Знайомство з робочою областю Excel – ЧАСТИНА 5

ВИРІШЕННЯ ПРОБЛЕМ

При збереженні нової копії файлу Excel створює тимчасовий файл, потім видаляє оригінал і привласнює тимчасового файлу імя початкового Це дозволяє уникнути одночасної втрати оригіналу і нової версії у разі нештатної ситуації по ходу збереження Тому ви не можете відкрити, змінити і потім зберегти файл, який займає більше половини доступного простору на робочому диску Наприклад, при роботі з гнучким диском обємом 1,44 Мбайт неможливо відкрити, відредагувати і потім повернути на місце файл, що перевищує за обсягом 720 Кбайт (а це досить «солідний» файл) У такій ситуації всі зміни слід вносити в копію книги, розташовану на жорсткому диску, зберегти її і лише потім скопіювати на гнучкий диск

Правила іменування файлів

Назви файлів в Excel можуть містити до 218 символів і представляти собою будь-яку комбінацію з буквених, цифрових, спеціальних символів і пробілів, виключаючи косу риску (слеш, /), зворотну косу риску (зворотний слеш, \), знаки «більше» (>) і

«Менше» (<), зірочки (*), знак питання (?), Лапки ("), вертикальну риску (|), двокрапка (:) і крапку з комою (;). Незважаючи на те що в іменах файлів допускається будь-яке поєднання малих і великих літер, майте на увазі, що Excel ігнорує регістр. Так, наприклад, імена MYFILE,  MyFile  іmyfile  для програми абсолютно ідентичні

Знайоме трьохсимвольний розширення MS-DOS, розташоване після імені та відокремлене від нього точкою, допомагає ідентифікувати файли Excel і додається автоматично при збереженні файлу Зауважимо, однак, що у вікнах Windows розширення файлів в залежності від налаштувань можуть і не відображатися У табл 21 наведено деякі розширення імен файлів Excel, прийняті за замовчуванням

Таблиця 21 Розширення імен файлів Excel

Тип документа Розширення Надбудова (Add-in) XLA Резервна копія (Backup) XLK

Шаблон (Template) XLT

Книга (Workbook) XLS Робоча область (Workspace) XLW Електронна таблиця XML (Spreadsheet)  XML

Формати файлів

Крім назви файлу і його місця розташування на диску в діалоговому вікні Збереження документа також можна вказати його формат Клацніть на стрілці праворуч від поля Тип файлу (Save As Type), і в списку, що розкрився ви побачите всі доступні формати

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Формати, в які Excel вміє перетворювати файли, розглядаються далі в цьому розділі, в розділі «Імпорт та експорт файлів»

За замовчуванням Excel записує книги в основному робочому форматі Книга Microsoft Excel (Workbook Microsoft Excel) Однак якщо потрібно експортувати книгу Excel в інший додаток, то її завжди можна перетворити в уявлення, распознаваемое даною програмою

Типи документів попередніх версій Excel

У версіях Excel від 50 до 11 все робочі листи, листи діаграм, діалогових вікон Excel 50 і макросів Excel 40 містяться в книгах У більш ранніх версіях робочі листи, листи діаграм і макросів зберігалися окремо Відповідно, при відкритті листів молодших версій в Excel 2003 вони автоматично перетворюються у книги Excel 2003, а далі ваше право – або зберегти їх у форматі поточної версії, або залишити в початковому вигляді Крім того, існує можливість обєднувати листи попередніх

версій Excel в одній книзі Excel 20031

1Уточненіе До версії 50 файл XLS міг утримувати тільки одну робочу сторінку Версія 50 представила концепцію робочої книги, яка може містити кілька робочих аркушів У результаті опинилися непрацездатні існуючі надбудови У версії 50 окремий макромова Excel (XLM) був підтриманий на новому рівні: VBA Номер 70 була присвоєно Excel у звязку з включенням програми до складу Office 95, версія 60 як кінцевий продукт не вийшла – пакет став 32-розрядних Відповідно, версія, включена до складу Office 97, отримала номер 80 і т д Office 2000 – 90, Office XP (2002) – 100, Office 2003 – 110 У версіях Excel до 2003 (розширених) був присутній компонент Microsoft Map, що дозволяв вставити в таблицю географічну карту (або її фрагмент) і пізніше повязати з картою іншу інформацію для наочного подання На жаль, підтримка Microsoft Map припинена і, якщо не встановлені ранні версії Office, відкриття файлів, створених за допомогою Microsoft Map, неможливо – Прямуючи ред

