Імпорт та експорт файлів

Що дуже приємно, так це здатність Microsoft Excel працювати з даними багатьох інших програм Також можна легко імпортувати дані з текстових файлів і розміщувати їх в шпальтах робочого аркуша

1Дополнітельние матеріали до книги можна знайти на сайті видавництва (http://download

pitercom) — Прямуючи ред

ПРИМІТКА — –

Існує безліч дуже специфічних, прихованих технічних деталей імпорту та експорту файлів Якщо вам необхідно знати всі ці подробиці для вирішення завдань, повязаних з перенесенням даних, наприклад ви хочете передавати в Excel сотні керованих макросами файлів Lotus, зверніться до керівництва Microsoft Office Resource Kit, видання Microsoft Press Крім того, додаткову інформацію про використання даних з інших додатків Office можна знайти у главі 23 («Інтеграція Excel з Word і PowerPoint») і в главі 29 («Робота із зовнішніми даними»)

Команди Відкрити і Зберегти як

Щоб імпортувати файл з іншої програми або з більш ранньої версії Excel, у меню Файл виберіть команду Відкрити (або клацніть на кнопці Відкрити панелі інструментів Стандартна) і виберіть зі списку в діалоговому вікні Відкриття документа файл, який потрібно імпортувати Щоб у діалоговому вікні стали видно файли потрібного формату, вкажіть відповідний варіант у списку Тип файлів, розташованому в нижній частині діалогового вікна, як показано на рис 232 Майте на увазі, що при імпорті файлу зовсім не обовязково вказувати його розширення, оскільки Excel визначає формат документа по вмісту, а не по імені

Рис232 Щоб побачити файли певного формату, скористайтеся спадним списком Тип файлів

Щоб виконати експорт документа Microsoft Excel в інший додаток або в більш ранню версію програми, в меню Файл виберіть команду Зберегти як (File ► Save As) Потім встановіть зі списку Тип файлу (Save As Туре) приналежність вихідного файлу до цільового додатком Цей список схожий на список Тип файлів (Files Type), наведений на рис 232, за тим лише винятком, що в ньому пропонується істотно більше різних форматів,

в яких допускається збереження даних Excel Наприклад, в діалоговому вікні Відкриття документа з читаних форматів Lotus присутній тільки один варіант – Файли Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 Files), в той час як зберегти документ Excel можна для декількох різних версій Lotus, включаючи файли WKS, WK1, WK3, FM3 і WK4

Що таке XML

Ви, напевно, звернули увагу, що серед типів файлів для імпорту та експорту фігурує формат XML (extensible Markup Language) Дана мова розмітки був розроблений для збереження документів в структурованому вигляді і спочатку був орієнтований на веб-сторінки Якщо ви збираєтеся публікувати утримання робочих листів в Інтернеті або локальної мережі, то, можливо, вам доведеться більше детально вивчити XML, опис якого виходить за рамки даної книги Детальніше про можливості XML розповідається в розділі «Робота з файлами у форматі XML» глави 29

Імпорт і експорт текстових файлів

Щоб експортувати лист Excel як текстовий файл, виберіть у меню Файл команду Зберегти як і в списку Тип файлу вкажіть один з наведених нижче восьми форматів При запису даних в текстовому вигляді зберігається тільки поточний лист, з урахуванням налаштувань, виконаних на вкладці Число (Number) діалогового вікна Формат ячеек (Format Cells), все інше форматування видаляється

Форматований текст (роздільники – пробіли) (* Prn) (Formatted Text (Space Delimited)) При виборі даного варіанту створюється файл, в якому вирівнювання стовпців зберігається за рахунок символів пробілу Цей формат, наприклад, зручний для передачі даних по модему користувачеві, який не має додатки Excel

Текстові файли (з роздільниками табуляції) (* Txt) (Text (Tab Delimited)) Тут значення в кожному рядку розділяються символами табуляції Значення комірки, що містить кому, полягає в лапки

Текст Юнікод (* Txt) (Unicode Text)Це широко поширений текстовий формат, де кожному символу приписується унікальний номер Система кодування Unicode присвоює номер (як правило, двобайтовий) кожному символу будь-якої мови для будь-яких компютерних платформ

