ІТ-аутсорсинг в малому бізнесі – за і проти

Що трапився фінансова криза змушує керівників малих підприємств знижувати витрати всіма можливими способами, в тому числі за рахунок скорочення штату співробітників або використання послуг аутсорсингу. Особливо привабливою може виявитися можливість вдатися до послуг компанії, що надає певний набір аутсорсингових послуг з підтримки мережі комп’ютерної техніки та комплексу програмного забезпечення. Тим більше, що за останні кілька років цей ринок в Росії вже цілком сформувався, хоча і перебуває все ще в стадії росту. Загалом, на сегодняший день є з кого вибрати. Хоча, звичайно, це зауваження відноситься, переважно, до великих міст.

Можна відзначити існування на ринку декількох видів послуг: аутсорсинг інфраструктури підприємства, впровадження та управління новими бізнес-додатками, аутсорсинг мережевих додатків і кінцевих користувачів. Тут ми, в основному, розглянемо переваги та недоліки останнього виду аутсорсингу в малому бізнесі, по іншому ще званого “аутстаффінг”, тобто використання зовнішнього ІТ-персоналу. Досвід показує, що залучення сторонніх організацій для управління ІТ-інфраструктурою компанії (а також її безпосереднього створення), дозволяє заощадити до 30% витрат на ІТ. Якщо ж ви на даний момент часу маєте комп’ютерну мережу з безліччю невирішених проблем, цей факт теж може стати відправною точкою для пошуку відповідного аутсорсера. Оскільки його перевага перед одним співробітником тут полягає в тому, що компанія, маючи в наявності фахівців різного профілю, запропонує вам системне рішення більшості (або всіх) проблем, а не латання дірок і поступове, розтягнуте іноді на місяці, доделиваніе технічної інфраструктури фірми. А вже чи знадобиться вам в подальшому штатний системщик чи ні – краще буде вирішити, виходячи з фактичного обсягу повсякденних завдань.

Вартість ряду послуг аутсорсера дійсно частіше менше ставки постійного системника в штаті. Однак, керівники компаній стикаються з тим, що список послуг, що надаються чітко прописаний в договорі, і в разі виконання ІТ-фахівцями нерегламентованих робіт, як правило, в кінці місяця виставлений рахунок буде містити і вартість додаткових послуг. В той час, як штатний системщик, обов’язки якого у нас майже ніколи не регламентовані, і так виконає всю роботу.

Інша справа, буває так, що компанії в силу деяких обставин вигідно вдаватися до разово, що надаються. Наприклад, швидко оновити весь парк комп’ютерної техніки, або перевести ПО на ліцензійну основу. Також, розширення локальної мережі: фізична прокладка мережевого кабелю, установка телефонних розеток, монтаж коробів і т. д., – команда професіоналів зробить на порядок швидше, ніж один єдиний системний адміністратор в компанії. У цьому випадку, аутсорсер виглядає найбільш привабливим. Як правило, компанія-аутсорсер є рестселлером найбільш поширених виробників ПЗ і може запропонувати з невеликою знижкою великий список програм – від антивірусних систем та операційних систем до серверних додатків.

Деякі керівники, люблячі економити на всьому, вважають, що штатний системний адміністратор повинен впоратися з будь-якими технічними завданнями, що стоять перед його бізнесом: від установки і настройки офісної АТС до створення інтернет-сайту компанії. Передбачається, що системщик “і читець, і жнець, і на дуді грець”. Однак, такий підхід в підсумку обертається низькою якістю виконаних робіт. Рідкісний адміністратор стане рекомендувати керівнику звернутися до послуг сторонньої компанії на тій підставі, що вона ці роботи виконає краще. Це як би рівнозначно тому, щоб розписатися у власній нездатності вивчити технічну документацію та оволодіти новою технологією. На мій погляд, адміністратор якраз повинен тверезо оцінювати свої можливості і здібності, щоб, у разі потреби, зуміти обгрунтувати перед керівництвом необхідність залучення технічних фахівців аутсорсингової компанії.

У швидко зростаючих компаніях або, наприклад, в торгових організаціях з великою кількістю найменувань товару, бухгалтерський відділ стикається з необхідністю майже постійного конфігурування професійного ПО, зазвичай систем 1С 7.7 та 1С 8.0. Так що, якщо системний адміністратор займається тим, що вносить зміни в конфігурацію систем бухгалтерського обліку, в певний момент він зіткнеться з ситуацією гострої нестачі часу для виконання своїх прямих обов’язків. У цьому випадку, розумно буде поставити керівника перед фактом необхідності збільшення штату співробітників, або вдатися до послуг аутсорсингової компанії.

