Збільшення ефективності роботи з Visio 2010, Комерція, Різне, статті

Введення


Рано чи пізно ви запитаєте: “Як я можу спростити собі роботу?”. Його можна поставити по відношенню до будь-якої діяльності, але розглядати ми будемо Visio 2010. У чому ж полягає спрощення?



  1. Відмова від зайвих рухів і предметів. Все зайве ховається подалі, необхідне виноситься ближче.

  2. Організація робочого простору. Вікна та інструменти слід розташовувати так, як це здається найбільш зручним.

За цими двома пунктами ховається підвищення ефективності роботи в будь-якому програмному продукті і в Visio зокрема.


Варіанти розташування і відображення області фігур


Зліва від робочого листа розташовується область фігур з елементами (див. рис. 1), з яких і проводиться складання схеми. Це дуже важливий і часто використовуваний компонент програми, так давайте з нього і почнемо.



Рисунок 1 – Область фігур


Основні варіанти оптимізації пов’язані з підстроюванням під монітор великого і малого дозволу. Так, при горизонтальному дозволі екрану в 1024 точки доводиться дуже сильно економити простір робочого листа, ужімая всі інші елементи. Якщо ж у вас широкоекранний монітор, то і настройка буде проводитися в іншому напрямку.


Викличте контекстне меню будь-якого набору і змініть спосіб відображення значків (“Вид”). За замовчуванням використовуються “Значки і імена”. У цьому варіанті елементи непогано виглядають в дві колонки (див. рис. 2).



Рисунок 2 – Варіант відображення області фігур “Значки і імена” у дві колонки


Вибравши “Імена під значками”, Ви отримаєте більш витягнутий по вертикалі список, але працювати з ним на малих дозволах буде зручніше. “Тільки значки” заощадять вам силу-силенну робочого простору, але панель при цьому стає схожа на захаращений стіл. І все ж, даний варіант має право на життя, але трохи в іншому поданні. Перемістіть кордон області фігур вліво, щоб залишилася тільки одна колонка. Visio 2010 сховає рядки з наборами під одну кнопку, і ви отримаєте непогану організацію компонентів, що віддалено нагадує панель інструментів Adobe Photoshop або Illustrator.



Рисунок 3 – Скорочена область завдань


Кнопка з папкою відкриває перелік наборів елементів, які містив вибраний вами шаблон (див. рис. 3). Бачите, нічого не пропало. До цього поданням можна переключитися набагато швидше, натиснувши на трикутник у рядку заголовка. Повторне натискання викликає повернення до попереднього вигляду. Дуже зручно на малих дозволах.


Два інших варіанти “Тільки імена” і “Значки і дані” не представляють собою особливого інтересу. Орієнтуватися по одним тільки назвами досить важко, а підказки в стилі “Перетягніть фігуру на сторінку документа” користі приносять дуже мало. Якщо ж ви потребуєте такої підказкою, то все одно зможете побачити її, затримавши курсор над елементом в будь-якому іншому поданні.


Якщо вас не влаштовує розташування області фігур, ви можете схопити мишею її заголовок і перетягнути до правої сторони, куди вона автоматично буде приклеєна. Якщо панель до правого краю не дотягнути, то виникне плаваюче віконце (див. рис. 4).



Рисунок 4 – Область фігур в “плаваючому” поданні


В такому стані область завдань виглядає досить акуратно, але чи не буде вона перекривати вам частина робочої області?


Коли ви працюєте над великими схемами, кількість наборів елементів може розростатися до немислимих розмірів. При цьому рядки займуть занадто багато місця. Якщо так і сталося, просто потягніть вгору розділову лінію між папками та елементами, щоб розширити простір для фігур (див. рис. 5). Це корисне нововведення Visio 2010. У попередніх версіях практикувався підхід, в якому завжди відображалися всі набори, а місця для фігур при цьому могло зовсім не залишатися. Випадок рідкісний, але зустрічається.



Рисунок 5 – Рядки наборів займають менше місця


Ви, напевно, вже звернули увагу, що не можна відкрити одночасно два набори так, щоб вони займали приблизно по половині області фігур. Як же бути, якщо дуже хочеться? Для цього в Visio 2010 передбачена можливість від’єднання набору від загальної стопки.


У контекстному меню виберіть пункт “Зняти закріплення вікна”, Щоб відправити його у вільне плавання, або прикріпити десь в іншому місці, зробити його прихованим автоматично або зовсім видалити за непотрібністю (можна також вибрати пункт контекстного меню “Закрити”). Є щасливим володарем монітора з великою роздільною здатністю? Тоді можна відтягнути набір до правої межі вікна, де він стане другою областю фігур.


Можна і просто перетягнути набір в потрібне місце. Окремий випадок відкріплення набору – розділена область фігур (див. рис. 6).



