Наочне уявлення даних в Visio 2010


Введення


Ні для кого не секрет, що сухі цифри і дані наводять слухачів доповіді в зневіру. При цьому абсолютно не важливо, виступаєте ви з презентацією на форумі або звітуєте перед начальством. Не виключено, що ви вже більш-менш успішно застосовуєте програмний продукт Microsoft Visio 2010 для представлення деяких відомостей. У цій статті буде проведено огляд можливостей програми в частині візуального представлення даних на прикладі інформації про стан комп’ютерного парку деякої абстрактної організації.


посилання на придбання продукту


Збір даних


Я склав простеньку табличку в Excel з описом частини характеристик комп’ютерної мережі (див. рис. 1) та її план в Visio (див. рис. 2). Комп’ютери виглядають занадто великими, але так і задумано – адже нам потрібно показати мережу, а не приміщення з офісною технікою в масштабі.



Рисунок 1 – Характеристики комп’ютерної мережі



Малюнок 2 – План розміщення комп’ютерів в будівлі


Ви можете завантажити архів, що містить обидва файли, за даним посиланням.


Прив’язка даних до схеми


Відкрийте схему мережі в Visio 2010 і на вкладці Дані натисніть кнопку Зв’язати дані з фігурами (Див. мал. 3).



Рисунок 3 – Вкладка “Дані”


Як ви можете бачити на малюнку 4, Visio 2010 підтримує різні джерела даних. Нас зараз цікавить книга Excel.



Малюнок 4 – Вибір типу даних


Після натискання кнопки Далі вам буде запропоновано вказати розташування файлу Excel і необхідний діапазон комірок. Оскільки всі дані з книги можуть нам стати в нагоді, залишаємо значення за замовчуванням. Далі, в общем-то, теж змінювати нічого. Доходимо до останньої сторінки і тиснемо кнопку Готово.



Малюнок 5 – Дані прив’язані до документа Visio


Тепер, коли дані впроваджені в документ Visio, потрібно прив’язати їх до фігур. Зробити це дуже просто. Потрібно захопити мишею рядок і перетягнути на елемент схеми. При наведенні курсору на фігуру з’являється знак ланцюжка і рамка (див. рис. 6).


Примітка. В процесі перетягання даних біля курсору буде відображатися такий компонент, який виділений у вікні фігур. Нехай вас це не бентежить.



Малюнок 6 – Кидаємо дані на фігуру


Після того, як ви відпустите ліву кнопку миші, праворуч від комп’ютера з’явиться невелика табличка з даними (див. рис. 7), а в таблиці даних навпроти відповідного рядка – ланцюжок.



Малюнок 7 – Праворуч від малюнка з’являється таблиця з даними


Виглядає жахливо. Звичайно, тут можна щось налаштувати вручну, але не робіть цього, адже ми тільки почали.


Після розподілу всіх даних по фігурам ви можете приступити до їх візуальному оформленню. На вкладці Дані відкрийте меню Малюнки, пов’язані з даними (Див. рис. 8). Програма сама створила кілька заготовок, але ми, мабуть, відмовимося від їх використання. Те, що ми бачили на малюнку 7 – це і є один з автоматично згенерованих шаблонів. Давайте створимо свою заготовку, вибравши відповідний пункт меню.



Рисунок 8 – Додавання малюнка, пов’язаного з даними


У вікні (див. мал. 9) натисніть кнопку Створити елемент.



Рисунок 9 – Вікно створення малюнка


Тепер прийшов час визначитися з тим, які дані ми хочемо візуалізувати. Розберемо для початку найпростіший приклад: ви хочете показати величину вірусної небезпеки для вашої мережі. Я не буду показувати порожнє вікно, тому воно не представляє особливого інтересу.



Рисунок 10 – Настроювання елемента малюнка


У списку Поле даних вікна створення елемента (див. рис. 10) перераховані всі поля, які були у вихідній книзі Excel, а також поля всіх елементів Visio, розміщених на сторінці. Вибираємо Антивірус.


У списку Відображення доступні чотири варіанти:



Оскільки Колір за значенням не створює ніяких написів, настройка положення тексту стає недоступною. Зате з’являється список Спосіб розмальовки. Пункти списку безпосередньо залежать від набору даних. Так, якщо в нашому прикладі поле приймає значення Є і Немає, Можна вибрати тільки один варіант – Кожен колір відповідає унікальному значенню. Якби в полі стояли числові дані, то розфарбовувати можна було б за діапазонами значень або при відповідності умови більше / менше / одно.


