Як створювати свої шаблони документів, MS Office, Програмні керівництва, статті

Досить часто в процесі своєї діяльності ми створюємо однотипні документи: акти, накази, листи, договори, курсові роботи … Всі ці документи, як правило, містять якісь текстові або графічні елементи: заголовки, реквізити, логотипи тощо, що повторюються в кожному документі.


Недосвідчений користувач, створюючи черговий документ, або змушений використовувати і правити вже існуючий і містить в собі ці елементи документ, або просто копіювати в новий документ ті чи інші елементи, знову ж, зі старого файлу. Притому усвідомлюючи, що і в цьому випадку редагування неминуче.


Ця рутина може бути скорочена до мінімуму, якщо створювати документ на основі шаблону. Іноді ще шаблони називають “рибами”. Втім, як не називай, а шаблони дійсно дозволяють в рази збільшити ефективність роботи.


Отже, приступимо.



  1. Створимо порожній документ.
  2. Відразу ж збережемо його. Зайдемо в меню Файл (File) і виберемо команду Зберегти як … (Save as …). Відкриється діалогове вікно Збереження документа, в якому нам треба вибрати в поле Тип файлу (Save as type) тип Шаблон документа (*. Dot) (Document Template (*.dot).

    За замовчуванням буде відкрита папка Шаблони, в якій зберігаються всі шаблони. Дайте файлу ім’я та натисніть кнопку Зберегти.


  3. Визначаємо, які елементи (текст і графіка) і де саме будуть розташовуватися в документі.

Як правило, всі офіційні листи містять такі елементи, як: назву організації, логотип, реквізити. У самому тексті листа може бути ввічливе звернення до одержувача листа і, власне, сам текст письма. В кінці листа наводиться найменування посади керівника організації з його підписом.
Візьмемо за основу подібну структуру письма.
Назва організації ми розмістимо у верхній частині документа по центру. Для цього:



  1. Надрукуємо назва нашої організації прописними літерами, наприклад:
    ТОВ “Білі ночі”. Натискаємо клавішу Enter і переходимо на новий рядок.
  2. В області Категорії (Categories) виберіть Автоматизація (Document Automation).
  3. В області Поля (Field names) виберіть MacroButton.
  4. В області Повідомлення (Display text) наберіть текст вставити ПІБ одержувача і натисніть OK.

    Строго кажучи, в області Ім’я макросу необхідно було б вказати NoMacro (тобто команда без макросу), але такого в списку не виявилося. Тому залишаємо як є. Принаймні я ніколи не помічав ніяких помилок.


  5. Отримуємо поле з цим текстом.

Якщо у вас цей текст (читай: поле) відображається як звичайний текст без затінення, то я рекомендую зробити таке затінення. Це дозволить вам згодом легко визначати в документі потрібні поля для введення ваших даних.
Для цього зайдіть в меню Сервіс (Tools) та виберіть команду Параметри (Options) і на вкладці Вид (View) в групі Показувати (Show) виберіть зі списку затінення полів (Field shading) опцію завжди (Always).
Нижче можна додатково вкласти аналогічне поле адреси отримувача та його посади.
У нас залишилося вкласти вітальне звернення до одержувача даного листа, сам текст звернення і підпис відправника внизу.
Спробуйте самостійно вставити в ваш шаблон ці поля, спираючись на ті інструкції, які наведені вище.
Для прикладу ви можете поглянути на скріншот шаблона, який вийшов в мене.



Не забудьте зберегти отриманий шаблон.


Тепер, щоб скористатися цим шаблоном для створення листа, вам треба зайти в меню Файл (File) і вибрати команду Створити (New). Праворуч з’явиться Область завдань, в якій треба вибрати опцію Загальні шаблони (On my computer). Відкриється вікно з доступними шаблонами. Вибираєте ваш шаблон і натискаєте OK. Новий документ на основі вашого шаблону буде завантажений в Word. Додавайте свої дані в поля і насолоджуйтеся автоматизацією.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*