Як оволодіти мистецтвом управління проектами, Комерція, Різне, статті

Успіх будь-якої організації залежить від успіху проектів, які вона виконує. Саме проекти являють собою ті направлені зусилля, завдяки яким виникають нові або вдосконалені продукти і послуги, нові технологічні процеси, нові організаційні структури, збільшується обсяг продажів, зменшується вартість, поліпшується якість. При успішній реалізації проектів підвищується задоволеність споживачів, розширюється сфера бізнесу і досягаються багато інших вигоди. Завдяки майстерному управлінню проектами можливе збереження конкурентоспроможності в складному і динамічному світі сучасного бізнесу.

Стратегічне планування в управлінні проектами


Мистецтво управління проектами не може виникнути сама по собі без опори на ту чи іншу форму стратегічного планування, яке є життєво важливим для виживання будь-якої організації, оскільки це саме той процес, за допомогою якого організація адаптується до постійно мінливого оточення. Воно застосовується до всіх типів організацій і зачіпає всі рівні управління. І хоча самі принципи стратегічного планування відомі вже кілька десятиліть, розуміння їх застосовності до управління проектами прийшло порівняно недавно.


Стратегічне планування в управлінні проектами – це процес розвитку внутрішньофірмової методології управління проектами, що дозволяє організації систематично успішно реалізовувати проекти, спрямовані на досягнення стратегічних цілей. Хоча стратегічне планування розвитку методології та її застосування не гарантують швидкого отримання прибутку або досягнення успіху, такий підхід збільшує шанси на успіх у довгостроковій перспективі.


Переваги від створення корпоративної методології


У міру того як в організації зростає кількість взаємопов’язаних функціональних одиниць, залучених в проекти, росте і вигода від застосування єдиної корпоративної методології управління проектами. Одним з необхідних умов стратегічного планування є необхідність донести інформацію про цілі організації та планованих змінах на всі рівні управління (рис. 1). Відповідно, необхідно забезпечити вертикальну зворотний зв’язок знизу вгору і зв’язок між функціональними одиницями.


 



Процес інформаційної взаємодії призводить до поліпшеного розуміння і прийняття нового на всіх рівнях організації, що допомагає зменшити опір змінам. Відомо, що надзвичайно важко добитися від персоналу підтримки змін, що проводяться, якщо співробітники не розуміють їхньої мети.


Процес стратегічного планування управління проектами дає людям, які знаходяться на всіх рівнях організації, можливість брати участь у змінах, тим самим зменшуючи страх перед невідомістю, і значно (іноді навіть повністю) знижує опір.


При наявності коректно працюють засобів і процедур, а також компетентного персоналу, що виконує ці процедури, в організації цілком досяжний все більш і більш високий рівень успіху в проектах, який, в свою чергу, призводить до зменшення вартості, ведучої, нарешті, до збільшення прибутку підприємства.


Офіс управління проектами


Одна з найбільш важливих тенденцій останніх років в області стратегічного управління проектами полягає у створенні офісу управління проектами, або проектного офісу, і неухильному зростанні його ролі в організації. Відповідно до даних дослідження, що проводиться спільними зусиллями таких організацій, як ESIInternational (міжнародна консалтингова компанія, що спеціалізується в області управління проектами), Інститут управління проектами (PMI, Американський інститут управління проектами, громадська організація, автор стандарту PMBOK; поточна версія стандарту ANSI PMBOK GUIDE 2000) і George Washington University, вже з другої половини 90-х років організації починають все більш і більш активно використовувати можливості, що надаються офісом управління проектами.


Все ще занадто часто термін “проектний офіс, або офіс управління проектами”, недбало використовується як синонім терміну “офіс проекту”, однак відмінність тут суттєво. Якщо говорити коротко, то офіс проекту очолюється менеджером проекту і здійснює централізовану підтримку і керівництво одним проектом. З іншого боку, офіс управління проектами, Або проектний офіс, Забезпечує підтримку та надає різні допоміжні послуги кільком проектам, але звичайно не присвячує себе керівної діяльності для якого-небудь одного з них. Такі структури з’явилися порівняно недавно і в оптимальному варіанті служать як цілям проектних команд, так і цілям вищого керівництва, граючи роль брандмауера, допомагаючи менеджерам проектів в пошуку способів вирішення виникаючих проблем і в той же час надаючи вищому керівництву точну неспотворену інформацію і результати її аналізу, включаючи незалежну оцінку ходу виконання різних проектів.


Багато закордонні джерела схиляються до того, щоб розглядати розвиток офісу управління проектами в термінах послідовності декількох рівнів (табл. 1), аналогічних рівнів, використовуваним в ступеневою моделі зрілості організації OPM3 (майбутній стандарт PMI, що визначає рівні зрілості організації, яка виконує проекти; вихід стандарту планується на 2003 рік) або PMMM, запропонована Гарольдом Керцнеромі в його книзі “Strategic Planning for Project Management Maturity Model”.


Таблиця 1. Рівні зрілості організацій



Рівень 1. Офіс управління проектами в кожен момент часу може підтримувати тільки один проект. Управління проектами виконується безсистемно і алогічно в масштабах організації, а успіх є наслідком зусиль компетентних людей і може супроводжуватися несподіваними жертвами. Створення проектного офісу першого рівня – це скоріше вимушений захід, ніж сплановане організаційне зміна. Проектний офіс виконує короткострокові і спрямовані на якнайшвидше усунення помічених проблем дії, а також функції наставництва і консультування. Проектний офіс 1-го рівня використовується в ролі “тимчасового агентства”, надає персонал, що володіє тими чи іншими навичками, необхідними в даний момент проекту. Персонал проектного офісу працює спільно з персоналом проекту і виконує функції наставників, що дозволяє забезпечити якісне виконання певних завдань. Офіс управління проектами також може виконувати консультування і пропонувати свої ідеї з вирішення тих чи інших проблем. Рішення, запропоноване офісом проекту, як правило, може бути виконано швидко і приносить майже миттєві результати.


