Індивідуальна настройка додатків MS Office

Зміст



Пакет MS Office – найпопулярніше офісний додаток в світі, інсталяційна база його воістину величезна. Разом з тим офісний набір від Microsoft є в достатній мірі універсальним продуктом.

Якщо більшість програм чітко відносяться до того чи іншого сегменту ринку (для домашніх користувачів, для дрібного бізнесу, для великих підприємств і т.д.), то додатка з пакета MS Office застосовуються буквально всюди. Звичайно, щоб програму можна було підлаштувати під кожного користувача, необхідно чимале число налаштувань. Більш того, з кожним випуском (цієї осені вийшов черговий реліз Office 2003) з’являються нові функції, а отже, і нові настройки.

Очевидно, що за замовчуванням неможливо встановити конфігурацію, яка буде оптимальною для всіх. Опціонально – це майже завжди компроміс: якщо ви встановлюєте найбільш повний набір модулів, потрібно буде пожертвувати вільним місцем на диску; бажаєте максимально часто зберігати резервні копії – вам доведеться пожертвувати швидкодією і т.д. Не забувайте і про характеристики вашого обладнання: маючи потужний процесор, можна не піклуватися про прискорення роботи з програмою, а на повільному процесорі ця задача може бути досить актуальною. Іншими словами, лише при індивідуальній настройці можна створити комфортні умови для роботи з програмою і домогтися максимальної продуктивності.

Розповісти про налаштування всіх програм MS Office в одній статті було б неможливо, якби всі вони не мали подібної структури інтерфейсу. Саме однотипне розміщення основних налаштувань в різних додатках MS Office дозволяє легко освоювати одну програму за одною.

Безсумнівно, найбільш часто використовуваних компонентом MS Office є програма Word, і тому більшість користувачів в першу чергу освоюють налаштування MS Word, а потім переходять до інших додатків Office. За популярністю за редактором Word слідують програми Outlook і Excel. У зв’язку з цим дану статтю я побудував таким чином: найбільш докладно розповім про основні налаштуваннях в Word 2003, а потім коротко зупинюся на аналогічних панелях в Outlook 2003 та Excel 2003, звертаючи увагу читача на можливості, які з’явилися в останній версії Office.

Word 2003


Настроювання панелей інструментів


Очевидно, що чим зручніше розташовані робочі панелі і іконки інструментів на них, тим швидше й ефективніше буде робота з програмою. Почати розповідати про налаштування інтерфейсу слід з команди View > Toolbars, за допомогою якої можна швидко додати на екран потрібні стандартні панелі. Більш детальну настройку інтерфейсу можна здійснити, використовуючи панель Customize, яка викликається по команді Tools> Customize (мал. 1). У вкладці Toolbars можна переглянути і активізувати всі доступні вам інструменти, виставляючи прапорці у відповідних пунктах (рис. 1) і додаючи на робочий стіл додаткові панелі. При цьому можна не тільки додавати заздалегідь налаштовані панелі, але і створювати нові. Натиснувши на кнопку New, можна створити нову панель інструментів New Toolbar – за замовчуванням з ім’ям Custom 1, яка буде доступна в шаблоні Normal.dot (рис. 1).

Рис. 1. Панель Customize, вкладка Toolbar

Для того щоб додати до новоствореної панель іконки інструментів, перейдіть у вкладку Commands і в режимі drag-and-drop перетягніть у новостворену панель потрібні вам іконки інструментів (рис. 2). Іконки можна додавати як на створені користувачем, так і на стандартні панелі, а також є можливість видаляти іконки інструментів з панелей, перетягуючи їх на поле тексту.

Рис. 2. Панель Customize, вкладка Commands

Продовжуючи індивідуалізацію інтерфейсу, можна не тільки створити нові панелі, але і поміняти зображення на кнопках-іконках. Для цього, поки на екрані знаходиться панель Customize, потрібно клацнути правою кнопкою миші по іконці, зовнішній вигляд якої ви хочете змінити, і активізувати меню, в якому слід вибрати пункт Change Button Image (якщо ви хочете змінити зображення на кнопці на одне з інших, пропонованих системою) або пункт Edit button Image (якщо ви хочете намалювати своє власне зображення для даної кнопки).

У вкладці Commands певним командам можна привласнити гарячі клавіші. Для цього натисніть кнопку Keyboard, в результаті чого з’явиться панель, де можна визначити гарячі клавіші для обраної вами команди.

Налаштування панелі Options


Основна кількість налаштувань сконцентровано в панелі Options. Отримати доступ до неї можна по команді Tools > Options, В результаті з’явиться панель, що містить 11 вкладок (рис. 3).