Далі треба задати колір, який відповідає певному значенню. Visio 2010 переглядає весь стовпець вихідної таблиці даних і вибирає всі значення, проте ви можете видалити непотрібне (кнопка Видалити) Або додати нове значення (кнопка Вставити), Щоб при додаванні нової інформації застосовувався відповідний колір. Цілком логічно зіставити зелений з системою, захищеної антивірусом, і червоний з системою без нього.


Після налаштування всіх параметрів натисніть кнопку ОК, Щоб повернутися до вікна, показаному на рисунку 9. Мабуть, одного лише кольору буде недостатньо для представлення даних. Давайте ще додамо назву робочого місця. Натисніть кнопку Створити елемент і налаштуйте відображення тексту (див. рис. 11)



Малюнок 11 – Настройка заголовка


Тиснемо ОК в обох вікнах і бачимо … що нічого не сталося. Безумовно, Visio не стане застосовувати дану настройку до всієї схемою. Він залишає вам можливість вибрати елементи.


Виділіть всі комп’ютери та на вкладі Дані в меню Малюнки, пов’язані з даними натисніть на іконку попереднього перегляду, що відповідає нашому набору (див. рис. 12).



Рисунок 12 – Даємо вказівку використовувати наш малюнок



Рисунок 13 – Схема мережі після застосування малюнка


На малюнку 13 показаний результат. Добре видно, які комп’ютери знаходяться в небезпеці без антивірусного захисту. Але все одно не дуже добре вийшло – шрифт мілкуватий. Виберіть пункт Змінити малюнок, пов’язаний з даними з знайомого вже меню (див. рис. 12).


Примітка: комп’ютери при цьому повинні бути виділені.


У вікні зміни малюнка виділяємо потрібну позицію (текстовий напис Робоче місце) І тиснемо кнопку Змінити елемент (Див. мал. 14).



Рисунок 14 – Змінюємо малюнок, пов’язаний з даними


Відкриється таке ж вікно, як ми бачили на малюнку 11, але з іншим заголовком. Змініть розмір шрифту та натисніть ОК.


Додавання полів даних


Якщо ви хочете використовувати інші поля, то зовсім необов’язково змінювати файл Excel і завантажувати його знову. Можна додати властивості фігур прямо в Visio.


На вкладці Дані відзначте прапорцем пункт Вікно даних фігури (Див. мал. 3). При виділенні будь-якого об’єкта будуть показані його властивості. Як видно на малюнку 15, крім даних із книги Excel у комп’ютера є безліч інших параметрів, які тільки чекають, щоб їх заповнили.



Рисунок 15 – Дані фігури


Але в будь-якому випадку чогось може не вистачати. Скажімо, у жодного з комп’ютерів немає параметра Прізвище користувача, А адже це могло б стати в нагоді. Давайте додамо. Виберіть в контекстному меню фігури або вікна даних пункт Визначити дані фігури (На малюнку 16 показані обидва варіанти – це фотомонтаж).



Рисунок 16 – Викликаємо вікно даних фігури двома способами


Зверніть увагу, що ми виробляємо дії по відношенню до одного об’єкту, але можна додати параметр до всіх елементів відразу, якщо їх попередньо виділити.



Рисунок 17 – Визначення даних фігури


У вікні, Визначення даних фігури (Див. мал. 17) потрібно спочатку натиснути кнопку Створити. Якщо цього не зробити, то ви справите коригування вже існуючого параметра. Втім, може вам буде потрібно зробити саме це.


Далі введіть в поле Підпис найменування параметра, в списку Тип вкажіть дані, які будуть міститися (рядкові, числові, временн и е і т.д.). Список Формат для рядка містить три значення: звичайні, прописні і рядкові. Я вибрав звичайне написання. Поле Значення, Як ви, напевно, здогадалися, визначає значення параметра. Якщо ви виділили декілька об’єктів, то у всіх буде в полі Прізвище написано Іванова. Натисніть ОК для збереження змін.


Тепер ви маєте право поступати з параметром так, як вважаєте за потрібне.


