Захист даних

На додаток до захисту файлів за допомогою паролів Excel пропонує набір засобів для захисту книг, структури книг, окремих осередків, графічних обєктів, діаграм, сценаріїв, вікон і т д від несанкціонованого доступу або зміни Також можна дозволити для захищених аркушів проведення тільки строго певних операцій редагування

За замовчуванням Excel блокує доступ до всіх комірок і діаграм, але цей захист не буде задіяна, поки ви не виберете команду Сервіс ► Захист ► Захистити лист (Tools ► Protection ► Protect Sheet) На екрані зявиться діалогове вікно, зображене на мал 521 Обираєте в ньому варіанти захисту застосовуються тільки до поточного листу

Після включення захисту змінити заблокований елемент буде вже неможливо При спробі зробити це Excel виведе на екран попередження Як можна бачити з малюнка, у списку Дозволити всім користувачам цього листа (Allow »All Users Of This Worksheet To) пропонуються різні операції редагування, I які можна вирішити навіть для захищених аркушів Крім того, в нижній частині списку перебувають команди, що дозволяють сортування даних аркуша, застосування автофільтра, створення зведеної таблиці, а також редагування обєктів і сценаріїв

Рис 521 Діалогове вікно Захист листа дозволяє захистити лист,

зберігши частину можливостей по редагуванню

Зняття захисту з окремих осередків

Якщо вибрати команду Захистити лист, не уточнюючи, які саме елементи даного листа повинні бути захищені, то за замовчуванням будуть заблоковані всі осередки Однак у більшості випадків такої необхідності немає Наприклад, розумно заблокувати всі комірки з формулами і форматуванням, але залишити незахищеними інші осередки, щоб при введенні нових даних не потрібно було знімати захист з усього листа Тому, перш ніж захищати лист, виділіть комірки, які хочете залишити незаблокованими, і потім у меню Формат (Format) виберіть команду Осередки (Cells) У розпочатому діалоговому вікні Формат ячеек (Format Cells) на вкладці Захист (Protection) зніміть прапорець Захищається ланка (Locked), як показано на рис 522

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Більш докладно про захист книг із загальним доступом розповідається в розділі «Спільне використання книг в мережі» глави 19

РАДА

Майте на увазі, що в Excel немає ніякого індикатора, який повідомляє про захищеність осередки Щоб відрізнити заблоковані осередку від звичайних, ми радимо змінити їх форматування Наприклад, пофарбуйте їх ^ в інший колір або додайте рамки

Захист робочих книг

Можна також заздалегідь убезпечити себе від зміни структури книги і зафіксувати положення її вікон Для цього використовується команда Захистити книгу (Protect Workbook) того ж підміню Захист меню Сервіс Діалогове вікно Захист книги продемонстровано на рис 523

Рис 522 Вкладка Захист діалогового вікна Формат ячеек дозволяє зняти захист з виділених осередків

Рис 523 Діалогове вікно Захист книги дозволяє встановити режим захисту книги в цілому

РАДА

Для вільного переміщення між незахищеними осередками заблокованого листа можна використовувати клавішу Tab

Доступ за паролем до діапазонів осередків

Якщо потрібно убезпечити не всю книгу або аркуш цілком, а лише окремі осередки, виберіть у підменю Захист меню Сервіс команду Дозволити зміну діапазонів (Allow Users To Edit Ranges) Вона доступна тільки для незахищених рмстов На екрані зявиться однойменне діалогове вікно, показане на рис 524

! 3десь можна конкретно вказати тих користувачів, яким буде відкритий доступ на редагування діапазону

Рис 524 У цьому вікні задається діапазон доступних для зміни осередків захищеного листа, а також список користувачів, яким дозволено їх редагування

Як тільки в діалоговому вікні Дозволити зміну діапазонів ви натиснете кнопку Створити (New), щоб додати до списку новий діапазон комірок, на екрані зявиться діалогове вікно Новий діапазон (New Range), представлене на рис 525 Введіть у полі Імя (Name) назва блоку осередків, до якого ви відкриваєте доступ іншим особам Потім введіть посилання на діапазон або його імя в поле Осередки (Refers To Cells) або клацніть на кнопці праворуч від поля Осередки і виділіть мишею потрібний діапазон

Рис 525 Вкажіть діапазон комірок захищеного листа, який можна буде редагувати іншим користувачам

Щоб зберегти інформацію про те, кому і що ви дозволили робити в даній книзі, встановіть прапорець Вставити відомості про дозволи в нову книгу (Paste Permissions Information Into A New Workbook ) У діалоговому вікні Дозволити зміну діапазонів Зверніть увагу, що, перебуваючи в цьому діалоговому вікні, можна швидко відкрити діалогове вікно Захист листа – досить натиснути кнопку Захистити лист (Protect Sheet) А натиснувши кнопку Дозволи (Permissions), ви отримаєте можливість вказати тих мережевих користувачів, яким потрібно надати доступ до кожного з діапазонів (рис 526)