Рис. 3. Панель Options

Прокоментувати всі елементи настройки панелі Options неможливо, тому зупинюся лише на найбільш важливих і на тих, які вперше з’явилися в Word 2003.

View У вкладці View слід звернути увагу на пункт Startup Task Pane (див. рис. 3). Встановивши прапорець у цьому рядку, ви активізуєте виклик панелей завдань Task Panes при завантаженні програми. Якщо у вас не занадто маленький монітор (як мінімум 17-дюймовий), то такі панелі вельми зручні.

На рис. 4 показана панель завдань Research, яка вперше з’явилася в Word 2003. Вона відкриває доступ до мережевих довідкових ресурсів. Для того щоб перейти до індивідуальних налаштувань даної панелі, необхідно вибрати пункт Research Options, розташований внизу панелі Research, викликавши тим самим панель настройки (рис. 5), де слід вказати потрібні для пошуку ресурси.

Рис. 4. Бічна панель Research

Рис. 5. Панель Research Options

Налаштування, зібрані у вкладці View, можуть не тільки змінити вигляд відображуваного документа, але і підвищити швидкість роботи з ним. У цьому плані заслуговує на увагу розділ Picture placeholders (рамки малюнків). Активізувавши даний пункт, можна істотно збільшити швидкість переміщення по багатосторінковим редагованого документа, оскільки замість малюнків будуть відображатися пусті рамки.

Збільшити швидкість скролінгу по документу можна також за допомогою ще одного параметра – Drawings, який відображає об’єкти, створені за допомогою інструментів малювання Word, в режимах Розмітка сторінки і Web-документ. У великих документах, що містять значну кількість малюнків, управління даними параметром може також значно збільшити швидкість скролінгу і відповідно редагування документа.

Якщо ви порівнюєте два документи, розмістивши їх в одному вікні, площа робочого поля значно скорочується. У цьому режимі зручно на час прибрати панель горизонтальної прокрутки Horizontal scroll bar, в внаслідок чого обсяг тексту, що читається дещо збільшиться. Можна відмовитися від відображення на екрані панелі горизонтального прокручування, прибравши відповідний прапорець на вкладці View.

General

У вкладці General слід звернути увагу на пункт Mail as attachment (відправляти документ поштою як вкладення). Даний параметр впливає на спосіб надсилання листа по команді File а Send to. В залежності від установки даної опція буде доступна команда: відправляти документ поштою як вкладення або як текст.

Я також рекомендую змінити параметр Recently used file list. Якщо ви користуєтеся списком недавно викликалися файлів, то, ймовірно, помічали, що за замовчуванням там можуть зберігатися тільки чотири посилання. На мій погляд, цієї кількості замало – максимально можна встановити дев’ять посилань.

Можливо, коментарів вимагає опція Automatically create Drawing canvas when inserting AutoShapes. Справа в тому, що починаючи з Word 2002 у програмі з’явилася спеціальна функція Полотно, що надає додаткові інструменти для позиціонування елементів, що створюються за допомогою панелі малювання. Якщо ви не хочете, щоб Полотно з’являвся кожного разу при використанні панелі Малювання, відключіть даний параметр.

Edit

В даній вкладці зібрані настройки режиму редагування. Перш за все слід звернути увагу на параметр Ctrl + Click to follow hyperlink, що дозволяє переключитися з простого клацання мишею по гіперпосиланню на режим Ctrl + Click. При редагуванні тексту з гіперпосиланнями (в режимі, коли дана функція не активізована) нерідкі помилкові переходи по гіперпосиланню, всупереч вашому бажанню. Цього легко уникнути, виставивши параметр Ctrl + Click to follow hyperlink.

Save

Вкладка Save дозволяє налаштувати режим автозбереження. Слід зазначити, що процес автозбереження вимагає певних системних ресурсів і, отже, може гальмувати роботу при редагуванні об’ємних текстів. Враховуючи, що останні версії Office досить надійно відновлюють редаговані документи в разі зависання системи, з метою прискорення роботи можна рекомендувати поставити режим, коли документ буде автоматично зберігатися через більш тривалі проміжки часу.

Print

У вкладці Print слід звернути увагу на опцію Hidden text (друк прихованого тексту). Якщо ви друкуєте текст для себе, а опція налаштована так, що прихований текст не друкується, то всі “секрети” в паперовому документі зникнуть.

Track Changes

У вкладці Track Changes я, наприклад, часто міняю параметр Use Balloons. Справа в тому, що мені зручніше переглядати зауваження в режимі Balloons, а правку тексту – в звичайному режимі.

