Друк листів

У цьому розділі мова піде про те, як готувати документи Excel висновку на папір, задавати параметри друку, контролювати розриви сторінок, попередньо переглядати підготовлені до друку книги, а також про роботу диспетчера звітів Незважаючи на те що глава цілком присвячена друку робочих аркушів, ви можете з деякими застереженнями використовувати освоєння тут прийоми і стосовно до діаграм Дана тема детально висвітлена в главі 24, «Основні прийоми створення діаграм»

Управління зовнішнім виглядом сторінок

Для налаштування зовнішнього вигляду друкованих сторінок призначена команда Параметри сторінки (Page Setup) меню Файл (File) Вкладки цього діалогового вікна дозволяють управляти орієнтацією, масштабом, полями, верхніми і нижніми колонтитулами і нумерацією сторінок

Параметри сторінок

Вкладка Сторінка (Page) діалогового вікна Параметри сторінки (Page Setup), показаного на рис 111, є однією з основних вкладок, до якої ви будете звертатися найчастіше Саме на ній задаються параметри, що визначають орієнтацію, масштаб, розмір паперу та якість друку, а також номери друкованих сторінок

Рис 111 Вкладка Сторінка дозволяє вибрати орієнтацію, масштаб, розмір паперу та якість друку, а також встановити номери друкованих сторінок

Орієнтація

Розділ Орієнтація (Orientation) вкладки Сторінка визначає, як буде виводитися робочий лист: вертикально – перемикач в положенні Книжкова (Portrait) або горизонтально – перемикач в положенні Альбомна (Landscape) За замовчуванням застосовується книжкова орієнтація

Масштаб

Excel дозволяє змінювати розмір друкованих аркушів двома способами: завданням масштабного коефіцієнта (від 10 до 400%) або обмеженням загальної кількості сторінок всього звіту У першому випадку масштабний коефіцієнт діє як по горизонталі, так і по вертикалі Тобто, якщо при стандартних розмірах документ займає дві сторінки у висоту і одну в ширину, то, помістивши його на одну друковану сторінку, в результаті ви отримаєте документ, однаково стиснене в обох напрямках Навряд чи вас влаштує такий вигляд майбутнього звіту Варіант Розмістити не більше ніж на (Fit To Page) підходить для друку листів, трохи перевищують розмір встановленої друкованої сторінки по ширині або по висоті Якщо ж цей параметр не задіяний, вам доведеться витратити чимало часу, форматуючи робочий лист, підганяючи висоту шрифту, налаштовуючи ширину стовпців і висоту рядків Щоб повернутися до стандартного розміру друкованої сторінки, встановіть перемикач в положення Встановити (Adjust То) і введіть в поле лічильника % Від натуральної величини (the% Normal Size) значення 100

Розмір паперу і якість друку

Вміст розкривних списків Розмір паперу (Paper Size) і Якість друку (Print Quality) визначається драйвером принтера за замовчуванням Більшість лазерних принтерів підтримують друк з роздільною здатністю 600, 300 або 150 dpi (точок на дюйм) Більш високий дозвіл покращує якість друку, але суттєво уповільнює її час Ці та інші параметри друку можна встановити в діалоговому вікні драйвера принтера, яке виводиться на екран, якщо клацнути на кнопці Властивості (Options) у верхній частині вкладки Сторінка

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про драйвери принтера див останній розділ даної глави

Автоматичне перетворення A4/Letter

У новій версії Excel підтримується автоматичне перетворення розмірів сторінок Справа в тому, що хоча в багатьох країнах стандартним форматом паперу вважається Letter (8,5 х 11 дюймів), типорозмір А4 (210 х 297 мм) також затребуваний досить широко Тепер ви можете друкувати на принтерах, що підтримують стандартний розмір Letter, сторінки формату А4 (і навпаки), при цьому Excel без вашої участі, «На льоту», налаштовує параметри сторінки Щоб відключити автоматичне перетворення

A4/Letter, на вкладці Міжнародні (International) діалогового вікна Параметри

скиньте прапорець Перетворення A4/Letter (Allow A4/Letter Paper Resizing)

Номер першої сторінки

Поле Номер першої сторінки (First Page Number) діалогового вікна Параметри сторінки має сенс заповнювати тільки тоді, коли ви збираєтеся включати номери сторінок в верхній або нижній колонтитул вашого документа Якщо це саме той випадок, то в якості початкового номера допускається вибрати будь-яке ціле і навіть негативне число За умовчанням в даному полі встановлений варіант Авто (Auto), але ви маєте право змінити це значення