Рис 526 Налаштуйте доступ користувачів до кожного з діапазонів осередків

Рис 527 Клацніть на кнопці Додати (Add) в діалоговому вікні Дозволи, щоб додати в список авторизованих користувачів

У діалоговому вікні Дозволи перераховані всі користувачі, яким дозволено редагування робочого листа, а також вказано, чи потрібно для цього ввести заданий пароль чи ні Для кожного елемента в списку Імя (Group Or Users Names) можна визначити, чи доступне стоїть за ним особам зміна листа без вказівки пароля (прапорець Дозволити (Allow) в полі під списком) чи ні (прапорець Заборонити (Deny) там же) Тим самим ви при бажанні подвійно обмежуєте доступ до редагування листа: по-перше, дозволяючи зміни тільки конкретним користувачам, а по-друге, за допомогою пароля

ПРИМІТКА

Щоб активізувати списки авторизованих користувачів, для кожного з діапазонів обовязково слід визначити пароль в діалоговому вікні Новий Діапазон (див рис 525) або в ідентичному діалоговому вікні Зміна діапазону (Modify Range) В іншому випадку, тобто якщо пароль для діапазону не заданий, осередки зможе редагувати будь-який користувач

Користувачі та групи додаються в список в діалоговому вікні Дозволи таким чином Натисніть кнопку Додати (Add), а потім клацніть на кнопці Додатково (Advanced) Тоді відкрилося діалогове вікно Вибір: Користувачі або Групи (Select Users or Group) прийме вид, як на рис 527 Клацання на кнопці Пошук (Find Now) дозволяє виявити всіх користувачів і всі групи, доступні в системі Але, якщо компютер підключений до досить великої мережі, така процедура може зайняти багато часу У цьому випадку має сенс обмежити область пошуку, задавши параметри в розділі Загальні запити (Common Queries) Ще сильніше звузити рамки пошуку дозволяє точне визначення типу обєкта (кнопка Типи обєктів (Object Type)) і його місцезнаходження (кнопка Розміщення (Locations)) Коли всі знайдені елементи зявляться в полі в нижній частині діалогового вікна, виділіть необхідні та натисніть кнопку ОК Щоб виділити відразу кілька елементів, утримуйте Ctrl;

Не потрібно забувати про те, що після всього цього треба активізувати захист аркуша, вибравши команду Сервіс ► Захист ► Захистити лист або клацнувши на кнопці Захистити лист в діалоговому вікні Дозволити зміну діапазонів

ДИВИСЬ ТАКОЖ

У розділі «Керування правами доступу до документів» глави 19 описується настройка пятирівневого дозволу А спільна робота більш докладно розглядається в тій же розділі «Спільне використання книг в мережі »глави 19

Приховування формул і листів

Якщо на захищеному аркуші до осередків застосувати приховування формул, тобто встановити прапорець Приховати формули (Hide Formulas) на вкладці Захист (Protection) діалогового вікна Формат Осередків (Format Cells) (див рис 522), то при активізації таких осередків містяться в них формули не відображаються в рядку формул Самі формули, зрозуміло, зберігаються, вони просто стають недоступні для перегляду У будь-якому випадку результати обчислень залишаються видимими

ДИВИСЬ ТАКОЖ –

Більш докладно про приховування самих чисел в осередках йдеться в розділі «Приховування значень за допомогою форматування» глави 8

При бажанні можна заховати і цілі листи книги У прихованих аркушах всі дані і результати обчислень точно так же зберігаються і доступні за посиланнями, тоді як самі листи переглянути неможливо Клацніть на ярлику аркуша, який ви збираєтеся заховати, і виберіть команду Формат ► Лист ► Приховати (Format ► Sheet ► Hide) На відміну від приховування осередків, приховування листів відбувається негайно ж Після цього в підміню Лист стає доступна команда Відобразити (Unhide), що дозволяє знову зробити аркуш видимим Однак якщо після приховування листа вибрати команду Сервіс ► Захист ► Захистити лист, то команда Відобразити виявиться недоступною Таким чином, лістневідімка буде захищений подвійно

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Захист книг докладніше розглядається в розділі «Приховування і захист книг» глави 6

Введення паролів

Після вибору в меню Захист команди Захистити лист, Захистити книгу або Захистити книгу і дати загальний доступ на екрані зявляється діалогове вікно, в якому слід ввести пароль, необхідний для зняття захисту Тут для кожного елемента можна використовувати індивідуальний пароль або ж визначити єдиний варіант для зняття захисту як з аркуша, так і цілком зі всієї книги

УВАГА

Установка паролів в Excel – відповідальне рішення Забувши пароль, ви позбудетеся єдиного легального способу зняття захисту з аркуша або книги Будьте уважні, запамятовуйте свої паролі з точністю до регістру букв

&nbsp

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*