількість клієнтів в кожній країні і загальний обсяг продажів в кожній країні. Спеціальна угруповання Top N дозволить, наприклад, залишити в звіті тільки ті країни, які займають N перший місць за обсягом продажів, а решта об’єднати в групу “Інші”. Більш докладно можливості агрегатування та спеціальної угруповання будуть розглянуті в наступних розділах.

Закладка Chart дозволяє включити в звіт ділову графіку і містить, в свою чергу кілька закладок (рис. 2.1.6).


Рис. 2.1.6. Закладка Chart діалогу Standart Report Expert.

Для створення графіка в першій закладці (Type) слід вибрати тип графіка, у другій (Data) – джерело даних. Графік в Crystal Reports 8.0 може бути створений на основі агрегативной або детальної інформації, на основі інформації з матричних звітів або OLAP – джерел. Детальніше створення графіки буде розглянуто в главі 6.


Рис. 2.1.7. Закладка Select діалогу Standart Report Expert.

Закладка Select діалогу Standart Report Expert служить для відбору даних для звіту. У закладці можна встановити для кожного поля логічне умова – предикат, наприклад значення Last Year’s Sales> 3300 (Рис. 2.1.7). Якщо рядок задовольняє заданим умовам, вона включається до звіту. Предикати, встановлені для різних полів об’єднуються логічним “і”. Кнопка Browse Data служить для перегляду значень вибраного поля, причому показуються перші 100 неповторюваних значень. Група полів і комбобоксов в правій нижній частині закладки контекстні – їх тип і кількість залежать від типу вибраного поля та умови вибірки. Більш складні умови відбору даних можна встановити в діалозі Select Report Expert, який буде розглянуто пізніше.

Закладка


Рис. 2.1.8. Закладка Slyle діалогу Standart Report Expert.

Закладка Slyle діалогу Standart Report Expert (рис. 2.1.8) служить для форматування майбутнього звіту. Crystal Reports містить 10 зумовлених стилів. Надалі форматування звіту можна змінити. Кнопка в нижній частині закладки дозволяє включити в звіт малюнок у форматі bmp, наприклад логотип компанії.

У тому випадку якщо звіт будується більш ніж по одній таблиці, в діалозі Standart Report Expert стає доступною закладка Links (рис. 2.1.9). Функціональність цієї закладки ідентична функціональності діалогу Visual Linking Expert, який буде розглянуто в главі 13.


Рис. 2.1.9. Закладка Links діалогу Standart Report Expert.

Після натискання на кнопку Finish, відкривається головне вікно Report Designer (рис. 2.1.10), яке містить дві головні закладки – Design і Preview. Закладка Preview дозволяє не тільки переглянути звіт, але й редагувати його з “живими даними” прямо в режимі перегляду. У вікні перегляду можна робити багато операцій – побудова звіту, угруповання, підсумовування та форматування. Закладка Design спеціально призначена для редагування звіту.


Рис. 2.1.10. Головне вікно Report Designer.

Вправа


  1. Клацніть по кнопці створити новий звіт
  2. Виберіть у галереї звітів стандартний звіт.
  3. Як джерело даних виберіть Database.
  4. Виберіть у діалозі Data Explorer папку Database File, виберіть секцію Find Database File і натисніть кнопку Add.
  5. У діалозі Open вкажіть файл Programm Files / Seagate Software / Crystal Reports / Samples / Databases / xtreme.mdb
  6. Після включення бази даних xtreme в список джерел виберіть таблицю Customer і клацніть по кнопці Add і потім Close.
  7. У закладці Fields влючая до звіту поля Customer Name і Last Year’s Sales.
  8. У закладці Group включите в звіт угруповання по полю City.
  9. У закладці Select створіть умова відбору Country is equal to USA.
  10. Клацніть по кнопці Finish.

2.2. Вставка в звіт і форматування полів бази даних.

Розглянемо, як виглядає звіт в закладці Design. Велика біла область в середині закладки – Edit box. Edit box розділений на секції горизонтальними лініями. При додаванні секції до звіту (наприклад, при угрупованню даних), Crystal Reports автоматично додає лінію. Сіра область зліва від Edit box’а дає додаткову інформацію, яка допомагає працювати з даними і об’єктами. Горизонтальні лінії продовжуються в сіру область, визначаючи секції, і Crystal Reports ідентифікує кожну секцію по абревіатурі або обраному імені.