Поля

Ви можете налаштовувати поля друкованої сторінки таким чином, щоб поміщати на ній максимум інформації, задавати розміри для верхнього і нижнього колонтитулів, вибирати підходящий варіант вирівнювання Вкладка Поля (Margins) діалогового вікна Параметри сторінки дозволяє змінювати верхнє, нижнє, ліве і праве поля друкуються аркушів Як показано на рис 112, за замовчуванням висота верхнього і нижнього полів дорівнює 2,5 см, а ширина лівого і правого полів – 2 см

Рис 112 Вкладка Поля діалогового вікна Параметри сторінки

Коли ви міняєте розміри полів, на макеті сторінки в центрі вкладки Поля синхронно зміщуються лінії, що позначають відступи на друкованій сторінці

При необхідності додати на сторінку верхні або нижні колонтитули встановіть розміри полів для цих колонтитулів у відповідних полях

Центрування

При друку Excel вирівнює робочі листи щодо лівого верхнього кута друкованих сторінок Якщо потрібно розташувати змістовні дані по центру сторінки відносно вертикалі або горизонталі, встановіть один або обидва прапорця в розділі Центрировать на сторінці (Center On Page) на вкладці Поля діалогового вікна Параметри сторінки

Колонтитули

Вкладка Колонтитули (Header / Footer) (рис 113) дозволяє вводити на кожну друковану сторінку верхні і / або нижні заголовні поля, в які зазвичай поміщається довідкова інформація про документ: назва файлу, дата його створення, номер сторінки, імя автора і т д За замовчуванням Excel має колонтитули на відстані 0,5 см від верхнього і нижнього країв аркуша паперу, але ви можете змінити ці значення, використовуючи вкладку Поля

Спочатку розкриваються списки Верхній колонтитул (Header) і Нижній колонтитул (Footer) містять один і той же набір пропонованих варіантів, причому деякі з них автоматично враховують ваше імя або назва організації Коли ви виділяєте елемент списку, в примикає до нього області попереднього перегляду показується відповідний приклад

Рис 113 Вкладка Колонтитули діалогового вікна Параметри сторінки

Створення користувальницьких колонтитулів

Якщо запропоновані на вибір заготовки колонтитулів вам не підходять, ви завжди має право створити власні або змінити будь-які з стандартних варіантів Після того як ви створите власні колонтитули, Excel додасть їх у відповідні списки поточної книги Клацніть на кнопці Створити верхній колонтитул (Custom Header), щоб вивести на екран діалогове вікно, показане на рис 114, або на кнопці Створити нижній колонтитул (Custom Footer), щоб відкрити аналогічне вікно, але для створення нижнього колонтитула

Всього сторінок

Дата Файл Лист

Шрифт

Номер сторінки

Час Шлях /

файл

Формат малюнка

Додати малюнок

Рис 114 Діалогове вікно Верхній колонтитул

РАДА

Ви можете створити верхній і нижній колонтитули для використання за замовчуванням

Для цього відкрийте нову книгу, створіть ці верхній і нижній колонтитули і збережіть книгу в папці XLStart під імям Книга-xls (Bookxl) s Детальніше про папку XLStart див розділ

«Додавання шаблонів в папку XLStart» глави 9

Інформацію, яку ви ставите в колонтитули, таку як поточний час, дата і номер друкованої сторінки, Excel кодує в потрібному йому вигляді Причому вам зовсім необовязково знати ці коди Просто клацніть на потрібному полі: Зліва (Left Section), У центрі (Center Section) або Справа (Right Section), а потім скористайтеся відповідними кнопками, розташованими над цими полями:

► Шрифт (Font) Відкриває однойменне діалогове вікно, що дозволяє задати розмір і тип шрифту для виділеного тексту

► Номер сторінки (Page Number) Вставляє номер сторінки в вибране поле

► Всього сторінок (Total Pages) Вставляє значення загальної кількості сторінок в заданий поле зазвичай використовується у поєднанні з номером сторінки, створюючи конструкцію Сторінка X з Y

► Дата (Date) Додає у вибраний розділ колонтитула поточну дату

► Час (Time) Додає поточний час

► Шлях / Файл (Path & File) Вставляє у вибраний розділ колонтитула шлях до папки та імя файлу, що друкується