Також зустрічаються ситуації, коли IT-відділ представлений тільки лише 1С-програмістом, а локальна мережа і все, що в ній відбувається, включаючи адміністрування поштової системи, хостинг інтернет-сайтів і т. д., віддані на відкуп ІТ-аутсорсеру. Очевидно, що в цих випадках компанії користуються плодами спочатку правильної органіцазіі інфраструктури ІТ. Тобто технічно мережа не вимагає регулярних доробок або постійного моніторингу, оскільки структура її не тільки розроблена з урахуванням вимог бізнесу, але і здатна до безболісного масштабуванню і нарощуванню функціоналу. Так що співробітникам аутсорсера достатньо час від часу (і за необхідності) відвідувати клієнта для виконання регламентованих робіт (наприклад, підключення нових робочих місць, встановлення нової оргтехніки, архівування бази даних і т. д.).

Досить часто в невеликій компанії виникають певні проблеми з офісною телефонією. Ряд моделей професійних офісних міні АТС досить складні в налаштуванні і управлінні. Однак одноразова грамотна настройка телефонії виїзними фахівцями допоможе уникнути специфічних проблем, а вам заощадить безцінні години робочого часу і нервів.

Зрозумілу настороженість керівників підприємств викликає вільний доступ співробітників аутсорсингової компанії до корпоративних баз даних і особистим обліковим записам співробітників компанії, а також ризик втрати контролю над ІТ-системою компанії. У разі первинного розгортання доменної локальної мережі на підприємстві і установки спеціалізованого ПЗ (1с. Підприємство, системи шифрування даних і т. д.), аутсорсер відразу отримує повний доступ до всієї інформації, що циркулює в мережі. Цілком природно отримує він такий же доступ у разі реорганізації вже існуючої мережі. Але навіть якщо компанія, маючи власного системного адміністратора в штаті, укладає договір з аутсорсером на виконанню певних спеціалізованих послуг, які припускають адміністративний доступ до серверів локальної мережі, проконтролювати несанкціонований доступ нечистоплотних на руку співробітників аусорсера до конфіденційних даних вельми складно. І розбиратися потім – звідки відбувається витік корпоративних даних, – Клопітно подвійно. Адже діяльність співробітників компанії в мережі документувати і регулювати простіше, ніж фахівця аутсорсингової компанії, який мало того, що володіє всією необхідною кваліфікацією, щоб “замести сліди”, але і, найчастіше, не має всієї повноти відповідальності ні перед своїм безпосереднім роботодавцем, ні, тим більше, перед клієнтом аутсорсера. Мені не доводилося зустрічатися з трудовим договором, в якому обов’язки ІТ-фахівців, найнятих в аутсорсингову компанію, і їх відповідальність, наприклад, за збереження даних клієнтів і т. д. була б чітко прописана.

При виборі аутсорсингової компанії беріть до уваги досвід вже виполененія компанією проектів, хорошим підтвердженням сумлінності аусорсера є наявність позитивних відгуків у вигляді офіційних подяк. Поцікавтеся про наявність у співробітників професійних сертифікатів та успішно реалізованих проектах в портфоліо. Все-таки, в руках сторонніх людей виявиться інформаційна мережа вашої компанії, тому бажано, щоб ауторсер представляв ці потенційні загрози безпеки вашої мережі і був готовий гарантувати цілісність і схоронність даних.

Як правило, кожен фахівець в компанії аутсорсера обслуговує свій список клієнтів. Це дозволяє йому бути в курсі всіх поточних завдань певного клієнта і своєчасно реагувати на позаштатні ситуації. Однак, якщо в силу тих чи інших обставин, вас не влаштовує запрошений фахівець, ви цілком можете попросити керівництво аутсорсера призначити вам іншого системного адміністратора. Очевидно, що обидві сторони зацікавлені в тому, щоб існуючі завдання були вирішені без додаткових проблем, навіть якщо для цього необхідна участь іншого фахівця. Зрозуміло, що для вас малоприваблива можливість щотижня стикатися з новим фахівцем, якого прислав аутсорсер. Однак, в цьому випадку, більша мобільність і свобода вибору в кадрових питаннях залишається за аутсорсером. Це одна з основних причин розірвання договору з аутсорсером. Особливо, якщо мова йде про рішення простих технічних проблем або про дуже маленькому бізнесі, зі штатом 3-7 осіб. Тут керівнику просто набридає кожен раз заново пояснювати новій людині суть питань.

Досвідчені аутсорсери, давно і успішно працюють на ринку, активно освоюють нові технології і завжди готові запропонувати замовникові кілька рішень, з урахуванням бажаного співвідношення ценакачество. Як правило, використовуються різні служби гарячої підтримки користувачів: телефонна служба підтримки, он-лайн конференції та служби повідомлень. Деякі компанії встановлюють свої власні системи обміну повідомленнями, за допомогою яких ви можете оперативно і, головне, безпечно зв’язатися з фахівцями.
Зайдіть на сайт компанії. Зверніть увагу на послужний список аутсорсера, хорошою “прикметою” є наявність успішних проектів у державному секторі. Частота оновлення новинних стрічок, ефективно діюча зворотний зв’язок, форум з обговореннями та відгуками про роботу – також розкажуть вам багато цікавого про компанію.

Павлушков Володимир (незалежний експерт)

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*