Збереження форматування в шаблонах – ЧАСТИНА 1

Шаблон (Template) – це модель або макет, який може служити як основа при створенні нових робочих аркушів У файлі шаблону зберігаються не тільки дані, але й інформація про їх форматуванні Це дозволяє істотно економити час, так як при формуванні однотипних звітів, рахунків-фактур, інших стандартних документів не потрібно щоразу заново форматувати дані – досить просто скористатися відповідним шаблоном На рис 97 наведено приклад шаблону для підготовки звіту про витрати Представлений робочий лист відмінно підійде як шаблон, оскільки у разі стандартного звіту завжди доводиться починати з чистого, незаповненого бланка форми

Перевагою шаблонів є стандартизація даних та їх захист Досить важко перезаписати шаблон новою книгою, створеної на його основі, так як при першому збереженні такої книги програма запрошувати для неї нове імя Такий підхід дає можливість отримати скільки завгодно нових книг, спираючись на єдиний шаблон, без побоювання втратити оригінал

Щоб створити шаблон, виконайте наступні дії: –

1 Відкрийте книгу, яка в подальшому буде використовуватися як шаблон

2 Виберіть у меню Файл команду Зберегти як і визначте назву нового шаблону

3 У списку Тип файлу (Save As Type) виберіть варіант Шаблон

(Template) і натисніть кнопку Зберегти

Рис 97 Даний шаблон можна використовувати як основу для створення звіту про витрати

Як тільки в діалоговому вікні Зберегти як буде вказано варіант Шаблон, Excel автоматично розкриє перед вами папку шаблонів, пропонуючи зберегти новий файл саме в ній Погодившись з програмою і не змінюючи шлях до файлу, ви забезпечите присутність ярлика нового шаблону у вікні, яке відкривається клацанням на посиланні На моєму компютері (On My Computer) панелі завдань Створення книги (New Workbook), що зявляється на екрані при виборі команди Файл ► Створити Тобто новий шаблон буде доступний при кожному створення робочої книги

В якості шаблонів можна використовувати будь-які книги Excel, навіть якщо вони не були збережені у форматі шаблону При установці Excel папка Шаблони вкладається в одну з наступних папок:

\Windows\Application Data\Microsoft\Temptates (Windows 9x)

\Documents and Settmqs \ <ваше ім'я> \ Аррlication Data \ Microsoft \ Templates (Windows 2000, XP)

ПРИМІТКА

У Windows 2000 і Windows XP папка Application Data зазвичай прихована Тобто можна створити шаблон, вибираючи його формат у діалоговому вікні Збереження документа, але ви не побачите папку з шаблонами за допомогою Провідника Windows доти, поки не зміните параметри перегляду Для цього у вікні Провідника виберіть команду Сервіс ► Властивості папки (Tools

► Folder Options), відкрийте вкладку Вигляд (View) і встановіть перемикач Відображати приховані файли і папки (Show Hidden Files And Folders)

Будь книга, переміщена або скопійована в папку Шаблони, стає доступна на вкладці Загальні (General) діалогового вікна Шаблони і поводиться як файл шаблону Коли ви відкриваєте таку книгу, в дійсності завантажуємо не сама вона, а створюється копія При цьому копії присвоюється тимчасова назва, складене з імені вихідного файлу і порядкового номера Таким чином, якщо в нашому випадку файл шаблону

називався Звіт про витрати, робоча копія отримає імя Звіт про затратах1

РАДА

Разом з імям файлу зручно переглядати і його трьохсимвольний розширення, за яким легко визначити формат: шаблон це ( XLT) або звичайна книга Excel ( XLS) Щоб розширення відображалися на екрані, відкрийте Провідник Windows, в меню Сервіс виберіть команду Властивості папки і на вкладці Вид зніміть прапорець Приховувати розширення для зареєстрованих типів файлів (Hide File Extensions For Known File Types)

Додавання шаблонів в папку XLStart

Будь-які файли Excel, розташовані в папці XLStart, автоматично відкриваються при запуску програми Дане правило не стосується файлів шаблонів Якщо помістити в зазначену папку файл шаблону (з розширенням XLT), він не відкриється при запуску Excel, але зявиться в діалоговому вікні Шаблони (якщо вибрати в панелі завдань Створення книги (New Workbook) команду На моєму компютері (On My Computer))

Папка XLStart створюється при установці Excel в залежності від операційної системи по одному з наступних шляхів:

\Program Files\Mierosoft Office\Officell\XLStart (Windows 9x)

\Documents and Settings\&ltваше імя&gt\Application  Data\Mkrosoft\Excel\XLStart (Windows NT, 2000, XP)

Існує два файли, які при приміщенні їх у папку XLStart поводяться абсолютно певним, унікальним чином:

► Якщо в папку XLStart помістити файл книги з назвою Кнігахls (Bookxls), її форматування і структуру будуть наслідувати всі нові документи, створювані по команді Чистий книга (Blank Workbook) в панелі завдань Створення книги або при натисканні кнопки Створити (New) панелі інструментів Стандартна Даний файл не завантажується автоматично при запуску програми

