Налаштування розмірів осередків

Заповнюючи даними листи книг, ви, можливо, задавалися питанням: для чого, власне, потрібно форматування Відповісти на нього дуже просто Порівняйте рис 81 з рис 82, і ви відразу помітите різницю Незважаючи на те що на обох малюнках представлені одні й ті ж дані, інформація на рис 82 більш наочна і її простіше інтерпретувати Все це досягається за рахунок форматування даних Отриманих нами знань вже достатньо, щоб глибоко вивчити питання про те, як і в якому вигляді представляти дані, щоб з ними було легко і зручно працювати

Рис 81 Всі значення на цьому аркуші мають форматування, що привласнюється за замовчуванням

Рис 82 Форматування полегшує сприйняття даних на робочому листі

Основи форматування

Щоб відформатувати який-небудь елемент на робочому листі Excel, досить виділити його і застосувати до нього одну з команд меню Формат (Format) При виборі команди Осередки (Cells) на екран виводиться діалогове вікно Формат ячеек

(Format Cells), представлене на рис 83, в якому сконцентровані основні засоби форматування Далі в цьому розділі ми докладно зупинимося на кожному з керуючих елементів даного діалогового вікна

РАДА –  –

За допомогою клавіатури діалогове вікно Формат ячеек відкривається поєднанням клавіш

Ctrl+1

Після вибору одного з форматів в-списку Числові формати (Categories), розташованого з лівого боку вкладки Число (Number) діалогового вікна Формат ячеек, з правого боку зявиться додаткова інформація, відповідна налаштувань обраного елемента Трохи вище в поле Зразок (Sample) показується, як виглядатиме вміст комірки після застосування до неї зазначеного формату

Рис 83 У діалоговому вікні Формат ячеек зібрані всі основні команди форматування робочого аркуша

При роботі з діалоговим вікном Формат ячеек памятайте про наступне:

► форматування зберігається до тих пір, поки до осередку не будуть застосовані команда,

його видаляє, або новий формат

► при редагуванні і зміні значень у клітинці немає необхідності пере-

форматувати її заново

► при копіюванні і вирізанні осередку разом з її вмістом копіюється і зберігається в буфері обміну і її форматування

Щоб скинути всі призначені формати, виділіть клітинку або діапазон клітинок і в меню Редагування виберіть команду Очистити ► Формати (Clear ► Formats) Якщо потрібно видалити

також і вміст комірок, виберіть команду Очистити ► Всі (Clear ► All) Детальніше про команду Очистити розповідається в розділі «Очищення осередків і скидання форматування» глави 7

РАДА -:

Для однакового форматування (або видалення форматів) одних і тих же діапазонів осередків в декількох аркушах однієї книги має сенс використовувати прийоми групового редагування Цій техніці присвячений розділ «Редагування групи листів» глави 7

На панелі інструментів Стандартна розташована дуже зручна кнопка Формат за зразком (Format Painter) З її допомогою можна копіювати форматування виділених осередків в інші осередки того ж самого листа й інших листів поточної книги і навіть в інші книги

РАДА

Якщо кнопки Формат за зразком не видно на екрані, клацніть на маленькій кнопці зі стрілкою з правого боку панелі інструментів і виберіть у меню команду Відображати кнопки на двох рядках (Show Buttons On Two Rows) Правда, за умовчанням найбільш часто востребуемих кнопки «осідають» на панелях інструментів, навіть якщо останні розташовуються в одному рядку Тому, щоб не втрачати з виду кнопку Формат за зразком, досить періодично звертатися до неї

Щоб скопіювати формат небудь осередку чи області на аркуші, виділіть її та клацніть на кнопці Формат за зразком (Поруч з покажчиком миші зявиться невеликий значок у вигляді кисті) Потім виділіть клітинку або діапазон, до яких потрібно застосувати вибраний формат Ось і все

ПРИМІТКА

Кнопка Формат за зразком – одна з найбільш часто використовуваних кнопок – відображається на панелі інструментів Стандартна, а не на панелі інструментів Форматування, якій вона по ідеї повинна належати Якщо ви хочете «відновити справедливість», перетягніть її, утримуючи клавішу Alt, з панелі на панель

Якщо для копіювання виділена одна комірка, все одно в місці вставки застосовуються всі формати вихідного діапазону, починаючи з виділеної комірки і далі вниз і вправо У той же час, коли в якості області вставки виділений деякий діапазон, враховуються розміри початкового діапазону У разі коли відформатовану область відрізняється за розміром від копируемой, початковий набір форматів при необхідності використовується повторно або урізається

Панель інструментів Форматування

Багато хто з найбільш часто застосовуваних засобів форматування викликаються кнопками панелі інструментів Форматування, показаної на малюнку нижче

Але в установленому за замовчуванням режимі відображення кнопок в один рядок не всі кнопки можуть бути видні на екрані Проте отримати до них доступ при необхідності зовсім неважко