Security

Особливу увагу потрібно звернути на можливість виключення персональної інформації. Активуючи пункт Remove personal information from this file on save і зберігаючи документ, ви видаляєте з документа наступну персональну інформацію:


Слід підкреслити, що зазначена операція не встановлюється в редакторі Word за замовчуванням. І навіть якщо такий прапорець встановлений, він буде ставитися лише до активного активізувати вікна з документом. Тому даний режим повинен встановлюватися для кожного документа окремо.

File Locations

У вкладці File Locations наведено шляхи для пошуку системних і робочих файлів.

Як відомо, Word зберігає особисті файли в папці С: Mоі документи. Якщо ви замість папки “Mоі документи” використовуєте іншу, логічно прописати саме ту папку, яка вам потрібна для виклику за замовчуванням. Для того щоб зробити якісь зміни, клацніть мишею по кнопці Modify і виберіть потрібну папку.

Spelling and Grammar

Якщо під час редагування об’ємного документа програма працює повільно, можна на якийсь час відключити перевірку орфографії, прибравши прапорець у позиції Check spelling as you type.

Макроси як засіб індивідуальної настройки Word


До цих пір ми говорили про стандартному наборі команд і про розміщення їх на різних робочих панелях. Але в редакторі Word закладена можливість ще більш індивідуалізованої налаштування – можливість створення власних макрокоманд. Щоб створити новий макрос, не обов’язково вміти програмувати на Visual Basic.

Якщо вам потрібен макрос для виділеної ділянки тексту, треба ще до його запису виділити цей текст. Якщо макрос потрібен для тексту в цілому, то, навпаки, на момент запису не повинно бути виділених ділянок. Відкрийте документ за допомогою шаблону, в якому ви хочете зберегти даний макрос, і виконайте команду Tools > Macro > Record New Macro (В результаті з’явиться вікно, показане на мал. 6), введіть ім’я вашого макросу або прийміть дане йому за замовчуванням. При збереженні макросу в шаблоні Normal.dot він буде доступний як глобальний. У полі Description можна ввести опис макросу (за замовчуванням там буде інформація про автора та дату створення).

Ім’я вашого макросу, внесене в рядок Macro Name, не повинне містити пропусків і спеціальних символів. Кнопка з молоточком (див. рис. 6) дозволяє створити власну панель для нового макросу.

Рис. 6. Панель Record Macro

При натисканні кнопки OK з’являється панель з клавішами Стоп і Пауза, як на звичайному магнітофоні, а курсор відображається у вигляді аудіокасети.

Виконайте ті дії, які будуть записані в макрос, і натисніть клавішу Стоп. Тепер по команді Tools > Macro > Macros з’явиться панель, що відкриває доступ до ваших макросів. За замовчуванням такі макроси створюються в шаблоні Normal.dot. Готові макроси можна копіювати з одного шаблону в інший.

Імпорт шаблону з настройками


Як ви вже знаєте з попереднього розділу, можна зберегти налаштування в певному шаблоні. Зокрема, в шаблоні можуть бути визначені індивідуальні панелі, за допомогою яких можна застосовувати конкретні стилі форматування. Налаштувавши в шаблоні потрібний інтерфейс для використання певного набору стилів, ви можете послати його вашим колегам по пошті, що дозволить вам, наприклад, оформляти глави однієї і тієї ж книги в єдиному стилі. Всі елементи (підписи, маркіровані списки, основний текст і т.п.) будуть виконані за одним шаблоном, а для застосування цих стилів всі співробітники можуть користуватися одним і тим же зручним інтерфейсом.

Отримавши шаблон від колеги і зберігши його на своєму комп’ютері, ви виконуєте команду Tools > Templates and Add-Ins і, використовуючи кнопку Attach, приєднуєте ваш шаблон (у прикладі на мал. 7 це файл Template2000.dot).

Рис. 7. Панель Templates and Add-ins

В результаті ви можете використовувати всі ті індивідуальні панелі, які були записані в даний шаблон. У прикладі на рис. 8 показані індивідуальні панелі, службовці для застосування регламентованого набору стилів, які повинні використовуватися в створюваному документі.

Рис. 8. При підключенні шаблону настроюється потрібний інтерфейс

Налаштування дозволених стилів


У Word 2003 реалізована вельми важлива можливість налаштування дозволених стилів при створенні документа. Для налаштування дозволених стилів виконайте команду View > Task Pane, Перейдіть у вкладку Document task pane і виберіть режим Protect Document. В результаті відкриється помічник, який дозволяє закріпити стилі (lock styles). Ви також можете застосувати цю функцію до частини документа. Поставте прапорець у пункті Limit formatting to a selection of styles, потім натисніть на посилання Settings, після чого з’явиться панель Formatting Restrictions (рис. 9).