Рисунок 6 – Варіанти розміщення області фігур і наборів


Склад області фігур


Незалежно від того, який шаблон ви вибрали при створенні документа, в області фігур буде відображатися рядок “Додаткові фігури”, Клацнувши по якій ви викличете меню додавання нового набору (див. рис. 7).



Рисунок 7 – Додавання набору елементів


Елементи згруповані за різними ознаками, і якщо ви знаєте, що і де шукати, то без праці знайдете. Однак наборів величезна безліч. У них легко заблукати навіть досить досвідченому користувачеві. Якщо не знаєте, в якій групі знаходяться потрібні вам елементи, використовуйте “Пошук фігур” (Див. рис. 8), що викликається з меню “Додаткові фігури” (Див. рис. 7).



Рисунок 8 – Пошук фігур


При відсутності потрібного елементу в локальних наборах залишається або переформулювати запит, або виконати пошук в Інтернеті (див. відповідний рядок на рис. 7). Щоб приховати форму пошуку, зніміть прапорець навпроти однойменного пункту в меню “Додаткових фігур”.


Часто працюєте з одним і тим же набором елементів, розкиданих по різних меню? Тоді зберіть потрібні елементи в “Вибране”, Використовуючи контекстне меню фігури (див. рис. 9).


Інший спосіб додавання заснований на методі “Drag” n “drop”. Перетягніть з робочого листа потрібну фігуру у відкриту папку “Вибраного”, Де вона і буде збережена.



Рисунок 9 – Додавання фігури в “Вибране”


Тепер при створенні нового документа викликайте набір “Вибране” з меню “Додаткові фігури”“Мої фігури”.


Цей спосіб хороший, якщо ви працюєте над проектами одного типу, а що, якщо доводиться працювати над різними (наприклад, проектування мереж і малювання планів приміщень)? Складати все в одну папку недоцільно. Вихід із ситуації – різні набори компонентів для різних завдань.


Для їх організації є кілька шляхів:



  1. Створення набору (“Додаткові фігури”“Створити набір елементів”) З наступним наповненням.

  2. Відправлення елемента через контекстне меню в новий набір (рис. 9 – “Додати в новий набір елементів”). Відкриється вікно збереження файлу, де ви вкажете назва, під якою набір буде відомий програмі.

Наповнюються набори точно так само, як і “Вибране”, не забувайте тільки зберігати їх, інакше при виході з програми отримаєте стандартне запитання: “Чи бажаєте зберегти?”.


Створивши такі збірники елементів, ви можете відмовитися від використання шаблонів і невикористовуваних елементів, чим значно спростите свою роботу. У корпоративному середовищі набори дозволяють дотримуватися однакових умовних позначень в схемах різних співробітників.


Швидкі перетворення ліній


В Visio 2010 є дуже цікава функція, що дозволяє швидко створювати плани будівель. Зазвичай ви перетягуєте стіни на лист (або вставляєте з буфера обміну, що трохи швидше) і зістиковувати їх вручну. Це правильно, але стикування стін при їх великій кількості може забрати багато часу.


Спробуйте інший варіант. Суть його полягає в малюванні плану приміщення за допомогою геометричних фігур “Прямокутник” і “Лінія”. Погодьтеся, стикувати лінії один з одним простіше (див. рис. 10).



Малюнок 10 – План будівлі намальований за допомогою ліній і прямокутників


Тепер виділіть малюнок і натисніть кнопку “Перетворити в стіни” на вкладці “План” (Див. рис. 11).



Рисунок 11 – Вкладка “План”


Буде виведено діалогове вікно, в якому можна вказати тип стіни (зовнішня чи внутрішня – див. рис. 12). Якщо хочете використовувати лінії в подальшій роботі, поставте крапку напроти пункту “Зберегти”, Інакше залиште вибраним пункт “Видалити”. В крайньому випадку, завжди можна скористатися скасуванням останньої дії.



Рисунок 12 – Перетворення ліній в стіни


Visio 2010 справить деяку роботу і представить перед вами план будівлі. Тепер ви можете виділити схему ще раз, щоб для всіх стін відразу змінити товщину. На малюнку нижче показаний результат роботи перетворювача після зменшення товщини стін до 100 мм. Просто і швидко, не чи правда?



Рисунок 13 – Результат перетворення ліній в стіни


Я цілий рік малював схеми в Visio 2003 і не підозрював, що і там така функція існує. Адже ось дійсно, стрічковий інтерфейс відкриває “нові” можливості.


Але будьте уважні, вкладка “План” не є базовою для Visio 2010 і відображається тільки в тих документах, де ведеться робота над планами приміщень. Що ж робити, якщо ви почали з пустого документа і не відкрили жодного набору з фігурами для приміщень? Відповідь далеко не очевидний. Вам буде потрібно перейти на вкладку “Вид” і в меню “Надбудови” знайти пункт “Включити план розстановки” (Див. рис. 14).