► Якщо в папку XLStart помістити файл книги з назвою ЛІСTXIS (Sheetxls), форматування першого аркуша цієї книги буде за замовчуванням використовуватися для всіх нових листів, що додаються в книгу по команді Вставка ► Ліст Даний файл також не відкривається автоматично при виклику Excel Атрибути форматування, задані в цьому файлі, мають більший пріоритет, ніж в його аналогу для книги

ПРИМІТКА

Вибравши в меню Файл команду Створити (New), ми не побачимо на екрані звичне діалогове вікно Створення документа Починаючи з Excel 2002, по цій команді з правого боку вікна програми відкривається панель завдань Створення книги (New Workbook), що є черговим етапом у вдосконаленні Excel Але є деякі моменти, які спочатку можуть вас збентежити Наприклад, якщо при відкритій панелі завдань Створення книги вибрати в меню Файл команду Створити, здасться, що взагалі нічого не відбувається – особливо якщо ви очікували появи знайомого діалогового вікна Місце останнього тепер зайняло діалогове вікно Шаблони Щоб відкрити його, потрібно клацнути в панелі завдань на команді На моєму компютері (On My Computer)

Шаблони стандартних електронних таблиць

На вкладці Рішення (Spreadsheet Solutions) діалогового вікна Шаблони представлено кілька шаблонів, орієнтованих на створення типових документів У їх число входять: Рахунок-фактура (Sales Invoice), Авансовий звіт (Expense Statement), Розстрочення (Loan Amortization), Картка табельного обліку (Timecard) і Балансовий звіт (Balance Sheet) (це не лист обліку доходів і витрат, як можна подумати, а форма бухгалтерського звіту) Додаткові шаблони знаходяться на офіційному сайті компанії Microsoft Для того щоб перейти безпосередньо на сторінку оновлень, виберіть у меню Довідка (Help) команду Office в Інтернеті (Office On Microsoftcom) Відкривається вікно Шаблони клацанням в панелі завдань Створення книги на команді На моєму компютері (On My Computer)

Перевірка і документування листів

Microsoft Excel має ряд потужних і легко настроюються засобів, що дозволяють проводити перевірку і налагодження робочих документів У цьому розділі піде мова про стеження за вмістом осередків, перевірці помилок, про режим Залежності формул (Formula Auditing), діалоговому вікні Обчислення формули (Evaluate Formula), вікні контрольного значення, командах Текст в мову (Text To Speech), Примітка (Comment) і діалоговому вікні Виділення групи клітинок (Go To Special)

Більшість коштів перевірки і налагодження Excel зібрано на панелі інструментів Залежності (Formula Auditing), що на рис 98 Вона зявляється на екрані, якщо в меню Сервіс вибрати команду Залежності формул ► Панель залежностей (Formula Auditing ► Show Formula Auditing Toolbar)

Рис 98 Панель інструментів Залежності надає доступ до основних засобів Excel для перевірки і налагодження

Перевірка наявності помилок

Щоб вивести на екран діалогове вікно Контроль помилок, представлене на рис 99, і швидко протестувати поточний робочий лист на наявність помилкових значень, виберіть у меню Сервіс команду Перевірка наявності помилок (Error Checking) або клацніть на однойменній кнопці панелі інструментів Залежності Перша ж знайдена осередок з невірною формулою або значенням буде виділена, а її вміст буде показано в діалоговому вікні Контроль помилок разом з описом і варіантами вирішення проблеми

Після того як помилка знайдена, програма пропонує ряд методів її виправлення:

► Кнопка Довідка за цією помилкою (Help On This Error) дозволяє перейти в розділ довідки, що стосується даної проблеми

Рис 99 Діалогове вікно Контроль помилок дозволяє виявити і усунути помилку в формулах, що видають помилкові результати

► Якщо скористатися варіантом Показати етапи обчислення (Show Calculation Steps), на екрані зявиться діалогове вікно Обчислення формули (Evaluate Formula) Докладніше ми повернемося до нього далі в наступному розділі

► Команда Пропустити помилку (Ignore Error) дозволяє знехтувати помилкою у виділеній комірці Щоб повернутися до цієї пропущеної помилку і виправити її, клацніть на кнопці Параметри (Options) і виберіть команду Скидання пропущених помилок (Reset Ignored Errors)

► Якщо найпростіше виправити помилку самостійно, натисніть кнопку Змінити в рядку формул (Edit In Formula Bar) – вміст виділеного осередку відобразиться в рядку формул Завершивши редагування даних, натисніть кнопку Resume (Продовжити), яка при виборі даного варіанту замінює кнопку Довідка за цією помилкою

Кнопки Назад (Previous) і Далі (Next) служать для переходу між осередками з виявленими в них помилками в формулах Якщо клацнути на кнопці Параметри, на екран буде виведено однойменне діалогове вікно, представлене на рис 910 Установіть або скиньте прапорці, що визначають умови пошуку помилок на аркуші, в розділі Перевіряти наявність наступних помилок (Rules) Якщо потрібно заново переглянути всі проігноровані формули або якась помилка була пропущена випадково, клацніть на кнопці Скидання пропущених помилок (Reset Ignored Errors)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*