Створення та ведення списків – ЧАСТИНА 2

Якщо з якихось причин вас не влаштовує автоматичне поширення форматів і формул, виберіть команду Параметри в меню Сервіс та на вкладці Правка (Edit) вікна зніміть прапорець Розширювати формати та формули в списках (Extend List Formats And Formulas)

Автозавершення введення значень в комірки

Досить часто в деяких стовпцях списку повторюється одна і та ж інформація

Наприклад, якщо в стовпці Регіон є чотири значення – Північ, Південь, Схід і Захід

– і список містить сотні рядків, вам довелося б набирати одні й ті ж чотири слова знову і знову Але автозавершення позбавить вас від безглуздої роботи Коли Excel зауважує, що ви починаєте вводити щось, що вже присутній в поточному стовпці, він пропонує завершити роботу за вас Для чотирьох назв регіонів вам достатньо вказати тільки перші літери С, Ю, В або3 і потім натиснути Enter, Tab або клавішу управління курсором, щоб прийняти запропонований варіант

Якщо автозавершення введення в силу якихось причин вас не влаштовує, відключіть його Виберіть у меню Сервіс команду Параметри, перейдіть на вкладку Правка вікна і зніміть прапорець Автозавершення значень осередків (Enable AutoComplete For Cell Values)

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткову інформацію наведено в розділі «Автозавершення введення» глави 7

Перехід по клавіші Enter

Коли ви закінчуєте введення даних в комірку, натискаючи клавішу Enter, Excel no замовчуванням виробляє переміщення вниз на один рядок Якщо ви створюєте новий рядок у списку, натискаючи клавішу зі стрілкою вправо або клавішу табуляції після кожного введення значення в клітинку, а потім при досягненні правої межі діапазону натискаєте клавішу Enter, вона виступає в ролі клавіші повернення каретки на друкарській машинці, тобто переміщує курсор в саму ліву комірку наступного рядка Якщо такий перехід для вас в чомусь незручний, виберіть у меню Сервіс команду Параметри, перейдіть на вкладку Правка вікна Параметри і зніміть прапорець Перехід до іншої клітинки після введення (Move Selection After Enter)

ПРИМІТКА

Перехід по клавіші Enter не працює в обєктах типу «список»

РАДА

Щоб ніякий перехід після натискання Enter не виконувався, утримуйте клавішу Ctrl

Користувальницькі списки

Якщо вам доводиться регулярно створювати списки, що містять повторювані дані в декількох послідовних рядках, спростите собі завдання, створивши для користувача список, а потім просто вводите його перший елемент і перетягуйте маркер заповнення

ДИВИСЬ ТАКОЖ

Додаткова інформація по темі приведена в розділі «Створення користувальницьких списків»

глави 7

Робота зі списками як з обєктами

Якщо ви виділите будь-яку клітинку в списку і натиснете клавіші Ctrl + L (або виберете команду Дані ► Список ► Створити (Data ► List ► Create List)), Excel відкриє діалогове вікно, показане нижче

Назва цього діалогового вікна (і команди меню) викликає деякий подив У вас вже є список (навіть якщо ви встигли заповнити тільки рядок заголовків), навіщо ж створювати його знову Це не те, про ніж ви можете подумати, Excel має намір перетворити

ваш список в обєкт (List object) To є список отримає ті якості, якими раніше не володів, а саме:

► список як обєкт може публікуватися на сайті SharePoint

► команда Дані ► Список ► Рядок підсумків (Data ► List ► Total Row) включає і відключає відображення рядка підсумків внизу списку Excel дозволяє відобразити на цьому рядку суму значень, середнє, мінімальне значення і т д;

► обєкт списку можна швидко роздрукувати, натиснувши кнопку Друк списку (Print List Range) на панелі інструментів Список (List)

► обєкт списку розширюється при додаванні нових рядків

► стовпці, додаються безпосередньо праворуч від існуючих, автоматично включаються в обєкт списку

► діаграми, побудовані на шпальтах обєкта, розширюються при додаванні нових даних

► імена діапазонів, присвоєні стовпцях обєкта списку, поширюються на додаються дані

► список, захищений від випадкового видалення рядків і стовпців

► перехід по клавіші Enter не працює

ПРИМІТКА

Якщо ви не хочете, щоб ваш обєкт списку розширювався при додаванні рядків або стовпців, виберіть команду Параметри автозаміни (AutoCorrect Options) у меню Сервіс Потім на вкладці Автоформат при введенні (AutoFormat As You Type) вікна зніміть прапорець Включати в список нові рядки і стовпці (Include New Rows And Columns In List)

Перш ніж натиснути кнопку ОК у діалоговому вікні Створення списку, перевірте посилання на діапазон, їм запропоновану (якщо ви виділили понад одного осередку, але не весь список, вам доведеться виправити цю посилання або почати все спочатку з виділення одного осередку в списку) Залежно від наявності або відсутності заголовків стовпців, можливо, доведеться змінити стан прапорця Якщо список не містить заголовків, після натискання кнопки ОК будуть застосовані стандартні назви Стовпець 1 (Column 1), Стовпець 2 (Column 2) і т д