CSV (розділювачі – коми) (* Csv) (CSV (Comma Delimited)) Значення в кожному рядку розділяються комами Коми як роздільники в ряді випадків більш раціональні, ніж прогалини, особливо при експорті файлів в програми управління базами даних (більшість СУБД розпізнають текстові файли будь-яких форматів, однак деякі з них здатні імпортувати тільки файли CSV) Крім того, багато текстові редактори в файлах CSV зберігають інформацію, призначену для операцій злиття

Текст (Macintosh) (* Txt) (Text (Macintosh)) У варіантах для Macintosh застосовується спеціальний набір символів Виберіть даний формат, якщо збираєтеся відкривати файл у додатку для компютерів Apple

Текст (MS-DOS) (* Txt) (Text (MS-DOS)) Як і в файлах CSV, використовується один і той же набір символів ANSI Якщо ви збираєтеся експортувати текстовий файл в який-небудь додаток Windows, наприклад в Microsoft Word, слід вибрати один з цих двох форматів

CSV  (Macintosh)  (*csv)  Різниця між звичайними текстовими форматами та їх варіантами для Macintosh або MS-DOS повязано з кодуванням символів використовуваної мови Якщо це не англійська мова, вона виходить за межі стандартного 7-бітового діапазону ASCII

CSV (MS-DOS) (* Csv) Використовується розширений набір символів IBM PC (Свого роду «текст OEM») Виберіть цей формат, якщо збираєтеся передати текстовий файл в програму, яка не є додатком Windows

РАДА

У Excel 2003 застосовується той же формат файлу, що і в попередніх версіях: Excel 2002, Excel 2000 і Excel 97 Однак він несумісний з форматами більш ранніх версій За допомогою команди Зберегти як (Save As) можна експортувати книги Excel 2002/2000/97 в будь-які більш ранні версії програми

Якщо ви регулярно працюєте над одними і тими ж файлами разом з колегами, що працюють в більш ранніх версіях програми (Excel 5 або Excel 7), то для збереження спільних книг краще скористатися подвійним форматом збереження – Книга Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 50/95 (Microsoft Excel 97-Excel 2003 & 50/95 Workbook) У цьому випадку книгу можна буде прочитати в будь-якої версії Excel

Обмін даними між Excel для Windows і Excel для

Macintosh

Версії Microsoft Excel 98 і 2001 для Macintosh повністю сумісні на рівні формату файлів з Excel 2003, 2002, 2000 і Excel 97 Над цими файлами можна вільно працювати спільно з користувачами Macintosh, просто пересилаючи їх з одного компютера на інший

Для збереження файлу Excel 2002 з тим, щоб його зміг відкрити ваш колега, який працює на компютері Macintosh у версії Excel 5, скористайтеся командою Зберегти як і виберіть формат Книга Microsoft Excel 50/95

Завжди тримайте в голові наступне:

► Для імпорту файлів Macintosh на PC насамперед необхідно забезпечити передачу даних за допомогою кабелю, модему, диска, локальній мережі або, наприклад, за допомогою утиліти МасОрепег Далі просто виберіть в меню Файл команду Відкрити і знайдіть потрібний документ

► З тією ж легкістю виконується обмін файлами у зворотний бік Перенесіть документ з PC на Macintosh і просто відкрийте його за допомогою команди Відкрити так само, як чините для будь-якого іншого файлу

Перетворення дат

Незважаючи на те що версії Excel для Windows і Macintosh мають дуже багато схожих характеристик і однакових можливостей, системи літочислення

в них різняться У Excel для Windows базової датою є 1 січня 1900, а у версії для Macintosh – 2 січня 1904 року При обміні файлами з Macintosh Excel дозволяє визначити потрібну систему шляхом установки або зняття прапорця Система дат 1904 (1904 Date System) на вкладці Обчислення (Calculation) діалогового вікна Параметри Безумовно, такий спосіб узгодження дат цілком прийнятний, проте при порівнянні дат файлів, записаних у різних системах, все ж виникають деякі непорозуміння З цієї причини ми радимо застосовувати на всіх компютерах, з якими ви працюєте, одну і ту ж систему літочислення

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*