Рисунок 14 – Включення плану розстановки


Visio 2010 додасть набори для малювання планів в область фігур і відкриє вікно майстра додавання плану на робочий лист. Відмовтеся від пропонованих дій, натиснувши кнопку “Скасувати” (Пам’ятаєте, ми лише хочемо включити вкладку “План”, Щоб мати можливість перетворювати лінії в стіни?). Право слово, я вважаю, що починати з відкриття шаблону простіше.


Коли ви створите свої набори елементів і відмовитеся від шаблонів, просто перемістіть одну стіну на лист, щоб включити вкладку “План”, Після чого можна переходити до малювання ліній.


Допоміжні вікна


До допоміжних я відношу плаваючі і прикріплені вікна, а також вікна, що ховаються автоматично. Діалогові вікна різного роду – окрема розмова.



Рисунок 14 – Різні типи допоміжних вікон


Ми вже знайомилися з автоматично приховуваними, плаваючими і прикріпленими вікнами. Вікно “Панорама і масштаб” бачили в статті “Visio 2010. Швидкий старт”. На рис. 14 можна помітити ще вікно з даними фігури. Таблиця в ньому повністю повторює набір параметрів, які відображаються у вікні властивостей, що викликається з контекстного меню елемента. Щоб відобразити його, використовуйте пункт “Дані”“Дані фігури” в контекстному меню, або кнопку “Області завдань” на вкладці “Вид” (Див. рис. 15). Тут же можна знайти ще одне подібне вікно “Розмір та положення”, Але якщо вам не потрібна піксельна точність позиціонування, то можете обійтися і без нього.



Рисунок 15 – Виклик допоміжних вікон


Інші можливості


Сітка. З її допомогою зручно вирівнювати елементи. Включити і відключити відображення сітки можна на вкладці “Вид” (Див. рис. 15).


Лінійки і напрямні. Самі по собі лінійки особливої ​​користі, може, і не приносять, але з їх допомогою створюються напрямні, які дозволяють вирівнювати різнорідні елементи уздовж однієї лінії.


Наведіть курсор на лінійку, натисніть ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, витягайте направляючу на робочий лист. Тепер, коли ви будете проносити фігуру над направляє, у неї з’являться червоні маркери зверху, знизу або по центру (для горизонтального розміщення), до яких і здійснюється приклеювання (див. рис. 16).



Рисунок 16 – Приклеювання фігури до направляючої


На цьому роль направляючої не закінчується. Ви можете переміщати її разом з приклеєними фігурами. Для видалення направляючої виділіть її та натисніть клавішу .


Часто використовувані функції і інструменти можна зібрати на одну вкладку і тримати її постійно відкритою. Як це зробити, ви можете прочитати в статті “Як налаштувати стрічку і панель швидкого доступу в Microsoft Office 2010 “. Мій набір ви можете бачити на малюнку 17. Зверніть увагу, що кнопки управління товщиною лінії, штрихами і стрілками винесені ближче до світла. Я користуюся ними часто, а тому не можу собі дозволити забиратися глибоко в налаштування кожного разу.



Рисунок 17 – Користувацька вкладка


Висновок


З цієї статті ви дізналися про настройках такого важливого компонента Visio як область фігур. Переміщуючи і розділяючи набори елементів, ви зможете домогтися зручності в роботі. Зібравши часто використовувані фігури в користувальницькі набори, ви заощадите величезну кількість часу, який витрачали на пошук фігур при “заводських” настройках. Але для цього вам буде потрібно деякий досвід роботи з програмою. Адже запустивши її вперше, неможливо вгадати, що буде використовуватися часто, а що не знадобиться зовсім.


Користуйтеся пошуком, Якщо не впевнені у визначенні положення потрібної фігури. Звичайно, в Visio може чогось і не бути, але якщо це є, то буде виявлено за кілька секунд.


Налаштуйте для себе вкладку з інструментами. Не обов’язково створювати нову – можна модифікувати вже існуючі. Часто змінюєте товщину ліній? Підніміть відповідну кнопку на один пункт вище, щоб не викликати зайве меню.


Допоміжне вікно властивостей буде зручно на великому моніторі – викликати контекстне меню для фігур треба буде рідше. Для маленького екрану зручним виявиться вікно “Панорама і масштаб”. Збільшивши схему до комфортного стану, ви завжди швидко зможете переміститися до іншої частини схеми.


Звичайно, в статті були розглянуті далеко не всі кошти Visio, підвищують продуктивність праці, але навіть з використанням цього функціоналу ви зможете значно збільшити свою ефективність.


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*