► Файл (File Name) Додає тільки імя файлу поточної книги

► Ліст (Sheet Name) Вставляє в вибране поле колонтитула імя поточного листа

► Додати малюнок (Insert Picture) Відкриває діалогове вікно Додавання малюнка

(Insert Picture), дозволяючи вибрати картинку, яка буде поміщена в поле

► Формат малюнка (Format Picture) Відкриває діалогове вікно Формат малюнка (Format Picture), призначене для налаштування параметрів вставляється зображення

Щоб задати довільний текст, клацніть на відповідному полі колонтитула і введіть потрібні символи Якщо ви хочете розмістити текст в декількох рядках, завершуйте кожну рядок натисканням клавіші Enter Щоб включити в текст символ амперсанда (&), введіть його двічі

Додавання малюнків в колонтитули

Ви можете додавати в колонтитули малюнки, використовуючи кнопки Додати рисунок і Формат малюнка Після того як ви виберете потрібний малюнок в діалоговому вікні Додавання малюнка, Excel помістить в вибране поле верхнього або нижнього колонтитула посилання у вигляді & [Picture] (На відміну від інших кодів, програма не дозволяє просто ввести даний код у вигляді тексту в поле колонтитула, необхідно обовязково натиснути кнопку)

Потім клацніть на кнопці Формат малюнка і задайте необхідні розміри, яскравість і контраст зображення, кут повороту і масштаб (Зауважте, що ви не можете маніпулювати малюнком безпосередньо в поле колонтитула – для цього також необхідно відкрити діалогове вікно) Щоб добитися потрібного результату і належним чином підібрати розмір і розташування малюнка, вам доведеться вдатися до методу, проб і помилок, але результат вартий того На рис 115 показаний приклад вставки малюнка в колонтитули в режимі попереднього перегляду

Зміна шрифту колонтитулів

За замовчуванням Excel для всіх колонтитулів застосовує шрифт Arial розміром 10 пунктів Щоб встановити іншу гарнітуру, розмір або накреслення, виділіть в поле колонтитула текст, шрифт якого ви хочете змінити, і натисніть кнопку Шрифт (Font) В однойменному діалоговому вікні виберіть потрібні параметри шрифту Зверніть увагу, що всі зміни стосуються тільки тексту виділеного поля Щоб все колонтитули мали однаковий шрифт, доведеться повторити цю процедуру для кожного з елементів окремо

Рис 115 У колонтитули можна додавати малюнки

Параметри листа

Вкладка Лист (Sheet) діалогового вікна Параметри сторінки, показана на рис 116, відповідає за відображення при друку специфічних елементів аркуша, наприклад сітки, заголовків рядків і стовпців, приміток, а також задає послідовність виведення сторінок на друк

Завдання заголовків стовпців і рядків для друку

На багатьох робочих аркушах заголовки рядків і стовпців, що ідентифікують категорії даних, знаходяться тільки в крайніх лівих стовпцях і у верхніх рядках Якщо Excel розбиває великий звіт на сторінки, ці заголовки виявляються тільки на першій сторінці надрукованого документа, що ускладнює сприйняття інформації Щоб змусити програму виводити заголовки окремих рядків і / або стовпців на кожній друкованій сторінці, потрібно звернутися до можливостей так званої наскрізний друку (Print titles) рядків і стовпців

Припустимо, що ви хочете спостерігати вміст стовпчика А і рядка 3 на всіх сторінках звіту Для цього спочатку клацніть на полі Наскрізні рядки (Rows To Repeat At Тор), а потім – на заголовку рядка 3 або на будь-якій комірці цього рядка (Щоб задати кілька суміжних рядків, виділіть їх покажчиком миші) Якщо потрібна частина листа не видно цілком в момент виділення, натисніть кнопку праворуч від поля Наскрізні рядки Вікно згорнеться, щоб дозволити вам виділити необхідні осередки

Для того щоб знову розгорнути його, клацніть на кнопці з правого боку поля Потім клацніть на поле Наскрізні стовпці (Columns To Repeat At Left) і виділіть заголовок стовпчика А чи будь-яку клітинку цього стовпця Натисніть кнопку ОК