Рівень 2. Акцент робиться на використання засобів і методик управління проектами. Лежать в основі дисципліни все ще можуть розумітися не до кінця або застосовуватися безсистемно. Успіх проекту все ще значною ступеня непередбачуваний, а проблеми з вартістю і розкладом – швидше правило, ніж виняток. Проте вже починаються визначення ролей та обов’язків персоналу з управління проектами і найперші кроки по створенню методології управління проектами, а проектний офіс продовжує виконувати функції наставництва, проте основні його зусилля зміщуються в область консультування з питань управління проектами та проведення навчання. Офіс управління проектами створює і пропонує шаблони і форми для полегшення планування, а також розробляє і встановлює процедури управління проектами. Проектний офіс стає центром підготовки та навчання проектних команд навичкам управління проектами. Навчання охоплює як навики управління проектами, так і знання процедур управління проектами, прийнятих в даній організації.


Рівень 3. Коли організація досягає цього рівня, методології управління проектами інтегруються з процедурами, які виконуються в організації. Офіс управління проектами виконує функції централізованого управління сукупністю проектів. У завдання проектного офісу входить полегшення розуміння основних принципів управління проектами для функціональних одиниць, встановлення політик управління ефективністю роботи, а також вказівка ​​шляху для поліпшення цих політик і процедур. Офіс управління проектом розробляє, виконує і підтримує стандартну інформаційну систему, яка відтепер використовується для планування, моніторингу та управління всіма проектами організації. Офіс управління проектами також на регулярній основі проводить наради та огляди стану проекту, на яких розглядаються питання змісту, вартості, розклади, якості, людських ресурсів, комунікації, управління ризиками та постачання.


Рівень 4. До моменту досягнення цього рівня акцент роботи проектного офісу зміщується в бік підтримки бізнес-цілей всієї організації, оскільки до цього моменту в ній вже прийняті і використовуються принципи управління проектами. Проектний офіс несе ширшу відповідальність, оскільки він координує управління проектами у всій організації та оцінює ефективність їх управління. Проектний офіс відіграє провідну роль у визначенні кількісних цілей проектів і в нагляді за ходом виконання цих цілей, полегшує узгодження фактично виконуваного управління проектами зі стандартами, прийнятими в організації. Офіс управління проектом також координує використання ресурсів шляхом здійснення комплексного управління проектами і формулює цілі в частині поліпшення можливостей організації з управління проектами. Також зростає увага проектного офісу до такої області, як управління знаннями.


Рівень 5. Коли організація досягла цього рівня зрілості, акцент діяльності офісу управління проектами зміщується в бік безперервного поліпшення практики управління проектами, розповсюдження найкращих методик і технік управління, накопичення і структурування досвіду управління минулими проектами з метою створення прогностичних моделей, навчання персоналу самим останнім досягненням в даній області. Офіс здійснює планування ресурсів і прийняття рішень на рівні всього підприємства. Проектний Офіс служить каталізатором і захисником поліпшень в масштабах всіх проектів в організації. Він бере участь у зустрічах з питань бенчмаркінгу (процес безперервного порівняння ефективності управління проектами в конкретній організації з ефективністю роботи лідерів по всьому світу; бенчмаркінг став загальноприйнятою практикою, з тих пір як був вперше популяризував компанією Xerox в 1980-х роках), які допомагають генерувати нові ідеї поліпшень і вдосконалювати інструменти управління. Офіс управління проектами тепер стає центром поліпшення управління проектами і лише малу частину своїх ресурсів виділяє для управління кризовими ситуаціями. Успішне виконання проектів стало нормою, а самі проекти в таких організаціях є невід’ємною частиною бізнесу.


Створення проектного офісу


Офіс управління проектами полегшує створення корпоративної методології та її вдосконалення в частині змісту проекту, якості, вартості, розкладів і задоволення користувачів. Щоб очолювати управління проектами, проектний офіс повинен докладно вивчити корпоративне бачення перспективи, стратегії і мети (для того, щоб визначити ступінь сприйнятливості до неточних вихідним даним і перевитрат за проектом), вплив оточення, ставлення до змін, культуру організації. Після цього проектний офіс визначає функціональні обов’язки і області знань, які найкращим чином служать виконанню цих цілей. Для досягнення успіху дії проектного офісу повинні відповідати стратегічним цілям управління проектами компанії, а його роль повинна бути чітко визначена і потім бездоганно виконана.


З точки зору організації і клієнтів, головні характеристики, що визначають успіх чи невдачу проекту: вартість, терміни, якість і задоволення замовника. При цьому проекти повинні відповідати вимогам ринку і бути узгоджені з затвердженими бізнес-цілями організації. Проектний офіс виконує оптимізацію всіх перерахованих вище факторів успіху шляхом розробки логічно несуперечливих процедур і засобів, грунтуються на особливостях компанії, передовому досвіді галузі та минулому досвіді виконання власних проектів.


Наставництво, консультування, поповнення та накопичення знань, навчання персоналу та його залучення до просування нових принципів і методик – все це дозволяє поширити і застосувати знання та навички в масштабах всієї організації та забезпечити її конкурентоспроможність.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*