“Слово не горобець …”. Листування по електронній пошті (документація)

 Ми займаємося цим цілими днями, хочемо ми того чи ні: листування по електронній пошті стала невід’ємною частиною нашого життя і роботи. Але це не означає, що ми вміємо писати ділові листи за всіма правилами.
 Поява електронної поштиВікіпедіявідносить до 1965 року, коли співробітникиМассачусетського технологічного інституту Ноель МоррісіТом Ван спричинявнаписали нову програму MAIL для обміну повідомленнями між користувачами одного великого комп’ютера. Розвиток електронної пошти почалося після того, як була створена можливість відправки повідомлень і на інші комп’ютери.

На відміну від традиційних листів підготовка листа, що направляється по електронній пошті, має свої особливості. Підкреслюю, що я зараз говорю не про неформальній листуванні між друзями, а про використання електронної пошти для ділового листування. Хоча в деяких навчально-методичних посібниках і на сторінках Інтернету вже стали з’являтися рекомендації з написання ділових листів, що направляються по електронній поштою, багато користувачів як і раніше роблять це без всяких правил.


А правила народжуються “на полі бою”. На перший погляд, це речі очевидні, однак на практиці часто ігноровані. Отже, ви натиснули кнопку “Написати”.


Полі “Кому”. Заповнення цього поля виконує дві функції. Ви вказуєте адресу, куди ви хочете відправити повідомлення (як на конверті), і конкретна особа, якій адресовано це повідомлення. Однак, якщо це не домашній адресу, а, наприклад, загальний адресу організації, то щоб ваш лист швидко потрапило в потрібні руки, не забудьте вказати в полі “Тема” прізвище та ініціали одержувача. Наприклад, “Для А.А.Петровой”.


Якщо в полі “Кому” зазначений не один адресат, а два і більше, це означає, що вам повинен відповісти кожен з них. Якщо вам достатньо отримати відповідь тільки від одного з адресатів, краще направити лист одному людині, а решту вказати в копії. У цьому випадку ви заощадите час ваших кореспондентів і уникнете ситуації, коли одержувачі листи, понадіявшись один на одного, просто не дадуть вам.


Також можна використовувати правило, що діє при “паперовій” переписці. При направленні запиту в кілька підрозділів в полі “Кому” першим поставте ім’я адресата, який повинен підготувати консолідований відповідь. Всі інші повинні направляти свої міркування особі, відповідальній за підготовку відповіді. Однак якщо такий порядок не був раніше встановлений у вашій організації, ви повинні повідомити всім адресатам про пропонований порядок підготовки відповіді, вказавши відповідального.


Полі “Копія”. Одержувачам, імена яких вказані в цьому полі, лист направляється для інформації. В принципі, отримавши повідомлення, адресоване вам в копії, ви не повинні відповідати на лист. Якщо виникла необхідність уточнити спрямовану інформацію, також як при втручанні в розмову двох співрозмовників, доцільно почати своє повідомлення з вибачення.


Поле “Прихована копія”. Це поле корисно використовувати для розсилок, для того, щоб не знайомити всіх адресатів з вашої адресною книгою.


Полі “Тема”. Думаю, що багато хто з вас отримували листи з порожнім полем “Тема”. Добре, якщо адресат вам знаком, або ви чекаєте відповіді від кого-лібо.Тогда, включивши режим сортування по адресатам, ви легко знайдете потрібний вам лист. А якщо лист прийшов від незнайомої вам людини, або ви отримуєте щодня велика кількість листів? У цьому випадку ви проглянете полі “Тема”, щоб знайти серед нових листів ті, які потребують негайної відповіді. Тому направляючи лист, не залишайте це поле незаповненим. Адресат, який отримав ваше послання, не розкриваючи його, повинен оцінити, наскільки воно важливе й термінове. Що стосується формулювання теми, то як і в “паперової” версії вона повинна стисло відображати суть листа. А якщо в полі “Тема” ви пишете “привіт”, “питання”, “вітаю”, ваш лист можуть запросто викинути в корзину, порахувавши спамом.