Секція заголовка звіту Report Header (RH) зображується раз на самому початку звіту. Секції Page Header (PH) і Page Footer (PF) показуються раз на кожній сторінці і зазвичай використовуються для заголовків, нумерації сторінок і т.д. Секція Detail (D) – це список інформацією нашого звіту. Секція Report Footer (RF) показується раз в самому кінці звіту.

Для внесення поля до звіту потрібно обрати меню Insert / Database Field або кликнути по відповідній кнопці на панелі інструментів (див. главу 1). З’являється діалог Field Explorer (рис. 2.2.1), який служить для внесення до звіту полів бази даних, спеціальних полів, формул і параметрів. Панель інструментів діалог Field Explorer має такі кнопки (зліва направо):


  1. Режим внесення вибраного об’єкту до звіту;
  2. Перегляд вмісту колонки бази даних (перші 100 неповторюваних значень);
  3. Створення об’єкта;
  4. Редагування об’єкта;
  5. Перейменування об’єкта;
  6. Видалення об’єкта;
  7. Переміщення об’єкта за списком вгору;
  8. Переміщення об’єкта за списком вниз.

При внесенні поля бази даних доступні тільки перші дві кнопки. Для внесення поля до звіту потрібно вибрати поле в списку, перейти в режим внесення об’єкта і клацнути по вільній частині будь-якої секції звіту. Можна також перенести поле зі списку в секцію звіту методом drag & drop.

Рис. 2.2.1. Діалог Field Explorer.

Поля можна вибрати індивідуально, по порядку, або групою.

Існує 3 шляхи вибору поля для звіту:


Поля будуть розміщені у порядку їх розташування в діалозі, але не в порядку вибору. Розмір поля в звіті залежить від розміру поля в БД. У секцію Page Header одночасно вноситься текстовий об’єкт – заголовок поля, який представляє собою назву колонки в базі даних.


Вправа 2.2.1 
Розташуйте наступні поля БД в секції звіту Detail: 
Contact Last Name 
Contact First Name 
Contact Title 

Для перегляду отриманого в закладці Preview звіту слід клікнути по кнопці перегляд на панелі інструментів. Зазначимо, що Status bar в Preview дає інформацію про використані в звіті даних. Він показує, як багато записів вибрано і загальне число прочитаних записів.

Crystal Reports дозволяє нам змінити порядок розташування полів звіту. Для цього можна просто перенести поле усередині секції або між секціями методом drag & drop. Можна також відразу перенести групу полів. Для цього потрібно заздалегідь вибрати їх, якшо по кожному, одночасно натискаючи клавішу Shift або Ctrl.

Для більш ретельного форматування полів можна використовувати спеціальний інструмент Guidelines-опорними лініями, до яких можна прив’язати поля звіту. Для відображення Guidelines потрібно перейти в меню Files / Options і в закладці Layout включити опції Show Guidelines.

Рис. 2.2.2. Форматування полів за допомогою Guidelines.

Для форматування поля потрібно підвести його лівий край до опорної лінії (а не навпаки!). Те, що поле пов’язане з опорною лінією, показують невеликі червоні мітки по периметру поля. Якщо з однією лінією пов’язані кілька полів, то переміщення опорної лінії у верхній або лівою лінійці форматування (рис. 2.2.2) проводить до переміщення групи полів по горизонталі або по вертикалі відповідно. Якщо прив’язати правий край поля, то за допомогою опорної лінії можна змінити його розмір.

Створити нову опорну лінію можна, двічі клацнувши по лінійці форматування. Видалити опорну лінію можна, перемістивши її (drag & drop) з лінійки форматування.

Вправа 2.2.2 


  1.  Натисніть поле і заголовок поля Region одночасно. Клацніть по полю Region і виділіть його.

  2.  Потім натисніть клавішу Ctrl і клацніть по заголовку цього поля. Обидва поля тепер мають рамку.

  3.  Перенесіть Region в ліву частину звіту.

  4.  Збережіть звіт.

Таким же способом можна пересувати будь-які інші поля.


Після виконання вправи звіт повинен виглядати виглядає так:

Рис. 2.2.3. Зовнішній вигляд звіту після виконання вправи 2.2.2.