З лівого боку панелі інструментів форматування знаходяться два списки: Шрифт (Font) і Розмір (Font Size), а далі йдуть кнопки: Жирний (Bold), Курсив (Italic), Підкреслений (Underline), По лівому краю (Align Left), По центру (Center), По правому краю (Align Right), Обєднати і помістити в центрі (Merge And Center), Грошовий формат (Currency Style), Процентний формат (Percent Style), Формат з роздільниками (Comma Style), Збільшити розрядність (Increase Decimal), Зменшити розрядність (Decrease Decimal), Зменшити відступ (Decrease Indent), Збільшити відступ (Increase Indent), Межі (Borders), Колір заливки (Fill Color) і Колір шрифту (Font Color) Щоб побачити назву будь-якої з кнопок, помістіть над нею покажчик миші – на екрані зявиться спливаюча підказка

При розташуванні панелей інструментів в одному рядку на екрані поміщається тільки частина кнопок панелі інструментів Форматування Щоб панель прийняла вид, як на малюнку, можна відєднати її і перетягнути до центру екрану, зробивши плавающей1 Також можна отримати доступ до будь-якої з кнопок, якщо клацнути на кнопці Параметри панелей інструментів (у правого краю панелі) Після вибору будь-якої «захованої»

кнопки вона вводиться до складу відображається на екрані частини панелі Форматування, але при цьому інша, рідше використовувана кнопка зникне з панелі, щоб звільнити місце обраної

Автоформатирование

Команда Автоформат (AutoFormat) дозволяє швидко і легко застосувати до обраному діапазону робочого листа набір стандартних налаштувань форматування, що змінюють стиль, шрифт, вирівнювання, кордони, фоновий малюнок, ширину стовпців і висоту рядків виділеного діапазону Такі набори зібрані в діалоговому вікні Автоформат (AutoFormat), представленому на рис 84

ПРИМІТКА — –

Якщо діалогове вікно Автоформат у вас на екрані виглядає не так, як показано на рис 84,

натисніть кнопку Параметри (Options)

Команду Автоформат можна застосувати до будь-якого діапазону комірок, який засіб автоформатування розпізнає яктаблицю, –просто клацніть на будь-якому місці в межах таблиці або діапазону комірок і виберіть у меню Формат команду Автоформат Потім в зявилося на екрані діалоговому вікні Автоформат виберіть зразок форматування

1 Панель матиме трохи інший вигляд, але всі кнопки також зявляться на екрані, якщо розмістити її в окремому рядку Детальну інформацію з теми см в розділі 3 – Прямуючи перев

Коли ви натиснете кнопку ОК, Excel виділить цілком всю таблицю і застосує до неї зазначений формат У процесі автоматичного форматування таблиці враховуються позиції формул, констант і тексту В принципі, для форматування простих таблиць достатньо і стандартних зразків, але найчастіше після їх застосування ще потрібна деяка доробка Наприклад, щоб перетворити дані, наведені на рис 81, до виду, представленому на рис 85, ми скористалися набором Список 3 (List 3)

Рис 84 Діалогове вікно Автоформат пропонує набір заздалегідь визначених форматів, що міняють вигляд комірок робочого листа всього одним клацанням

При накладенні автоформатування врахуйте наступне:

► Якщо вас не влаштовує отриманий вигляд таблиці, відмініть останню операцію, вибравши в меню Правка команду Скасувати автоформат (Undo AutoFormat) або натиснувши клавіші Ctrt + Z

► Межі таблиці визначаються або по незаповненим рядках і стовпчиках, або по сторонах робочого аркуша Спробуйте додати до таблиці порожні стовпці або рядки, щоб чітко окреслити ту область, до якої буде застосовано автоформатирование

► Якщо виділити більше одного осередку, автоформатирование вплине тільки на цей виділений діапазон Таким чином, існує спосіб застосувати автоформатирование до порожніх осередкам поза таблиці – слід виділити включає їх діапазон

► При натисканні кнопки Параметри в нижній частині діалогового вікна Автоформат зявляється розділ Змінити (Formats To Apply) Знімаючи і встановлюючи його прапорці, можна змінювати параметри автоформатування, причому зміни будуть відразу ж відображатися на зразках таблиць

Рис 85 За допомогою команди Автоформат можна за лічені секунди перетворити

«Сирий» лист даних в більш прийнятну табличну форму

РАДА

Спочатку введіть дані на робочий лист, відформатувати його ви завжди встигнете Іноді занадто раннє форматування лише шкодить – надалі більше часу доведеться витратити на усунення наслідків Тому ми настійно рекомендуємо спочатку продумати всі деталі і лише потім застосовувати до таблиці потрібне форматування

Щоб отримати таблицю, зображену на рис 82, можна почати з застосування автоформата Список 3, але потім, все одно, за допомогою кнопок панелі інструментів Форматування знадобиться внести деякі додаткові зміни, що покращують візуальне сприйняття таблиці:

► виділіть клітинку А1 і виберіть у списку Розмір (Font Size) розмір шрифту 24

► виділіть комірки A3, B2: G2, клацніть на кнопці Колір заливки (Fill Color) і виберіть

Жовтий (Yellow)

► нарешті, виділіть діапазон B4: G16 і клацніть на кнопці Грошовий формат

(Currency Style)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*