Книги Excel 50 були повністю сумісні з Excel 95, і навпаки Це означало, що ви могли зберегти книгу в Excel 95, а потім без всяких проблем відкрити її в Excel 50 У трьох наступних версіях Excel застосовувалася інша структура файлів Для забезпечення спільної роботи користувачів, що працюють в різних версіях Excel, в список Тип файлу діалогового вікна Зберегти як включені відповідні пункти: Книга Microsoft Excel 50/95 (Microsoft Excel 50/95 Workbook) і Книга Microsoft Excel 972002 & 50/95 (Microsoft Excel 97-2002 And 50/95 Workbook), вибір яких викликає збереження книги одночасно в обох зазначених форматах Користувач будь-який з цих версій Excel в змозі відкрити книгу, записану таким чином, але якщо після цього він збереже зміни, працюючи в Excel 50 або Excel 95, то всі особливості, характерні для Excel версій 2000-2003, будуть втрачені

Завдання формату за замовчуванням

Як ми вже говорили, зазвичай нова книга зберігається у форматі книги Microsoft Excel При бажанні для запису файлів за замовчуванням можна вибрати інший формат Це виявляється дуже зручним, наприклад, у разі регулярного редагування документів спільно з іншими користувачами, що працюють в Excel 95 Отже, в меню Сервіс виберіть команду Параметри і потім в діалоговому вікні перейдіть на вкладку Перехід (Transition), представлену рис 220

Рис 220 Тут можна задати формат, в якому за замовчуванням будуть зберігатися книги

Excel

Список Зберігати файли Excel як (Save Excel File As) має той же склад, що і список Тип файлу діалогового вікна Збереження документа

Автоматичне створення резервних копій

У вашій владі налаштувати Excel так, що при кожному збереженні файлу завжди буде створюватися його резервна копія в тій же самій папці, в якій знаходиться і оригінал Для цього після вибору в меню Файл команди Зберегти як натисніть у діалоговому вікні кнопку Сервіс (Tools) і потім виберіть команду Загальні параметри (General Options) Excel виведе на екран діалогове вікно Параметри збереження (Save Options), показане на рис 221 Тепер встановіть прапорець Завжди створювати резервну копію (Always Create Backup)

Рис 221 Діалогове вікно Параметри збереження дозволяє налаштувати режим запису файлів

Резервний файл (Backup file) – це дублікат файлу оригіналу з розширенням XLK, в назву якого перед імям вихідного файлу додаються слова Резервна копія

УВАГА

Врахуйте, що Excel при створенні резервних копій у всіх випадках використовує розширення XLK Припустимо, що ви працюєте з книгою Myfilexls і з шаблоном Myfilexlt, причому для обох файлів встановлений прапорець Завжди створювати резервну копію Оскільки в папці не буває двох файлів з однаковим імям-розширенням (Myfilexlk), в якості резервної копії в цій папці може виявитися як попередня версія самої книги, так і її шаблон

– Залежно від того, який з файлів був збережений останнім

Захист файлів

Excel дозволяє захистити файли від несанкціонованого доступу шляхом призначення файлу пароля За це також відповідає діалогове вікно Параметри збереження, зображене на мал 221 Паролі бувають двох типів: пароль для відкриття файлу і пароль дозволу запису Кожен з них може містити до 15 символів, при цьому регістр букв враховується Відповідно, якщо для пароля було вибрано слово Секрет, у вас вже не вийде відкрити його, вводячи слово СЕКРЕТ АБО секрет Для забезпечення більш високого рівня безпеки Excel не відображує на екрані вводиться пароль

► Після призначення пароля відкриття файлу Excel буде запитувати пароль при кожній наступній спробі відкрити цей документ

► Після установки пароля дозволу запису відкрити файл зможе будь-який користувач, але якщо це буде зроблено без вказівки пароля, то зберегти його під тим же імям вже не вдасться

► Третій варіант захисту Рекомендувати доступ тільки для читання (Read-Only Recommended) посилює парольний захист Якщо вам потрібен більш високий рівень безпеки, встановіть прапорець Тоді Excel буде додатково рекомендувати користувачам відкривати даний файл лише для читання

РАДА

Хоча з роками заходи безпеки в Excel зміцнилися, проте завжди знайдуться любителі пошуку нових і більш досконалих способів злому захисту Чим складніше і довше буде пароль, тим в більшій безпеці будуть ваші дані Бажано застосовувати для паролів не має сенсу суміш з рядкових, прописних літер і цифр довжиною не менше восьми символів

Внесення зведеної інформації про книги

При виборі в меню Файл команди Властивості (Properties) Excel виводить на екран діалогове вікно Властивості, представлене на рис 222 і містить доступні для зміни загальні відомості про активну робочій книзі

Рис222 Діалогове вікно Властивості містить інформацію про активну книзі

Інформація, записана в цьому вікні, може пізніше використовуватися для ідентифікації файлів або їх пошуку Щоб побачити властивості файлу при його відкритті, достатньо в діалоговому вікні Відкриття документа клацнути на кнопці Вистави (Views) і вибрати пункт Властивості (Properties) Вікно прийме вигляд, показаний на рис 223 Область зі списком файлів розділиться на дві частини, і справа зявиться інформація про всі властивості виділеного документа Ці властивості також будуть проглядатися пошуковою системою Windows при перегляді нею файлів на компютері

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*