Легендування


У розвідці під легендування розуміють певний тип маскування. Стосовно до пакету Microsoft Office 2010 це буде швидше перелік умовних позначень.



Рисунок 18 – Схема з незрозумілими значками


Подивіться на малюнок 18. Біля комп’ютерів розташовані якісь незрозумілі значки. Але це тільки на перший погляд. Насправді цими значками кодується стан програмного забезпечення на робочих станціях (використовуються два Набору значків в набудовується малюнку). Безумовно, так схему залишати не можна, потрібно внести пояснення. Ви, напевно, створювали діаграми в Microsoft Excel. Там для пояснення використовувався спеціальний блок – легенда. Точно такий же елемент можна створити і на схемі Visio 2010.


На вкладці Дані натисніть кнопку Додати легенду і з розкривного списку виберіть горизонтальний варіант виконання (див. рис. 19).



Рисунок 19 – Додавання легенди


Одержаний результат, звичайно, виглядає трохи дивно (див. рис. 20) – слово “одно” тут зовсім недоречно. На жаль, мені не вдалося знайти оптимального варіанту виправлення цього недоліку. Але ви можете взяти запропоновану Visio 2010 заготівлю за основу і вписати замість автоматично згенерованого тексту свій. Так, не можна внести зміни в рядок, можна тільки замінити її цілком.



Рисунок 20 – Автоматично створена легенда


Поза всякими сумнівами, легенда нашій схемі не зашкодить. Тепер з першого погляду можна буде визначити призначення кожного значка.


Оновлення зв’язаних даних


Зараз ви вже вмієте проводити різні маніпуляції зі зв’язаними даними і, можливо, маєте під рукою схему, в яку втілено ваші знання. Давайте, нарешті, задамося питанням: “Наскільки глибока і в той же час прозора зв’язок малюнків з даними? “Дійсно, варто було б розглянути зв’язки раніше, але зараз ці відомості будуть більш актуальні.


Visio 2010 забезпечує досить глибокий зв’язок, тобто якщо ви зміните дані у вихідній книзі Excel, інформація оновлюватиметься і в документі Visio. Однак це не буде відбуватися автоматично.



Рисунок 21 – Оновлення зв’язків


На вкладці Дані натисніть кнопку Оновити всі (Див. мал. 21). Visio 2010 завантажить свіжу інформацію з файлу Excel і оновить пов’язані малюнки у відповідності із заданими налаштуваннями. Якщо ви хочете спочатку подивитися зміни в таблиці даних, вибирайте пункт Оновити дані.


Приклади використання малюнків, пов’язаних з даними


Я не буду робити докладний опис усіх закутків і параметрів настроюються малюнків. Замість цього краще продемонструю кілька конкретних прикладів роботи.


Приклад 1



У першому прикладі використовувалася текстова напис Заголовок1 для поля Робоче місце і гістограма із зірками для поля Об’єм пам’яті, МБ. Максимальне значення вказано 2048 МБ. Щодо нього і визначається кількість зірок. Для параметрів Підпис і Значення встановлено положення Знизу.


Приклад 2



Для поля Об’єм пам’яті, МБ задіяний Колір за значенням із забарвленням від зеленого до червоного за діапазонами. Для процесора використовувався набір значків із зазначенням конкретних значень.


Приклад 3



Такий варіант представлення даних може бути задіяний для звіту з антивірусного захисту. Кольором показано наявність антивіруса, а спідометр відображає кількість пам’яті на комп’ютері. Людина, яка подивиться на схему, відразу побачить, що установка антивіруса на систему з 256 МБ пам’яті спричинить за собою різке зниження продуктивності.


Можете також додати до цієї схемки показник продуктивності процесора. Розумний начальник, глянувши на малюнок, зробить висновок про необхідність збільшення оперативної пам’яті з подальшою установкою антивіруса. Може бути він просто не знає про стан справ в комп’ютерному парку? Схема Visio допоможе вам донести інформацію.


Висновок


Visio 2010 має у своєму арсеналі інструменти, за допомогою яких ви легко досягнете графічно привабливих і, найголовніше, інформативних схем. Ви можете використовувати їх як для візуального порівняння продуктів в рекламних матеріалах, так і для донесення інформації до керівника, і для контролю стану обладнання. Напевно ви зможете знайти й інші точки докладання даного функціоналу програми.


посилання на придбання продукту

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*