Рис 116 Вкладка Лист діалогового вікна Параметри сторінки

ПРИМІТКА

У деяких ранніх версіях Excel слід було бути обережним і не уникати наскрізних заголовків стовпців і рядків, оскільки в такому випадку вони могли надрукуватися двічі: один раз як звичайні заголовки, а другий раз в якості «наскрізні» Тепер цього не відбувається, і все заголовки друкуються тільки один раз

Замість того щоб виділяти заголовки на робочому листі, ви можете ввести їх назви безпосередньо в поля Наскрізні рядки і Наскрізні стовпці Наприклад, щоб задати рядки 3 та 4, введіть у відповідне поле 3:4 Для завдання стовпчика А введіть А: А Зверніть увагу, що для одиничної рядки чи шпальти номер або букву потрібно набирати двічі, розділяючи їх двокрапкою У вашій владі задати окремі наскрізні заголовки при друку кожного аркуша книги – Excel буде памятати всі заголовки всіх листів

РАДА

Щоб скасувати друк наскрізних заголовків, поверніться на вкладку Аркуш діалогового вікна Параметри сторінки і видаліть введені в поля значення Ще простіше це зробити, відкривши вікно Присвоєння імені (Define Name) Просто натисніть клавіші Ctrl + F3 і видаліть імя, яке містить слова «Заголовкі_для_печаті» (Print_Titles)

Друк сітки

За замовчуванням Excel Не друкує сітку, неважливо, відображається вона на екрані чи ні Але якщо ви хочете бачити сітку на паперовій копії, встановіть прапорець Сітка (Gridlines) на вкладці Лист діалогового вікна Параметри сторінки

Друк приміток

Примітки до комірок – це коментарі, створені за допомогою команди Примітки (Comment) меню Вставка Щоб включити примітки в друкований документ, скористайтеся спадним списком Примітки (Comments) Якщо зупинитися на варіанті В кінці листа (At End Of Sheet), програма додасть до звіту ще одну сторінку, на якій і будуть по черзі надруковані всі примітки до документа При виборі варіанту Як на аркуші (As Displayed On Sheet) примітки будуть повторювати своє розташування на робочому листі

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Детальніше про створення приміток до осередків див розділ «Додавання приміток» глави

Чорнова друк

Якщо ваш принтер підтримує режим чорнової друку, ви можете швидко, але з втратою якості, роздрукувати документ Для цього встановіть прапорець Чорнова (Draft Quality) на вкладці Ліст Даний режим зручний при друку на матричних або інших повільних принтерах, але, якщо ваш залізний друг не має відповідного режиму, установка прапорця Чорнова ніяк не вплине на швидкість обробки сторінок

Друк в чорно-білих тонах

Зверніть увагу: якщо при створенні робочих аркушів ви розфарбовували їх кольоровими заливаннями і візерунками, але для друку користуєтеся чорно-білим принтером, то розумніше встановити на вкладці Лист прапорець Чорно-біла (Black And White) У цьому випадку документ друкується тільки чорної і білої фарбами, вихідні кольори будуть замінені еквівалентними їм відтінками сірого кольору

Друк заголовків рядків і стовпців

Встановивши на вкладці Лист прапорець Заголовки рядків і стовпців (Row And Column Headings), ви вкажете Excel на необхідність друку номерів рядків лівіше, а букв стовпців вище даних робочого аркуша Такий режим може бути корисний, якщо ви хочете, щоб вихідний документ відображав структуру робочого аркуша

Послідовність виведення діапазонів робочих аркушів

При друку великої звіту він розбивається на окремі секції, розмір яких визначається поточними налаштуваннями сторінки Якщо документ занадто великий і не

поміщається на одній друкованій сторінці, його друк за замовчуванням виконується в такому порядку: «вниз, потім вправо» Наприклад, якщо область друку включає в себе 120 рядків і 20 стовпців, a Excel в силах помістити на одній друкованій сторінці тільки 40 рядків і 10 стовпців, то на сторінці 1 будуть надруковані перші 40 рядків і перші 10 стовпців, на сторінці 2 – наступні 40 рядків і ті ж перші 10 стовпців, на сторінці 3 – останні 40 рядків і знову перші 10 стовпців Потім на сторінку 4 потраплять перші 40 рядків і наступні 10 стовпців і т д Якщо ви віддаєте перевагу інший порядок, встановіть нижній перемикач на вкладці Лист в положення не Вниз, потім вправо (Down, Then Over) (за замовчуванням), а в положення Вправо, потім вниз (Over, Then Down)