Якщо створити звіт і, потім, зберегти або закрити його, Crystal Reports за замовчуванням зберігає дані зі звітом. Якщо після цього відкрити звіт, він грунтується на збережених даних. Час і дата останнього поновлення даних будуть показані в правій верхній частині закладки Preview. Для примусового відновлення даних слід вибрати пункт меню Report / Refresh Report Data або натиснути кнопку F5.

Для форматування поля служить діалог Format Editor (рис. 2.2.4), який можна викликати, клікнувши правою кнопкою миші по полю і вибравши в контекстному меню пункт Format Field. Дані діалогу Format Editor дозволяють задавати властивості полів безумовно (поля вибору) або по умові (кнопки виклику редактора формул праворуч від кожного умови). За допомогою редактора формул можна створити формулу, яка повертає логічне значення “істина” або “брехня”. При виконанні умови (значення “істина”) форматування буде виконуватися, в іншому випадку – ні. Синтаксис формул буде розглянуто в главі 7. Так, опція Suppress дозволяє приховати поле. Якщо задати формулу, то, наприклад, можна приховувати тільки поля, що містять значення менше 1000.

Рис. 2.2.4. Діалог Format Editor

Закладка Common діалогу Format Editor містить наступні опції форматування:



Закладка Border дозволяє створити рамку для об’єкта. У закладці Font можна встановити розмір, стиль і колір шрифту. Закладка Paregraph Formating служить для форматування тексту, якщо він розташований в кілька рядків.


За допомогою закладки Hyperlink можна встановити гіперпосилання на інший об’єкт поточного звіту, web-сайт, адреса електронної пошти або іншої звіту.

Вправа 


  1.  Збільште шрифт поля Last Year’s Sales до 14

  2.  Клацніть по полю заголовка для його виділення

  3.  Правою кнопкою миші по полю і виберіть Format Field.

  4.  У діалозі Format Editor виберіть закладку Font і встановіть розмір 14.

2.3. Вставка до звіту текстових об’єктів.

Для вставки текстового об’єкта потрібно клікнути по кнопці Вставка текстового поля на панелі інструментів або вибрати з меню Insert / Text Object. Після цього слід перенести маркер і клікнути по вільному місцем в секції звіту, наприклад Page Header. Розмістити текстовий об’єкт можна як в режимі Preview Window, так і в Design Window.

Рис. 2.3.1. Текстовий об’єкт

Після розміщення текстового об’єкта Crystal Reports переходить в режим редагування. За допомогою клавіатури можна набрати текст, а у верхній частині вікна з’являється вікно форматування текстового об’єкта. Можна імпортувати текст з текстового файлу. Для цього в режимі редагування слід натиснути правою кнопкою миші по текстовому об’єкту і вибрати з контекстного меню Import From File. Підтримується імпорт з файлів формату ASCII, HTML і MS Word.

Текстовий об’єкт в Crystal Reports може містити не тільки текст, а й поля бази даних, формули, спеціальні поля і параметри. Для внесення поля до складу текстового об’єкта, потрібно спочатку створити його в якій-небудь секції звіту, а потім, перебуваючи в режимі редагування перемістити його (drag & drop) всередину текстового об’єкта.

Рис. 2.3.2. Текстовий об’єкт, що містить поля бази даних.

Для того щоб змінити властивості текстового об’єкта, необхідно вийти з режиму редагування (якшо по будь-якому іншому полю звіту) і правою кнопкою миші клікнути по текстовому об’єкту. У який з’явився контекстному меню слід вибрати Format Text. Діалог Format Editor, службовець для редагування властивостей текстового об’єкта повністю аналогічний відповідного діалогу для редагування властивостей поля бази даних.

Для повернення в режим редагування слід двічі клікнути по текстовому об’єкту.

Якщо текстовий об’єкт містить поля бази даних, спеціальні поля або формули, то в режимі редагування можна задавати властивості для кожного з підоб’єктів окремо.

Вправа 


  1. Виберіть меню Insert/Text Object.

  2. Клацніть по вільному місцю в секції Page Header.

  3. Наберіть “Звіт з продажів”

  4. Встановіть для текстового об’єкта стиль (жирний) і розмір (14) шрифту

2.3. Вставка до звіту спеціальних об’єктів.

Крім текстових полів до звіту можуть бути включені спеціальні поля, які можуть містити додаткову інформацію, таку як номер сторінки, номер запису, дата звіту і т.д. Для вставки спеціального поля необхідно вибрати меню Insert / Special Field.

Розглянемо доступні в Crystal Reports спеціальні поля.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*