Додавання завдань до календаря Office Outlook 2007

Розглянемо ще одну функцію Outlook 2007, заощаджує час і помо гающим в організації даних Тепер можна безпосередньо планування вать час для роботи над задачами, перетягуючи їх в компонент Calendar (Календар) Раніше завдання і компонент Calendar (Календар) функціонували в деякому сенсі роздільно для відстеження од ного події або проекту в обох виставах необхідно було зі здавать записи для кожного з них, що подвоює зусилля, прикладені до організації завдання Оскільки список Daily Task List (Список щоденних завдань) відображає завдання на панелі To Do (Список справ) відповідно з днем, коли закінчується термін їх виконання, завдання вже впорядковані таким чином, що їх можна легко перетягнути в компонент Calendar (Кален дарь), щоб заощадити час для їх виконання За допомогою списку Daily Task List (Список щоденних завдань) також можна міняти термін исполне ня завдань, перетягуючи їх з однієї дати на іншу, і панель To Do (Спі сік справ) буде відображати ці зміни

Примітка На практиці ми рідко виконуємо абсолютно всі завдання, намічені на день У процесі роботи нам доводиться перериватися і змінювати пріоритети завдань, в результаті чого деякі з них відкладаються на наступний день Якщо це відбувається із завданням, створеної в Office Outlook 2007, вона автоматично переноситься на наступний день без будь-якої участі з боку користувача Завдання залишається активною на панелі ToDo (Список справ) (а також у списку Task [Завдання] і компоненті Calendar [Календар]) до тих пір, поки ви не помітите її як завершену

Рис 10-4 Завдання зі списку Daily Task List (Список щоденних завдань) панелі To-Do (Список справ) автоматично відображаються в модулі Calendar (Календар)

Будь-якому елементу, створюваному в Office Outlook 2007, можна привласнити колірну категорію, щоб візуально виділити його незалежно від ис пользуемя подання Наприклад, щоб було легко знайти тільки що створене припис в модулі Calendar (Календар), йому можна присвоїти колір за допомогою кнопки Categorize (Вибрати категорію) в інтерфейсі При відкритому вікні Appointment (Встре ча) натисніть кнопку Categorize (Вибрати категорію) і виберіть нуж ний колір в списку, що зявився (див рис 10 5)

Кольорові категорії в Office Outlook 2007 допомагають уніфікувати спосіб організації та пошуку інформації Так як категорії распрост ранящих на пошту, контакти, завдання і календар, з їх допомогою можна легко візуалізувати відмінності між типами даних, повязаних з одним проектом або призначених для досягнення який або од ної мети Наприклад, якщо ви працюєте над діловим звітом, то все зі брания, завдання і контакти, з якими ви працюєте при створенні зі держимому звіту, можуть являти собою категорії, помічаємо зеленим кольором В результаті, зявляється можливість подальшого уп равления і пошуку інформації в даній колірній категорії з метою

збору потрібної інформації, що, в кінцевому рахунку, значно еконо

міт час

Рис 10-5 Присвойте елементу колірну категорію, щоб швидко визначати, що він собою являє

Найпростіший спосіб привласнити колірну категорію – клацнути на стовпці Categories (Категорії) у полі списку в поточному поданні Області Inbox (Вхідні) і Task List (Список справ) містять стовпці Categories зліва від стовпця прапорів (див рис 10 6) При роботі з компо нентом Calendar (Календар), як видно на рис 10 7, стовпець Categories (Категорії) відображається під областю Calendar (Календар) (Більш докладно про це розповідатиметься в наступному параграфі) У перед

Рис 10-6 Клацніть на стовпці Categories (Категорії) у списку Task List (Список справ),

щоб привласнити завданню колір

представленні Contacts (Контакти) стовпець Categories (Категорії) є частиною списку Contacts (Контакти) (див рис 10 8)

Рис 10-7 Стовпець Categories (Категорії) в поданні Calendar (Календар) відображається під областю приписи

Рис 10-8 Привласнюйте контактам колірні категорії

для їх розподілу за посадою, компанії або встановленим взаєминам

Примітка У списку Contacts (Контакти) стовпець Categories (Категорії) відображається на декілька стовпців правіше на даному малюнку стовпець Categories (Категорії) був переміщений вліво, щоб його було видно на прикладі

Щоб змінити колір виділеної категорії, клацніть правою кнопкою кой миші на елементі у списку або на панелі To Do (Список справ) Неза но від того, чи є елемент завданням, приписом, сообщени ем або контактом, просто клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть Categorize (Категорії) після цього виберіть потрібну катего рію для елемента (див рис 10 9)

Рис 10-9 Змініть колірну категорію, клацнувши на елементі правою кнопкою миші

Рада Якщо ви регулярно використовуєте одну і ту ж категорію, налаштуйте функцію Quick Click, що дозволяє зробити категорію присвоєної за замовчуванням одним клацанням миші на елементі Клацніть правою кнопкою миші на елементі і виберіть Categorize (Категорії) потім виберіть Set Quick Click (Включити Quick Click) Виберіть колір для категорії Quick Click і натисніть OK, щоб зберегти параметри

Джерело: Мюррей Кетрін, Нові можливості системи Microsoft Office 2007 / Мюррей К; пер з англ – М: Видавництво «ЕКОМ», 2007 – 248 с: Ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*