Злиття даних Excel в Word для створення поштових повідомлень

Команда Word Майстер злиття (Mail Merge Wizard) запускає програму-майстер, що допомагає створювати листи, повідомлення електронної пошти, конверти, поштові наклейки і каталоги Таблиці (Поряд з іншими джерелами даних) можна з ус

пехом використовувати для надання майстру інформації про імена, адреси,

номерах телефонів і т д

Перед тим як надати дані Майстру злиття, переконайтеся, що таблиця Excel

задовольняє наступним вимогам:

► перший рядок повинна містити заголовки стовпців типу Звернення, Імя, По батькові,

Прізвище, Адреса1, Адрес2 і т п;

► кожен заголовок стовпця зобовязаний бути унікальним

► будь-яка частина даних, з якою ви хочете окремо оперувати в обєднаному документі Word, повинна знаходитися в персональному стовпці таблиці При створенні листа за допомогою форми ви, ймовірно, захочете використовувати імена та прізвища незалежно, так, щоб в блоці адреси фігурували і ті й інші, але на початку листа присутня тільки прізвище Отже, в таблиці повинні бути присутніми окремі стовпці для імені та прізвища

► у кожен рядок слід включати інформацію про певний елементі У списку розсилки, наприклад, кожен рядок повинна ставитися до конкретного адресата

► в таблиці не повинно бути порожніх рядків

У процесі роботи з Майстром злиття вам належить:

1 Вибрати команду Сервіс ► Листи й розсилки ► Злиття (Tools ► Letters And Mailings ► Mail Merge)

2 Зявиться панель завдань Злиття (Mail Merge) Якщо ви збираєтеся створити лист або повідомлення електронної пошти, третій крок (з шести можливих) має відношення до Excel Тоді панель завдань буде виглядати так:

3 Щоб задіяти таблицю Excel як джерела даних, залиште перемикач в положенні Використання списку (Use An Existing List) і клацніть на посиланні Огляд (Browse) Після відкриття файлу Excel зявиться діалогове окноВиделіть таблицю (Select Table) зі списком листів (рис 239) Виберіть аркуш, що містить вихідні дані, і клацніть на кнопці Відкрити (Open)

Рис 239 У діалоговому вікні Виділити таблицю вкажіть лист, що містить вихідні дані

4 Відкриється діалогове вікно Одержувачі злиття (Mail Merge Recipients), що дозволяє відсортувати і відфільтрувати вихідні дані (рис 2310) Спочатку зліва від кожного запису встановлений прапорець це означає, що всі вони будуть брати участь у злитті Щоб видалити запис, зніміть її прапорець (Якщо потрібні тільки кілька записів, можете спочатку натиснути на кнопці Очистити все (Clear All) і потім вибрати необхідні записи)

Рис 2310У діалоговому вікні Одержувачі злиття ви можете відфільтрувати і відсортувати вихідні дані

Стрілки ліворуч від заголовків стовпців дозволяють виконати фільтрацію даних з тією ж ефективністю, що і при використанні інтелектуального фільтра Excel (хоча користувальницький інтерфейс тут виглядає абсолютно інакше) Наприклад, щоб залишити тільки записи з поштовими індексами, великими або рівними 100 000, клацніть на будь стрілкою (не обовязково поряд з тим стовпцем, за яким ви хочете фільтрувати дані), виберіть пункт Додатково (Advanced) і потім заповніть діалогове вікно Фільтр і сортування (Filter And Sort), показане на рис 2311

Рис 2311 У діалоговому вікні Фільтр і сортування ми обмежили наш список тільки записами, в яких значення індексу більше або дорівнює 100 000

У полі Поле (Field) вкажіть стовпець, по якому вироблятиметься фільтрація У полі Порівняння (Comparison) виберіть операцію порівняння і в полі Значення (Compare To) задайте значення для порівняння Якщо вам потрібно задати більше одного умови відбору, виберіть І (And) або Або (Or) на початку другого рядка і введіть друга умова

Вкладка Сортування записів (Sort Records) дозволяє змінити порядок проходження записів Але якщо ви сортуєте тільки по одному полю, простіше буде клацнути на заголовку відповідного стовпця в діалоговому вікні Одержувачі злиття (див рис 2310) Перше клацання на заголовку задає зростаючий порядок сортування по цьому полю, другий щиголь змінює послідовність сортування на убуваючу

Після створення потрібного набору записів натисніть кнопку ОК, щоб повернутися в панель завдань Злиття Наступними трьома кроками ви створюєте документ, який використовує ваші записи з даними, переглядаєте результати і потім виконуєте злиття

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*