Далі Excel робить наступне:

► виділяє весь список і укладає його в блакитну рамку При виділенні осередків всередині списку рамка стає більш товстою, вказуючи на те, що список активізований

► вставляє новий рядок внизу списку і відображає в ній зірочку в першому стовпці

Цей рядок ви будете використовувати для додавання нових даних в список

► створює рядок заголовків за замовчуванням якщо її не було, виділяє заголовки жирним шрифтом і включає автофільтр (Інформація про використання автофільтра приведена в розділі «Автофільтр» цієї глави)

► виводить на екран панель інструментів Список (List)

Малюнок 283 демонструє вигляд списку, раніше показаного на рис 281, після перерахованих змін

Рис 283 Коли ви створюєте обєкт Список, Excel включає автофільтр і вставляє внизу списку рядок для введення нових даних

Публікація списку

При наявності доступу до вузла SharePoint ви можете опублікувати список-обєкт на цьому вузлі Виділіть у ньому будь-яку клітинку (або весь список) і потім виберіть команду Дані

► Список ► Опублікувати список (Data ► List ► Publish List) На екрані зявиться перше діалогове вікно Майстра публікацій

Введіть адресу (URL) вузла SharePoint в поле Адреса (Address) (Або просто виберіть URL для раніше використовувався вузла) Якщо ви хочете згодом синхронізувати свій локальний список з опублікованою версією, встановіть прапорець Звязати з новим списком SharePoint (Link To The New SharePoint List) Синхронізація дає можливість вашому робочому листу оновлюватися, якщо хтось змінює загальний список, а також дозволяє вам передавати зроблені на локальному рівні зміни на вузол SharePoint Вкажіть імя та (необовязкове) опис для нового списку SharePoint, а потім натисніть кнопку Далі (Next) Зявиться друге діалогове вікно майстра, приблизно наступного вигляду:

Це діалогове вікно повідомляє вам дві погані новини По-перше, SharePoint працює тільки з певними, але аж ніяк не всіма доступними в Excel типами даних Подруге, в процесі публікації списку SharePoint перетворює всі обчислювані значення в константи, тобто видаляє формули і замінює їх поточними значеннями Але, як ви побачите пізніше, існують способи подолання обох обмежень

Ви не має права змінювати типи даних, пропоновані в діалоговому вікні У вашій владі тільки прийняти інформацію до відома і погодитися (кнопка Готово (Finish)) або відмовитися (кнопка Скасування (Cancel)) Після натискання кнопки Готово через деякий час зявиться повідомлення, яке підтверджує успішне завершення операції, і потім ви будете підключені до опублікованого списку

Якщо ви повязали свій список з вузлом SharePoint, то побачите на робочому листі такі зміни:

► зліва від списку зявиться стовпець із заголовком ID (цей стовпець доступний лише для читання), а інші стовпчики зрушаться вправо

► всі формули в вашому обєкті-списку будуть замінені обчислюваними значеннями

Форматування і типи даних

Малюнки 284 і 285 наочно показують деякі проблеми, що виникають при публікації списку Excel на вузлі SharePoint:

► Поштові індекси (ZIP codes), які в Excel форматуються спеціальним числовим форматом, відображаються в SharePoint як звичайні числа з роздільником розрядів Оскільки в числовому форматі SharePoint відкидаються провідні нулі, деякі поштові індекси (наприклад, в першому рядку) вже не виглядають як ZIPкоди

► Телефонні номери, які в Excel були відформатовані подобающе, на вебсторінці SharePoint перетворені в звичайні числа з роздільником розрядів і сприймаються як суми національного боргу інших країн

► SharePoint повідомляє, що всі співробітники народилися точно опівночі

Рис 284 Для полегшення введення даних ми використовували в Excel формати Поштовий індекс та Номер телефону

Виправлення дат, які відображаються на сторінці SharePoint з небажаним компонентом часу, не становить труднощів і виконується в кілька кроків:

1 Після відображення списку на веб-сторінці клацніть на посиланні Змінити налаштування і стовпці (Modify Settings And Columns)

2 У розділі Стовпці (Columns) сторінки Налаштування (Customize) клацніть на полі,

підметі зміни (у нашому прикладі Дата народження)

Рис285 Додатково до зіпсованим поштовим індексом і номерами телефонів SharePoint

повідомляє, що всі співробітники народилися точно опівночі

3 У розділі Додаткові параметри стовпця (Optional Settings For Column) сторінки Зміна шпальти (Change Column) виберіть варіант Тільки дата (Date Only)

Джерело: Ефективна робота: Microsoft Office Excel 2003 / М Додж, К Стінсон – СПб: Питер, 2005 – 1088 с: ил

Схожі статті:


Сподобалася стаття? Ви можете залишити відгук або підписатися на RSS , щоб автоматично отримувати інформацію про нові статтях.

Коментарів поки що немає.

Ваш отзыв

Поділ на параграфи відбувається автоматично, адреса електронної пошти ніколи не буде опублікований, допустимий HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*