Поле “Важливість листа” також дозволяє звернути увагу адреси на ваше повідомлення. Але користуватися прапорцем “висока важливість” все-таки краще в тих випадках, коли мова йде дійсно про термінове повідомленні. Інакше вийде, як у відомій історії про пастуха, який двічі кричав “Допоможіть, вовк”, коли насправді ніякого вовка не було. Коли ж вовк дійсно напав на стадо, то пастух допомоги вже не дочекався. Так і ваші адресати, звикнувши до того, що ви ставите прапорці “висока важливість” на всі повідомлення підряд, на цей значок просто перестануть звертати увагу. Якщо ж ви вирішили повеселити колег і направити їм смішну картинку або посилання, не має відношення до роботи, доцільно все-таки позначати такі повідомлення прапорцем “низька важливість”. Тоді співробітники, що виконують термінову роботу, зможуть не відволікатися на ваше послання, відклавши його до моменту, коли звільняться.


Поле листи. Структура самого листа, що направляється по електронній пошті схожа на структуру листа, який готується на папері. Звернення, текст повідомлення, що складається як мінімум з двох частин, підпис. В офіційних листах, адресованих партнерам, не прийнято використовувати “смайлики”, також не допускається змішання різних шрифтів і змішання кирилиці і латинського шрифту. Поганим тоном вважається використання транслітерації. Якщо ви готуєте лист на комп’ютері, який не підтримує російський шрифт, подбайте про те, щоб встановити спеціальну програму.


Часто саме ділове повідомлення відправляється у вкладенні. У цьому випадку поле листа не повинно залишатися порожнім, обов’язково потрібно написати супровідний текст. Так ви не тільки проявіть ввічливість по відношенню до адресата, але і зменшите ризик видалення вашого листа через побоювання “підхопити вірус”. У багатьох компаніях листи з вкладеними файлами, але без тексту повідомлення, автоматично видаляються.


Підпис. Наявність підпису є гарним тоном, навіть якщо адресат вас знає. В інших випадках, крім імені та посади, бажано вказувати номер вашого телефону, адресу електронної пошти, назву та фізичний адреса компанії, а також адреса її сайту. Для прискорення підготовки повідомлень можна сформувати декілька варіантів підписів на різні випадки. Ось, наприклад, зразок підпису, який був рекомендований в одній з організацій всім її співробітникам:


“З повагою,


Іванова Ніна Петрівна,
Начальник відділу маркетингу,
ВАТ “ХХХХХХ”
Тел. (495) ХХХ-ХХ-ХХ
Факс: (095) ХХХ-ХХ-ХХ
Е-mail: хххххххххххх
www . xxxxxx . ru ”


Якщо ви пишете листа, ви отримуєте і відповіді. Для того щоб ваш поштовий ящик не розпухав від непрочитаних листів, перевіряйте пошту хоча б два рази на день – вранці і після обіду. Отримані листи краще відразу прочитати і оцінити, чи вимагає вони швидкої відповіді. Часто затримка з відповіддю може застопорити роботу інших людей і затягнути вирішення питання. Якщо ви не можете відповісти на лист швидко, по крайней мірою, повідомте партнеру про отримання листа, щоб він був упевнений, що воно дійшло. Корисно також вказати, коли ви зможете дати відповідь.


Якщо ви отримуєте листи протягом усього робочого дня, налаштуйте автоматичне завантаження / отримання пошти на кожні десять хвилин.


І останнє. Іноді листування з партнером виливається в діалог. Якщо все це відбувається протягом робочого дня, ви пам’ятаєте, про що вас запитували, що ви відповідали, і навпаки. Коли ваш діалог розтягується на тиждень, доцільно, відповідаючи на питання, зберігати всю переписку, починаючи з першого листа. У цьому випадку, відповідаючи на лист, ми зазвичай користуємося кнопкою “Відповісти”. Якщо лист було направлено декільком адресатам, щоб ваша відповідь не пройшов повз всіх адресатів, включених в розсилку, корисно завжди користуватися кнопкою “Відповісти всім”. Це дозволить зберегти всіх адресатів початкового письма і тримати в курсі справи всіх членів групи. Безумовно, якщо ви не прагнете до інформування кого-небудь з групи адресатів, ви можете видалити небажаного одержувача зі списку, або додати в поле нової людини.

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*