Налаштування розривів сторінок

Для налаштування розривів сторінок слід у меню Вид вибрати команду Розмітка сторінок (Page Break Preview) Щоб перемістити лінії розриву, використовуйте мишу (рис 117) У режимі розмітки сторінок ви можете також редагувати робочий лист

РАДА

Нами вже не раз згадувалася надбудова Spreadsheet Assistant Крім додавання в інтерфейс безлічі приємних дрібниць, вона надає меню Assistants (Допомога), а в ньому – підміню Print Assistants (Допомога з друку) У число можливостей останнього входить поширення установок друку на інші аркуші та ін Виберіть команду Update Print Footer And Headers (Оновити колонтитули), щоб відкрити діалогове вікно, показане нижче У ньому ви можете визначити колонтитули для декількох листів відразу

Рис 117 У режимі розмітки сторінок лінії розриву зображуються штрихами для зміни місця розташування розривів використовуйте мишу

Розриви сторінок, які Excel розставляє за замовчуванням, відображаються у вигляді штрихових ліній, також у цьому режимі виводяться і номера друкованих сторінок Якщо вас не влаштовує розташування якої-небудь лінії розриву, просто перетягніть її на нове місце Тепер цей розрив стане примусовим і буде відображатися суцільною лінією Щоб вийти з режиму розмітки сторінок і повернутися до звичайній роботі з листом, виберіть у меню Вигляд команду Звичайний (Normal)

РАДА

Щоб прибрати штрихові лінії з екрану, перейдіть на вкладку Вид діалогового вікна Параметри і скиньте прапорець Авторазбіеніе на сторінки (Page Breaks)

Якщо ви спробуєте збільшити друковану сторінку до розмірів більших, ніж це передбачено максимальними значеннями, встановленими в діалоговому вікні Параметри сторінки, програма застосує до них масштабний коефіцієнт так, щоб позначена лініями розриву сторінка повністю поміщалася на друкованому аркуші При цьому на вкладці Сторінка даного вікна в поле з лічильником Встановити (Adjust To) буде виведений застосований масштабний коефіцієнт

Для того щоб повернути назад автоматичне розбиття, перетягніть суцільні лінії вліво за стовпець заголовків рядків або вгору за рядок заголовків стовпців

Примусові розриви сторінок

Якщо вас не влаштовує автоматична розбивка сторінок, здійсніть її своїми силами Щоб додати нову лінію розриву, виділіть комірку безпосередньо під рядком або безпосередньо правіше стовпця, де проходитиме лінія розриву, і виберіть у меню Вставка команду Розрив сторінки (Page Break) Якщо нижче і правіше виділеної комірки знаходяться осередки, містять дані, Excel проводить і вертикальну і горизонтальну лінії розриву Щоб видалити розрив сторінки, виділіть комірку нижче горизонтальної лінії або правіше вертикальної лінії і виберіть у меню Вставка команду Прибрати розрив сторінки (Remove Page Break)

РАДА

Якщо у вікні Параметри сторінки на вкладці Сторінка перемикач Масштаб встановлений у положення Розмістити не більше ніж на (Fit To), Excel ігнорує примусові розриви Справа в тому, що в цьому режимі програма масштабує виділену для друку область так, щоб весь лист був надрукований на заданому числі сторінок Щоб скасувати даний режим розбивки на сторінки, встановіть перемикач в положення Встановити (Adjust To) Це дозволить роздрукувати лист відповідно до примусової розбивкою на сторінки

Ну, а якщо ви все ж таки віддаєте перевагу самі задавати кількість сторінок для друку і при цьому управляти розривами сторінок, спробуйте задати області друку вручну, причому так, щоб вони були несуміжними Тоді Excel стане друкувати кожен несуміжний діапазон як окрему сторінку Виділяйте несуміжні діапазони, утримуючи клавішу Ctrl При бажанні ви можете виділити будь-яку кількість діапазонів Закінчивши, виберіть а меню Файл команду Область друку (Print Area), а потім – Задати (Set Print Area)

РАДА

Щоб видалити всі розриви сторінок на аркуші, клацніть на його верхній лівій клітинці (в області заголовків) тим самим ви виділите весь робочий лист Далі виберіть у меню Вставка команду Скидання розривів сторінок (Reset All Page Breaks)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*