Рис. 9. Панель Formating Restrictions

У ній можна вибрати стилі, які будуть використані в даному документі. Таким чином можна запобігти впровадження зайвих стилів. У пункті Editing Restrictions (обмеження по редагуванню) ви можете вказати різні режими обмежень редагування, аж до режиму Read only.

Outlook 2003


Microsoft істотно переробила інтерфейс програми Outlook 2003, що зумовило появу ряду додаткових налаштувань. Новий інтерфейс дозволяє представити область перегляду повідомлень у вигляді вертикальної панелі (мал. 10).

Рис. 10. Область перегляду має три варіанти налаштування: Right, Bottom і Off

Розробники відзначають, що подібний інтерфейс зручніше, і з ними не можна не погодитися, але якщо ви хочете працювати зі звичним інтерфейсом (горизонтальне розміщення області перегляду), до нього нескладно повернутися, використовуючи команду View > Reading Page > Bottom

З нових налаштувань в Outlook 2003 слід згадати можливість управління правилами оповіщення, які доступні по команді Tools > Rules and alerts > New Rule (Рис. 11). Наприклад, ви можете налаштувати правило, за яким при одержанні листа від конкретного абонента буде програватися певна мелодія.

Рис. 11. Панель Rules Wizard

В панелі Inbox з’явилися нові можливості настройки подання електронної пошти. Клацнувши правою кнопкою миші по панелі Arrange by date, ви отримаєте меню, що дозволяє упорядкувати повідомлення за розміром і по даті.

Додалася можливість налаштування так званих папок пошуку (Search Folders), які являють собою оперативні результати пошуку, що дозволяють групувати листи, що відповідають певному критерію.

Поряд з появою нових налаштувань інтерфейсу збереглися всі доступні раніше і вже розглянуті нами на прикладі програми Word 2003 налаштування. Налаштування панелей інтерфейсу доступні у вкладці Customize, спричиненої по команді Tools > Customize.

Так само як і в програмі Word, основні опціонні налаштування в Outlook зібрані в панелі Options. З нових налаштувань слід звернути увагу на вкладку Preferences: пункт Junk E-mail дозволяє настроїти режим блокування небажаних листів.

Фільтрація грунтується на аналізі структури повідомлення з метою визначення ймовірності спаму. Щоб змінити налаштування фільтру, слід натиснути кнопку Junk E-mail (рис. 12) і в панелі, що з’явилася (рис. 13) налаштувати один з чотирьох рівнів захисту: відсутність захисту, низький рівень захисту (видаляються лише очевидні спам-повідомлення), високий рівень захисту (видаляються всі підозри на спам) і режим отримання листів тільки за списком довірених відправників.

Рис. 12. Панель Options, вкладка Preferences

Рис. 13. Панель Junk E-mail Options, вкладка Options

Excel 2003


У більшість налаштувань, які ми розглянули на прикладі редактора Word (настройка робочих панелей в панелі Toolbars і у вкладці Customize, запис макросів, настройка панелей Task Pane) викликаються і налаштовуються в Excel так само, як і в програмі Word.

Подібно програмами Word і Outlook в Excel більшість налаштувань зосереджено в панелі Options (рис. 14).

Рис. 14. Панель Options, вкладка View

Деякі вкладки, наприклад Security, Speling, Edit, аналогічні вкладках, розглянутим на прикладі програми Word, в інших вкладках панелі Options зібрані численні настройки табличного процесора, пов’язані з параметрами розрахунку, відображення формул, форматів запису чисел і т.д. Розгляд всіх цих параметрів в рамках однієї статті неможливо, але читач, ознайомившись із загальною схемою представлення налаштувань, сам розбереться з подробицями, за допомогою багатої довідкової системи MS Office, а також широко доступною технічної літератури по MS Office.

Говорячи про нововведення в Excel 2003, не можна не згадати функцію порівняння документів Compare Side by Side. У редакторі Word 2003 ця функція також доступна, але, на мій погляд, вона особливо корисна саме при роботі в Excel. Одночасний скролінг двох Excel-документів в режимі Compare Side by Side дозволяє легко порівняти різні значення в однакових рядках таблиць. Доступ до функції здійснюється по команді Window а Compare Side by Side with (рис. 15).

Рис. 15. Завдяки синхронного скролінгом порівнювати документи зручно

Збереження індивідуальних налаштувань Office


Отже, ми розглянули досить велику кількість налаштувань. Виникає питання: як перенести всі індивідуальні налаштування користувача з однієї машини на іншу. Для цього необхідно викликати помічник Microsoft Office 2003 My Settings Wizard, виконавши послідовність команд.

Даний помічник дозволяє зберегти всі ваші персональні налаштування у файлі з розширенням *. Ops і згодом відтворити їх з цього файлу на іншій машині, де ви будете працювати.

Додаткова інформація


Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*